Beschreibung der Beschaffung
Die Leistungspakete 3.1. - 3.4. gehören zur Grundausstattung des Ratsinformationssystems und sind seit über 20 Jahren in der Verwaltung der LHP im Einsatz. Sie sind die Voraussetzung für die Nutzung des Ratsinformationssystems und sichern die Funktionalität.
Die zusätzlichen Leistungspakete (Zusatzmodule) unter 3.1.4 sorgen für eine qualitative Steigerung in der Sitzungsdienstbearbeitung und ermöglichen darüber hinaus die weitere Digitalisierung der Prozesse.
Die Zusatzmodule bauen auf die Leistungspakete 3.1. - 3.4. auf und sind, jedes Modul für sich, zusätzlich zu beschaffen und unabhängig voneinander zu nutzen.
Folgende Leistungspakete sind vom Auftragnehmenden als SaaS bereitzustellen:
- 3.1.1 ALLRIS 4 Lizenzpaket 1 (Intranet - Hauslizenz)
- 3.1.2 ALLRIS 4 Lizenzpaket 2 (Internet - Hauslizenz)
- 3.1.3 ALLRIS 4 Sitzungsgeld / ALLRIS 4 HKR-Schnittstelle - Hauslizenz
- 3.1.4 Zusätzliche Leistungspakete - Zusatzmodule:
ALLRIS 4 Online-Abstimmung - Hauslizenz
ALLRIS 4 ReadSpeaker-Schnittstelle - Hauslizenz
ALLRIS 4 TOTP (Time-based One-Time Password) - Hauslizenz
ALLRIS 4, Archiv-Server
3.2 Softwarepflege ALLRIS 4
Zur Verfügung stehende Software- oder Sicherheitsupdates sind nach Terminabsprache mit der Auftraggebenden unverzüglich einzupflegen. Dies umfasst das ALLRIS 4 mit allen Zusatzmodulen und sonstigen Bestandteilen.
Bekanntgewordene kritische Schwachstellen im Software-Stack und den Infrastruktur-Komponenten sind unverzüglich zu beheben.
Die Auftraggebende hat Anspruch auf eine lizenzkostenfreie Bereitstellung sämtlicher Folgeversionen von ALLRIS.
3.3 Betrieb der Software
- Serverbetrieb
- Zugangsverwaltung / Administration
- Backup
3.4 Service Level Agreement
3.4.1 Service Desk / Hotline
Der Auftragnehmende sichert einen vollständigen ALLRIS-Support inkl. Telefonhotline in deutscher Sprache und Zugriff auf ein vom Hersteller gestelltes Ticketsystem ab. Die Hotline muss von fachkundigen Mitarbeitern besetzt sein.
Der Auftragnehmende gewährleistet folgende Verfügbarkeiten:
Montag - Freitag 8:00 - 22:00 Uhr
- telefonische Erreichbarkeit des Supports; die Telefonnummer wird der Auftraggebenden vom Auftragnehmenden zur Verfügung gestellt.
Samstag - Sonntag 10:00 - 17:00 Uhr
- telefonische Erreichbarkeit des Supports; die Telefonnummer wird der Auftraggebenden vom Auftragnehmenden zur Verfügung gestellt
- befristet auf die ersten 2 Jahre nach Vertragsabschluss, mit der 3-maligen Option der Verlängerung 3 Monate vor Fristablauf um jeweils ein weiteres Jahr.
Incident- und Problemmanagement:
Zudem garantiert der Auftragnehmer Reaktions- und Wiederherstellungszeiten*.
Der ALLRIS 4-Serverbetrieb erfolgt nach den Vorgaben des deutschen Datenschutzrechts und ausschließlich an Standorten in der Bundesrepublik Deutschland.
Der ALLRIS-Webserverbetrieb ist enthalten und wird wie folgt beschrieben:
- Zugriff auf einen gemäß Service-Level-Agreement (s. u.) im gesicherten Rechenzentrums-Betrieb, nach den Vorgaben des deutschen Datenschutzrechts und ausschließlich an Standorten in der Bundesrepublik Deutschland bereitgestellten Webserver.
- Ein eigener Domainname für die Landeshauptstadt Potsdam, SSL-Zertifikat 1 für die sichere Datenübertragung (mindestens AES 128-Bit-Verschlüsselung)
- Konfiguration von
ALLRIS.net entsprechend der Vorgaben der Auftraggebenden
- Mehrfach redundante (mind. 2) Upstream-Anbindung (1 GB-Backbone)
3.4.2 Verfügbarkeiten
Der Auftragnehmende gewährleistet die Betriebsbereitschaft im Rechenzentrum entsprechend folgender Regeln:
24 Stunden Betrieb an sieben Tagen der Woche
- Servicezeit 1: Betriebsfähigkeit von 98 Prozent im Monatsdurchschnitt in der Zeit von 7:00 Uhr bis 18:00 Uhr.
- Servicezeit 2: Betriebsfähigkeit von 90 Prozent im Monatsdurchschnitt in der Zeit von 18:00 Uhr bis 7:00 Uhr.
Ausfallzeiten von weniger als 5 Minuten pro Ausfall werden, sofern sie nicht häufiger als zweimal/Tag und dreimal/Woche auftreten, nicht als Unterbrechung der Betriebsfähigkeit gewertet.
Ausfallzeiten, die durch geplante und eine Woche zuvor durch den Auftragnehmenden angekündigte Arbeiten entstehen, werden nicht als Unterbrechung der Betriebsfähigkeit gewertet, sofern sie nicht 2 Stunden/Monat in der Servicezeit 1 und 7 Stunden/Monat in der Servicezeit 2 übersteigen. Als geplante Arbeiten gelten:
- Zeitausfälle, die sich infolge technischer Veränderung ergeben (Hochrüsten der Hardware, Versions- und Releasewechsel der Anwendungssoftware)
- Zeitausfälle wegen Wartungsarbeiten an der Hard- und Software.
- Unterbrechungen der Betriebsfähigkeit, die auf höhere Gewalt oder aber auf Anweisungen der Auftraggebenden zurückzuführen sind, gelten nicht als Ausfallzeiten.
3.5 IT-Sicherheit
Bei der Bereitstellung der ALLRIS Software im SaaS-Betrieb werden durch den Auftragnehmenden mindestens die durch den EVB-IT Cloud Vertrag definierten Anforderungen (Ziffer 6.2) inkl. Kriterienkatalog sichergestellt.
Dem Auftragnehmenden ist darüber hinaus freigestellt, zusätzliche IT-Sicherheitsmaßnahmen zu erbringen. In diesem Fall ist er dazu verpflichtet, die Auftraggebende umfassend über die zusätzlichen Maßnahmen zu informieren. Die Auftraggebende behält sich vor, diese Maßnahmen zu widerrufen, wenn es nicht dem IT-Sicherheits- und Datenschutzkonzept des Auftraggebers entspricht.
Der Auftragnehmer muss über ein angemessenes, dokumentiertes und implementiertes Sicherheitskonzept und ein Informationssicherheitsmanagementsystem gemäß ISO 27001 oder gleichwertig verfügen (Ziff. 6.2.1 AGB).
Überdies hat der Auftragnehmer für die IT-Sicherheit im Rahmen seines Verantwortungsbereichs Sorge zu tragen (Ziff. 2.1.1 AGB).
3.6 Dienstleistungen
Mit der Auftragsvergabe erfolgt eine Begleitung des Wechsels von ALLRIS 3.9 auf ALLRIS 4 durch eine Projektleitung des Auftragnehmenden. Diese Projektbegleitung muss auch folgende Punkte beinhalten:
3.6.1 Installation und Migration
3.6.2 Beratungsleistungen
3.7 Schulungen
3.8 Leistungen bei Vertragsende
*Nähere Angaben in der Leistungsbeschreibung.