Veranstaltungen für die Kommunikation der EU-Strukturfonds

Beschreibung der Beschaffung

Der Freistaat Sachsen erhält aus den Strukturfonds der Europäischen Union - Europäischer Fonds für regionale Entwicklung (EFRE) und Europäischer Sozialfonds Plus (ESF Plus) - im Förderzeitraum 2021 bis 2027 rund 2,5 Milliarden Euro. Mit dem EFRE wird in Forschung und Innovation, Klimaschutz und Wirtschaftsförderung investiert. Der ESF Plus wird für Bildung, Aus- und Weiterbildung, eine nachhaltige und hochwertige Beschäftigung sowie die soziale Inklusion und die Bekämpfung von Armut und Diskriminierung eingesetzt. Die Mittel werden für verschiedene Förderprogramme verwendet. Zusätzlich erhält Sachsen aus dem Just Transition Fund (JTF) weitere 645 Millionen Euro für die Bewältigung des Strukturwandels in den Kohleregionen.
Die Europäische Kommission und der Freistaat Sachsen legen Wert darauf, dass möglichst viele potenzielle Nutzer über die Fördermöglichkeiten informiert sind. Außerdem ist der Einsatz der Mittel für den Bürger transparent zu gestalten. Die positiven Leistungen der EU sollen verdeutlicht werden. Um diese Aufgaben wahrzunehmen, sind bei den beiden Verwaltungsbehörden für den EFRE/JTF und den ESF im Sächsischen Staatsministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr auch Aufgaben zur Sichtbarkeit, Transparenz und Kommunikation angesiedelt. Ein Mittel zum Erreichen der Kommunikationsziele bilden Veranstaltungen zu den drei Fonds.
Gegenstand der Vergabe ist eine Vereinbarung über die Durchführung von Veranstaltungen. Die Vereinbarung beinhaltet Rahmenvereinbarungsleistungen. Innerhalb dieser Rahmenvereinbarung werden Einzelaufträge für die jeweiligen Veranstaltungen oder Aktionen ausgelöst.
Die in dieser Leistungsbeschreibung aufgeführten Elemente aus den Modulen können Bestandteil der genannten beispielhaft aufgezählten Veranstaltungstypen und öffentlichkeitswirksamen Aktionen sein:
- halbtägige oder ganztägige Fachtagungen zu verschiedenen Themenbereichen der Förderung (als Präsenz-, Hybrid- oder reine Online-Veranstaltungen),
- Konferenzen zur Förderung zu verschiedenen Themen mit EFRE-, JTF- und/oder ESF-Bezug (als Präsenz-, Hybrid- oder reine Online-Veranstaltungen),
- Messeteilnahmen oder Teilnahmen an Veranstaltungen Dritter (z.B. mit eigenen Ständen oder in Kooperation mit Dritten wie z. B. mit der Sächsischen Aufbaubank - Förderbank (als Präsenz-, Hybrid- oder reine Online-Veranstaltungen)),
- Infostände (bei Veranstaltungen, Messen, im öffentlichen Raum),
- Aktionsstände mit Verteilung von Informations- und Werbematerial, Quiz, Einsatz des EU-Maskottchens, Filmpräsentationen, sonstige "bunte" Aktionen (beispielsweise zum Tag der Sachsen) oder mobile Aktionen z. B. in Städten und Gemeinden, in Gebäuden oder öffentlichen Verkehrsmitteln.
Die Veranstaltungen finden im Freistaat Sachsen an verschiedenen Orten statt.
Bestandteil der Leistungsbeschreibung ist zum einen ein Basismodul:
- Modul 1: Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen.
Darüber hinaus gibt es folgende weitere Module:
- Modul 2: Bereitstellung von Hostessen/Hosts,
- Modul 3: Catering,
- Modul 4: Technik,
- Modul 5: Druckerzeugnisse,
- Modul 6: Veranstaltungsausstattung (Messebau; Zubehör) - zur Miete,
- Modul 7: Veranstaltungsequipment - Herstellung inklusive Branding,
- Modul 8: Entsorgung und Transport von Messe- und Veranstaltungsmaterial,
- Modul 9: Transport von Personen.
Aus diesen Modulen können je nach Bedarf für die jeweils geplante Veranstaltung einzelne Bestandteile in Form eines Einzelauftrags abgerufen werden.
Die Rahmenvereinbarung sieht für die einzelnen Leistungspositionen eine unverbindlich geschätzte Abnahmemenge sowie eine Höchstabnahmemenge für die gesamte Rahmenvertragslaufzeit einschließlich Option vor. Der Auftraggeber garantiert darüberhinaus eine Mindestabnahmemenge. Die detaillierten Mengenangaben sind Bestandteil der Tabelle in der Anlage zu den Vertragsunterlagen (Bestandteil der mit dieser Bekanntmachung veröffentlichten Vergabeunterlagen).
Weitere Leistungen im Zusammenhang mit den Kommunikationsmaßnahmen für die EU-Strukturfonds im Freistaat Sachsen sind Gegenstand weiterer Lose, welche vergeben wurden bzw. zu einem späteren Zeitpunkt vergeben werden.

Beschreibung der Verlängerungen

Es besteht seitens des Auftraggebers die einmalige Option, den Vertrag um weitere drei Jahre zu verlängern. Diese Option ist vom Auftraggeber spätestens bis drei Monate vor Ablauf des einjährigen Vertragslaufzeitraumes schriftlich auszuüben.
Bei dem Optionsrecht handelt es sich um ein einseitiges Gestaltungsrecht des Auftraggebers; aus dem Optionsrecht resultiert kein Anspruch des Auftragnehmers auf Weiterführung des Vertrages.

Beschreibung der Optionen

Es besteht seitens des Auftraggebers die einmalige Option, den Vertrag um weitere drei Jahre zu verlängern. Diese Option ist vom Auftraggeber spätestens bis drei Monate vor Ablauf des einjährigen Vertragslaufzeitraumes schriftlich auszuüben.
Bei dem Optionsrecht handelt es sich um ein einseitiges Gestaltungsrecht des Auftraggebers; aus dem Optionsrecht resultiert kein Anspruch des Auftragnehmers auf Weiterführung des Vertrages.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Erforderliche Erklärungen und Nachweise des Bieters bzw. der Mitglieder einer Bietergemeinschaft:
- Erklärung zu unternehmensbezogenen Angaben;
Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist mit dem Angebot eine Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters, bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, getrennt nach Jahren, vorzulegen.
Hinsichtlich der jahresbezogenen Angaben zum Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre ist die Mindestanforderung verbunden, dass der Bieter eine mindestens dreijährige Geschäftstätigkeit vorweisen kann.
- Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB i. V. m. § 42 VgV sowie ggf. zur Selbstreinigung nach § 125 GWB;
- Erklärung im Zusammenhang mit dem Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge nach § 21 des Gesetzes über zwingende Arbeitsbedingungen für grenzüberschreitend entsandte und für regelmäßig im Inland beschäftigte Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen, § 19 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns, § 98c des Gesetzes über den Aufenthalt, die Erwerbstätigkeit und die Integration von Ausländern im Bundesgebiet und § 21 des Gesetzes zur Bekämpfung der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung;
- Erklärung zur Einhaltung von Artikel 5 k Absatz 1 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren;
- Erklärung zum Datenschutz.
Teilnehmer am Vergabeverfahren können auch Bietergemeinschaften sein (§ 43 VgV). Es gibt keine Vorgaben über die Rechtsform der Bietergemeinschaft.
Mit der Abgabe des Angebotes benennt die Bietergemeinschaft jeweils sämtliche Mitglieder und bezeichnet eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages. Bei der Angebotsabgabe einer Bietergemeinschaft ist die Erklärung Bietergemeinschaft entsprechend von allen an der Bietergemeinschaft beteiligten Unternehmen, Institutionen bzw. Einzelpersonen gemäß der Bewerbungsbedingungen zu unterzeichnen und dem Angebot beizufügen.
Zum Nachweis der notwendigen Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft sämtliche Angaben und Erklärungen zu den in den Bewerbungsbedingungen genannten Nachweisen erforderlich und dem Angebot beizufügen. Hinsichtlich der Angaben und Erklärungen zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit genügt es, wenn die Bietergemeinschaft die Anforderungen insgesamt durch ihre Mitglieder erfüllt. Das vorgesehene Mitglied und der von diesem zu erfüllende Teil der Leistung sind in den Angebotsunterlagen genau zu bezeichnen.
Die nachträgliche Bildung einer Bietergemeinschaft nach Angebotsabgabe sowie der nachträgliche Eintritt in eine Bietergemeinschaft, die den Zuschlag erhalten hat, sind nicht möglich.
Die Mitglieder der Bietergemeinschaft haften gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch (§ 421 BGB) für die Leistungserbringung. Fällt ein Mitglied der Bietergemeinschaft nach der Zuschlagserteilung aus, muss weiterhin die vollständige Leistungserbringung durch die verbleibende Bietergemeinschaft sichergestellt sein. Dies erklärt jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft im Zusammenhang mit der Angebotsabgabe ausdrücklich.
Soweit vorgesehen sind vorzulegen:
- Erklärung zur Einbeziehung von Unterauftragnehmern; auf Anforderung für jeden vorgesehenen Dritten sämtliche Angaben und Erklärungen zu den in den Bewerbungsbedingungen genannten Nachweisen sowie Verpflichtungserklärung des Unterauftragnehmers;
- Erklärung zur Eignungsleihe, § 47 VgV; für jeden vorgesehenen Dritten sämtliche Angaben und Erklärungen zu den in den Bewerbungsbedingungen genannten Nachweisen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters sind mit dem Angebot mindestens zwei Referenzen von in den letzten 60 Monaten vor dem Termin zur Angebotsabgabe abgeschlossenen Aufträgen bzw. abgeschlossenen wesentlichen Teilen von Aufträgen vorzulegen.
Die Aufträge, die als Referenz herangezogen werden können, müssen folgende Aufgaben beinhaltet haben bzw. beinhalten:
- Konzipierung, Organisation und Durchführung von hybriden Veranstaltungen mit mindestens 100 Teilnehmenden in Präsenz und 100 Teilnehmenden Online einschließlich der inhaltlichen Vorbereitung.
Die Referenzen sind in einer Vorlage nachzuweisen. Folgende Angaben sind zu benennen:
- Auftraggeber,
- Kurze Beschreibung des Gegenstandes des Auftrages,
- Anzahl der Teilnehmenden,
- Umsetzungszeitraum des Auftrages,
- Auftragswert der Referenzprojekte.
Es sind Angaben für den vorgesehenen Projektleiter und dessen Vertreter in Form eines Lebenslaufs für jede Person als Eigenerklärung vorzulegen. Dieser Lebenslauf hat die berufliche Erfahrung im Veranstaltungsmanagement und die Mitarbeit an Projekten entsprechend der Anforderungen unter Ziffer 7.1.2. der Bewerbungsbedingungen zu enthalten.
Der vorgesehene Projektleiter und/dessen Vertreter muss/müssen in einem den Anforderungen unter Ziffer 7.1.2. der Bewerbungsbedingungen entsprechenden Projekt innerhalb der letzten 60 Monate vor dem Termin zur Angebotsabgabe als Projektverantwortlicher tätig gewesen sein. Maßgeblich ist der Termin zur Angebotsabgabe.
Die Lebensläufe sind in einer Vorlage nachzuweisen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Für den Auftrag gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B) sowie Ergänzungen in den Vertragsunterlagen. Mit dem Angebot ist eine Erklärung zur Zahlung von Mindestentgelten sowie zur Vereinbarung zusätzlicher Vertragsbedingungen vorzulegen. Im Fall der Angebotsabgabe einer Bietergemeinschaft ist diese Erklärung von jedem an der Bietergemeinschaft beteiligten Mitglied mit dem Angebot vorzulegen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 Abs. 3 GWB
Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
§ 135 Abs. 2 GWB
Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.