Beschreibung der Beschaffung
Das Land Berlin („Auftraggeber“) beabsichtigt, eine landesweit einheitliche IT-Systemlösung für „Serviceorientiertes Personalmanagement“ („SPM“) auf Basis standardisierter Softwareprodukte für Beschäftigte im unmittelbaren Landesdienst Berlins sowie aus nachgeordneten Einrichtungen zu beschaffen
Der Auftragnehmer muss die derzeit vom Auftraggeber genutzte Softwarelösung der Personalverwaltung (IPV – Integriertes Personalverwaltungssystem) ablösen und funktional erweitern.
Grundlage für die Ausrichtung der Systemlösung ist u.a. § 2 Absatz 3 des Gesetzes zur Förderung des E-Government vom 30. Mai 2016. Hiernach ist die Zusammenarbeit der Verwaltungsebenen und -bereiche der Berliner Verwaltung medienbruchfreie Prozesse und die gemeinsame Nutzung von zentralen informations- und kommunikationstechnischen Strukturen und Organisationen sowie von Informationen und Ressourcen sicherzustellen. Ziel ist es, eine moderne Systemlösung zu schaffen, die eine umfassende, standardisierte und rechtssichere Personalmanagementverwaltung abbildet
Die Beschaffung soll nachfolgende Business-Services abdecken:
1) Personalverwaltung (Personalmanagement und Beschäftigtenverhältnismanagement),
2) die Stellenverwaltung (Stellenplananmeldung und Stellenbewirtschaftung),
3) die Personalabrechnung (Zahllauf)
4) die Personalbeschaffung (Stellenausschreibung, Bewerbermanagement, Eignungsdiagnostik),
5) das Zeitmanagement (Arbeits- und Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement),
6) Personalentwicklung (Beschäftigtenbeurteilung, Potenzialanalyse, Ausbildungsplanung, PE-Maßnahmenangebote und Kompetenzmanagement),
7) ein Lernportal sowie Zugriffsportale für Bewerbende, Vorgesetzte, die Sachbearbeitung und Beschäftigte und
8) Basis- und Querschnittsdienste (Anlage und Versorgung einer digitalen Personalakte, Reporting, Workflow- und Vorlagenmanagement und Aufbaumanagement).
Die neue Systemlösung soll zudem Schnittstellen zu über 75 bestehenden unterschiedlichen IT-Fachverfahren bzw. Systemen (bspw. PAB.HR, SP-EXPERT, ELStAM, etc.), die im Berliner Landesdienst und bei externen Kommunikationspartnern eingesetzt werden, bedienen, solange diese Systeme nicht durch Funktionalitäten in der neuen Systemlösung abgelöst werden können.
Um dieses Ziel zu erreichen, beabsichtigt das Land Berlin im Wesentlichen folgende Leistungen zu beschaffen:
1. Spezifikation des Systems (fachliche Anforderungserhebung und Beschreibung)
2. Umsetzung der Spezifikation (Übersetzung der fachlichen in die technische Beschreibung und Umsetzung im System)
3. Einführung/Roll out
4. Lizenzen
5. Datenmigration
6. Schulung
7. Projektmanagement/Steuerung/Qualitätssicherung (prozessbegleitend: Test der Systeme, Projektstandardeinhaltung, Dokumentation der Ergebnisse)
8. Service und Support
9. Ggf. teilweise Betriebsleistungen
Die Systemlösung betrifft die Verwaltung von ca. 140.000 Beschäftigten, die sich insbesondere aus Beamten (i.S.d. BeamtStG) und Tarifbeschäftigten (nach dem jeweiligen Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes des Landes Berlin) zusammensetzen. Das System muss also insbesondere im Bereich Personalabrechnung zahlreiche berlinspezifische Besonderheiten und Gehaltsgruppen abdecken.