Beschreibung der Beschaffung
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Zu einer erfolgreichen Präventionsarbeit des GUVH / der LUKN gehört die Fort- und Weiterbildung von
Unternehmerinnen und Unternehmern sowie Versicherten zur Sicherheit und Gesundheit im Betrieb.
Hierzu bietet der GUVH / die LUKN Seminare an.
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Dazu wird benötigt:
- eine Raumgröße von ca. 70 m² für durchschnittlich 15 - 25 Teilnehmer,
- unverbauter Blick im Seminarraum (z.B. ohne Säulen)
- Tageslicht und Beschattungsmöglichkeit im Seminarraum
- Ausstattung mit entsprechender Technik
- 1 Beamer
- 1 Flipchart
- eine Pinnwand (mit Papier bespannt)
- 1 gefüllter Moderationskoffer
- eine variable Bestuhlung* (Arbeitsinseln, U-Form Stuhlkreis)
- Räumlichkeiten für Gruppenarbeiten
*Anforderungen zur Bestuhlung und Raumgröße: Bei der Bestuhlung legt der Auftraggeber großen Wert auf ausreichend Platz im Seminarraum.
Beispielsweise sind bei der U-Form 3 ca. gleich lange Tischreihen zu bilden und 2-er Tische mit 2 Stühlen zu bestücken.
Des Weiteren ist bei jeder Sitzposition mindestens 1 Meter Abstand zur Wand einzuhalten.
In der Regel beginnen unsere Seminare zwischen 09:00 Uhr und 10:00 Uhr und enden spätestens um 18.00 Uhr.
Der vorbereitete Seminarraum sollte ab 07:30 Uhr für die Dozenten zur Verfügung stehen.
Folgende Verpflegung pro Person soll angeboten werden:
1 - Tagesveranstaltung:
- Wasser, Apfelsaft, Kaffee und Tee während der gesamten Seminarveranstaltung
- Kaffeepause vormittags mit Snacks (z.B. Obst, Laugengebäck...)
- Mittagsbuffet oder 2-Gang-Menü inkl. einem alkoholfreien Softgetränk nach Wahl
- Kaffeepause nachmittags mit Kuchen
2 - Tagesveranstaltung:
- Wasser, Apfelsaft, Kaffee und Tee während der gesamten Seminarveranstaltung
- 2x Kaffeepause vormittags mit Snacks (z.B. Obst, Laugengebäck...)
- 2x Mittagsbuffet oder 2-Gang-Menü inkl. einem alkoholfreien Softgetränk nach Wahl
- 2x Kaffeepause nachmittags mit Kuchen
- Abendbrotbuffet oder 3-Gang-Menü inkl. einem Softgetränk nach Wahl für Übernachtungsgäste
- Einzelzimmer mit Frühstück je angemeldeten Teilnehmer
Der GUVH / die LUKN übernimmt nur die mit ihm / ihr vereinbarten Kosten.
Sollten Seminarteilnehmer weitere Getränke (Kaffee etc.) oder Speisen wünschen, sind diese als Selbstzahler zu begleichen.
Stornierungsfristen
Bei Stornierung der gesamten Veranstaltung durch die Auftraggeber ist der Auftragnehmer gehalten, die stornierten Tagungsräume und ggf. Einzelzimmer anderweitig zu vergeben.
Es fallen keine Stornokosten an, wenn die Tagungsräume bzw. Zimmer nachträglich anderweitig vergeben werden können.
Wenn nicht, werden die gebuchten Leistungen gestaffelt wie folgt in Rechnung gestellt:
a) Eine kostenfreie Stornierung der gesamten Veranstaltung ist bis 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn
möglich.
b) Im Zeitraum bis 2 Wochen vor Veranstaltungsbeginn werden 50 % der gebuchten Gesamtleistung
berechnet.
c) Im Zeitraum bis einschließlich 1 Tag vor Veranstaltungsbeginn werden 80 % der gebuchten Gesamtleistung berechnet.
d) Eine Stornierung der Veranstaltung am Veranstaltungstag wird in voller Höhe der gebuchten Gesamt-
leistung berechnet.
Bei Stornierungen/Reduzierungen von einzelnen Seminarteilnehmern durch den Auftraggeber wird die
gebuchte Tagungspauschale gestaffelt wie folgt in Rechnung gestellt:
a) Bis zu 14 Tage vor Anreise sind 50 % der Teilnehmer kostenfrei reduzierbar.
b) Bis zu 2 Tage vor Anreise sind bis zu 2 weitere Teilnehmer kostenfrei stornierbar.
c) Stornierungen am Veranstaltungstag (z.B. No-Show) werden in voller Höhe berechnet.
Stornierungen/Reduzierungen werden dem Auftragnehmer in Textform durch den Auftraggeber angezeigt und sind vom Auftragnehmer ebenfalls in Textform zu bestätigen.
Anforderungen an das Hotel
Das Tagungshotel muss die nachfolgend aufgelisteten Anforderungen erfüllen.
Diese sind durch entsprechende Unterlagen bzw. Erklärungen nachzuweisen.
Wird nur eines der genannten Kriterien nicht erfüllt, wird das Angebot nicht berücksichtigt, auch wenn
beispielsweise auf anderen Gebieten besonders gute Leistungen nachgewiesen sind.
- Gute und einfache Erreichbarkeit mit ÖPNV
- Ausreichende Anzahl von kostenlosen Parkplätzen
- Tagungshotel in einem ansprechenden Allgemeinzustand
- Die Brandschutzmaßnahmen sowie Flucht- und Rettungswege entsprechen den gesetzlichen
Anforderungen.
- Barrierefreier Zugang zu Seminarräumen, sanitären Anlagen, Restaurant und Hotelzimmern.
- Internetverbindungen sind in den Tagungsräumen des Hotels durch DSL oder WLAN möglich.
- Ein Ansprechpartner des Hotels zur Gewährleistung der Service- und Betreuungsleistungen und als Schnittstelle für Koordinationsfragen ist vor Ort.
Ansprechperson des Hotels
Sämtliche Leistungen sind in enger Abstimmung mit dem Ansprechpartner der Auftraggeber zu leisten.
Hierzu hat der Auftragnehmer eine Kontaktperson zu benennen.
Es wird versichert, dass diese Person die deutsche Sprache in Wort und Schrift beherrscht.
Die Kontaktperson des Auftragnehmers ist:
Name:
Adresse:
Telefon und E-Mail:
Mit dem Angebot wird bestätigt, dass die obenstehenden Anforderungen erfüllt sind und die Stornierungsfristen akzeptiert werden.