- Das Vergabeverfahren wird mittels elektronischer Datenübermittlung über das Vergabeportal
www.subreport.de (nachfolgend auch: Vergabeportal) geführt. Für die Abgabe von Angeboten und Bieterfragen ist eine Registrierung im Vergabeportal erforderlich. Die ordnungsgemäße und rechtzeitige Registrierung im Vergabeportal ist Sache des Verfahrensteilnehmers.
- Es wird darauf hingewiesen, dass es jederzeit zu Wartungsarbeiten am und Störungen des Vergabeportals kommen kann. Das Hochladen von Unterlagen in das Vergabeportal beansprucht Zeit, so dass hiermit rechtzeitig vor Fristablauf zu beginnen ist.
- Jeder Verfahrensteilnehmer muss während des Vergabeverfahrens jederzeit damit rechnen, Mitteilungen und Hinweise über das Vergabeportal zu erhalten. Das Vergabeportal informiert registrierte Verfahrensteilnehmer über die Hinterlegung dieser Mitteilungen
zum Abruf im Vergabeportal.
- Alle Verfahrensteilnehmer sind verpflichtet, die für sie hinterlegten Nachrichten unverzüglich nach Erhalt der Hinterlegungsbenachrichtigung vom Vergabeportal abzurufen. Die im Vergabeportal hinterlegten Mitteilungen gelten zum Zeitpunkt der Information über ihre Hinterlegung als zugegangen. Ruft ein Verfahrensteilnehmer die an ihn gerichteten Mitteilungen trotz Hinterlegungsnachricht nicht rechtzeitig vom Vergabeportal ab, muss er dies gegen sich gelten lassen.
- Es ist sicherzustellen, dass die im Vergabeportal hinterlegten Kontaktdaten registrierter Benutzer stets aktuell und zutreffend sind. Wenn ein Verfahrensteilnehmer mit mehreren Benutzern im Vergabeportal registriert ist, erfolgt der Nachrichtenversand grundsätzlich an den Benutzer, der im Vergabeverfahren bereits Erklärungen abgegeben hat. Dies gilt solange und soweit der Verfahrensteilnehmer nicht ausdrücklich einen anderen Benutzer als Adressaten benannt hat.
- Es ist zu jedem Zeitpunkt zulässig, über das Vergabeportal Fragen zu stellen und Hinweise zu erteilen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.
- Es wird darauf hingewiesen, dass Fragen grundsätzlich wörtlich und unverändert von dem Auftraggeber veröffentlicht werden.
- Jeder Bieter hat sich vor Abgabe seines Angebotes über alle Umstände zu erkundigen, die für die Ausführung der Leistung und die Kalkulation des Angebotspreises relevant sein können.
- Fragen sollen nach Möglichkeit so rechtzeitig gestellt werden, dass der Auftraggeber die angefragten Informationen spätestens sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist erteilen kann. Für den Fall, dass Fragen später zugehen, behält sich der Auftraggeber eine Fristverlängerung
vor, allerdings ohne sich hierzu zu verpflichten.
- Der Auftraggeber behält sich vor, zu jedem Verfahrensstadium und insbesondere auch unmittelbar vor dem Ablauf der Angebotsfrist Fragen zu beantworten und Fristen zu verlängern. Alle Verfahrensteilnehmer haben sich selbstständig und regelmäßig hierüber zu informieren.
- Die Vergabeunterlagen stehen über das Vergabeportal unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt zur Verfügung. Für den Abruf der Vergabeunterlagen ist keine Registrierung erforderlich.
- Enthalten die Vergabeunterlagen Unrichtigkeiten, Unklarheiten und / oder Unstimmigkeiten, deren Klärung für die Angebotsabgabe bzw. die Vertragserfüllung wesentlich ist, so ist darauf unverzüglich – jedenfalls aber vor Ablauf der Angebotsfrist – hinzuweisen.
- Der Auftraggeber behält sich vor, zu jedem Verfahrensstadium und insbesondere auch unmittelbar vor dem Ablauf der Angebotsfrist Änderungen / Berichtigungen der Vergabeunterlagen vorzunehmen.
- Alle Verfahrensteilnehmer haben sich selbstständig und regelmäßig über Änderungen der Vergabeunterlagen zu informieren und ihren Angeboten jeweils die aktuelle Fassung der Vergabeunterlagen zugrunde zu legen.
- Sämtliche Informationen, die der Auftraggeber im Rahmen des Vergabeverfahrens erteilt, wie z.B. im Rahmen der Beantwortung von Fragen, werden Bestandteil der Vergabeunterlagen.
- Inhaltliche Änderungen durch Bieter an den Vergabeunterlagen sind unzulässig. Dies gilt insbesondere auch für bieterseitige Klarstellungen, Berichtigungen und Ergänzungen der Vergabeunterlagen.
- Die Bieter haben ihre Angebote ausschließlich über das Vergabeportal in Textform nach § 126b des Bürgerlichen Gesetzbuchs zu übermitteln. Jedem Angebot sind die Vergabeunterlagen zugrunde zu legen.
- Sofern das für die Abgabe eines Angebots verwendete Benutzerkonto des Vergabeportals auf einen Dritten registriert ist, ist dem Angebot eine Vollmacht des Dritten beizufügen, die erkennen lässt, dass der Verfahrensteilnehmer zur Nutzung des für den Dritten registrierten
Benutzerkontos berechtigt ist. Nachforderungen bleiben insoweit vorbehalten.
- Auf dem Postweg, per Telefax, per E-Mail sowie über die Kommunikationsfunktion des Vergabemarktplatzes übermittelte Angebote sind unzulässig und werden nicht berücksichtigt.
- Alle Angebote müssen – soweit die Vergabeunterlagen nicht ausdrücklich etwas anderes festlegen – vollständig sein. Als Bearbeitungshilfe ist den Bewerbungsbedingungen eine insoweit abschließende Liste beigefügt. Angebote dürfen keine widersprüchlichen Angaben enthalten. Aufklärungsfragen bleiben insoweit vorbehalten.
- Die mit dem Angebot vorzulegenden Unterlagen und Nachweise sind u.a. in der nachstehenden Anlage 1 zu den Bewerbungsbedingungen angegeben. Diese Anlage 1 muss nicht mit dem Angebot eingereicht werden. Sie dient ausschließlich Ihrer besseren Übersicht.
- Soweit die Bewerbungsbedingungen nicht Abweichungen zulassen, sind ausschließlich die auftraggeberseits vorgegebenen Vordrucke zu verwenden, und zwar in jeweils aktueller Fassung. Diese Vordrucke müssen an den dafür vorgesehenen Stellen ausgefüllt werden. Sie dürfen bei Bedarf vervielfältigt, aber nicht verändert werden. Jegliche Form der Veränderung kann zum Angebotsausschluss führen.
- Fehlt das Angebotsschreiben und das Angebotsblatt, gilt das Angebot als nicht abgegeben. Nachforderungen sind insoweit ausgeschlossen. Im Weiteren bleiben Nachforderungen vorbehalten. Der Auftraggeber sieht allerdings in Ausübung des ihm insoweit zustehenden Ermessens bei den Angeboten von Nachforderungen ab, die bereits aus anderen Gründen keine Berücksichtigung finden können.
- Änderungen, Ergänzungen oder Berichtigungen der Angebote durch Bieter sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist zulässig. Sie müssen zweifelsfrei sein und sind in der für Teilnahmeanträge / Angebote vorgesehenen Form abzugeben. Gibt ein Bieter mehr als nur ein Angebot ab, geht der Auftraggeber im Zweifel davon aus, dass das spätere Angebot das frühere ersetzt. Aufklärungen bleiben vorbehalten.
- Es wird darauf hingewiesen, dass bei der Angebotsprüfung und -wertung nur die Bieterangaben an den dafür vorgesehenen Stellen Berücksichtigung finden.
- Jeder Bieter ist verpflichtet, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse in dem von ihm eingereichten Teilnahmeantrag / Angebot kenntlich zu machen. Es ist unzulässig, die Teilnahme-/ Angebotsunterlagen ohne nähere Begründung insgesamt für geheimhaltungsbedürftig zu erklären.
- Sollten Bieterfragen Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthalten, ist hierauf mit der Fragestellung hinzuweisen. Erfolgt ein solcher Hinweis nicht, geht der Auftraggeber von der Zustimmung zur Veröffentlichung aus. Aufklärungsfragen bleiben insoweit vorbehalten.
- Beabsichtigt der Bieter, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu verwerten, hat er in seinem Angebot darauf hinzuweisen.
- Für die Bearbeitung der Vergabeunterlagen und die Erstellung der Angebote wird keine Kostenerstattung / Entschädigung gewährt.
- Der Auftraggeber wird gemäß § 6 Abs. 1 WRegG vor Zuschlagserteilung eine bieterbezogene Auskunft aus dem Wettbewerbsregister einholen.
- Der Auftraggeber wird gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG vor Zuschlagserteilung eine bieterbezogene Auskunft aus dem Wettbewerbszentralregister einholen. § 19 Abs. 4 MiLoG bleibt unberührt.
- Der Auftraggeber behält sich vor, zu jedem Zeitpunkt im Vergabeverfahren eine bieterbezogene Auskunft bei einem Vergabe- bzw. Korruptionsregister einzuholen.
- Zur Bekämpfung von Wettbewerbsbeschränkungen hat jeder Bieter auf Verlangen Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art er wirtschaftlich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.
- Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vertragsverfahren an einer wettbewerbsbeschränkenden Absprache beteiligen, werden ausgeschlossen.
- Unter bestimmten Voraussetzungen sind Vereinbarungen zwischen Unternehmen bzw. die Bildung von Mittelstandskartellen von § 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) freigestellt. Die Voraussetzungen können in §§ 2, 3 GWB nachgelesen werden.
- Der ausgeschriebene Auftrag ist mit Zuschlagserteilung rechtswirksam erteilt.
- Eine nachfolgende Dokumentierung des Versicherungsvertrages ist deklaratorisch.
- Es wird darauf hingewiesen, dass die Vergabeunterlagen – trotz Anwendung größtmöglicher Sorgfalt der Auftraggeber bei ihrer Erstellung – unbeabsichtigt Angaben enthalten können, die unzutreffend, unvollständig und oder mit den geltenden Verfahrensvorschriften unvereinbar sind.
- Hierfür ist die Haftung des Auftraggebers, soweit gesetzlich zulässig, ausgeschlossen.
- Der Auftraggeber weist darauf hin, dass er im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens nur solche Daten verarbeitet, die für die Erfüllung des Vergabezwecks erforderlich sind.
- Soweit der Auftraggeber nicht ausdrücklich etwas anderes vorsieht, dürfen personenbezogene Daten anonymisiert angegeben werden.
- Es wird auf die den Vergabeunterlagen beiliegenden Hinweise zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Vergabeverfahrens verwiesen.
- Aus Gründen der leichteren Lesbarkeit wird in den Vergabeunterlagen zum Teil die männliche Sprachform verwendet. Dies impliziert jedoch keine Benachteiligung des weiblichen und diversen Geschlechts, sondern ist im Sinne der sprachlichen Vereinfachung als geschlechtsneutral zu verstehen.