Vertrag über Postdienstleistungen für die Sozialwahl 2023

Kurze Beschreibung

Es ist das Ziel der VBG (nachfolgend "AG"), mehrere Postdienstleistungen für die Sozialwahl 2023, aufgeteilt in insgesamt 2 Lose, im Wege einer europaweiten Ausschreibung zu vergeben. Leistungsgegenstände der einzelnen Lose sind insbesondere das Abholen, Konsolidieren und Zustellen von Post-und Briefsendungen, Päckchen und Paketen, sowie Bearbeitung von Retouren für die AG. Bei den ausgeschriebenen Leistungen handelt es sich um eine Vergabe von Aufträgen, für die eine hochwertige, zügige und zuverlässige Leistungserbringung für die AG von entscheidender Bedeutung ist. Es ist deshalb für die AG unabdingbar, dass die Auftragnehmer (nachfolgend "AN") die für die Post relevanten Gesetze, Verordnungen, Richtlinien und sonstigen Normen jederzeit einhalten und eine einwandfreie Leistungserbringung garantieren. Durch den Abschluss eines Vertrages soll ein schneller, verlässlicher und wirtschaftlicher Posttransfer durch die AN gewährleistet werden.
Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen - insbesondere den Leistungsbeschreibungen für Los 1 und Los 2 - zu entnehmen.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand ist ein bundesweiter und internationaler Versand von Wahlunterlagen in Standardbriefen, Kompaktbriefen, Großbriefen und Maxibriefen. Die Abholung der Sendungen erfolgt einheitlich von einem Abholstandort (22952 Lütjensee). Der Versand der Briefwahlunterlagen wird ab dem 08.02.2023 bis zum 31.05.2023 stattfinden. Danach kann es noch bis zum 30.06.2023 vereinzelt zum Versand von Dokumenten kommen. Der Leistungszeitraum bestimmt sich nach dem Wahltermin am 31.05.2023. Der Wahlkalender wird vom Bundeswahlbeauftragten vorgegeben und kann von der Auftraggeberin nicht beeinflusst werden. Die gesamte Sozialwahl unterliegt damit einem strengen und zeitlich genau festgelegten Ablauf, von dem nicht abgewichen werden kann. Die vereinbarten Abholtermine und Zustellzeiten sind zwingend einzuhalten. Der Auftragnehmer (nachfolgend AN) muss in der Lage sein, seine Kapazitäten auch kurzfristig zu erhöhen, um dies gewährleisten zu können.Die Abholung hat zwischen 17:30 Uhr und 18:00 Uhr zu erfolgen. Es wird ein Retourenmanagement gefordert. Es ist jedoch abzusehen, das an einzelnen Tagen (voraussichtlich: 08.02.2023 - 10.02.2023, 14.03.2023 - 16.03.2023 und 16.05.2023) große Mengen anfallen werden.

Beschreibung der Verlängerungen

Eine Verschiebung des Leistungszeitraums ist nur denkbar, wenn der Wahltag durch den Bundewahlbeauftragten verschoben werden sollte. Sollte dies der Fall sein, wird sich die AG mit dem AN unmittelbar nach Kenntnisnahme von der Verschiebung in Verbindung setzen.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand ist ein bundesweiter Versand von Wahlunterlagen in Päckchen und Paketen. Die Abholung der Sendungen erfolgt einheitlich von einem Abholstandort (22952 Lütjensee). Der Versand der Wahlunterlagen wird ab dem 08.02.2023 bis zum 31.05.2023 stattfinden. Danach kann es noch bis zum 30.06.2023 vereinzelt zum Versand von Dokumenten kommen. Der Leistungszeitraum bestimmt sich nach dem Wahltermin am 31.05.2023. Der Wahlkalender wird vom Bundeswahlbeauftragten vorgegeben und kann von der Auftraggeberin nicht beeinflusst werden. Die gesamte Sozialwahl unterliegt damit einem strengen und zeitlich genau festgelegten Ablauf, von dem nicht abgewichen werden kann. Die vereinbarten Abholtermine und Zustellzeiten sind zwingend einzuhalten. Der Auftragnehmer (nachfolgend AN) muss in der Lage sein, seine Kapazitäten auch kurzfristig zu erhöhen, um dies gewährleisten zu können.Die Abholung hat zwischen 17:30 Uhr und 18:00 Uhr zu erfolgen. Es ist jedoch abzusehen, das an einzelnen Tagen (voraussichtlich: 08.02.2023 - 10.02.2023, 14.03.2023 - 16.03.2023 und 16.05.2023) große Mengen anfallen werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bieter / das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft reicht einen Auszug (Kopie) aus dem Berufs- oder Handelsregister, soweit er dort eingetragen ist, oder einen vergleichbaren Nachweis der Existenz des Unternehmens ein, der zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
- Angaben "Wirtschaftliche Verknüpfung" (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft ist:
- Einzelunternehmer ohne jede gesellschaftsrechtliche Verflechtung mit anderen Unternehmen und ohne Beteiligung an anderen Unternehmen.
- Konzernunternehmen (wenn zutreffend aussagekräftige Angaben in einer Anlage machen).
- In anderer Weise mit anderen Unternehmen wirtschaftlich verknüpft (wenn zutreffend aussagekräftige Angaben in einer Anlage machen).
Im Falle der Konzernzugehörigkeit oder einer sonstigen wirtschaftlichen Verknüpfung mit anderen Unternehmen ist hierzu in einer Anlage eine aussagekräftige Angabe zu machen.
- Angaben zur Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft verfügt über eine bestehende Betriebshaftpflichtversicherung oder vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedstaat der EU mit zu diesem Leistungsgegenstand üblichen Deckungssummen. Der Versicherungsschutz bleibt über die gesamte Laufzeit des Vertrages bestehen. Die Versicherung hat sich auch auf die persönliche Haftpflicht der Personen, deren er sich zur Erfüllung seiner Verpflichtungen aus diesem Vertrag bedient, insoweit zu erstrecken, als diese Personen Schäden in Ausführung ihrer Tätigkeiten verursachen. Der Versicherungsschutz ist während der gesamten Laufzeit aufrecht zu erhalten. Zum Nachweis fügt der Bieter/das geschäftsführende Mitglied der Bietergemeinschaft die Kopie einer Versicherungsbestätigung bei
oder
der Bieter / das Mitglied der Bietergemeinschaft erklärt in Form einer Eigenerklärung, dass im Auftragsfall eine im Rahmen und Umfang marktübliche Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung oder vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedstaat der EU mit zu diesem Leistungsgegenstand üblichen Deckungssummen abgeschlossen wird und der Versicherungsschutz während der Laufzeit des Vertrages bestehen bleibt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Einzureichende Unterlagen:
- Angabe Unternehmen, Ansprechpartner nebst Stellvertreter (mit dem Angebot vorzulegen): Benennung des zuständigen, koordinierenden Ansprechpartners nebst Stellvertreters für die Durchführung des Auftrages mit E-Mail, Telefon- und Faxnummer.
- Auszug aus dem Handelsregister bzw. Berufsregister oder ein vergleichbarer Nachweis (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter jedes Mitglied der Bietergemeinschaft reicht einen Auszug (Kopie) aus dem Berufs- oder Handelsregister, soweit er dort eingetragen ist, oder einen vergleichbaren Nachweis der Existenz des Unternehmens ein, der zum Zeitpunkt des Ablaufs der Angebotsfrist nicht älter als sechs Monate ist.
- Nachweis einer Postlizenz gem. § 5 Postgesetzes (PostG) (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft weist eine bundesweit gültige Postlizenz gem. § 5 Postgesetzes (PostG) nach. Sollte sich der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft direkter Unterauftragnehmer bedienen, so sind auch Lizenzen dieser Unterauftragnehmer einzureichen bzw. eine Anzeige nach § 36 PostG vorzunehmen, wenn der Bieter selbst über eine entsprechende Lizenz verfügt. Dies betrifft lediglich nur die Unterauftragnehmer, die mit der Zustellung beauftragt wurden, nicht die Unterauftragnehmer, die beispielsweise den Transport absichern sollen.
- Nachweis Qualitätsmanagementsystem (DIN EN ISO 9001:2015 oder vergleichbar). (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft reicht ein Zertifikat über die Erfüllung der Anforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem nach der DIN EN ISO 9001:2015 oder vergleichbar ein.
- Nachweis Umweltmanagementsystem (DIN EN ISO 14001:2015 oder vergleichbar). (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft reicht ein Zertifikat über die Erfüllung der Anforderungen an ein Umweltmanagementsystem nach der DIN EN ISO 14001:2015 oder vergleichbar ein.
- Nachweis Arbeits(- und Gesundheits)schutzmanagementsystem nach der OHSAS 18001:2007 / Zertifizierung nach DIN EN ISO 45001 oder vergleichbar. (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft reicht ein Zertifikat über die Erfüllung der Anforderungen an ein- Arbeits- (und Gesundheitsschutzmanagementsystem) nach der OHSAS 18001:2007 / DIN EN ISO 45001 oder vergleichbar ein.
- Nachweis von mind. 3 Referenzen je Los (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft reicht je Los mindestens drei geeignete Referenzen der letzten drei Jahre über eine mit dem hier ausgeschriebenen Leistungsgegenstand (Abholung, Frankierung und Zustellung von Post- und Briefsendungen) vergleichbare Leistungen in einer gesonderten Anlage ein. Bezogen auf Los 1 müssen von diesen drei Referenzen mit vergleichbarem Leitungsumfang mindestens bei zwei Referenzen Leistungen für öffentliche Auftraggeber mit einen Großversand von mindestens 600.000 Sendungen erbracht worden sein. Weiterhin muss für Los 1 eine von drei Referenzen Erfahrungen im Retouren Management belegen. Es werden insbesondere Angaben zu Datenquellen, Vorgehensweise, Regelmäßigkeit und Häufigkeit des Informationsabgleichs über Adressänderungen erwartet. Ebenso werden Angaben zu Erfolgsquoten erwartet. Bezogen auf Los 2 müssen von diesen drei Referenzen mit vergleichbarem Leistungsumfang mindestens bei zwei Referenzen Leistungen mit bundesweiter Zustellung von Unternehmen zu Unternehmen (B2B) durchgeführt worden sein.
Die Darstellung der Referenzen soll mit folgendem Inhalt und folgender Struktur erfolgen:
- Bezeichnung des Referenzkunden/der Referenzkundin
- Name und Adresse der Auftraggeberin/des Auftraggebers sowie Benennung eines Ansprechpartners oder Ansprechpartnerin bei der Auftraggeberin/beim Auftraggeber mit Telefonnummer Kurzbeschreibung der erbrachten Leistungen
- Angaben zu Umfang der erbrachten Leistungen/Sendungsmenge/ggf. Großversand
- Zeitraum der erbrachten Leistungen.

Verweis auf die einschlägige Rechts- oder Verwaltungsvorschrift

Es muss eine bundesweit gültige Postlizenz gem. § 5 Postgesetzes (PostG) nachgewiesen werden. Bei einer Bedienung eines Unterauftragnehmers, die mit der Zustellung beauftragt werden sollen, sind auch Lizenzen dieser Unterauftragnehmer einzureichen bzw. eine Anzeige nach § 36 PostG vorzunehmen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

- Angebotsformblatt: Angaben aus welchen Bestandteilen das Angebot besteht und geforderte Erkl. bestätigt werden.
- Erkl. zu Ausschlussgründen ggf. inkl. Anlagen: Erkl. zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und Maßnahmen zur Selbstreinigung gem. §§ 123-125 GWB i.V.m.§ 42 Abs.1 VgV.
- Formblatt Eignungskriterien gem. §§ 44, 45, 46 VgV: Sollte d. Bieter/d.Bietergemeinschaft über d. Eignungsanforderungen selbst nicht verfügen, besteht d. Möglichkeit einer Eignungsleihe gem. § 47 VgV.
- Besondere Vertragsbedingungen SARS-CoV-2-Pandemie: Aufgrund des aktuellen od. zukünftigen Pandemiestandes kann es zu Veränderungen im Leistungsabruf bzw. Leistungserbringung kommen.
- Erkl. Sanktionen 5k: Eigenerkl. zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022
- Verpflichtungserkl. zur Wahrung des Postgeheimnisses und des Datenschutzes: Verpflichtung zur Wahrung des Postgeheimnisses nach § 39 PostG und des Datenschutzes.
- Vertrag über Postdienstleistungen für Los 1: Vertrag über Abholung, Konsolidierung und Zustellung von Post- u. Briefsendungen sowie Bearbeitung von Retouren.
- Vertrag über Postdienstleistungen für Los 2: Vertrag über Abholung und Zustellung von Päckchen und Paketen sowie Bearbeitung von unzustellbaren Sendungen.
- Preisblatt - Los 1 + Los 2: Der Bieter gewährl, dass sich die angebotenen Preise auf den kompl. Umfang der Leistung beziehen und darüber hinaus keine weiteren Kosten anfallen. In den jew. Angebotspreisen, zuzüglich der zum Zeitpunkt der Leistungserbringung jew. gültigen gesetzl. Umsatzsteuer, sind daher auch alle Nebenkosten einzukalkulieren. Zuschläge aller Art sowie Vergütungen für mögliche Erschwernisse sind bei der Kalkulation in den Angebotspreisen mit einzubeziehen. Ein nicht vollständig ausgefülltes, verändertes oder sogar ergänztes Angebot muss ausgeschlossen werden. Wird eine Preisposition kostenfrei angeboten, so ist unbedingt eine "0" einzutragen. Ein ermäßigter Mehrwertsteuersatz nach § 12 Abs. 2 UStG muss mit der Angebotseinreichung mit einem Dokument nachgewiesen werden. Die Rechnungsstellung erfolgt nach tatsächlich erbrachter Leistung und Optimierung durch den Auftragnehmer, insbesondere Berücksichtigung von Rabatten durch Konsolidierung. Die Tabelle enthält Anmerkungen und Erklärungen zu den Überschriften der Tabellen für die alle Lose.
Wertungsschema Los 1
- Konzept zu Sendungslaufzeiten (30%)
- Kommunikations- und Reklamationskonzept (10%)
- Notfallfallkonzept (15%)
- Retouren Managementkonzept (25%)
- Vernichtungskonzept von nicht zustellbaren Sendungen (20%)
Wertungsschema Los 2
- Konzept zu Sendungslaufzeiten (30%)
- Kommunikations- und Reklamationskonzept (20%)
- Notfallfallkonzept (20%)
- Konzept zum Umgang mit nicht zustellbaren Sendungen/
die Anzahl der Zustellversuche und die Sendungsnachver-
folgung (30%)
Bei der Erstellung des jeweiligen Konzepts ist zwingend die Gliederung der Einzelkriterien einzuhalten. Der Bezug zu den jeweiligen Einzelkriterien muss eindeutig erkennbar sein. Bitte machen Sie Ihre Angaben für die Konzepte pro Los auf einem gesonderten Dokument, damit diese bewertet werden können. Das Konzept ist mit dem Angebot abzugeben. Dabei sollte das einzureichende Konzept den Umfang von 10 Seiten nicht überschreiten. Die Inhalte der eingereichten Konzepte müssen problemlos dem jeweiligen Losen zugeordnet werden können. Die Bewertung der Konzepte erfolgt durch die Fachabteilung entsprechend der veröffentlichten Bewertungsmatrix mit Leistungspunkten. Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Kriterien für die Konzepte werden durch eine Punktebewertung (Abstufung zwischen 1 und 9 Punkten) bewertet. Die Vergabestelle stellt klar, dass sie mit der Wertungsmatrix eine strikte Trennung von unternehmensbezogenen Eignungs- und objektbezogenen Wertungskriterien beabsichtigt. Sie folgt damit dem Gebot der Trennung von Eignungs- und Wertungskriterien (vgl. Urteil des Bundesgerichtshofs vom 15.04.2008 X ZR 129/06).

Das Vergabeverfahren (VV) wird elektronisch in der vollständig webbasierten E-Vergabeplattform (Deutsches Vergabeportal) durchgeführt und ist unter folgendem URL erreichbar: www.dtvp.de. Die elektronische Teilnahme an VV sowie die Registrierung für die E-Vergabeplattform ist für Bieter vollständig kostenfrei.
Die von der Vergabestelle übermittelten Informationen werden entweder direkt in der bzw. über die Oberfläche der E-Vergabeplattform bzw. dem virtuellen Projektraum zum VV (z.B. Bekanntmachungen, Kommunikationsnachrichten) oder innerhalb der Plattform bzw. virtuellen Projekträume als Datei-Downloads bereitgestellt (Vergabeunterlagen oder Anhänge zu Kommunikationsnachrichten).
Zur Nutzung der E-Vergabeplattform bis zur Abgabe elektronischer Angebote sind ein aktueller Internet-Browser sowie ein Internetzugang erforderlich. Hierbei werden ausschließlich HTML- und Javascript-konforme Standardtechnologien und keine Add-Ons/Plugins oder sonstige ggf. (sicherheits-)kritische Technologien verwendet.
Aktuell sind folgende Internet-Browser zur Nutzung freigegeben:
Microsoft Internet Explorer/Microsoft Edge in der jeweils aktuellen Version;
Mozilla Firefox in der jeweils aktuellen Version; Google Chrome in der jeweils aktuellen Version; Apple Safari ab Version 5.
Für die Abgabe elektronischer Angebote wird innerhalb der E-Vergabeplattform ein kostenfreies Bietertool bereitgestellt. Das Bietertool ist eine Desktop-Anwendung, welche auf Ihrem Computer installiert werden muss. Die Dateien zur Installation des Bietertools werden im entsprechenden Projektraum des VV für das entsprechende Betriebssystem zum Download angeboten. Installationsroutinen stehen für Linux-, Mac-OS- und Windows-Betriebssysteme (64 und 32 Bit) zur Verfügung. I.d.R. sind für die Installation keine administrativen Rechte erforderlich.
Das Bietertool ist zudem ein "Multi-Plattform-Bieter-Client", sodass mit einer Installation des Bietertools an VV auf allen E-Vergabeplattformen auf Basis der cosinex Technologie Vergabemarktplatz teilgenommen werden kann.
Die Informationen über die eigentlichen VV werden über so genannte Projektdateien in das Bietertool transportiert. Sie laden die Projektdateien (Dateiendung: cbx) aus dem entsprechenden Projektraum herunter und führen diese aus, wodurch das Bietertool gestartet wird und die entsprechenden Informationen zum VV von der Vergabeplattform heruntergeladen werden.
Die lokale Installation des Bietertools stellt eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung der elektronischen Angebote/Teilnahmeanträge zwischen dem Computer des Bieters und der Öffnung der Angebote auf Seiten der Vergabestelle sicher.
Für die elektronische Angebotsabgabe sind unterschiedliche Signaturniveaus technisch möglich. Die zugelassene Form der Angebotsabgabe/das zulässige Signaturniveau: qualifizierte elektronische/fortgeschrittene elektronische Signatur/Textform nach § 126b BGB). Im Fall der elektronischen Textform genügt die Angabe Ihres Vor- und Nachnamens und die Benennung Ihres Unternehmens, für das Sie den Teilnahmeantrag/das Angebot abgeben.
Der vollständige Eingang übermittelter elektronischer Angebote, Teilnahmeanträge, Interessenbekundungen und Interessenbestätigungen wird mit einem qualifizierten oder einem einfachen elektronischen Zeit Stempel dokumentiert.
Die Kommunikation zwischen der AG und den Bietern ist ausschließlich über den Projektraum des VV auf der Vergabeplattform möglich.
Wir weisen darauf hin, dass nur zuverlässige Unternehmen den Zuschlag erhalten können (etwa keine Ausschlussgründe nach § 123, § 124 GWB vorliegen).
Weitere Informationen sowie Support zum Vergabemarktplatz und dem Bietertool erhalten Sie unter folgendem Link: https://support.cosinex.de/unternehmen/.
Es können Angebote für mehr als nur für ein Los abgegeben werden. Jedes Dokument, dass mit dem Angebot einzureichen ist, muss eine Loszuordnung im Dateinamen (z.B. "VBG/2022/06/5377_Angebotsformblatt_Los 1,2") enthalten.
Eine mehrfache Abgabe von identischen Unterlagen ist nicht erforderlich, sie muss lediglich so gekennzeichnet sein, dass eine Loszuordnung deutlich im Dokument erkennbar ist. (z. B. Handelsregisterauszug für Los 1,2, Referenzen für Los 1,2 oder Konzept für Los 1,2)
Weiter ist pro Los jeweils ein Preisblatt mit dem Angebot abzugeben. Rabatte für Loskombinationen werden bei der Wertung nicht berücksichtigt.
Die Abgabe von mehr als einem Hauptangebot führt grundsätzlich zum Ausschluss aller Hauptangebote. Dies gilt auch bei inhaltsgleichen Hauptangeboten.
Sollte dennoch die Abgabe von mehr als einem Hauptangebot der Auftraggeberin vorliegen, so muss bis zum Ablauf der Angebotsfrist über die Kommunikation bekanntgegeben werden, welches Hauptangebot zurückgezogen wird.
Hinweise zum Einsatz von Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer entnehmen Sie der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.
Folgende sonstige Unterlagen sind ggf. mit dem Angebot ausgefüllt und unterzeichnet einzureichen:
- Ggf. Bietergemeinschaftserklärung,
- Ggf. Erklärung zum Einsatz von UAN,
- Ggf. Erklärung zur Eignungsleihe,
- Ggf. Verpflichtungserklärung_UAN,
- Ggf. Verpflichtungserklärung zur Eignungsleihe.
Weitere Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.
Bekanntmachungs-ID: CXSUYYDYHUM

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen und Rügen ergeben sich aus § 160 Abs. 3 GWB.
Für die Einlegung von Rechtsbehelfen gelten u.a. die folgenden Regelungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB):
§ 134, Informations- und Wartepflicht,
§ 135, Unwirksamkeit,
§ 160, Einleitung, Antrag.