WIBank - Vergabe einer Einpartner-Rahmenvereinbarung über Agenturleistungen im Bereich "Kommunikative Begleitung des ESF+ Hessen während der laufenden Förderperiode der EU-Strukturfonds 2021-2027"

Name

Wirtschafts- und Infrastrukturbank Hessen als rechtlich unselbstständige Anstalt in der Landesbank Hessen-Thüringen Girozentrale, Anstalt des öffentlichen Rechts

Titel

WIBank - Vergabe einer Einpartner-Rahmenvereinbarung über Agenturleistungen im Bereich "Kommunikative Begleitung des ESF+ Hessen während der laufenden Förderperiode der EU-Strukturfonds 2021-2027"
60704-22

Kurze Beschreibung

Die Wirtschafts- und Infrastrukturbank Hessen als rechtlich unselbstständige Anstalt in der Landesbank Hessen-Thüringen Girozentrale, Anstalt des öffentlichen Rechts beabsichtigt die Vergabe einer Einpartner-Rahmenvereinbarung über die Erbringung von Agenturleistungen für die kommunikative Begleitung des Europäischen Sozialfonds Plus Hessen (ESF+ Hessen) während der laufenden Förderperiode der EU-Strukturfonds 2021 - 2027 für die Jahre 2023 bis 2027.

Beschreibung der Beschaffung

Die Wirtschafts- und Infrastrukturbank Hessen als rechtlich unselbstständige Anstalt in der Landesbank Hessen-Thüringen Girozentrale, Anstalt des öffentlichen Rechts beabsichtigt die Vergabe einer Einpartner-Rahmenvereinbarung über die Erbringung von Agenturleistungen für die kommunikative Begleitung des Europäischen Sozialfonds Plus Hessen (ESF+ Hessen) während der laufenden Förderperiode der EU-Strukturfonds 2021 - 2027 für die Jahre 2023 bis 2027.
Der Auftrag umfasst insbesondere die folgenden durch den späteren Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen, wobei für die betreffenden Leistungen jeweils Einzelaufträge unter der zu vergebenden Einpartner-Rahmenvereinbarung erteilt werden und das Corporate Design und das ESF+ Hessen-Visual für die neue Förderperiode bereits im Wesentlichen feststehen, wobei Adaptionen ggf. erforderlich bzw. erwünscht sind:
- Konzeption und grafische beziehungsweise textliche Gestaltung von Publikationen (z.B. Broschüren, Flyer, Postkarten, Anzeigen, Plakate) und Werbemitteln inklusive Reinzeichnung und Druckvorbereitung sowie umweltfreundliche Druckerei-Recherche, Auftragsvergabe an Druckerei, Koordination und Überwachung der Produktion beziehungsweise Druckabwicklung (zum Beispiel: Einladungsflyer für ESF+-Veranstaltungen entwerfen, drucken lassen und Versand organisieren, oder Infobroschüren zu bestimmten Förderprogrammen entwickeln oder ein Collegeblock mit Logos/Visual gestalten und Druck/Bestellung koordinieren und abwickeln).
- Umsetzung eines regelmäßig erscheinenden (Print-)Magazins (Layout, Satz, Reinzeichnung, Bereitstellung Webformat, Druck- und Versandabwicklung, inkl. Druckerei-Recherche, Auftragsvergabe an Druckerei, Koordination und Überwachung der Produktion). Zielgruppe: Projektträger, Politik und Fachpublikum. Ca. 12-24 Seiten Umfang. Corporate Design steht weitestgehend fest.
- Sparringspartner der Auftraggeberin für die konzeptionelle und gegebenenfalls kreative Weiterentwicklung der Kommunikationsarbeit des ESF+ Hessen zur Erreichung der oben beschriebenen Kommunikationsziele; dies umfasst gegebenenfalls auch die gemeinsame Erarbeitung eines Kommunikations- und Maßnahmenkonzepts.
- Unterstützung bei der Umsetzung von Kleinaufträgen (z.B. Recherche von Bildern/Fotos oder neuen nachhaltigen Werbemitteln, Nachdrucke von bestehenden Printsachen bestellen, wie z.B. Broschüren; Locations recherchieren oder Preise vergleichen bzw. verschiedene Angebote einholen).
- Recherche, Koordination und Auftragsabwicklung von/mit Drittanbietern (zum Beispiel: nachhaltige Druckereien für den Druck von Broschüren, Flyern und Magazinen, Filmagentur, Referenten für unterschiedliche Veranstaltungen, etc.).
- Erstellung/Überarbeitung von barrierefreien Dokumenten
- Aufsetzen einer Social Media-Strategie sowie Steuerung, Umsetzung und Monitoring. Dies beinhaltet gegebenenfalls zunächst eine Empfehlung hinsichtlich des zu wählenden Social-Media-Kanals. Anschließend ist eine entsprechende Strategie aufzusetzen und es sind Botschaften zu formulieren. Im weiteren Verlauf umfasst dieser Aufgabenbereich u.a. das Aufsetzen des eigenen Kanals, in Abstimmung mit uns die Erstellung der Texte, die gepostet werden sollen und die Recherche nach entsprechenden Bildern sowie das Posten der Beiträge (anhand eines Redaktionsplans). Darüber hinaus ist der Account im Blick zu haben, es ist nach Rücksprache zu reagieren und ein regelmäßiges Monitoring/Auswertung ist erforderlich und durchzuführen.
- Gegebenenfalls Weiterentwicklung eines Design Manuals basierend auf den EU- und Landesvorgaben.
- Verfassen von Pressetexten beziehungsweise Projektberichten (zum Beispiel: Pressemitteilung zu den neuesten Zahlen rund um den ESF+ in Hessen oder rund zweiseitiger Bericht über einen Träger und die Umsetzung eines ESF+-Programms oder auch ein Text über eine konkrete Person, die von ESF+-Maßnahmen profitiert hat - alles im Sinne von Story-Telling - vorgeschaltet ist hier meist ein zu führendes Interview).
- Unterstützung bei der Planung, der Organisation und der Durchführung von Veranstaltungen, ggf. in Einzelfällen Entwickeln eines Veranstaltungskonzepts (zum Beispiel themenspezifische Informationsveranstaltungen: Location, Catering und Referenten recherchieren, Programm entwickeln, Materialien organisieren, Teilnehmendenmanagement, Veranstaltungsbegleitung).
- Gegebenenfalls Mitwirkung/ konzeptionelle Beratung / Begleitung eines Relaunch oder Fresh-Up der Website https://www.esf-hessen.de/esf-hessen/ (exklusive der konkreten Umsetzung).
- Gegebenenfalls Werbung: Kreativleistung, Beratung und Begleitung zu Werbekonzepten (zum Beispiel Gestaltung einer Anzeige oder Begleitung/Beratung bei einer Anzeigenkampagne für ein bestimmtes Förderprogramm oder als Bekanntheitssteigerung für den ESF+ in Hessen allgemein); Hinweis: Mediaplanung und -Einkauf, Online Werbung (Google Adwords, Banner und Search-Engine-Maßnahmen) sowie Relaunch/Fresh-up der Webseite selbst sind nicht Bestandteil dieses Leistungsgegenstandes.
Unter Berücksichtigung der betreffenden Rechtsprechung des EuGH zu Rahmenvereinbarungen (EuGH, Urteil vom 17.06.2021 - C-23/20) beträgt vorliegend der Höchst-Gesamtwert der hier zu vergebenden Einpartner-Rahmenvereinbarung 500.000,00 EUR netto.
Näheres siehe Vergabeunterlagen.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftraggeberin hat die zweimalige einseitige Option, den Vertrag um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern. Maximal kann daher eine Laufzeit von 5 Jahren erreicht werden.

Beschreibung der Optionen

Die Auftraggeberin hat die zweimalige einseitige Option, den Vertrag um jeweils ein weiteres Jahr zu verlängern. Maximal kann daher eine Laufzeit von 5 Jahren erreicht werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

a) Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB sowie ggf. zur Selbstreinigung und zum Zeitraum für Ausschlüsse nach den §§ 125, 126 GWB.
b) Aussagekräftige Unternehmensdarstellung unter Angabe von Firma, Sitz, Gegenstand, Rechtsform, Geschäftsleitung des Unternehmens; kurze Beschreibung des Tätigkeitsbereichs (Arbeitsbereiche, Leistungsspektrum), Benennung des Ansprechpartners für die Bewerbung.
c) Aktueller Nachweis der Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister oder Handwerksrolle des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist oder gleichwertiger Nachweis.
d) Unterzeichnete Verpflichtungserklärung zu Tariftreue und Mindestentgelt bei öffentlichen Aufträgen nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG).
e) Eigenerklärung zum Russlandgeschäft gemäß Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022/576 des Bewerbers bzw. von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Eigenerklärung über den Umsatz des Unternehmens der letzten drei Jahre (2019 bis 2021) soweit er Leistungen betrifft, die mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbar sind.
b) Nachweis einer Haftpflichtversicherung im Falle der Beauftragung mit einer Deckungssumme je Schadenereignis von mindestens EUR 3 Mio. für Personen- und Sachschäden sowie EUR 1 Mio. für Vermögensschäden. Der Nachweis ist entweder durch eine Bestätigung des Versicherers über das Bestehen der Versicherung mit den genannten Deckungssummen zu erbringen oder durch eine Bestätigung des Versicherers über die Bereitschaft, im Auftragsfall eine Versicherung mit den genannten Deckungssummen bereitzustellen.
c) Nachweis ausreichender Bonität durch Vorlage einer aktuellen Wirtschaftsauskunft einer Ratinggesellschaft, wie z. B. Creditreform oder einer vergleichbaren Wirtschaftsauskunft, in Bezug auf Kreditwürdigkeit und Zahlungsfähigkeit.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Angaben über die Erbringung von einschlägigen Dienstleistungen in den letzten fünf Jahren (2017 bis 2021) sowie des laufenden Jahres, die mit der zu vergebenden Leistung (insbesondere Agenturleistungen wie strategische und konzeptionelle Begleitung, Beratung und Weiterentwicklung der Kommunikationsarbeit, Konzeption und grafische bzw. textliche Gestaltung von Publikationen, Recherche, Koordination und Auftragsabwicklung von Drittanbietern, Texten, Social-Media, Eventmanagement) vergleichbar sind (Referenzliste), unter Angabe - je Referenz - von:
o Art des Auftraggebers (privat oder öffentlich),
o der Leistungszeit (Beginn/Ende),
o Angabe, ob es sich bei dem Referenzprojekt um ein Projekt mit kommunikativer Begleitung eines öffentlichen Auftraggebers gehandelt hat oder aus welchen Gründen das Referenzprojekt hiermit vergleichbar ist,
o Art und Umfang der Leistungserbringung, insbesondere Darstellung der einschlägigen Aktivitäten im Beratungsbereich, idealerweise im europäischen Kontext bzw. mit europäischen oder politischen Akteuren,
o Auftraggeber mit Ansprechpartner und Telefon-Nr.
b) Angabe zur Zahl der in den letzten drei Jahren (2019 bis 2021) jahresdurchschnittlich im Unternehmen tätigen Arbeitskräfte (Gesamt, Kreative, Verwaltungskräfte und Freelancer) (Vollzeitäquivalent).
c) Nennung der für die Projektrealisierung vorgesehenen Projektleitung und deren Stellvertretung.
d) Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Für das Unternehmen des Bieters müssen in den letzten drei Jahren (2019 bis 2021) jahresdurchschnittlich mindestens insgesamt fünf Arbeitskräfte (Vollzeitäquivalente) tätig gewesen sein.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

- Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme je Schadenereignis von mindestens 3 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden sowie 1 Mio. EUR für Vermögensschäden.
- Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Tariftreue und Mindestentgelt bei öffentlichen Aufträgen entsprechend den Vorgaben der §§ 4 und 6 des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes (HVTG) sowie zur Zahlung des Mindestlohns gemäß § 20 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) bzw. des Tariflohns nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Die Laufzeit der Einpartner-Rahmenvereinbarung kann vorliegend bis zu fünf Jahre betragen, da ein im Gegenstand der Einpartner-Rahmenvereinbarung begründeter Sonderfall gemäß § 21 Abs. 6 Hs. 2 VgV vorliegt. Denn die Auftraggeberin beabsichtigt, die Agenturleistungen in zeitlichem Einklang mit der laufenden Förderperiode der EU-Strukturfonds zwischen 2023 und 2027 zu vergeben. Während dieses Zeitraums muss eine gleichbleibende Qualität der Leistungserbringung aus einer Hand gewährleistet werden, sodass eine Laufzeit der Einpartner-Rahmenvereinbarung von bis zu fünf Jahren erforderlich ist.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß §§ 155 ff. GWB:
Die Auftraggeberin weist auf die Rechtsfolge des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB hin, wonach ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.