Wirtschaftsprüfungsleistungen/Jahresabschlüsse/Testate & Bescheinigungen im DB Konzern

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung sind Wirtschaftsprüfungsleistungen, die folgende Sollleistungen und optionale Tätigkeiten beinhalten (Prüfungsjahre 2024-2031 bzw. 2033):
Sollleistungen (Teil A):
Prüfung des IFRS Konzernabschlusses und Konzernlageberichts der Deutsche Bahn AG
Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts der deutschen Konzerngesellschaften nach HGB gemäß den Vorschriften der §§ 316 ff. HGB einschließlich der Prüfung gemäß § 53 HGrG
Prüfung des Abhängigkeitsberichts der Deutsche Bahn AG
Prüfung des Nachhaltigkeitsbericht der Deutsche Bahn AG
Prüfung der landesrechtlichen Abschlüsse gemäß lokalen Vorschriften der übrigen vollkonsolidierten Gesellschaften
Durchführung von Reviews der (Konzern-) Halbjahresberichte
Desktop Review IFRS-Konzernreporting ausgewählter sog. B- und C-Gesellschaften
Optionale Leistungen (Teil B):
Transaktionsbezogene Prüfungstätigkeiten (z.B. Prüfung Combined Financial Statements, Prüfung des IFRS Teilkonzernabschlusses einer Großbeteiligung oder einer Sparte, Durchführung eines Reviews eines (Teilkonzern-) Quartalsberichts einer Großbeteiligung oder einer Sparte)
Sonstige Testats- und Prüfungsleistungen (Teil C):
Sonstige Testats- und Prüfungsleistungen (z.B. LuFV Verwendungsprüfung, Bescheinigungen SGB IX, PBefG, PBZugV, Fahrgeldeinnahmen, Mittelverwendungsprüfungen, Energiewirtschaftliche Prüfungen, Sonderaufträge von Gremien, Compliance Prüfungen, Testierung der Zuschussanträge für die Corona/ÖPNV Branchenlösung, u.Ä.)
Schätz- und Höchstmengen:
Die geschätzte Menge der Leistungen, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen wird, beträgt 315.000 h/p.a.
Die Höchstmenge der Leistungen, die während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung abgerufen werden kann, beträgt 4.905.000 h (Gesamtwert über volle Laufzeit)
Es handelt sich bei den hier festgelegten Mengen, bzw. Werten nicht um Mindestabnahmemengen oder -werte. Eine bestimmte Liefer-/Leistungsmenge wird vom Auftraggeber nicht garantiert.
Bei der Schätzmenge handelt es sich um eine reine Schätzung und nicht um eine verbindliche Angabe. Diese wurde auf der Grundlage von Erfahrungswerten und Prognosen erstellt. Im Einzelnen kann es zu Abweichungen durch unvorhersehbare Prüfungsereignisse kommen.
Wir weisen darauf hin, dass der Auftraggeber sich freiwillig an den Vorgaben zur Einhaltung der Rotationszyklen gemäß Artikel 17, Abs. 1 Verordnung (EU) Nr. 537/2014 orientiert.
Für die Teilnahme an der Vergabe werden zunächst Teilnahmeanträge der Bewerber abgefordert. Für diese Teilnahmeanträge sind u.a. die Datei "Eignungskriterien" (Anhang B1 Exceltabelle) und eine entsprechende Vertraulichkeitserklärung (Anhang B3) des Auftraggebers zu verwenden, anderenfalls finden diese keine Berücksichtigung. Der Auftraggeber stellt u.a. diese Eignungskriterien und die Vertraulichkeitserklärung auf dessen Plattform eVergabe (siehe Link unter I.3)) jedem Bewerber zum Download zur Verfügung. Weitere detaillierte Angaben sind in der Anlage A1 Bewerbungsbedingungen aufgeführt.
Der Auftraggeber behält sich die Überführung in einen internen elektronischen Marktplatz vor (DB Marktplatz – Informationsblatt Anhang A2).
Die entsprechenden Unterlagen finden Sie im Vergabeportal der Deutschen Bahn AG wie folgt:
a) der nicht registrierte Nutzer beim Aufruf der Vergabevorgangsnummer 22FEA57029 und dann durch Anklicken des Button „Details“. Dort haben Sie dann die Möglichkeit die Vergabeunterlagen durch Anklicken des Buttons "„Herunterladen“,
b) der registrierte (angemeldete Nutzer) unter: Bieterassistent – Suche nach der Projektnummer „22FEA57029“ und Anklicken des Filters – Beim Öffnen des Projektes in der Detailansicht – Teilnahmeantrag bearbeiten

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

A Bietereigenerklärung (Der Vordruck ist auf dem Vergabeportal hinterlegt. Siehe Anhang B2 "Bietereigenerklärung")
B Vertraulichkeit (Der Vordruck ist auf dem Vergabeportal hinterlegt. siehe Anhang B3 "Vertraulichkeitserklärung")
C Handelsregisterauszug

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

D Erklärung des Gesamtumsatzes des Unternehmens bzw. eines Rechtsvorgängers sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der Vergabe ist, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre.
D.1 Gesamtumsatz 1. Jahr (2019)
D.2 Umsatz bezüglich besondere Leistungsart 1. Jahr
D.3 Gesamtumsatz 2. Jahr (2020)
D.4 Umsatz bezüglich besondere Leistungsart 2. Jahr
D.5 Gesamtumsatz 3. Jahr (2021)
D.6 Umsatz bezüglich besondere Leistungsart 3. Jahr
E Nachweis der finanziellen / wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit durch
E.1 eine Bankauskunft mit Aussage zur generellen Finanzsituation (insbesondere Liquidität). Diese darf nicht älter als 3 Monate sein. Eine deutlich unterdurchschnittliche Auskunft kann zum Ausschluss führen.
E.2 eine Wirtschaftsauskunft wie z.B. Bürgel, Creditreform, Dun & Bradstreet oder gleichwertig. Eine – gegenüber dem Branchenwert - deutlich unterdurchschnittliche Auskunft kann zum Ausschluss führen. Diese darf nicht älter als 3 Monate sein. Eine Bankauskunft, wie in E1 gefordert, ist nicht ausreichend.
E.3 Vorlage Jahres- / Konzernabschluss Jahre 2020/2021
F Haftpflichtversicherung
Bitte geben Sie einen Nachweis über die abgeschlossene Haftpflichtversicherung mit Angabe des Versicherers, der Höhe der Deckung sowie über deren Gültigkeit ab.
F.1 Tabellarische Übersicht zu den 5 größten Haftungsfällen der letzten 3 Jahre (Schadensfall, Status, Ergebnis)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

G Allgemeine Informationen zum Unternehmen
Bitte stellen Sie Ihr Unternehmen kurz und prägnant vor. Gehen Sie hierbei insbesondere auf nachfolgende Punkte ein:
G.1 Benennung Gründungsjahr
G.2 Welche Gesellschaftsform besitzt das Unternehmen?
G.3 Wie ist die Gesellschafterstruktur des Unternehmens?
G.4 Gab es in den letzten Jahren weitreichende Änderungen in der Gesellschafterstruktur? Und wenn ja, welche?
G.5 Erläutern Sie bitte Ihre Unternehmensstruktur und Geschäftsbereiche.
H Leistungsspektrum/Leistungsportfolio
Erläutern Sie bitte Ihr Leistungsspektrum/Leistungsportfolio Ihres Unternehmens bezogen auf den Vergabegegenstand ""Ausschreibung Wirtschaftsprüfungsleistungen. Gehen Sie dabei insbesondere auf folgende Punkte ein:
H.1 IFRS Erfahrung, HGB Erfahrung
H.2 Branchenerfahrung (Eisenbahnverkehrsunternehmen, Infrastruktur, Logistik) - mit Referenzen
H.3 Prüfung von Gesellschaften / Konzernen entsprechender Größenordnungen und Internationalität
H.4 Prüfung rechnungslegungsrelevanter Prozesse in Shared Service Center - mit Referenzen
H.5 Unternehmen mit Beteiligung des Bundes / Prüfungen nach § 53 HGrG
H.6 Regulierungsfragen
H.7 M&A Transaktionen
H.8 Begleitung von Börsengängen / Teilprivatisierungen
H.9 Erfahrung mit Großprojekten (Bsp. Stuttgart 21)
H.10 Systemkenntnisse (SAP, Oracle Hyperion Financial Management)
H.11 Erfahrungen im Bereich Prüfungen Nachhaltigkeitsbericht
I Erfahrungen, Kenntnisse, Kompetenzen
Der Bewerber muss Angaben hinsichtlich der im Zusammenhang mit der Leistungserbringung beteiligten Beschäftigten abgeben. Diese Angabe soll mindestens drei Verantwortliche betreffen.
I.1 Fachliche Qualifikation (Hochschulstudium, Berufsqualifikation (WP/StB/CPA o.Ä.), Mitwirkung in Fachgremien etc.
I.2 Berufserfahrung insbesondere mit Hinblick auf die unter H genannten Kriterien, Erfahrung mit vergleichbaren Aufträgen
I.3 Bewertung in der internen Nachschau / Peer Review
I.4 Feststellungen der WPK, BaFin (ehemals DPR), APAS oder sonstiger Aufsichtsbehörden – Fehlerquote
J Standortorganisation
Eine Aufstellung über den/die Standort/-e des Unternehmens ist beizufügen. Dabei sind konzernverbundene Standorte und die von Partnern / Subunternehmern kenntlich zu machen.
J.1 Standort Bundesrepublik Deutschland
J.2 Standorte in weiteren prüfungsrelevanten Ländern
J.3 Nachweis über die Verwendung eines einheitlichen Prüfungsansatzes über alle Standorte
K Ansprechpartner bei Leistungserbringung / in der Vertragslaufzeit
Der Bewerber verpflichtet sich einen zentralen sowie einen Stellvertreter dem Auftraggeber zu benennen, der Mo - Fr zwischen 9 und 17 Uhr ansprechbar und erreichbar sein wird. In Absprache auch außerhalb dieser Zeit. Eine Eigenerklärung ist ausreichend.
L Sprache (während Verhandlungsverfahren mit ÖT als auch während Vertragslaufzeit)
Sämtliche Kommunikation und Dokumentation zwischen Auftraggeber und ihrem Unternehmen erfolgt in Wort und Schrift in Deutsch. Zusätzlich - je nach Erfordernis- auch auf Englisch. Bitte bestätigen Sie dies durch eine Eigenklärung.
M Qualität. Standards, Datenschutz
M.1 Über welche ISO-Zertifizierungen oder andere gleichwertige, neutrale Qualitätsbescheinigungen sowie Standards verfügt Ihr Unternehmen. Bitte legen Sie entsprechende Nachweise bei und erläutern Sie, wie Ihr Unternehmen eine gleichbleibende Qualität in der Leistungserbringung gewährleistet. Siehe Rollenkatalog.
M.2 Über welche Zertifizierungen sowie Standards verfügt Ihr Unternehmen im Bereich Nachhaltigkeit. Bitte legen Sie entsprechende Nachweise bei (EMAS / ISO 14001 oder gleichwertig).
M.3 Bitte bestätigen Sie mittels Eigenerklärung, dass Ihr Unternehmen die am Sitz des Auftraggebers geltenden datenschutzrechtlichen Regelungen bezogen auf den Vergabegegenstand jederzeit einhalten wird.
M.4 Bitte erläutern Sie, wie Ihr Unternehmen die datenschutzrechtlichen Anforderungen im Hinblick auf die Leistungserbringung einzuhalten gedenkt.
N Vorlage eines Musterprüfungsberichts
Der Bewerber sichert zu, den Bericht an die Anforderungen der Ministerien
- Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK)
- Bundesministerium der Finanzen (BMF)
- Bundesministerium für Digitales und Verkehr (BMDV) anzupassen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

— alle Unterlagen sind ausschließlich elektronisch vorzulegen
— alle im Anhang A1 (Bewerbungsbedingungen) sowie im Anhang B1 (Eignungskriterien) geforderten Nachweise sind unbedingt vorzulegen. Das Fehlen von geforderten Erklärungen/Unterlagen kann zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren führen
— nur diejenigen Bewerber oder Bietergemeinschaften, die die im Anhang B1 (Eignungskriterien) geforderten Nachweise vollständig vorlegen, die genannten Mindestanforderungen erfüllen und somit geeignet sind, diese Leistung zu erbringen, kommen in die weitere Auswahl und werden zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert
— maßgeblich zur Wahrung der Fristen sind immer der Zeitpunkt des Uploads sowie die Einreichung im Bieterportal der Deutschen Bahn AG
— der Auftraggeber wird mit dem wirtschaftlichsten Anbieter eine Mantelvereinbarung mit entsprechenden Rahmenverträgen über den Auftragsgegenstand schließen

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Bietergemeinschaft deutschen Rechts oder gleichwertig. Die Mitglieder der Bietergemeinschaft müssen gesamtschuldnerisch haften und einen bevollmächtigten Vertreter mit Abgabe des Teilnahmeantrages benennen.

Das Angebot ist in all seinen Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen; ausgenommen sind fremdsprachige feststehende Fachbegriffe. Zusätzlich ist dem Angebot eine vollständige englische Übersetzung beizufügen. Bei Widersprüchen und Unklarheiten gilt allein die deutsche Version.
Wir weisen darauf hin, dass die VO (EU) 2022/576 zur Änderung der VO (EU) Nr. 833/2014 Anwendung findet und Unternehmen, die den Sanktionsmaßnahmen in Art. 5k der VO (EU) 2022/576 unterfallen, aus dem Vergabeverfahren ausgeschlossen werden.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2, Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder auf elektronischem Weg bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 1 bis 3 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.