Beschreibung der Beschaffung
Die Wohnungsgesellschaft Stahnsdorf mbH ist Eigentümerin eines Immobilienportfolios mit derzeit
- 713 Wohneinheiten,
- 8 kleinen Gewerbeeinheiten (i.d.R. Nahversorgung)
- sowie Stellplätzen und Pachtobjekten (Mietergärten) im jeweiligen Wohnumfeld.
Zum Verwaltungsumfang gehören neben dem benannten gesellschaftseigenen Immobilienportfolio ca. 25 Wohn-/Gewerbeeinheiten nebst diversen Stellplätzen und
Pachteinheiten, die im Eigentum der Gemeinde Stahnsdorf stehen bzw. für die als gesetzlicher Vertreter die Gemeinde Stahnsdorf fungiert. Nähere Angaben zum Portfolio sind der beigefügten Anlage zu entnehmen. Eine Besichtigung des Portfolios durch den/die Bieter kann
jederzeit nach Absprache ermöglicht werden.
Seit 2014 erfolgt die Verwaltung dieses Immobilienportfolios ausschließlich durch dasselbe Hausverwaltungsunternehmen. Diese Dienstleistung wird mit Wirkung ab 1.1.2023 neu ausgeschrieben.
Der Leistungsumfang umfasst vor allem das ordnungsgemäße Verwalten der Objekte unter Beachtung aller gesetzlichen Vorschriften, insbesondere des BGB mit der Sorgfalt eines
ordentlichen Verwalters und ordentlichen Kaufmanns. Hierzu zählen insbesondere - Wahrnehmen der Rechte des Auftraggebers gegenüber Mietern und Dritten zur Wahrung und Erhaltung der dem Auftraggeber zustehenden Vermieterrechte (auf Grundlage einer üblichen Verwalter-Vollmacht)
- Abschließen und Kündigen von Miet- und Pachtverträgen einschließlich Abnahme und Übergabe sowie Einholen ggf. notwendiger Zustimmungen
- Neuvermietung einschließlich Mieterkoordination und Bonitätsprüfung der Mietinteressenten, Abnahme und Übergabe der vermieteten Einheiten bei Mieterwechsel, Schlüsselübernahme und -übergabe, An- und Abmeldung bei Versorgungsträgern, Entgegennahme und Anlage von Mietkautionen entsprechend
den gesetzlichen Vorschriften sowie deren Abrechnung nach Beendigung des Mietverhältnisses in Absprache mit dem Auftraggeber, Vorlage von Informationen über erforderliche Neuinvestitionen für eine Wiedervermietung an den Auftraggeber
- Durchführung des Mietinkassos und Führen der Mietenbuchhaltung
- Regelmäßiges Überprüfen und Geltendmachen von Mieterhöhungsmöglichkeiten
- Geltendmachung sämtlicher Ansprüche, die dem Auftraggeber aus den Miet- und Pachtverhältnissen zustehen
- Ermitteln und Abrechnen aller Betriebs- und Heizkosten gegenüber den Mietern bis 31.12. des Nachfolgejahres nach den vertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen
- Abwickeln der Kommunikation mit Mietern und Pächtern
- Führen und Pflegen/Fortschreiben der Objektdaten
- Veranlassen der fristgemäßen Zahlung aller die Objekte betreffenden Steuern,
Abgaben und sonstigen - vor allem betriebskostenrelevanten - Lasten
- Abschließen und Überwachen von objektbezogenen Wartungs-/Dienstleistungs- und
Ver-/Entsorgungsverträgen unter Beachtung der relevanten Vorschriften für öffentliche Auftraggeber (Vergaberecht)
- laufende Überwachung des baulichen Zustandes, Sicherstellung der
Funktionsfähigkeit der technischen und sonstigen Anlagen der Objekte und Vergabe sowie Überwachung notwendiger Reparaturmaßnahmen (laufende / reaktive Instandhaltung, Instandsetzung und ggf. Modernisierung im Rahmen der
Wiedervermietung sowie geplante/periodische Instandsetzungsmaßnahmen)
- Abnehmen der Leistungen von Drittfirmen für die in Auftrag gegebenen Leistungen Hausverwaltungsdienstleistungen Anlage B
für die Wohnungsgesellschaft Stahnsdorf mbH
- Bearbeiten von Störungsmeldungen einschließlich Sicherstellung eines 24 h-Notdienstes (Verpflichtung, einen 24 stündigen Havariedienst für die Bereiche Elektro, Gas-Heizung und Sanitär zu gewährleisten)
- Kontrollieren der Einhaltung der Hausordnung und der vertragsgemäßen Nutzung durch die Mieter und Pächter
- ordnungsgemäße Buchführung über alle Einnahmen und Ausgaben nebst Sammlung aller Originalbelege
- regelmäßige (monatliche / quartalsweise) Übergabe der Buchführungsdaten an den Buchhaltungsdienstleister/Steuerberater
- monatliche bzw. quartalsweise laufende Berichterstattung (operative
Hausbewirtschaftung) und jährliche Abrechnung (Objektabrechnungen)
- Planung der laufenden Erträge und Aufwendungen (Zuarbeit zur mehrjährigen Wirtschaftsplanung des Auftraggebers) sowie Planungsvorschläge zu periodischen Instandsetzungsmaßnahmen
- Einleiten von Havarie-Sofortmaßnahmen, Abwicklung von Versicherungsfällen sowie Mieter- und Drittbelastungen
- Wahrnehmung und Dokumentation der Eigentümerpflichten und
Betreiberverantwortung
- Optional: Baubetreuung bei der Durchführung umfangreicher Modernisierungs- und Investitionsvorhaben.
Es ist eine Grundlaufzeit des Vertrages von 3 Jahren vorgesehen mit anschließender jeweils 2-jähriger Verlängerung, sofern nicht mit Frist von 6 Monaten zum Ablauf (Jahresende) gekündigt wird.