Workflowmanagementsystem in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement

Wirtschaftsförderung Land Brandenburg GmbH

Die WFBB schreibt die Einführung eines Workflowmanagementsystem in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement für das Unternehmen aus.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-06-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2022-05-24.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer?

• Wirtschaftsförderung Land Brandenburg GmbH

Wie?

Wo?

• Brandenburg › Potsdam, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2022-05-24	Auftragsbekanntmachung
2022-11-23	Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2024-07-03	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2022-05-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: 3220-22-01
Kurze Beschreibung:

Die WFBB schreibt die Einführung eines Workflowmanagementsystem in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement für das Unternehmen aus.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenmanagement 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftsförderung Land Brandenburg GmbH
Postanschrift: Babelsberger Straße 21
Postleitzahl: 14473
Postort: Potsdam
Kontakt
Internetadresse: http://www.wfbb.de 🌏
E-Mail: uwe.george@wfbb.de 📧
URL der Dokumente: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9Y4ZR8C4/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9Y4ZR8C4 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-05-24 📅
Einreichungsfrist: 2022-06-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-05-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 102-285229
ABl. S-Ausgabe: 102
Zusätzliche Informationen

Die Frist für das Stellen von Bieterfragen endet am 16.06.2022, 14:00 Uhr MESZ. Bieterfragen können ausschließlich schriftlich über die Bieterkommunikation auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg gestellt werden und werden ausschließlich darüber schriftlich beantwortet. Der Auftraggeber behält sich vor, Fragen umzuformulieren, um keine Rückschlüsse auf die Identität des Fragenstellers zu ermöglichen. Mündliche oder fernmündliche Auskünfte werden nicht erteilt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die WFBB hat sich als Ziel gesetzt, eine Optimierung und sinnhafte Digitalisierung ihrer Leistungs- und Support-Prozesse durchzuführen. Aus diesem Grund soll als Basis für eine ganzheitliche digitale Arbeitsweise ein Workflowmanagementsystem / Dokumentenmanagementsystem (DMS) ausgewählt und implementiert werden.

Das System soll bei der Umsetzung der kundenorientierten Leistungsprozesse (Frontoffice-Prozesse), der (internen) Backoffice-Prozesse (Workflowfunktionalität) sowie als Archivsystem für die Dokumente der Fachanwendungen (Langzeitarchivierung) dienen und die Ablagepraxis innerhalb der Teams im Umgang mit digitalen Dokumenten vereinheitlichen.

Zur Erstellung des Gesamtsystems gehören unter anderem die vollständige Lieferung der Software für das System sowie die Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Hierfür sind insbesondere die Installation und Integration des Systems in die Systemumgebung der WFBB gemäß den zugrundeliegenden Unterlagen, die Entwicklung von Schnittstellen sowie individuelle Systemanpassungen (Customizing) erforderlich. Der Betrieb des Systems erfolgt On-Premise durch die IT der WFBB.

Der Auftragnehmer übernimmt im Rahmen der Leistungserbringung bis zur Abnahme der vereinbarten Leistungen insbesondere:

- die Überlassung der Standardsoftware auf Dauer (Verkauf),

- die Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, worunter unter anderem zählen:

- die initiale Installation,

- das notwendige Customizing,

- die initiale Konfiguration sowie

- die Integration des Systems in die bestehende IT-Infrastruktur.

- (Mitwirkung bei der) Feinkonzeptionierung (inkl. entsprechender Dokumentation) und Umsetzung der initial umzusetzenden Anwendungsbereiche,

- die Mitwirkung bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach den GOBD,

- die Lieferung sämtlicher technischer Dokumentationen wie bspw. Schnittstellenbeschreibungen oder eine Backup-Dokumentation,

- die Durchführung von Schulungen inkl. Überlassung entsprechender Schulungsunterlagen sowie Benutzerdokumentationen,

- die Durchführung von projektbezogenen Managementaufgaben.

Die im Folgenden aufgeführten Leistungen fallen nach der Abnahme der oben genannten Leistungen an:

- die Durchführung des Systemservice/Support und der Systempflege,

- ggf. die Weiterentwicklung und Anpassung des Gesamtsystems

Dauer: 20 Monate
Zusätzliche Informationen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Wirtschaftsförderung Land Brandenburg GmbH Babelsberger Straße 21 14473 Potsdam

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

- Eigenerklärung über die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister oder Nachweis auf andere Weise über die erlaubte Berufsausübung

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

- Erklärung zu Ausschlussgründen gemäß Angebotsformblatt Anlage 04

- Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (BbgVergG) gemäß Anlage 05

Mindeststandards:

- Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme in Höhe von mindestens 1.000.000 EUR für Sach-, Personen- und Vermögensschäden. Diese muss bis zum Ende des Projektes bestehen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

-vollständig ausgefüllter Antwortbogen gemäß Anlage 02 zu den Inhalten:

- Kurzdarstellung des Unternehmens / der Bewerbergemeinschaft

- Qualitätsmanagement und Qualitätssicherung

- Umsetzung eines Qualitätsmanagements nach ISO 9001 oder vergleichbar

- Qualifikation des Projektteams

- Referenzprojekte

Erklärung zur Verfügbarkeit und Kapazitäten gemäß Anlage 06

Mindeststandards:

- 3 Referenzen zu vergleichbaren Leistungen

- Qualifikation des Projektteams (3 Mitarbeiterprofile)

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Höchstzahl der Bewerber: 5
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2022-07-05 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-11-08 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Wirtschaftsförderungsgesellschaft im Landeseigentum
Kontakt
Internetadresse: www.wfbb.de 🌏
Dokumente URL: https://vergabemarktplatz.brandenburg.de/VMPSatellite/notice/CXP9Y4ZR8C4/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Alle Vergabeunterlagen werden unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abrufbar auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg bereitgestellt.

Um im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs als auch der Angebotsphase alle erteilten Auskünfte bei der Unterlagenerstellung berücksichtigen zu können, ist es erforderlich, eine Registrierung für diese Ausschreibung auf dem Vergabemarktplatz vorzunehmen, insbesondere um der Bieterkommunikation zu folgen.

Bekanntmachungs-ID: CXP9Y4ZR8C4

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 107
Postort: Potsdan
Postleitzahl: 14473
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 331866-1719 📞
Fax: +49 331866-1652 📠
Internetadresse: https://mwae.brandenburg.de/de/vergabekammer-nachpr%C3%BCfungsverfahren/bb1.c.478846.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Zulässigkeit von Nachprüfungsverfahren richtet sich nach § 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB). Nach § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn der Antragsteller den gerügten Vergabeverstoß im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat. Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gegenüber dem Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und Nr. 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann ein Nachprüfungsantrag bei der oben angegebenen Vergabekammer nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4GWB), wobei für die Fristwahrung der Eingang des Nachprüfungsantrags bei der Vergabekammer maßgeblich ist.

§ 134 Informations- und Wartepflicht

(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.

(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf zehn Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

Quelle: OJS 2022/S 102-285229 (2022-05-24)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-11-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 517913.54 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
E-Mail: kerstin.nowak@wfbb.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-11-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-11-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 229-659007
Verweist auf Bekanntmachung: 2022/S 102-285229
ABl. S-Ausgabe: 229
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP9Y4Z6DAU

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Lösungskonzept (LK) (inkl. KWIS-Integration)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Funktionale Anforderungen (FA)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Nichtfunktionale Anforderungen (NFA)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technische Anforderungen (TA)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5%
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Anbieterpräsentation (APr)
Preis (Gewichtung): 30%

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-11-08 📅
Name: Wertschöpfer IT GmbH
Postanschrift: Julius-Hatry-Straße, 1
Postort: Mannheim
Postleitzahl: 68163
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: kontakt@wertschoepfer.it 📧
Land: Mannheim, Stadtkreis 🏙️
Internetadresse: https://wertschoepfer.it/ 🌏
Name: JobRouter AG
Postanschrift: Besselstraße 26
Postleitzahl: 68219
Gesamtwert des Auftrags: 517913.54 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2022/S 229-659007 (2022-11-23)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2024-07-03)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung und Inbetriebnahme eines Workflowmanagementsystem in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement
Referenznummer: 2024/070
Kurze Beschreibung:

Auftragsänderung zur Fertigstellung der Workflows aus Ausschreibung "Workflowmanagementsystem in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement", da die Komplexität der Prozesse deutlich höher als ausgeschrieben war und eine intensive zeitliche Einbindung des Auftraggebers erforderte. Bei den speziell auf die WFBB angepassten ausgewählten Prozessen kann Auftragnehmer - bis auf wenige Ausnahmen (bspw. Prozess Rechnungsfreigabe) - nicht auf standardisierte Abläufe zurückgreifen, sodass hier eine Neukonzeption und Neuentwicklung nach den Bedürfnissen der WFBB erforderlich ist. Insgesamt nahm bereits die Auftaktphase mehr zeitliche und personelle Kapazitäten in Anspruch, da hier grundlegende Entscheidungen bezüglich der Projektausrichtung und des Prozessverständnisses innerhalb der WFBB getroffen werden mussten.

Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenmanagement 📦
Beschreibung
Interne Kennung: 2024/070
Titel: Workflowmanagementsystem in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement
Beschreibung der Beschaffung:

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Postanschrift: Babelsberger Straße 21
Postleitzahl: 14473
Stadt: Potsdam
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Umfang der Beschaffung
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Büroautomatisierungsdienste 📦

Verfahren
Art des Verfahrens
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
§ 132 GWB
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Auftragsvergabe
Los-Identifikationsnummer: LOT-0000
Vertragsnummer: 2022/116
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-11-08 📅
Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: 517913.54 EUR 💰
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet
Kennung des Angebots: Angebot
Leiter der anbietenden Partei ✅
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen: LOT-0000
Informationen über Ausschreibungen
Name der anbietenden Partei: Wertschöpfer IT GmbH
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Bezeichnung: Wertschöpfer IT GmbH
Nationale Registrierungsnummer: HRB 732737
Abteilung: Geschäftsführung
Postanschrift: Julius-Hatry-Straße 1
Postleitzahl: 68163
Postort: Mannheim
Region: Mannheim, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Geschäftsführung
E-Mail: kontakt@wertschoepfer.it 📧
Telefon: 000 📞
URL: https://wertschoepfer.it/ 🌏

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Wirtschaftsförderung Land Brandenburg GmbH
Nationale Registrierungsnummer: Leitweg-ID 12-121092720483777-04
Abteilung: Verwaltung
Postanschrift: Babelsberger Straße 21
Postleitzahl: 14473
Postort: Potsdam
Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
E-Mail: kerstin.nowak@wfbb.de 📧
Telefon: 0331 73061139 📞
URL: www.wfbb.de 🌏
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Die Geltendmachung der Unwirksamkeit einer Auftragsvergabe in einem zusätzlichen Nachprüfungsverfahren ist fristgebunden. Es wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen. Nach § 135 Abs. 2 S. 2 GWB endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union. Nach Ablauf der Frist kann eine Unwirksamkeit nicht mehr festgestellt werden.

Körper überprüfen
Nationale Registrierungsnummer: t:03318661719
Abteilung: Vergabekammer
Postort: Potsdam
Region: Potsdam, Kreisfreie Stadt 🏙️
E-Mail: vergabekammer@mwae.brandenburg.de 📧
Telefon: 0331 8661719 📞
URL: https://mwae.brandenburg.de/de/vergabekammer-nachpr%C3%BCfungsverfahren/bb1.c.478846.de 🌏
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2024-07-03+02:00 📅

Änderungen
Andere zusätzliche Informationen

Hauptgrund für die Änderung: Bedarf an zusätzlichen Bauleistungen, Dienstleistungen oder Lieferungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer.
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: CON-0000
Neuer Wert
Text:

Quelle: OJS 2024/S 129-399533 (2024-07-03)

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