1) Sämtliche Kommunikation erfolgt über das Portal der eVergabe (
www.evergabe-online.de) über die bei der Erstanmeldung hinterlegte E-Mail-Adresse. Es ist eine dauerhafte Erreichbarkeit für die Dauer des gesamten Verfahrens sicherzustellen. Interessierte die sich nicht registrieren, werden nicht automatisch informiert (bspw. über Änderungen und Ergänzungen von Ausschreibungsunterlagen). Diese haben sich regelmäßig über den oben benannten Link eigenständig zu informieren (Holpflicht).
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2) Interessenten/Bewerber/Teilnehmer/Bieter (Beteiligte) haben sich unmittelbar über die Richtigkeit der Ausschreibungsunterlagen zu vergewissern. Bestehen in den Unterlagen Unklarheiten, Widersprüche oder Fehler, sind zusätzliche Informationen rechtzeitig und vor Abgabe des Teilnahmeantrags/Angebots anzufordern, um ein zügiges Verfahren zu gewährleisten. Eine Verlängerung der Angebotsfrist gemäß § 20 Abs. 3 Satz 3 VgV ist nicht möglich, wenn die Information oder Änderung der Unterlagen für die Erstellung des Angebots unerheblich ist oder die Information nicht rechtzeitig angefordert wurde. Bei einer Anfrage / Anforderung von Informationen, die spätestens 7 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist erfolgt, ist von einer rechtzeitigen Anforderung auszugehen.
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3) Informationen, Teilnahmeunterlagen (TNU) und Vergabeunterlagen (VGU) zum Verfahren können über den Link unter I.3) kostenfrei und ohne Registrierung abgerufen werden. Die Bewerbung zum Teilnahmewettbewerb erfolgt über den Teilnahmeantrag. Dieser beinhaltet das ausgefüllte Bewerbungsformular und alle geforderten Erklärungen/Nachweise einschließlich Anlagen, die über das Portal der eVergabe einzureichen sind:
- TNU Bewerbungsformular: Geforderte Eigenerklärungen und Angaben sind enthalten. Die Formblätter "Erklärung Bewerbergemeinschaft" und "Verpflichtungserklärung des Nachunternehmers" sind im Bewerbungsformular enthalten und können auch separat eingereicht werden.
- TNU Anlage A1 - Ausschlusskriterien: Die benannten Mindestanforderungen sind zu erfüllen um sich als Bewerber am Teilnahmewettbewerb zu beteiligen.
- TNU Anlage A2 - Auswahlkriterien: Die Auswahl der Teilnahmer am Verhandlungsverfahren erfolgt anhand dieser Bewertungsmatrix.
- VGU: Alle Vergabeunterlagen werden zum Teilnahmewettbewerb allen Interessenten/Bewerbern zur Verfügung gestellt. Die Angebotsbedingungen, Leistungsbeschreibung, der Mustervertrag usw. dienen der Information. Mit Angebotsaufforderung werden diese Unterlagen allen Teilnehmern als endgültig verbindliche Unterlagen zur Verfügung gestellt. Der AG behält sich das Ändern dieser Unterlagen ausdrücklich vor.
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4) Infokatalog: Anfragen und Hinweise werden vom AG anonymisiert und die Antwort allen Beteiligten per Infokatalog zur Verfügung gestellt. Der Infokatalog wird fortgeschrieben. Dieser beinhaltet je nach Stand des Verfahrens Fragen von Interessierten/Bewerbern/Teilnehmern/Bietern, Antworten des AG, neue Informationen zum Verfahren sowie zu Änderungen und Ergänzungen von Ausschreibungsunterlagen. Die Inhalte des Infokatalogs und deren Anlagen werden Bestandteil der Ausschreibungsunterlagen und sind bei der Erstellung des Teilnahmeantrags/Angebots zu beachten. Bei Erteilung des Zuschlages auf ein Angebot werden diese Vertragsbestandteil. Bei Abweichungen zwischen den ursprünglichen Ausschreibungsunterlagen und dem Infokatalog gelten die Informationen des Infokatalogs.
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5) Nachforderungen: Gem. § 56 VgV hat der AG ein Entschließungsermessen dahingehend, ob er Unterlagen nachfordert. Der AG bindet sich hinsichtlich dieses Ermessens nicht vorab. Bewerber können nicht darauf vertrauen, dass sie Gelegenheit erhalten, Unterlagen nachzureichen.
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6) Form der Nachweise/Anlagen zum Teilnahmeantrag: Der Auftraggeber behält sich vor, alle nicht ausreichend der Form ensprechende Teilnahmeanträge nicht zu berücksichtigen. Empfehlung:
- Teilnahmeantrag mit Anlagen in EINZELNEN PDF-Dateien einreichen, nicht als ein zusammengefasstes Dokument.
- Volltextsuche ermöglichen.
- Die Dateinamen der Einzeldateien sind kurz und mit prägnantem Namen, der auf den Inhalt schließen lässt, zu wählen, bspw. "Anlagenummer-Inhalt-Firmenname.pdf"
- Angabenzuordnung: Alle relevanten Angaben des Bewerbers im Bewerbungsformular müssen im entsprechenden Nachweis / Referenzbeleg eindeutig ersichtlich und ggf. hervorgehoben und im Detail erläutert sein. Ansonsten kann es zur Nichtberücksichtigung oder Negativbewertung der entsprechenden Angaben führen.
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7) Nicht deutschsprachige Nachweise müssen als beglaubigte Übersetzung in Deutsch vorgelegt werden.
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8) Nicht erwünscht sind allgemeine Werbebroschüren und weitere Unterlagen zur Vorstellung des Bewerbers sowie zusätzliche Angaben, die über die geforderten hinausgehen. Diese werden im Verfahren nicht berücksichtigt.
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9) Die Arbeitssprache ist deutsch. Bei der Auftragserfüllung sind durch den AN sämtliche Unterlagen in deutscher Sprache an den AG zu liefern. Entsprechendes gilt auch für die Präsentation und Verhandlungsgespräche während des Vergabeverfahrens.
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10) Für Ausarbeitung der Teilnahme-/Angebotsunterlagen werden Bewerbern/Teilnehmern/Bietern keine Kosten erstattet.
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11) Ausgeschlossene Bewerber die bereits eine Ausschlussinformation gemäß § 62 VgV im Teilnahmewettbewerb erhalten haben und somit nicht als Teilnehmer/Bieter am Verhandlungsverfahren teilnehmen, werden nicht nochmals gemäß §134 GWB informiert.
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12) Bei verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für alle Geschlechter.
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13) Über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie Ihren hierzu bestehenden Rechten erhalten Sie Informationen unter
https://lhw.sachsen-anhalt.de/datenschutzerklaerung