Zeitlich befristete Überlassung des Produktes Dracoon sowie Unterstützung bei dessen Nutzung

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Die Orte der Leistungserbringung sind die derzeitigen und zukünftigen Standorte der HZD in Wiesbaden, Mainz und Hünfeld sowie der Sitz der föderalen IT-Kooperation in Frankfurt am Main.

Beschreibung der Beschaffung

Seit mehreren Jahren betreibt die HZD in ihrem Rechenzentrum das Produkt HessenDrive, eine Google Drive ähnliche Plattform für den sicheren Austausch bzw. die gemeinsame Nutzung von Daten und Dokumenten, sowohl innerhalb der Landesverwaltung als auch darüber hinaus. Die HZD setzt dafür das BSI C5-zertifizierte Produkt Dracoon des gleichnamigen Herstellers ein. Die Laufzeit der derzeit dafür genutzten Verträge endet am 30.06.2022. Um das Produkt HessenDrive weiterhin betreiben und anbieten zu können ist daher der Abschluss der für den Weiterbetrieb benötigten Verträge erforderlich.
Ziel der Vergabe ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über die zeitlich befristete Überlassung des Produktes Dracoon sowie der Unterstützung bei dessen Nutzung (Dienstleistung). Die Laufzeit beträgt zwei Jahre mit zweimaliger Verlängerungsmöglichkeit um jeweils ein Jahr.
Der Einsatz des Produktes wird mit allen Komponenten ausschließlich im Rechenzentrum der HZD erfolgen. Die Nutzung erfolgt durch potentiell alle Dienststellen der hessischen Landesverwaltung sowie - im Rahmen der Zusammenarbeit der Verwaltungen der Länder und Kommunen - durch Dienststellen anderer deutscher Gebietskörperschaften. Der Betrieb des Produktes Dracoon innerhalb der von der HZD betriebenen Infrastruktur gewährleistet die in zahlreichen Fällen erforderliche Erfüllung eines hohen Schutzbedarfs der verwalteten bzw. ausgetauschten Informationen.
Umfang
a) Lizenzen
Benötigt werden bis zu 10.000 Lizenzen. Die Abrechnung der Lizenznutzung erfolgt monatlich entsprechend der Anzahl der jeweils Benutzern zugeordneten Lizenzen.
Als Laufzeit ist der Zeitraum 01.07.2022 bis 30.06.2024 vorgesehen, zuzüglich einer zweimaligen automatischen Verlängerungsmöglichkeit um jeweils ein Jahr, bis längstens zum 30.06.2026.
b) Dienstleistungen
Zur Unterstützung der HZD beim Betrieb wird ein Dienstleistungskontingent von maximal 100 Personentagen über die maximale Vertragslaufzeit von 4 Jahren benötigt. Ein Personentag entspricht dabei acht Stunden zzgl. Pausen. Konkrete Leistungen werden bedarfsgestützt abgerufen.
Es werden folgende Mindestabnahmemengen über den gesamten Vertragszeitraum von max. 4 Jahren vereinbart:
- 5.000 Lizenzen
- 25 Personentage Dienstleistung.
Die technischen Rahmenbedingungen ergeben sich aus den Vorgaben des Herstellers Dracoon. Dementsprechend erfolgt der Betrieb seitens der HZD unter Nutzung des DBMS MariaDB. Als Betriebssystem wird RedHat, derzeit Version 8, eingesetzt.
Lizensierung und Unterstützungsleistungen sind dafür bereitzustellen.
Der Leistungsumfang des Produktes ergibt sich abschließend aus den Produktbeschreibungen des Herstellers Dracoon.
Für die Lizenzverwaltung (Download, Reduzierung und Abrechnung) ist ein Tool zur Verfügung zu stellen und auf dem Server der HZD zu installieren. Dieses Tool dient dem Download der Lizenzen, der Reduzierung der in Nutzung befindlichen Lizenzen sowie der Verwaltung und Abrechnung.
Der Auftraggeber meldet dem Auftragnehmer einen monatlichen Forecast, der auf Basis des Lizenzverbrauchs des letzten Montags erhoben wird (used user). Diese genaue Anzahl der used user wird mittels des genannten Tools ermittelt. Der Zugriff obliegt einzig dem Auftraggeber.
Im Hinblick auf Releasewechsel sowie auf eine allgemeine Produktberatung sind die im Folgenden aufgeführten Dienstleistungen zu erbringen.
Diese Leistungen sind während der Geschäftszeiten der HZD (jeweils Montag bis Donnerstag 8:00 Uhr bis 16:30 Uhr und Freitag 8:00 Uhr bis 15:00 Uhr) zu erbringen.
Folgende Leistungen sind bei der Einführung neuer Versionen in den Betrieb zu erbringen:
1. Unterstützung der HZD bei ggf. erforderlicher Neukonzeption und Um- bzw. Aufbau der Infrastruktur, der Implementierung der Software sowie der dazugehörigen Dokumentation
2. Mitarbeit bei der Anpassung von Konzepten, u.a. zur IT-Sicherheit
3. Schulung des HZD-Personals.
Zur Vorbereitung und Durchführung von Projekten im Zusammenhang mit der Weiterentwicklung des Produktes HessenDrive sollen Beratungs- und Unterstützungsleistungen angeboten werden.
Der Auftragnehmer stellt einen 3rd Level Support (telefonische Beratung, Hotline) zur Nutzung durch das Betriebspersonal der HZD für produktspezifische Probleme in der Zeit von 07:00 Uhr bis 18:00 Uhr an Werktagen (Montag - Freitag) zur Verfügung. Ein Dienst am Wochenende (Samstag - Sonntag) sowie an Hessischen Feiertagen ist nicht vorgesehen.
Reaktionszeiten für die Entstörung (Ticketbearbeitung und Übersendung der Ticket-ID):
• Für die Problemannahme muss die Reaktionszeit maximal 30 Minuten betragen.
• Mit der Problembehebung soll maximal 4 Stunden nach der Problemannahme begonnen werden. Sofern eine Problembehebung nicht innerhalb dieses Zeitraumes möglich ist (z.B. Problembehebung erst mittels neuem Release möglich), so ist dies begründet darzulegen.
Darüber hinaus steht der Auftragnehmer nach Absprache erforderlichenfalls für Störungs- und Problembehebungen sowie Installationsunterstützung in den Räumen der HZD zur Verfügung.

Beschreibung der Verlängerungen

Angestrebt wird ein Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von 24 Monaten mit einer zweimaligen Verlängerungsmöglichkeit um jeweils weitere 12 Monate. Der Rahmenvertrag endet spätestens nach Ablauf von 48 Monaten nach Zuschlagserteilung.

Zusätzliche Informationen

Die Leistungen aus dieser Rahmenvereinbarung können bis zu einem Höchstwert
von 859.200,00 € (netto) bei einer maximalen Lauftzeit von vier Jahren abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet diese Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Darstellung von mindestens 3 geeigneten Referenzen aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen.
Art: Zeitlich befristete Überlassung des Produktes Dracoon für On-Premise Installationen sowie Unterstützung bei dessen Nutzung
Umfang: Mindestens 1000 Lizenzen
Die Tabelle des Referenzvordruckes ist lückenlos auszufüllen.
Wird eine Angabe in der Tabelle des Referenzvordruckes, die die Art oder den Umfang der angegebenen Referenz betrifft, mit "Nein" angekreuzt, so erfüllt die angegebene Referenz nicht die notwendigen Vorgaben und wird bei der Prüfung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bieters nicht berücksichtigt.
Die Vergabestelle behält sich die Überprüfung der Referenzen bei dem Referenzauftraggeber vor. Für einen solchen Fall wird die Vergabestelle von dem Bieter die Benennung eines Ansprechpartners mit Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail) nachfordern.
(Datei "Referenzen" auf der Vergabeplattform).
In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG") zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 12.07.2021, (GVBl. S. 338) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Den Zuschlag erhält der Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot in Bezug auf den Preis. Entscheidend ist hier die Gesamtangebotssumme (brutto), die sich aus den Summen der entsprechenden Positionen im Preisblatt ergibt. Werden mehrere Angebote mit dem gleichen Preis abgegeben, entscheidet das Los über den Zuschlag.
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB (Datei "Eigenerklaerung_Par_123_GWB") ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen. Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB (Datei "Eigenerklaerung_Par_124_GWB") ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft diese Erklärungen nach §§ 123 + 124 GWB in der entsprechenden Form einzureichen. Bei Einsatz von Unterauftragnehmern hat jeder Unterauftragnehmer diese Erklärungen in der entsprechenden Form einzureichen.
Hinweise der Vergabestelle zu den Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB: Sollten ein oder mehrere Gründe bejaht werden, wird der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmer gebeten, diesen Grund bzw. diese Gründe unter präziser Darstellung des relevanten Sachverhalts sowie die unternommenen Selbstreinigungsmaßnahmen (§ 125 GWB) auf einem gesonderten Blatt zu erläutern. Die Vergabestelle wird dann nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden, ob die Teilnahme des Bieters/Mitglieds der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmers am Vergabeverfahren zulässig ist oder der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmer vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei
ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1.der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2.
§ 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Beschreibung der Beschaffung

Seit mehreren Jahren betreibt die HZD in ihrem Rechenzentrum das Produkt HessenDrive, eine Google Drive ähnliche Plattform für den sicheren Austausch bzw. die gemeinsame Nutzung von Daten und Dokumenten, sowohl innerhalb der Landesverwaltung als auch darüber hinaus. Die HZD setzt dafür das BSI C5-zertifizierte Produkt Dracoon des gleichnamigen Herstellers ein. Die Laufzeit der derzeit dafür genutzten Verträge endet am 30.06.2022. Um das Produkt HessenDrive weiterhin betreiben und anbieten zu können ist daher der Abschluss der für den Weiterbetrieb benötigten Verträge erforderlich. Ziel der Vergabe ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über die zeitlich befristete Überlassung des Produktes Dracoon sowie der Unterstützung bei dessen Nutzung (Dienstleistung). Die Laufzeit beträgt zwei Jahre mit zweimaliger Verlängerungsmöglichkeit um jeweils ein Jahr. Der Einsatz des Produktes wird mit allen Komponenten ausschließlich im Rechenzentrum der HZD erfolgen. Die Nutzung erfolgt durch potentiell alle Dienststellen der hessischen Landesverwaltung sowie - im Rahmen der Zusammenarbeit der Verwaltungen der Länder und Kommunen - durch Dienststellen anderer deutscher Gebietskörperschaften. Der Betrieb des Produktes Dracoon innerhalb der von der HZD betriebenen Infrastruktur gewährleistet die in zahlreichen Fällen erforderliche Erfüllung eines hohen Schutzbedarfs der verwalteten bzw. ausgetauschten Informationen. Umfang a) Lizenzen Benötigt werden bis zu 10.000 Lizenzen. Die Abrechnung der Lizenznutzung erfolgt monatlich entsprechend der Anzahl der jeweils Benutzern zugeordneten Lizenzen. Als Laufzeit ist der Zeitraum 01.07.2022 bis 30.06.2024 vorgesehen, zuzüglich einer zweimaligen automatischen Verlängerungsmöglichkeit um jeweils ein Jahr, bis längstens zum 30.06.2026. b) Dienstleistungen Zur Unterstützung der HZD beim Betrieb wird ein Dienstleistungskontingent von maximal 100 Personentagen über die maximale Vertragslaufzeit von 4 Jahren benötigt. Ein Personentag entspricht dabei acht Stunden zzgl. Pausen. Konkrete Leistungen werden bedarfsgestützt abgerufen. Es werden folgende Mindestabnahmemengen über den gesamten Vertragszeitraum von max. 4 Jahren vereinbart: - 5.000 Lizenzen - 25 Personentage Dienstleistung. Die technischen Rahmenbedingungen ergeben sich aus den Vorgaben des Herstellers Dracoon. Dementsprechend erfolgt der Betrieb seitens der HZD unter Nutzung des DBMS MariaDB. Als Betriebssystem wird RedHat, derzeit Version 8, eingesetzt. Lizensierung und Unterstützungsleistungen sind dafür bereitzustellen. Der Leistungsumfang des Produktes ergibt sich abschließend aus den Produktbeschreibungen des Herstellers Dracoon. Für die Lizenzverwaltung (Download, Reduzierung und Abrechnung) ist ein Tool zur Verfügung zu stellen und auf dem Server der HZD zu installieren. Dieses Tool dient dem Download der Lizenzen, der Reduzierung der in Nutzung befindlichen Lizenzen sowie der Verwaltung und Abrechnung. Der Auftraggeber meldet dem Auftragnehmer einen monatlichen Forecast, der auf Basis des Lizenzverbrauchs des letzten Montags erhoben wird (used user). Diese genaue Anzahl der used user wird mittels des genannten Tools ermittelt. Der Zugriff obliegt einzig dem Auftraggeber. Im Hinblick auf Releasewechsel sowie auf eine allgemeine Produktberatung sind die im Folgenden aufgeführten Dienstleistungen zu erbringen. Diese Leistungen sind während der Geschäftszeiten der HZD (jeweils Montag bis Donnerstag 8:00 Uhr bis 16:30 Uhr und Freitag 8:00 Uhr bis 15:00 Uhr) zu erbringen. Folgende Leistungen sind bei der Einführung neuer Versionen in den Betrieb zu erbringen: 1. Unterstützung der HZD bei ggf. erforderlicher Neukonzeption und Um- bzw. Aufbau der Infrastruktur, der Implementierung der Software sowie der dazugehörigen Dokumentation 2. Mitarbeit bei der Anpassung von Konzepten, u.a. zur IT-Sicherheit 3. Schulung des HZD-Personals. Zur Vorbereitung und Durchführung von Projekten im Zusammenhang mit der Weiterentwicklung des Produktes HessenDrive sollen Beratungs- und Unterstützungsleistungen angeboten werden. Der Auftragnehmer stellt einen 3rd Level Support (telefonische Beratung, Hotline) zur Nutzung durch das Betriebspersonal der HZD für produktspezifische Probleme in der Zeit von 07:00 Uhr bis 18:00 Uhr an Werktagen (Montag - Freitag) zur Verfügung. Ein Dienst am Wochenende (Samstag - Sonntag) sowie an Hessischen Feiertagen ist nicht vorgesehen. Reaktionszeiten für die Entstörung (Ticketbearbeitung und Übersendung der Ticket-ID): • Für die Problemannahme muss die Reaktionszeit maximal 30 Minuten betragen. • Mit der Problembehebung soll maximal 4 Stunden nach der Problemannahme begonnen werden. Sofern eine Problembehebung nicht innerhalb dieses Zeitraumes möglich ist (z.B. Problembehebung erst mittels neuem Release möglich), so ist dies begründet darzulegen. Darüber hinaus steht der Auftragnehmer nach Absprache erforderlichenfalls für Störungs- und Problembehebungen sowie Installationsunterstützung in den Räumen der HZD zur Verfügung.