Beschreibung der Beschaffung
Die Leistungspflicht des Auftragnehmers/ der Auftragnehmerin umfasst grundsätzlich die Abholung beim Druckdienstleister, Beförderung und Zustellung von vorab postleitzahlenoptimierten Briefen in den Formaten Standardbrief, Kompaktbrief und Großbrief. Die genauen Versandtermine der jeweiligen Sendungen, werden von uns zu gegebener Zeit bekanntgegeben.
Für die erste Versandaktion der Beitragsbescheide stehen die kuvertierten Sendungen am 18.04.2023, ab 16:00 Uhr zur Abholung bereit.
Sie haben ab diesem Zeitpunkt zwei Tage für die Versandvorbereitungen (z.B. für Frankierarbeiten etc.) zur Verfügung. Der Tag der Abholung zählt hierbei zur Vorbereitungszeit. Der Versand der Sendungen ist unmittelbar nach Abschluss der Versandvorbereitungen durchzuführen.
Im Anschluss an die Zuschlagserteilung KANN direkt zwischen dem Druck- und dem Zustelldienstleister geklärt werden, ob eine Abholung von mehreren Druckcentern (innerhalb Deutschlands) erfolgt. Sofern hierdurch Kosten entstehen, sind diese vom Druckdienstleister zu tragen.
Beispiel:
Postdienstleister XY holt Sendungen an Standort A, Standort B und Standort C ab, da er überall Postverteilzentren hat. Die Kosten für den höheren Aufwand rechnet er mit der Druckerei ab.
Die Auftraggeberin hat im Vorfeld dieser Ausschreibung die Sendungsformate und die Sendungsmengen anhand von Werten aus dem Vorjahr ermittelt. Die Bieter/ innen haben zum Zweck der Angebotskalkulation von den nachfolgend benannten, unverbindlichen Angaben auszugehen. Der Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin hat keinen Anspruch auf Abruf dieser Mengen in der benannten Höhe. Es handelt sich lediglich um ein geschätztes Jahresaufkommen, dem Erfahrungswerte zugrunde liegen. Es wird auf das Preisblatt des Teils D. der Vergabeunterlagen verwiesen. Die Zustellungen erfolgen zu ca. 99,92 % im Bundesgebiet. Der Rest der Sendungen wird im EU-Raum zugestellt.
Anzahl der Beitragsbescheide in 2023 insgesamt: ca. 350.300 Stück Der geplante Versandzeitpunkt der Beitragsbescheide ist der 18.04.2023.
Anzahl der Mahnungen in 2023 insgesamt: ca. 66.500 Stück/Standardbrief a. 1. Aktion: ca. 2.730 Mahnungen b. 2. Aktion: ca. 63.770 Mahnungen Die erste Mahnaktion wird voraussichtlich im Februar 2023 stattfinden. Die zweite Mahnaktion im Juni 2023.
Genaue Termine werden frühzeitig mitgeteilt.
Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlicher Stückzahl.
Die Bescheide und Mahnungen sind überwiegend DIN lang kuvertiert. Es werden Fensterhüllen mit den nachfolgenden Formaten verwendet:
Fensterhüllen für 1- 5 Blätter (ca. 73,5 % des Versandaufkommens) Format: DIN C 6/5, 114 x 229 mm, 75 g/qm frei weiß Offset Druck: 2/0- farbig (mit grauem Innendruck), BGHW-Logo farbig Fenster: links- Standard Fensterhüllen für 6 – 8 Blätter (ca. 26,5 % des Versandaufkommens) Format: DIN Kompakt, 125 x 235 mm, 80 g/qm frei weiß Offset Druck: 2/0- farbig (mit grauem Innendruck), BGHW-Logo farbig Fenster: links- Standard Fensterhüllen für Mehr als 8 Blätter (ca. 0 % des Versandaufkommens) = 1 Sendung! Format: DIN C 4, 324 x 229 mm, 120 g/qm frei weiß Offset Druck: 2/0- farbig (mit grauem Innendruck), BGHW-Logo farbig Fenster: Standard Eine Zusatz- und Vermerkzone zur Anbringung von Sendungsinformationen ist NICHT vorhanden.