Beschreibung der Beschaffung
Die zu erbringenden Tätigkeiten gliedern sich in zwei Hauptbereiche. Diese sind Umzugsdienstleistungen und Raumvorbereitung.
1. Umzugsdienstleistungen
Der AN hat sämtliche zur ordnungsgemäßen Verrichtung seiner zu erbringenden Dienstleistungen benötigten Arbeitsmittel, Werkzeuge und Hilfsmittel, Materialien zum Schutz von Bauteilen, Klebeband, Umzugsaufkleber, Transportgeräte wie z.B. Hunte/Transportroller, EDV-Wannen, etc. zu stellen. Eine gesonderte Vergütung der nicht im Preisblatt genannten Gegenstände erfolgt nicht. Alle eingesetzten elektrischen Geräte bedürfen einer aktuellen DGUV Prüfung.
Der AN stellt im Rahmen seiner Dienstleistung und bei Bedarf auch Materialien, Transportutensilien und Außenaufzüge zur Verfügung.
Die reguläre Büroeinheit besteht aus:
- Elektrisch höhenverstellbarer Schreibtisch
- Rollcontainer
- Bürodrehstuhl
- Sideboard
- EDV-Ausstattung (inkl. abklemmen, vom Netzwerk trennen, transportieren und am neuen Standort komplett betriebsbereit anschließen und verkabeln)
- Ggf. Akten-/Kleiderschrank
- Ggf. Besuchertisch mit 2 Stühlen
- Ca. 5-10 Umzugskartons für Kleinteile, Akten, etc.; alt. 1-2 Aktenwagen
Laufende Arbeiten
- Umzug von einzelnen Büroeinheiten (mit Umzugsaufklebern versehene Möbel; Umzugskartons; ggf. Aktenwagen; komplette EDV - inkl. abklemmen, vom Netzwerk trennen, transportieren und am neuen Standort komplett betriebsbereit anschließen und verkabeln)
- Möbeltransporte innerhalb der Häuser (z.B. benötigte Möbel sind aus dem Möbellager abzuholen und in den anfordernden Raum zu bringen; nicht mehr benötigte Möbel sind abzuholen, zu prüfen, bei defekt zu reparieren oder zu entsorgen, voll funktionsfähige Möbel sind im Möbellager einzulagern)
- Umzug von Sondermöbeln (z.B. Sessel/Sofa, etc.)
- Möbelaufstellung und -montage, Montage von Regalanlagen
- Umstellen/Räumarbeiten z.B. der Kantinen, Außenbestuhlung, etc. gemäß Stellplan
- Bereitstellung und Abholung von Aktenwagen und Umzugskartons
- Mitwirkung bei Aufräumungsarbeiten
- Entrümplungsaktionen von Keller- oder Lagerräumen
- Räumarbeiten vor oder nach größeren Veranstaltungen
- Räumarbeiten im Rahmen von Renovierungsmaßnahmen
- Sonstige Transporte, wie z.B. Klavier, Safes, Systemtrennwände, etc.
- Zu entsorgende Möbel zerlegen, nach Wertstoffen trennen und fachgerecht in die dafür vorhandenen Container entsorgen
- Raumkontrollen (ausrichten von Möbeln)
- Reparaturen von Möbeln
- Montage und Demontage von Bildleisten, fest eingebauten Einrichtungsgegenständen und Vergleichbares.
- Austausch und Montage von Türschildern
- Weitere Tätigkeiten im Rahmen eines Umzuges
Umzug von mehreren Büroeinheiten einer Gruppe oder Abteilung
Für größere Umzüge kann über das Stammpersonal hinaus weiteres Hilfs-Personal (Umzugshelfer*innen) hinzugezogen werden. Das für den Umzug benötigte Personal wird von der AG separat beauftragt und über diesen Vertrag abgerechnet. Die Vorlaufzeit für den Abruf dieser Leistung beträgt in der Regel mind. 2 Wochen.
2. Raumvorbereitung
In den Häusern 1-8 existieren insgesamt ca. 100 Besprechungsräume in verschiedenen Größen. Diese können über ein Online-Buchungssystem von den GIZ-Mitarbeiter*innen jederzeit 24/7 gebucht werden. 8 Besprechungsräume werden in verschiedenen Bestuhlungsvarianten angeboten (Kinobestuhlung, Stuhlkreis, Tischgruppen, Konferenzbestuhlung, etc.) Zwei der umbaubaren Räumlichkeiten sind große Auditorien mit jeweils 203 qm. Diese können auch zusammen als großer Saal gebucht werden.
Die Raumvorbereitung findet hauptsächlich früh morgens zwischen ca. 07:00-10:00 Uhr statt, je nachdem, zu welcher Uhrzeit die Räume gebucht und in welcher Bestuhlungsvariante sie bestellt wurden. Die Hauptbuchungszeit der Räume liegt in der Zeit zwischen 08:00 Uhr und 18:00 Uhr. Abweichungen hiervon finden vereinzelt statt. Teilweise sind auch Vorbereitungen unter Tag notwendig.
Folgende Aufgaben übernimmt das Raumvorbereitungsteam im Detail:
- Jeder gebuchte Raum wird vor Nutzung der GIZ-MA anhand einer kurzen Checkliste, die durch die AG zur Verfügung gestellt wird, überprüft. Einmal wöchentlich sollen alle Besprechungsräume intensiv überprüft werden. Auch hier wird eine entsprechende Checkliste zur Verfügung gestellt.
- Sonderflächen wie z.B. flexible Büros, Raum der Stille und Eltern-Kind-Büros werden ebenfalls 1x wöchentlich mithilfe angepasster Checklisten begangen.
- Die Sicherheitsstandards (Fluchtwege etc.) und Hygienekonzeptvorgaben werden umgesetzt.
- Anhand der zur Verfügung gestellten Informationen müssen die Räume evtl. in ihren angebotenen Standard zurückgebaut werden
- Gewünschte Bestuhlungsvarianten bei umbaubaren Räumen aufbauen
- In den Auditorien wird je nach Anforderung im Rahmen der Raumvorbereitung zusätzlich zur Bestuhlung auch bestellte Technik (z.B. Rednerpulte, Monitore) aufgebaut und angeschlossen, sowie die Trennwand ein- oder ausgebaut, und Bühne und Messewände aufgestellt.
- Zusätzlich bestelltes Moderationsmaterial (Pinnwände, Flipcharts) in den Räumen bereitstellen und nach Nutzungsende in die Lagerräume zurückbringen.
- Entfernung und Entsorgung von benutzen Moderationspapier (z.B. an Flipcharts und Pinnwänden) und Auffüllen des Moderationspapierbestandes und der Stifte in den Räumen.
- Besprechungsraumlager, wenn vorhanden, werden in regelmäßigen Abständen kontrolliert und das Material auf Vollständigkeit und Funktionstüchtigkeit überprüft.
- In den Räumen zurückgelassene, ausgeliehene Moderationskoffer und ggf. Fundsachen werden ins Kundencenter gebracht.
- Leichte Verschmutzungen an Tischen werden entfernt.
- Im Raum zurückgelassenes Geschirr wird aus dem Raum entfernt und an einem vorgegebenen Ort deponiert.
- Weitere Tätigkeiten im Rahmen einer Raumvorbereitung.