BA 135726 ERP 2.0

GEKA mbH

Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer ERP-Lösung (Enterprise-Resource-Planning) inkl. Dokumentenmanagement.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-04-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-03-24.

Wer?

• GEKA mbH

Wie?

• Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung › Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)

Wo?

• Lüneburg › Heidekreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-03-24	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-03-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP)
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer ERP-Lösung (Enterprise-Resource-Planning) inkl. Dokumentenmanagement.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für die Unternehmensressourcenplanung (ERP) 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: GEKA mbH
Postanschrift: Humboldtstr. 110
Postleitzahl: 29633
Postort: Munster
Kontakt
Internetadresse: http://www.geka-munster.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@geka-munster.de 📧
Telefon: +49 5192/964-0 📞
Fax: +49 5192/964-249 📠
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E66252435 🌏
URL der Teilnahme: https://www.subreport.de/E66252435 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-03-24 📅
Einreichungsfrist: 2023-04-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-03-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 063-187455
ABl. S-Ausgabe: 63
Zusätzliche Informationen

Die Ausschreibungsunterlagen werden komplett veröffentlicht und können im Vergabeportal ELVIS/Subreport kostenlos eingesehen werden. Zu finden unter: https://www.subreport.de/E66252435

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist die Einführung einer ERP-Lösung (Enterprise-Resource-Planning) inkl. Dokumentenmanagement, die in möglichste großem Umfang bereits vorkonfigurierte, standardisierte, branchentypische Funktionen und Geschäftsprozesse bietet, die zur Erfüllung der Anforderungen geeignet sind. Die detaillierte Leistungsbeschreibung ist im Anforderungskatalog ausführlich beschrieben.

Zeitplan:

Die Einrichtung des Systems und die Migration der Daten sollen bis zum 30.04.2024 erfolgen.

Vom 01.05.2024 bis 31.05.2024 findet die Testphase statt.

Zum01.06.2024 soll die Betriebsaufnahme erfolgen.

Die Anzahl der Lizenzen sind wie folgt: 40 ERP-Vollzugriff-Lizenzen, 30 Lesezugriff-Lizenzen und 2 Device-Lizenzen.

Alle (fachlichen) Anforderungen an das System und die eingesetzten Module sollen demnach mit Standardfunktionalitäten realisiert werden (Parametrisierung, d. h. Umsetzung von Best Practices statt Individualentwicklung), um auch die Wartbarkeit des Systems zu gewährleisten. Dies erfordert, dass einige Prozesse beim Auftraggeber neugestaltet werden müssen. Hierfür müssen nach Auftragsvergabe Workshops zur gemeinsamen Ausarbeitung abgehalten werden.

Die zu vergebenden Leistungen (Einführung einer ERP-Lösung mit Dokumentenablage) beinhalten sämtliche für die Einführung und den Betrieb der Lösung erforderlichen Module nach Anforderungskatalog, sowie dafür zu erbringende Dienstleistungen, insbesondere die Konzeptionierung, die Systemlieferung, die Migration und Implementierung und die spezifische Anpassung der Lösung sowie die Sicherstellung des Systembetriebs im Rahmen der Gewährleistung über 12 Monate. Ebenso gehören zum Leistungsumfang die Erstellung des Pflichtenhefts, einer System-, Anwender- und Verfahrensdokumentation (rechtssicher), entsprechende Schulungsunterlagen und die Durchführung aller erforderlichen Schulungen im Rahmen der Systemeinführung.

Durch das System müssen unter anderem folgende Themenkomplexe und zugehörigen Workflows unterstützt und medienbruchfrei digitalisiert werden:

- Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Jahresabschluss (HGB), Kameralistik (Wirtschaftsplan)

- Beschaffungsprozess einschließlich innerbetrieblicher Bedarfsmeldung inkl. Eingangsrechnungsverarbeitung (Purchase-to-Pay)

- Einkauf aller im Unternehmen benötigten Güter und Leistungen (inkl. Beschaffungen für komplexe Projekte sowie Verwaltung der dazugehörigen Verträge in einem Vertragsmanagement).

- Lagerwirtschaft mit allen notwendigen Lager- und Artikelinformationen, Bestandsmanagement, Anbindung von Barcode-Scannern oder MDE-Geräte

- Erstellung von Haushalts- und Wirtschaftsplänen, Haushaltssteuerung, Mittelbindung, Deckungsfähigkeit/-deckungskreise, Übertragungen, Umfassende Planungsfunktion über mehrere Jahre und unterjährig, Ausweis der vergangenen IST-Daten, der Plan-Daten, der erwarteten Werte (Summe aus IST und PLAN Werten) für einen Zeitraum und die Restmittel (PLAN-IST-Abweichung), Berücksichtigung der Restmittel des Vorjahres für das Folgejahr als PLAN-Erhöhung), Berücksichtigung von Umwidmungen (=Verschiebung von Mitteln von einem in ein anderes Projekte)

- Controlling (Darstellung von Zahlungsflüssen, Budgetverwaltung, Kosten- und Leistungsrechnung und -umlagen)

- Bereitstellung und Implementierung des ERP-Systems als SaaS-Lösung in einem deutschen Rechenzentrum mit Datenhaltung in Deutschland sowie Zugangskontrolle zu Daten durch deutschen Datentreuhändler unter den strengen Datenschutz und Compliance Richtlinien in Deutschland, EU und EFTA

- Abbildung von Workflowprozessen in den einzelnen Abteilungen/Sachbearbeiter welche auch als Aufgabenpakete zu verstehen sind.

- Möglichkeiten auch Fertigungs- und Produktionsprozesse anbinden zu können.

Dauer: 12 Monate
Zusätzliche Informationen:

Die Ausschreibungsunterlagen werden komplett veröffentlicht und können im Vergabeportal ELVIS/Subreport kostenlos eingesehen werden. Zu finden unter: https://www.subreport.de/E66252435

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: GEKA mbH, Humboldtstr. 110, 29633 Munster

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Auszug aus dem Handelsregister oder Gewerberegister

Eigenerklärung zu Artikel 5k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014

Die Belege dürfen nicht älter als 6 Monate sein.

Bei Nichterfüllung der Vorlage der Nachweise erfolgt der Ausschluß

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Eigennachweis über mind. 3 Referenzen der letzten 5 Jahre über die Lieferung eines vergleichbaren Produktes und Umsätze der letzten 3 Jahre

Eigennachweis zur Zuverlässigkeit und Gesetzestreue gem. §§ 123, 124 GWB

Eigennachweis zur Tariftreue und zur Zahlung des Mindestlohns

Der Bieter wird vom weiteren Verfahren ausgeschlossen, sofern er die geforderten Erklärungen nicht vorlegt oder die aufgestellten Eignungskriterien nicht erfüllt. Die Vergabestelle behält sich vor, Erklärungen und sonstige Unterlagen, die mit dem Angebot einzureichen sind, gemäß § 56 VgV nachzufordern. Ein Anspruch der Bieter auf Nachforderung besteht nicht.

Mindeststandards:

Mindestumsatz per anno 334.000 EUR.

Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtdeckungshöhe von mindestens zusammen 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden je Versicherungsjahr;

Alternativ: Eigenerklärung zur Bereitschaft, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung auf erstes Anfordern des Auftraggebers abzuschließen sowie Nachweis eines Versicherers, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bieter bereit ist.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

- bestehende Zertifizierung der IT-Sicherheit des Anbieters für die auftragsrelevanten Systeme nach DIN ISO/IEC 27001 auf der Basis von IT-Grundschutz/DIN ISO/IEC 27001(nativ) oder gleichwertig mit Angabe der Zertifizierungsstelle; für die Gleichwertigkeit hat der Bieter eine Eigenerklärung abzugeben und einen Nachweis über Erreichung eines mit der Standardabsicherung des IT-Grundschutzes vergleichbaren Schutzniveaus.

- Firmenprofil

Mindeststandards:

- Ausfüllen des Teilnahmeantrag ERP-Ausschreibung GEKA mbH mit der Bitte der Eintragung der Kontaktdaten.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-04-07 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: GmbH
Kontakt
Kontaktperson: GEKA mbH - Vergabestelle
Internetadresse: www.geka-munster.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E66252435 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Hiermit informieren wir Sie über die Erfüllung der elektronischen Rechnungsbearbeitung bei der GEKA mbH und die damit verbundenen Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung an uns. Sie sind aufgrund des E-Rechnungs-Gesetzes vom 4. April 2017 (BGBI. I, 770 ff.) verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß CEN-Norm 16931 ab dem 27. November 2020 nur noch digital an die GEKA mbH zu versenden.

1. Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung steht Ihnen die Nutzung der OZG-konforme-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) unter xrechnung-bdr.de zur Verfügung. Hier können Sie eine Rechnung auf der Plattform erstellen oder eine vorhandene Rechnung hochladen.

2. Ausgenommen von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ab dem 27. November 2020 sind Rechnungen bis 1.000€ netto. (§3 Absatz 3 der E-Rechnungs- Verordnung (E-RechV) Unter 1.000€ können Sie die Rechnungen elektronisch als PDF an invoice@geka-munster.de (Voraussetzungen siehe unten) senden.

3. Unsere Leitweg- ID lautet: 992-19518-12

Möglicherweise geforderte Mindeststandards:

- Ausfüllen des Teilnahmeantrag ERP-Ausschreibung GEKA mbH mit der Bitte der Eintragung der Kontaktdaten

- Der Teilnahmeantrag bedarf der Textform

- Die Verwendung des Formulars Teilnahmeantrag ERP-Ausschreibung GEKA mbH wird empfohlen; die Verwendung eines eigenen Teilnahmeantrags ist zulässig.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499163 📠
Internetadresse: www.bundeskartellamt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Gem. den Normen des GWB (1). Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Erreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt.

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2023/S 063-187455 (2023-03-24)

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