Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Rahmen der Prozessdigitalisierung im Gesundheitsamt des Landkreises Harz

Kurze Beschreibung

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb zur Vergabe von Beratungs- und Unterstützungsleistungen im Rahmen der Prozessdigitalisierung im Gesundheitsamt des Landkreises Harz
- bei der Erarbeitung von erforderlichen Mindeststandards für die Prozessaufnahme
- bei der Aufnahme, Analyse, Modellierung und Optimierung sämtlicher Leistungsprozesse im Gesundheitsamt des Landkreises Harz
- bei der Erarbeitung von Handlungsempfehlungen bwezüglich der Digitalisierung und Automatisierung der Leistungsprozesse im Gesundheitsamt
- bei der Automatisierung eines Leistungsprozesses im Rahmen der Prozessdigitalisierung im Gesundheitsamt des Landkreises Harz
Die aufzunehmenden Leistungsprozesse ergeben sich aus den Aufgaben des Gesundheitsamtes des Landkreises Harz. Eine Übersicht der Aufgaben des Gesundheitsamtes liegt den Ausschreibungsunterlagen bei.
Gegenstand des Auftrages sind weiterhin Schulungsleistungen zu den Schwerpunkten
- Aufnahme, Analyse, Modellierung und Optimierung von Prozessen
- Automatisierung von Prozessen

Beschreibung der Beschaffung

Das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) hat am 22.04.2022 den Förderleitfaden zur "Förderung von Maßnahmen zur Steigerung und Weiterentwicklung des digitalen Reifegrades des öffentlichen Gesundheitsdienstes in Deutschland" veröffentlicht. Aufgrund der pandemischen Situation der vergangenen drei Jahre ist das Ziel der Förderung den Infektionsschutz zu stärken und zu modernisieren. Der Digitalisierungsgrad der Gesundheitsämter und dessen Weiterentwicklung innerhalb der Projektlaufzeit soll anhand eines "Reifegrades" zur Digitalisierung des ÖGD gemessen werden. Im Rahmen des Förderprogramms ist es maßgeblich, wenn in mindestens drei Dimensionen des vorgegebenen Reifegradmodells, eine Verbesserung um zwei Stufen erreicht worden ist. Dabei sind technische, wie auch prozessuale Maßnahmen förderfähig. Unter anderem wird das Teilprojekt "umfassende Prozessdokumentation und Prozessdigitalisierung" gefördert. Ziel der Ausschreibung ist es alle Prozesse im Gesundheitsamt über den Projektzeitraum aufzunehmen, zu analysieren und zu modellieren. Maßgabe der Leistungsbeschreibung ist die Verwendung von ARIS, als die vom Land bereitgestellten Prozessmodellierungstools und Schulung in deren Anwendung.
Weiterhin sollen bestehende Prozesse digitalisiert werden, bis hin zur Prozessautomation. Dafür ist das bereits erstandene Softwareprodukt "Blue Prism" zu verwenden. Derzeit wird der Roboter, die Robotersoftware, welche sich hinter diesem Namen verbirgt, auf den Pilotprozess "Meldung positiver Covid-Fälle an das RKI" angelernt. Der Einsatz von robotergesteuerter Prozessautomation hätte die Mitarbeitere zu Pandemiezeiten enorm entlasten können. Um sich zukünftig für solche Fälle zu rüsten und auch um weitere massenhaft wiederkehrende Prozesse mitarbeiterentlastend durch einen Roboter ausführen zu können, müssen ausgewählte IT-Mitarbeiter*innen im Umgang mit der Software geschult werden. Dieses ist ebenfalls Ziel des Vergabeverfahrens.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Sofern es mehr geeignete Bewerber geben sollte als zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen (mehr als drei), wird der Auftraggeber anhand des in der Anlage 2 Bewerbungsbedingungen, Punkt 3.3 Auswahl der Bewerber für das Verhandlungsverfahren festgelegten Bewertungssystems die drei Bewerber festlegen, welche zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Zusätzliche Informationen

Das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ist in zwei Verfahrensstufen unterteilt. In der ersten Phase findet der öffentliche Teilnahmewettbewerb statt, in welchem die Bewerber auf ihre Eignung anhand der veröffentlichten Eignungsanforderungen geprüft und für die Teilnahme am weiteren Verfahren ausgewählt werden.
In der zweiten Phase - der Angebotsphase - ist geplant maximal drei geeignete Bewerber/ innen zur Angebotsabgabe eines Erstangebotes aufzufordern und ggf. zu einer Vergabeverhandlung mit dem Auftraggeber einzuladen.
Der Auftraggeber behält sich vor den Zuschlag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten.
In diesem Zusammenhang behält sich der Auftraggeber ebenfalls vor nur über die Angebote zu verhandeln, die nach der Auswertung der Erstangebote aufgrund der Zuschlagskriterien gemäß der Bewertungsmatrix in die engere Wahl kommen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Der Bewerber hat zum Nachweis seiner Fachkunde und Leistungsfähigkeit sowie zum Beleg, dass keine Ausschlußgründe gemäß §§ 123/124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegen, Eigenerklärungen und etwaige Nachweise vorzulegen. Für die Eigenerklärungen ist grundsätzlich der als Anlage beigefügte Vordruck "03 Bewerbungsbogen" zu verwenden. Der Bewerber kann alternativ zum Vordruck "03 Bewerbungsbogen" nach § 50 Abs. 1 VgV die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) verwenden. Die Vergabestelle fordert die nicht mit der EEE eingereichten Unterlagen gemäß § 50 Abs. 2 VgV nach.
Werden Eignungskriterien als Mindestanforderungen definiert, so führt der fehlende Nachweis zum Ausschluss aus dem Verfahren.
Kann der Bewerber aus berechtigtem Grund geforderte Urkunden oder Bescheinigungen nicht beibringen, genügt die Vorlage anderer Dokumente, sofern sie ebenso geeignet sind, die Eignung des Bewerbers/Bieters und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen zu belegen.
Der Bewerber hat zum Nachweis, dass er die zur ordnungsgemäßen Ausführung des Auftrags vom Auftraggeber festgelegten Eignungskriterien erfüllt und zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen den ausgefüllten Vordruck "03 Bewerbungsbogen" zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen kann ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifizierungssystemen erbracht werden. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft der Vordruck "03 Bewerbungsbogen" vorzulegen.
Der Bewerber ist verpflichtet die Unternehmen zu benennen, deren Ressourcen zur Auftragsdurchführung in Anspruch genommen werden sollen und es sind Verpflichtungserklärungen dieser Unternehmen vorzulegen. Der Bewerber hat ferner für jedes der Unternehmen den vorliegenden Vordruck "03 Bewerbungsbogen" beizubringen.
In der Bewerberauskunft (Vordruck "03 Bewerbungsbogen" sind folgende Angaben zu machen:
1. Angaben zum Unternehmen unter Angabe von Name, Postanschrift, Jahr der Bürogründung, Rechtsform, Büroinhaber, Ansprechpartner, Telefon, Fax, E-Mail Adresse, ggf. Angabe der Bietergemeinschaft.
2. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Anlage 1)
3. Zuschlagsverbot bei Bezug eines Bewerbers/Bieters zu Russland: Das am 08.04.2022 veröffentlichte 5. EU-Sanktionspaket im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine hat unmittelbare Auswirkungen auf die Vergabe öffentlicher Aufträge und Konzessionen - z.T. auch außerhalb von EU-Vergaberichtlienien. Verboten sind demnach seit dem 09.04.2022 sowohl Auftragsvergaben an Unternehmen mit Bezug zu Russland im Sinne der EU-Richtlinie 2022/576 als auch eine Beteiligung solcher Unternehmen am Auftrag als unterauftragnehmer, Lieferanten oder im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises, soweit auf diese zugezogenen Unternehmen mehr als 10% des Auftragswertes entfallen. Um die Einhaltung dieser Vorgaben prüfen zu können, ist vom Bewerber/Bieter die der Vordruck "Eigenerklärung zu einem etwaigen Bezug des Bewerbers zu Russland" auszufülen und zusammen mit den Teilnahmeunterlagen vor Ablauf der Teilnahmefrist über die e-Vergabe Plattform einzureichen.
4. Nachweis der Vertretungsbefugnis im Falle einer Bewerbergemeinschaft (Anlage 2)
5. Für die Teilnehmer einer Bewerber-/Bietergemeinschaft sind die oben aufgeführten Nachweise für jeden Teilnehmer separat einzureichen. Für ausländische Bieter ist der Nachweis der Eignung auch durch gleichwertige amtliche Bescheinigungen möglich. Nachweise in einer anderen als der deutschen Sprache sind mit einer beglaubigten Übersetzung abzugeben.
6. Gültiger Nachweis über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

In der Bewerberauskunft (Vordruck "03 Bewerbungsbogen" sind folgende Angaben zu machen:
1. Erklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung: Gefordert ist die Vorlage eines gültigen Nachweises zum Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung mit Angabe der Deckungssumme je Versicherungsfall
2. Erklärung über den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens in € (netto) für die Geschäftsjahre 2020, 2021 sowie 2022, sofern das Unternehmen länger als 3 Jahre am Markt ist. Auf Verlangen sind geeignete Nachweise (z.B. Bilanzen und Jahresabschlüsse oder vergleichbare Dokumente) vorzulegen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

In der Bewerberauskunft (Vordruck "03 Bewerbungsbogen" sind folgende Angaben zu machen:
- Angabe der Anzahl der Mitarbeiter für die Geschäftsjahre 2020, 2021 sowie 2022, sofern das Unternehmen länger als 3 Jahre auf dem Markt ist.
- Angabe zur Qualifikation von mind. 2 Mitarbeitern (Anlage 3)
- Angabe der Qualifikation des beabsichtigten Projektleiters
- Angabe zu Erfahrungen mit der Software ARIS
- Angabe zu Erfahrungen mit der Software BluePrism
- Angaben zur Qualifikation der Mitarbeiter. Die entsprechenden Nachweise sind dem Bewerbungsbogen beizufügen.
- Erklärung zur Angabe von mind. 3 vergleichbaren Referenzen im Bereich "Prozessberatung" (Anlage 4)
- Erklärung zur Angabe von mind. 3 vergleichbaren Referenzen im Bereich "Prozessautomatisierung" (Anlage 5)

Die Vergabeunterlagen können unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (http://www.evergabe-online.de) heruntergeladen werden.
Für den Zugang zur Auftragsbekanntmachung und zu den Vergabeunterlagen ist keine Registrierung erforderlich. Vor Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten ist jedoch eine Registrierung auf der Vergabeplattform erforderlich. Die Registrierung ist kostenlos. Ein elektronisches Signaturzertifikat ist nicht notwendig. Interessierten Unternehmen wird allerdings empfohlen sich frühzeitig auf der Vergabeplattform zu registrieren und die Teilnahme am Vergabeverfahren zu aktivieren um automatisch über Informationen zum Vergabeverfahren eine entsprechende Benachrichtigung zu erhalten. Ungeachtet dessen sind die Teilnehmer /-innen verpflichtet, sich während des gesamten Vergabeverfahrens regelmäßig und eigenverantwortlich über den aktuellen Sachstand (z.B. neue Bieterinformationen und/oder neue Unterlagen) der Ausschreibung zu informieren. Sie haben selbstständig regelmäßig zu überprüfen, ob neue Mitteilungen an der bezeichneten Stelle hinterlegt wurden. Eine separate Information der Teilnehmer/-innen durch den Auftraggeber erfolgt nicht. Die Mitteilungen werden Bestandteil der Vergabeunterlagen und sind bei der Ausarbeitung der Teilnahmeanträge und Angebote zugrunde zu legen.
Die bereitgestellten Vergabeunterlagen sind vom Bewerber/Bieter unverzüglich eingehend zu prüfen. Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Unternehmers Unklarheiten oder sind die Vergabeunterlagen unvollständig, so hat der /die Bewerber/-in oder der Bieter/-in den Auftraggeber hierauf unverzüglich in Textform über die Vergabeplattform hinzuweisen.
Es wird auf die Regelung des § 160 Abs. 3 GWB hingewiesen, nach der ein/e Bewerber/-in oder Bieter/-in, der einen entsprechenden Hinweis unterlässt, die Berufung auf diesen Umstand zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr möglich ist (Präklusion).
Teilnehmerfragen:
Fragen zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (https://www.evergabe-online.de) einzureichen. Die Beantwortung der Fragen erfolgt ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform. Anfragen, die auf anderem Weg übermittelt werden, können nicht berücksichtigt werden. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.
Der Auftraggeber wird rechtzeitig eingehende Fragen sowie ergänzende und berichtigende Angaben spätestens sechs Tage vor Ablauf der Teilnahmefrist/ Angebotsfrist in Form eines Fragen- und Antwortenkatalogs auf der oben genannten Vergabeplattform veröffentlichen. Der Auftraggeber ist auch um Beantwortung nicht rechtzeitig eigehender Fragen bemüht, kann deren Beantwortung allerdings nicht mehr zusichern. Sofern sich an den Vergabeunterlagen aufgrund der Beantwortung von Fragen Änderungen ergeben sollten, behält sich der Auftraggeber vor, entsprechende aktualisierte Fassungen der jeweiligen Dokumente auf der Vergabeplattform der Kontaktstelle zur Verfügung zu stellen. Wie bereits oben erwähnt haben sich die Teilnehmer zudem selbstständig und regelmäßig über Änderungen der Vergabeunterlagen sowie die Beantwortung von Fragen durch die Vergabestelle zu informieren und diese im rahmen ihrer Angebotserstellung zu berücksichtigen. Auf der e-Vergabe-Plattform registrierte Teilnehmer werden automatisch informiert. Eine Nichtberücksichtigung von Änderungen kann ggf. zum Ausschluss des Teilnahmeantrages und Angebotes führen.
Die den Bewerber/-innen oder Bieter/-innen übermittelten anonymisierten Fragen und Antworten werden verbindlicher Teil der Vergabeunterlagen und sind im Rahmen der Erstellung der Teilnahmeanträge sowie der Erstellung der Erstangebote zu berücksichtigen. Dies gilt auch für die während der Phase der Verhandlungen und der finalen Angebote beantworteten Fragen.
Bei technischen Fragen zur e-Vergabe-Plattform wenden Sie sich bitte an e-Vergabe HelpDesk: Telefon: +49 22899-610-1234; E-Mail: ticket@bescha.bund.de; Geschäftszeiten: Montag bis Donnerstag: 08:00 bis 16:00 Uhr; Freitag: 08:00 bis 14:00 Uhr.
Übermittlung der Teilnahmeanträge und Angebote:
Die Teilnahmeanträge sowie Angebote sind ausschließlich über die e-Vergabe-Plattform des Bundes (www.evergabe-online.de) bis zum Ende der Teilnahmefrist/Angebotsfrist abzugeben. Auf elektronischem Wege übermittelte Teilnahmeanträge und Angebote außerhalb der e-Vergabeplattform des Bundes, wie beispielsweise durch Telefax, Telegramm, Telex oder E-Mail sind nicht zugelassen und führen zum Ausschluß aus dem Vergabeverfahren. Schriftlich eingereichte Teilnahmeanträge und Angebote sind ebenfalls nicht zugelassen und führen zum Ausschluß aus dem Vergabeverfahren. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass verspätet eingetroffene Teilnahmeanträge und Angebote nach § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV nicht mehr berücksichtigt werden dürfen, sondern vom Verfahren auszuschließen sind. Hat der Bieter die Verspätung nicht zu vertreten, so ist sie/er diesbezüglich beweispflichtig.
Die vorgegebenen Vordrucke in den Bewerbungsunterlagen sind zu verwenden.
In den Vergabeunterlagen vorgenommene Änderungen und Ergänzungen, einschließlich der Bezugnahme auf Allgemeine Geschäftsbedingungen des Bewerbers/Bieters, sind unzulässig und führen zum Ausschluß. Soweit die eigenen Eintragungen geändert sind, muss dies zweifelsfrei erkennbar sein. Soweit weitergehende Erläuterungen zur Beurteilung des Teilnahmeantrages und späteren Angebotes erforderlich scheinen, können Sie auf einer gesonderten Anlage dem Teilnahmeantrag/Angebot beigefügt werden.
Die Bewerber/-innen haben diejenige Teile ihres Teilnahmeantrages/Angebotes deutlich zu kennzeichnen, die Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse enthalten und /oder nach ihrer Auffassung aus anderen wichtigen Gründen dem Geheimschutz unterliegen. Auf das den Beteiligten eines etwaigen Nachprüfungsverfahrens gemäß § 165 Abs. 1 GWB zustehende Akteneinsichtsrecht wird ebenso hingewiesen wie daraus, dass die Vergabekammer vor der Zustimmung der Beteilgten zur Akteneinsicht ausgehen kann, wenn eine Kennzeichnung nicht erfolgt ist (§ 165 Abs. 3 Satz 2 GWB).
Diese Vergabeunterlagen sind vom Bewerber/Bieter und dessen Personal vertraulich zu behandeln und dürfen nur zur Erstellung eines einzelnen Angebotes verwendet und zudem nicht für andere Zwecke verwendet, vervielfältigt oder Dritten zugänglich gemacht werden.
Das am 08.04.2022 veröffentlichte 5. EU-Sanktionspaket im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine hat unmittelbare Auswirkungen auf die Vergabe öffentlicher Aufträge. Verboten sind demnach seit dem 09.04.2022 sowohl Auftragsvergaben an Unternehmen mit dem Bezug zu Russland im Sinne der EU-Richtlinie 2022/576 als auch eine Beteiligung solcher Unternehmen am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises (soweit mehr als 10% des Auftragswertes auf betroffene Unternehmen entfallen). Um die Einhaltung dieser Vorgaben prüfen zu können, ist vom Bewerber/Bieter sowie ggf. von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft die "Eigenerklärung zu den Russland-Sanktionen", zu einem etwaigen Bezug des Bewerbers zu Russland, auszufüllen und zusammen mit den Teilnahmeunterlagen vor Ablauf der Teilnahmefrist über die e-Vergabe Plattform einzureichen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabeunterlagen, insbesondere diese Bewerbungsbedingungen, Leistungsbeschreibung und Vordrucke sowie die Bekanntmachung müssen nach Erhalt/Download durch den Bieter auf Vollständigkeit und Lesbarkeit geprüft werden. Enthalten die Vergabeunterlagen oder die den Bietern mitgeteilten, übergebenen und zugänglich gemachten Unterlagen oder sonstigen Informationen erkennbare Unklarheiten oder verstoßen diese erkennbar gegen geltendes Recht, so weist der Bieter die Vergabestelle unverzüglich - spätestens jedoch vor der Angebotsabgabe - schriftlich darauf hin. Andernfalls kann er sich auf die Unklarheiten oder die Rechtsverstöße nicht berufen. Nicht aufgeklärte Unklarheiten hat der Bieter als von ihm zu tragende Risiken in sein Angebot einzukalkulieren.
Etwaige Verfahrensrügen sind eindeutig als solche zu kennzeichnen. Auf die Rügepflichten des Bieters nach § 160 Abs. 3 GWB wird ausdrücklich hingewiesen. Außerdem weist die Vergabestelle ausdrücklich auf die Rechtsbehelfsfrist des § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB hin. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, mehr als 15 Kalendertage vergangen sind.
§ 160 GWB lautet:
"(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Beanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 nr. 2. § 134 Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt."