Bereitstellung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen sowie die Einführung fachbezogener elektronischer Akten und die Automatisierung von Geschäftsprozessen.
An die Implementierung schließen sich Wartung und Support für 4 Jahre an.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-04-17.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-03-16.
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel:
“Bereitstellung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und elektronischen Archivs
81.1.2.2022”
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenmanagement📦
Kurze Beschreibung:
“Bereitstellung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen sowie die...”
Kurze Beschreibung
Bereitstellung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen sowie die Einführung fachbezogener elektronischer Akten und die Automatisierung von Geschäftsprozessen.
An die Implementierung schließen sich Wartung und Support für 4 Jahre an.
Mehr anzeigen
Geschätzter Wert ohne MwSt: EUR 500 000 💰
1️⃣
Ort der Leistung: Weimar, Kreisfreie Stadt🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Weimar
Beschreibung der Beschaffung:
“Bereitstellung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen sowie...”
Beschreibung der Beschaffung
Bereitstellung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen sowie die Einführung fachbezogener elektronischer Akten und die Automatisierung von Geschäftsprozessen.
An die Implementierung schließen sich Wartung und Support für 4 Jahre an.
Die Umsetzung ist in mehreren Phasen geplant. Es ergeben sich nach aktuellem Planungsstand folgende Teilprojekte:
1. TP1: Implementierung des DMS-Basissystems
2. TP2: Einführung Bereichsablage gemäß Aktenplan
3. TP3: Einführung Umlauf- und Freigabeverfahren
4. TP4: Einführung Vertragsmanagement
5. TP5: Umsetzung Schnittstellenanbindung iboNet Project, FMS und AKIRA-Umgebung
6. TP6: Einführung Projektakte
7. TP7: Prozessimplementierung 1-3 (optional)
8. TP8: Anbindung Typo3-Formulare Webseite an Workflow-Engine
9. TP9: Umsetzung Langzeitarchivierung (optional)
Die DMS-Lösung soll einem Portalgedanken folgen. Sie soll nicht nur internen, sondern auch Partner sowie Kunden/Besuchern und Nutzern bereitgestellt werden und muss demnach projektbezogen selektive beschränkte Zugänge auf Datenbestände ermöglichen.
Mit dem Dokumentenmanagementsystem muss eine einheitliche zentrale Ablage inkl. Recherche für Dokumente geschaffen werden. Ziel der DMS-Softwareeinführung ist es, die in der Stiftung befindlichen Dokumente zu verteilen, abzulegen, zu recherchieren und zu bearbeiten.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert ohne MwSt: EUR 500 000 💰
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 6
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“1.) Die Vergabestelle wird fehlende Nachweise und Erklärungen auf Grundlage von § 56 Abs. 2 VgV nachfordern. Das Fehlen der Angabe der Person (bei...”
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern
1.) Die Vergabestelle wird fehlende Nachweise und Erklärungen auf Grundlage von § 56 Abs. 2 VgV nachfordern. Das Fehlen der Angabe der Person (bei juristischen Personen-Firmenname und Anschrift), die den Teilnahmeantrag oder das Angebot abgibt, führt unmittelbar zum Ausschluss aus dem weiteren Verfahren. Es gilt die Textform nach § 126b BGB. Als Frist zur Vorlage der nachgeforderten Unterlagen gelten 7 Kalendertage, gerechnet nach dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Nachreichung/Vervollständigung von Unterlagen, Nachweisen und/oder Erklärungen. Teilnahmeanträge, die selbst nach Ablauf der Frist nachgeforderter Unterlagen unvollständig sind, werden ausgeschlossen.
2.) Die im Teilnahmeantrag abgeforderten Unterlagen, Nachweise und Erklärungen werden gemäß der, in den Vergabeunterlagen, angegebenen Bepunktung und Gewichtung bewertet. Die 3 - 6 Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden zur Abgabe eines Angebotes und zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren aufgefordert.
Die genaue Bewertungstabelle ist der Vergabeunterlage zu entnehmen. Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Anforderungen derart, dass eine objektive Auswahl der einzuladenden Teilnehmer entsprechend der zugrunde gelegten Eignungskriterien nicht möglich ist, dann behält sich die Vergabestelle das Recht vor, die Auswahl unter den betreffenden Bewerbern in Anwendung von § 75 Abs. 6 VgV durch Losentscheid vorzunehmen.
Mehr anzeigen Informationen über Varianten
Es werden Varianten akzeptiert ✅ Beschreibung
Zusätzliche Informationen: Bietergemeinschaften sind zugelassen
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen: entsprechend Teilnahmeunterlagen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien: Eignungskriterien gemäß Teilnahmeunterlagen
Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien: Eignungskriterien gemäß Teilnahmeunterlagen
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Das gemäß Punkt III.2.3 zu nennende Personal, welches für die Ausführung des Auftrages verantwortlich sein soll, muss zur Leistungserbringung auch...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Das gemäß Punkt III.2.3 zu nennende Personal, welches für die Ausführung des Auftrages verantwortlich sein soll, muss zur Leistungserbringung auch tatsächlich zur Verfügung stehen.
Mehr anzeigen Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-04-17
12:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2023-05-05 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2023-09-30 📅
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Zusätzliche Informationen
“(1.) Die in bzw. unter Ziffer III.1.1 bis III.1.3 geforderten Erklärungen und Angaben werden in einem Teilnahmeantrag abgefordert und sind nicht separat zu...”
(1.) Die in bzw. unter Ziffer III.1.1 bis III.1.3 geforderten Erklärungen und Angaben werden in einem Teilnahmeantrag abgefordert und sind nicht separat zu erklären/abzugeben. Der Teilnahmeantrag kann als PDF Dokument heruntergeladen werden. Er ist unter Beachtung der Maßgaben dieser Bekanntmachung zu verwenden und in deutscher Sprache gut lesbar auszufüllen und in der in Ziffer IV.2.2 genannten Frist ausschließlich digital über die Vergabeplattform einzureichen. Das Fehlen der Angabe der Person (bei juristischen Personen Firmenname und Anschrift), die den Teilnahmeantrag oder das Angebot abgibt, führt unmittelbar zum Ausschluss aus dem weiteren Verfahren. Es gilt die Textform nach § 126b BGB. Der Teilnahmeantrag ist fristgerecht bei der unter Abschnitt I.3) genannten Kontaktstelle digital über das Vergabeportal einzureichen. Teilnahmeanträge die als E-Mail oder per FAX oder auf dem Postweg eingereicht werden, werden nicht berücksichtigt. Für die Wahrung der Frist kommt es auf den Eingang auf dem Vergabeportal an. Eine qualifizierte oder fortgeschrittene Signatur wird nicht gefordert.
(2) Unter der in Ziff. I.3 genannten Adresse können alle Vergabeunterlagen inkl. Aufgabenbeschreibung Angaben zur Verfahrensdurchführung sowie Änderungen/Ergänzungen zur Bekanntmachung wie auch weitere Auskünfte abgerufen werden. Bewerber sind verpflichtet, sich eigenständig dort zu informieren.
(3) Etwaige Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind in elektronischer Form (E-Mail) an die Kontaktstelle (Kontaktdaten unter I.3) zu richten. Die gesammelten Rückfragen werden anonymisiert beantwortet und sind öffentlich unter der unter Punkt I.3 genannten Web-Seite einsehbar.
(4) Hinweise zu Ziff. II.2.5 Zuschlagskriterien: Die Bewertungsmatrix ist in der Vergabeunterlage aufgeführt und unter der in I.3) genannten Adresse abrufbar. Zum Verhandlungsgespräch wird der für die Vertragsdurchführung vorgesehene Personenkreis erwartet: Kosten für die Bewerbung und Angebotserstellung sowie die Teilnahme am Verhandlungsverfahren werden nicht erstattet.
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Thüringer Landesverwaltungsamt, Vergabekammer
Postanschrift: Jorge-Semprún-Plart 4
Postort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 361-573321254📞
E-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.de📧
Fax: +49 361-573321059 📠 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/Bewerber/ Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gem. § 160 Abs. 3 S. 1 Nr....”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/Bewerber/ Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gem. § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Solange ein wirksamer Zuschlag (Vertragsabschluss) noch nicht erteilt ist, kann als Rechtsbehelf ein
Nachprüfungsantrag bei der unter 4.1 genannten Stelle gestellt werden. Bewerber und Bieter müssen Vergabeverstöße bei der unter I.1 genannten Vergabestelle rügen, bevor sie einen Nachprüfungsantrag stellen.
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2023/S 057-168161 (2023-03-16)
Ergänzende Angaben (2023-05-15)
Ergänzende Informationen Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2023/S 057-168161
Änderungen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.3)
Ort des zu ändernden Textes:
“Voraussichtlicher Tag der Absendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe bzw. zur Teilnahme an ausgewählte Bewerber” Alter Wert
Datum: 2023-05-05 📅
Neuer Wert
Datum: 2023-05-15 📅
Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.6)
Ort des zu ändernden Textes: Das Angebot muss gültig bleiben bis
Alter Wert
Datum: 2023-09-30 📅
Neuer Wert
Datum: 2023-10-31 📅
Quelle: OJS 2023/S 096-300651 (2023-05-15)