Bereitstellung eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems und elektronischen Archivs

Klassik Stiftung Weimar

Bereitstellung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen sowie die Einführung fachbezogener elektronischer Akten und die Automatisierung von Geschäftsprozessen.
An die Implementierung schließen sich Wartung und Support für 4 Jahre an.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-04-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-03-16.

Wer?

• Klassik Stiftung Weimar

Wie?

• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

• Thüringen › Weimar, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-03-16	Auftragsbekanntmachung
2023-05-15	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2023-03-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Referenznummer: 81.1.2.2022
Kurze Beschreibung:

Bereitstellung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen sowie die Einführung fachbezogener elektronischer Akten und die Automatisierung von Geschäftsprozessen. An die Implementierung schließen sich Wartung und Support für 4 Jahre an.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Weimar, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Klassik Stiftung Weimar
Postanschrift: Burgplatz 4
Postleitzahl: 99423
Postort: Weimar
Kontakt
Internetadresse: https://www.klassik-stiftung.de 🌏
E-Mail: vergabe@klassik-stiftung.de 📧
Telefon: +49 3643-545159 📞
Fax: +49 3643-545164 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=505055 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=505055 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-03-16 📅
Einreichungsfrist: 2023-04-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-03-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 057-168161
ABl. S-Ausgabe: 57
Zusätzliche Informationen
Bietergemeinschaften sind zugelassen

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

An die Implementierung schließen sich Wartung und Support für 4 Jahre an.

Geschätzter Gesamtwert: 500 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Bereitstellung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) zur unternehmensweiten Verwaltung von Dateien, Dokumenten und sonstigen Informationen sowie die Einführung fachbezogener elektronischer Akten und die Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Die Umsetzung ist in mehreren Phasen geplant. Es ergeben sich nach aktuellem Planungsstand folgende Teilprojekte:

1. TP1: Implementierung des DMS-Basissystems

2. TP2: Einführung Bereichsablage gemäß Aktenplan

3. TP3: Einführung Umlauf- und Freigabeverfahren

4. TP4: Einführung Vertragsmanagement

5. TP5: Umsetzung Schnittstellenanbindung iboNet Project, FMS und AKIRA-Umgebung

6. TP6: Einführung Projektakte

7. TP7: Prozessimplementierung 1-3 (optional)

8. TP8: Anbindung Typo3-Formulare Webseite an Workflow-Engine

9. TP9: Umsetzung Langzeitarchivierung (optional)

Die DMS-Lösung soll einem Portalgedanken folgen. Sie soll nicht nur internen, sondern auch Partner sowie Kunden/Besuchern und Nutzern bereitgestellt werden und muss demnach projektbezogen selektive beschränkte Zugänge auf Datenbestände ermöglichen.

Mit dem Dokumentenmanagementsystem muss eine einheitliche zentrale Ablage inkl. Recherche für Dokumente geschaffen werden. Ziel der DMS-Softwareeinführung ist es, die in der Stiftung befindlichen Dokumente zu verteilen, abzulegen, zu recherchieren und zu bearbeiten.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 500 000 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Zusätzliche Informationen: Bietergemeinschaften sind zugelassen
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Weimar

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: entsprechend Teilnahmeunterlagen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Eignungskriterien gemäß Teilnahmeunterlagen
Technische und berufliche Fähigkeiten: Eignungskriterien gemäß Teilnahmeunterlagen
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Das gemäß Punkt III.2.3 zu nennende Personal, welches für die Ausführung des Auftrages verantwortlich sein soll, muss zur Leistungserbringung auch tatsächlich zur Verfügung stehen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 6
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

1.) Die Vergabestelle wird fehlende Nachweise und Erklärungen auf Grundlage von § 56 Abs. 2 VgV nachfordern. Das Fehlen der Angabe der Person (bei juristischen Personen-Firmenname und Anschrift), die den Teilnahmeantrag oder das Angebot abgibt, führt unmittelbar zum Ausschluss aus dem weiteren Verfahren. Es gilt die Textform nach § 126b BGB. Als Frist zur Vorlage der nachgeforderten Unterlagen gelten 7 Kalendertage, gerechnet nach dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Nachreichung/Vervollständigung von Unterlagen, Nachweisen und/oder Erklärungen. Teilnahmeanträge, die selbst nach Ablauf der Frist nachgeforderter Unterlagen unvollständig sind, werden ausgeschlossen.

2.) Die im Teilnahmeantrag abgeforderten Unterlagen, Nachweise und Erklärungen werden gemäß der, in den Vergabeunterlagen, angegebenen Bepunktung und Gewichtung bewertet. Die 3 - 6 Bewerber mit den höchsten Punktzahlen werden zur Abgabe eines Angebotes und zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren aufgefordert.

Die genaue Bewertungstabelle ist der Vergabeunterlage zu entnehmen. Erfüllen mehrere Bewerber gleichermaßen die Anforderungen derart, dass eine objektive Auswahl der einzuladenden Teilnehmer entsprechend der zugrunde gelegten Eignungskriterien nicht möglich ist, dann behält sich die Vergabestelle das Recht vor, die Auswahl unter den betreffenden Bewerbern in Anwendung von § 75 Abs. 6 VgV durch Losentscheid vorzunehmen.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-05-05 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-09-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=505055 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

(1.) Die in bzw. unter Ziffer III.1.1 bis III.1.3 geforderten Erklärungen und Angaben werden in einem Teilnahmeantrag abgefordert und sind nicht separat zu erklären/abzugeben. Der Teilnahmeantrag kann als PDF Dokument heruntergeladen werden. Er ist unter Beachtung der Maßgaben dieser Bekanntmachung zu verwenden und in deutscher Sprache gut lesbar auszufüllen und in der in Ziffer IV.2.2 genannten Frist ausschließlich digital über die Vergabeplattform einzureichen. Das Fehlen der Angabe der Person (bei juristischen Personen Firmenname und Anschrift), die den Teilnahmeantrag oder das Angebot abgibt, führt unmittelbar zum Ausschluss aus dem weiteren Verfahren. Es gilt die Textform nach § 126b BGB. Der Teilnahmeantrag ist fristgerecht bei der unter Abschnitt I.3) genannten Kontaktstelle digital über das Vergabeportal einzureichen. Teilnahmeanträge die als E-Mail oder per FAX oder auf dem Postweg eingereicht werden, werden nicht berücksichtigt. Für die Wahrung der Frist kommt es auf den Eingang auf dem Vergabeportal an. Eine qualifizierte oder fortgeschrittene Signatur wird nicht gefordert.

(2) Unter der in Ziff. I.3 genannten Adresse können alle Vergabeunterlagen inkl. Aufgabenbeschreibung Angaben zur Verfahrensdurchführung sowie Änderungen/Ergänzungen zur Bekanntmachung wie auch weitere Auskünfte abgerufen werden. Bewerber sind verpflichtet, sich eigenständig dort zu informieren.

(3) Etwaige Fragen zum Teilnahmewettbewerb sind in elektronischer Form (E-Mail) an die Kontaktstelle (Kontaktdaten unter I.3) zu richten. Die gesammelten Rückfragen werden anonymisiert beantwortet und sind öffentlich unter der unter Punkt I.3 genannten Web-Seite einsehbar.

(4) Hinweise zu Ziff. II.2.5 Zuschlagskriterien: Die Bewertungsmatrix ist in der Vergabeunterlage aufgeführt und unter der in I.3) genannten Adresse abrufbar. Zum Verhandlungsgespräch wird der für die Vertragsdurchführung vorgesehene Personenkreis erwartet: Kosten für die Bewerbung und Angebotserstellung sowie die Teilnahme am Verhandlungsverfahren werden nicht erstattet.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Thüringer Landesverwaltungsamt, Vergabekammer
Postanschrift: Jorge-Semprún-Plart 4
Postort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 361-573321254 📞
E-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.de 📧
Fax: +49 361-573321059 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/Bewerber/ Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gem. § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. Solange ein wirksamer Zuschlag (Vertragsabschluss) noch nicht erteilt ist, kann als Rechtsbehelf ein

Nachprüfungsantrag bei der unter 4.1 genannten Stelle gestellt werden. Bewerber und Bieter müssen Vergabeverstöße bei der unter I.1 genannten Vergabestelle rügen, bevor sie einen Nachprüfungsantrag stellen.

Quelle: OJS 2023/S 057-168161 (2023-03-16)

Ergänzende Angaben (2023-05-15)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-05-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-05-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 096-300651
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 057-168161
ABl. S-Ausgabe: 96
Quelle: OJS 2023/S 096-300651 (2023-05-15)

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