Bereitstellung, Implementierung und Nutzung eines IT-Vermietungstools

Kurze Beschreibung

Die GESOBAU beabsichtigt die Beschaffung von Leistungen zur Bereitstellung, Implementierung und Nutzung einer Standardsoftware sowie Datenhaltung für das Vermietungsmanagement.

Beschreibung der Beschaffung

Die GESOBAU AG schreibt die Bereitstellung, Implementierung und Nutzung einer benutzerfreundlichen, branchenspezifischen und webbasierten Software zur Abwicklung der Geschäftsprozesse im Vermietungsprozess für Wohnungen, Gewerbeobjekte und Stellplätze sowie sonstige Einheiten (Gärten, Hobbyräume, Keller u.a.). Das bezieht sich auf Bestands- und Neubauobjekte. Die Software soll auch mobil genutzt werden. Der Erstkontakt und der Interessentenauswahlprozess (Interessentenmatching) soll im Wesentlichen automatisiert sein. Die Software soll als "Software as a Service“ (SaaS) in deutscher Sprache betrieben werden. Die GESOBAU AG betreut mit ihren Tochterunternehmen über 45.100 eigene Wohnungen und rund 800 Gewerbeeinheiten. Näheres siehe Aufgabenstellung.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Vertragslaufzeit setzt sich aus dem Projektzeitraum von maximal 6 Monaten und einer Festlaufzeit von 4 Jahren zusammen.
Die GESOBAU AG hat eine einmalige Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit zu unveränderten Vertragskonditionen um ein Jahr (bis zum 31.12.2029).

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

1. Personelle Ausstattung des Bewerbers (45 Punkte)
2. Referenzen (85 Punkte)
Die Auswahlmatrix kann auf https://www.berlin.de/vergabeplattform/veroeffentlichungen/bekanntmachungen/ eingesehen werden.
Bei Punktgleichheit entscheidet das Los.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

a) Die in den Ziffern III.1, III.1.2 und III.1.3 aufgeführten Nachweise, Angaben und Erklärungen sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen (Details siehe Auftragsunterlagen). Angaben, Erklärungen und Nachweise des Bewerbers gem. Ziff. III.1.1.1 bis III.1.1.5, III.1.2.1, III.1.3.2 und III.1.3.3 dieser Bekanntmachung führen zum Ausschluss von der Bewerberauswahl, wenn diese nicht vorgelegt werden.
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b) Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen (Bewerbungsbogen siehe VI.3 Nr. 4 bzw. I.3):
III.1.1.1: Nachweis über die Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister, soweit der Bewerber dort eingetragen ist; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens.
III.1.1.2: Eigenerklärung, dass beim Bewerber keine zwingenden Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB und keine fakultativen Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB vorliegen.
III.1.1.3: Eigenerklärung, dass der Bewerber seine Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern, Krankenversicherungsbeiträgen und Sozialabgaben erfüllt hat und erfüllt.
III.1.1.4: Eigenerklärung zum ggf. beabsichtigten Einsatz von Bewerber- / Bietergemeinschaften und Benennung der vorgesehenen Nachauftragnehmer soweit die Nachauftragnehmer zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrages bereits bekannt.
III.1.1.5: Erklärungen der vorgesehenen und zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrages bereits bekannten Nachunternehmer darüber, welche Teilleistungen sie erbringen, soweit Nachunternehmer eingesetzt werden.
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c) Vorgehen bei der Prüfung:
1. Prüfung der Teilnahmeanträge auf Einhaltung der Formalien und auf Vorliegen der geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise.
2. Prüfung auf Vorliegen zwingender Ausschlussgründe;
3. Prüfung der Befähigung zur Berufsausübung, der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit sowie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit des Bewerbers gemessen an der ausgeschriebenen Leistung. Sollten danach mehr als fünf Bewerber die geforderten Eignungsvoraussetzungen erfüllen, so wird der Auftraggeber diejenigen Bewerber auswählen, die die geforderten Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen (gemessen an der veröffentlichen Auswertungsmatrix; siehe Vergabeunterlagen). Bei gleicher Eignung entscheidet das Los.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zu überprüfen: Bei dem nachfolgend genannten Kriterium III.1.2.1 handelt es sich um ein Ausschlusskriterium.
III.1.2.1: Nachweis einer bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen von 5.000.000 Euro für Sach- und Personenschäden und 1.000.000 Euro für Vermögensschäden.
Ersatzweise wird die Bestätigung zur Erweiterung der vorhandenen Versicherung bei Auftragsübernahme akzeptiert.
III.1.2.2: Angaben zum Gesamtumsatz in den Geschäftsjahren 2019, 2020, 2021 [Bewerbungsbogen, siehe Ziffer VI.3 Nr. 5 dieser Bekanntmachung].
III.1.2.3: Angaben zum Umsatz in den Geschäftsjahren 2019, 2020, 2021 mit den Leistungen, die mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind [Bewerbungsbogen, siehe Ziffer VI.3 Nr. 5 dieser Bekanntmachung].

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

[Bewerbungsbogen, siehe Ziffer VI.3 Nr. 5 dieser Bekanntmachung]:
III.1.3.1: Nachweis von Erfahrungen anhand von mindestens einem vergleichbaren Referenzprojekt (IT-Vermietungstool für Wohneinheiten und Betreuung von mindestens 1000 Mieteinheiten), welches im Zeitraum 01.01.2017 bis zum Ende der Bewerbungsfrist erbracht wurde. Laufende Verträge müssen seit mindestens 1 Jahr bestehen.
III.1.3.2: Angaben zur derzeitigen personellen Ausstattung des Bewerbers insgesamt
III.1.3.3: Angaben zu den vorgesehenen Projektbeteiligten des Bewerbers für die zu vergebenen Leistungen
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Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu III.1.3.2: Mindestens zehn Mitarbeiter*innen je Bewerber / Bewerbergemeinschaft in den Jahren 2020, 2021, 2022 im Durchschnitt,
davon:
- Mindestens 2 Mitarbeiter*innen im Projektmanagement
- Mindestens 2 Mitarbeiter*innen in der Entwicklung
- Mindestens 2 Mitarbeiter*innen im Support
Zu III.1.3.3. Mindestens drei Projektbeteiligte für die zu vergebende Leistung je Bewerber / Bewerbergemeinschaft davon
- Mindestens 1 Bearbeiter*in als Projektverantwortliche(r) für das Projektmanagement
- Mindestens 1 Bearbeiter*in als Projektverantwortliche(r) für die Entwicklung
- Mindestens 1 Bearbeiter*in als Projektverantwortliche(r) für den Support
Hiervon jeweils mindestens ein deutschsprachiger Projektbeteiligte(r) im Bereich
- Management / Entwicklung
- Hotline / Support

1) Wesentliche Finanzierungs- und Zahlungsbedingungen und/oder Verweis auf die maßgeblichen Vorschriften: siehe Vergabeunterlagen
2) Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird:
Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft (BG) ist mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung aller Mitglieder der BG (BG-Erklärung gem. Anlage 2 zum Bewerbungsbogen) abzugeben, wonach diese im Auftragsfall eine Arbeitsgemeinschaft mit gesamtschuldnerischer Haftung gründen. Die Erklärung hat zudem ein Mitglied der BG zur Durchführung des Vergabeverfahrens zu bevollmächtigen.
Mehrfachbewerbungen (MB) sind grundsätzlich unzulässig und führen zum Ausschluss aller hiervon betroffenen Bewerber/BG, es sei denn die betroffenen Bewerber/BG weisen nach Aufforderung der Vergabestelle innerhalb einer Frist von 5 Kalendertagen ab dem Zeitpunkt des Zugangs der Aufforderung substantiiert und nachvollziehbar nach, dass eine Verletzung vergabe- und wettbewerbsrechtlicher Grundsätze durch die MB insbesondere im Hinblick auf eine etwaige Teilnahme an den Vergabeverhandlungen ausgeschlossen ist. Eine MB liegt z.B. vor, wenn einzelne Mitglieder einer BG sich zusätzlich als Einzelbewerber oder an mehr als einer BG beteiligen. Auch eine Beteiligung unterschiedlicher Niederlassungen eines Bewerbers ist eine MB.
3) Sonstige besondere Bedingungen:
Für die Ausführung des Auftrags gelten folgende besondere Bedingungen:
3.1) Gemäß Frauenförderverordnung (FFV) vom 23.8.1999 (Gesetz- und Verordnungsblatt für Berlin, Seite 498) müssen Bieter mit Abgabe des Angebots eine entsprechende Erklärung abgeben. Angebote, die keine oder unvollständige Erklärungen gem. § 1 Abs. 2 FFV enthalten, werden nicht berücksichtigt.
3.2) Der Bieter (einschließlich eventueller Drittunternehmer) darf weder einen Eintrag im Wettbewerbsregister beim Bundeskartellamt noch in den Sanktionslisten der EG-Antiterrorismusverordnung (EG) Nr. 2580/2001 und 881/2002 haben. Eine diesbezügliche Abfrage erfolgt vor Zuschlagserteilung durch die Vergabestelle.
3.3) Die Bieter müssen mit Abgabe des Angebots die "GESOBAU-Eigenerklärung Zuverlässigkeit", die "GESOBAU-Eigenerklärung/Verpflichtungserklärung", die "Eigenerklärung/Verpflichtungserklärung zur Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO)" sowie die "Eigenerklärung nach Art. 5k Abs. 1 EU-SanktionsVO n.F." ausfüllen und unterschreiben. Auf Angebote von Bietern, die die Unterzeichnung dieser Eigenerklärungen verweigern, kann der Zuschlag nicht erteilt werden. Diese Unterlagen liegen dem Teilnahmewettbewerb bereits informativ bei.
4. Eine Bewerbung ist nur unter Verwendung des Bewerbungsbogens (einschl. Anlagen) zulässig, der unter der in Ziffer I.3 dieser Bekanntmachung angegebenen URL heruntergeladen werden kann. Formlose Bewerbungen werden nicht berücksichtigt.
5. Der Bewerbungsbogen ist mit den in dieser Bekanntmachung geforderten Nachweisen ausschließlich digital signiert oder elektronisch in Textform über die Vergabeplattform Berlin einzureichen.
6. Bei ausländischen Bewerbern genügen gleichwertige Bescheinigungen des Herkunftslandes. Bei Dokumenten, die nicht in deutscher Sprache verfasst sind, ist eine beglaubigte Übersetzung ins Deutsche beizufügen.
7. Anfragen werden nur beantwortet, wenn Sie mindestens 6 Tage vor Ablauf der Bewerbungsfrist schriftlich vorzugsweise über die Vergabeplattform Berlin oder per E-Mail eingehen. Mündliche/telefonische Anfragen werden nicht beantwortet. Fragen werden anonymisiert und zusammen mit den Antworten als "Fragen- und Antwortenkatalog" im Internet (siehe Ziffer I.3 der Bekanntmachung) veröffentlicht.
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Bitte beachten Sie, dass Sie eigenverantwortlich die weitere Entwicklung zum Verfahren wie z.B. die Ergänzung oder Änderung der Vergabeunterlagen und die Einstellung von beantworteten Bieterfragen durch selbstständige Einsicht verfolgen müssen.
Einzusehen unter: http://www.berlin.de/vergabeplattform/veroeffentlichungen/bekanntmachungen/

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens vor der Vergabekammer richtet sich unter anderem nach der Regelung des § 160 GWB. Gemäß § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Gemäß § 160 Abs. 2 GWB ist antragsbefugt jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Gemäß § 160 Abs.3 Nr. 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.
Gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.