Beschaffung eines Enterprise Content Management Systems inkl. Service Leistungen für 48 Monate für die Verbandsgemeinde Rhein-Selz

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist:
die Beschaffung eines Enterprise Content Management Systems inkl. Service Leistungen für 48 Monate
für die Verbandsgemeinde Rhein-Selz.

Beschreibung der Beschaffung

Aufgrund des Auftragswerts und der Komplexität des Systems wurde
- Vergabeordnung: VgV
- Verfahrensart: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
gewählt.
Aus Dringlichkeitsgründen wird dieses Verfahren in einer verkürzten Form (beschleunigtes Verfahren) durchgeführt.
Die Verbandsgemeinde Rhein-Selz ist eine Gebietskörperschaft im Landkreis Mainz-Bingen in Rheinland-Pfalz. Der Verbandsgemeinde gehören die Städte Nierstein und Oppenheim sowie 18 weitere Ortsgemeinden an, der Verwaltungssitz ist in der Stadt Oppenheim. Mit 41.763 Einwohner ist die Verbandsgemeinde die einwohnerstärkste Verbandgemeinde in Rheinland-Pfalz.
Ausgeschrieben ist ein digitales Archiv als vollständiges Enterprise Content Management System zur Optimierung sämtlicher Geschäftsprozesse, welche bislang von Hand und mit jeder Menge Papier abgewickelt werden mussten. Dieses System muss eine leistungsstarke und effiziente Suite zum rechts- und revisionssicheren Umgang mit geschäftlichen Dokumenten und Informationen jeder Art sein.
Es wird eine Cloud-basierte Lösung gefordert, eine Campuslizenz für ca. 150 Nutzer.
Folgende Bestandteile soll das System enthalten:
- Zentrales & Dezentrales Erfassen / Klassifizierung
- ECM Lösung mit folgenden Modulen
- Elektronische Archivierung
- Viewer
- Elektronische Postbearbeitung
- Digitale Akte
- Digitale Personalakte
- E-Mail-Management
- Microsoft-Integration
- Workflow Management System - Business Process Management (BPM)
- Vorgangsmanagement
- Rechnungseingangsworkflow
- Vertragsmanagement
- Qualitätsmanagement
Die Lösung muss in die bestehende Infrastruktur integriert werden und die Anwender geschult werden.
In der ersten Phase wird die Eignung der Bieter im Rahmen eines Teilnahmewettbewerbs geprüft.
Bitte reichen Sie zur Teilnahmefrist das ausgefüllte Dokument „TW-ECM-VGRS“ mit allen geforderten Nachweisen ein.
In der zweiten Phase (Hauptwettbewerb) werden die geeigneten Bieter zur Abgabe eines Angebots aufgefordert, die dazugehörigen Dokumente bekommen nur die Bieter, die alle Anforderungen des Teilnahmewettbewerbs erfüllt haben.
Die Bewertung der Angebote wird die im Leistungsverzeichnis beigefügte Bewertungsmatrix gem. "Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen" (UfAB) herangezogen. Die Bewertung der Angebote richtet sich nach dem Preis sowie dem jeweiligen Erfüllungsgrat der in der UfAB Matrix je Wertungsstufe aufgelisteten Punkte (Leistung 60%, Preis 40%).
Für die Bewertung der Leistung ist der Fragenkatalog „FK ECM“ im Dokument „01 LV-ECM-VGRS“ auszufüllen. Jedes Kriterium wird vom Auftraggeber wie angegeben gewichtet und das jeweilige Angebot mit einer Punktzahl benotet. Dieses Dokument wird im Hauptwettbewerb zur Verfügung gestellt.
Unvollständige Angebote werden vom Wettbewerb ausgeschlossen.
Verhandlungsrunden / Bietergespräche:
Nach dem Eingang und der Auswertung der Angebote kann der Auftraggeber Verhandlungen über die Leistung und/oder Preis mit den Bietern führen. Der Auftraggeber kann auch den Auftrag auf der
Grundlage der Erstangebote vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten.
Die Vergabe der Leistung erfolgt auf der Grundlage des EVB IT-Systemvertrags.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeber erhält eine Option, spätestens 6 Monate vor Vertragsende den jeweiligen Vertrag, um mindestens weitere 12 Monate zu verlängern. Diese Option kann zwei Mal durchgeführt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Nachweis über die erlaubte Berufsausübung, je nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, indem das Unternehmen ansässig ist - entweder über die Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister dieses Staates (in nicht beglaubigter Kopie) oder durch Nachweis auf andere Weise.
2. Der Bewerber hat durch Eigenerklärung zu belegen, dass:
a) über sein Vermögen kein Insolvenz- oder vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet ist und die Eröffnung auch nicht beantragt oder mangels Masse abgelehnt worden ist
b) er sich nicht in Liquidationen befindet
c) er seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem er ansässig ist, oder nach den Rechtsvorschriften des Staates des Auftraggebers erfüllt hat
d) keine beruflichen Verfehlungen vorliegen, die im Gewerbezentralregister eingetragen sind und dass derzeit keine Verfahren anhängig sind, die zu einer solchen Eintragung führen können
e) er in Bezug auf die Vergabe keine unzulässige wettbewerbsbeschränkende Abrede getroffen hat und keine solche treffen wird
f) kein Fall des § 123 Abs. 1 bis 3 GWB vorliegt
g) er sich verpflichtet, seine Arbeitnehmer (m/w/d) bei der Ausführung der zu vergebenden Leistungen mindestens zu den Bedingungen einschließlich der Gewährung des Arbeitsentgelts und der Einhaltung von Arbeitszeiten zu beschäftigen, die sich aus allgemein verbindlichen Tarifverträgen ergeben und er das Mindestlohngesetz beachtet

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Angabe des Unternehmens-Umsatzes der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre im für das Angebot zutreffenden Geschäftsbereich.
Als Mindestanforderung gilt, dass der hierauf bezogene Umsatz in den letzten drei Geschäftsjahren jährlich im Durchschnitt 800.000,00 EUR ohne Umsatzsteuer betragen muss.
2. Nachweis des Bestehens einer Betriebshaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens 3.000.000,00 EUR für Personen- und Sachschäden je Schadensfall; bis zu zwei Schadensfälle je Versicherungsjahr oder die Eigenerklärung des Bewerbers, dass er im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung auf Anfordern des Auftraggebers abzuschließen und die Erklärung eines Versicherers, dass dieser zum Abschluss einer entsprechenden Versicherung mit dem Bewerber bereit ist.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Der Bewerber hat durch Eigenerklärung drei vergleichbare Referenzaufträge der letzten drei Jahre anzugeben. Alle Referenzen müssen den Umfang und den technischen Anspruch des jeweiligen Auftragsinhalts unter Nennung des Auftragswerts erläutern.
Der jeweilige Referenzgeber ist mit vollständiger Unternehmens- oder Körperschaftsbezeichnung und Betriebssitz, auf die sich die Referenz bezieht, anzugeben, und der Bewerber hat jeweils einen sachkundigen Ansprechpartner des Referenzgebers mit Kontaktdaten (Telefon, Mail) zu benennen. Als Anhang beizufügen!
2. Soweit der Bewerber kein Hersteller ist, hat er nachzuweisen, dass er zertifizierter Systempartner des für das Angebot vorgesehenen Systems ist (Zertifikat in Kopie, ausgestellt vom Hersteller des vorgesehenen Systems).
3.Der Bewerber hat nachzuweisen, dass er mindestens auf vier zertifizierte Systemspezialisten des für das Angebot vorgesehene System zugreifen kann (eigene Angestellte oder durch Eignungsleihe). Die Zertifikate sind unter namentlicher Nennung der Systemtechniker beizufügen.
Die vorstehend geforderten Eignungsnachweise zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind Mindeststandards, deren Nichterfüllung zum Ausschluss des Bewerbers führt.

1) Die Teilnahmeantrags- und Vergabeunterlagen sind ausschließlich digital über die Vergabeplattformerhältlich. Ggf. erforderliche Änderungen an diesen Unterlagen oder zusätzliche Bieterinformationen werden ebenfalls ausschließlich über die Vergabeplattform kommuniziert. Registrierte Bewerber/Bieter werden hierüber automatisch informiert. Es wird daher empfohlen, die Unterlagen mit Registrierung zu beziehen. Werden Teilnahmeantrags- oder Vergabeunterlagen anonym herunterladen, liegt die Information über die Aktualität dieser Unterlagen in der alleinigen Verantwortung des unregistrierten Bewerbers/Bieters.
2) Hinsichtlich der erbetenen Auskünfte zur Erfüllung der Teilnahmebedingungen steht ein Teilnahmeantrag als Formularvordruck zur Verfügung, den die Bewerber verwenden sollen. Die Verwendung des Formularvordrucks wird für die Erstellung des Teilnahmeantrages empfohlen, maßgeblich bleibt der Inhalt der EU-Bekanntmachung;
3) Anfragen von Bewerbern/Bietern werden nur in Textform über die Vergabeplattform, per E-Mail oder Fax von der unter I.3) genannten Kontaktstelle entgegengenommen und von der Vergabestelle ausschließlich in Textform über die Vergabeplattform beantwortet. Anfragen sollen bis spätestens 7 Tage vor Ablauf der Einreichungsfrist für die Teilnahmeanträge bzw. Angebote gestellt werden;
4) Der Versand der Einladungen zum Verhandlungsgespräch und der Informations- und Absageschreiben gemäß § 134 GWB erfolgt grundsätzlich über die Vergabeplattform. Im Falle der Bewerbung einer Arbeits-/Bietergemeinschaft aus mehreren Büros erfolgt die Korrespondenz der Vergabestelle mit dem Bewerber über die vom Bewerber angegebenen Kontaktdaten des Bevollmächtigten;
5) Ergänzende Informationen oder sonstige Korrespondenz der Vergabestelle erfolgen grundsätzlich über die Vergabeplattform;
6) Die Teilnahmeanträge und die Angebote sind mit den geforderten Erklärungen und Nachweisen bis zum Ablauf der jeweiligen Einreichungsfrist elektronisch in Textform über die unter I.3) angegebene Vergabeplattformeinzureichen;
7) Die Abgabe von schriftlichen Teilnahmeanträgen und/oder Angeboten (in Papierform) ist nicht zugelassen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Von Bietern erkannte Verstöße der vergebenden Stelle gegen das geltende Vergaberecht hat der Bieterbei der vergebenden Stelle gemäß den Fristen des § 160 Abs. 3 GWB elektronisch in Textform über die Vergabeplattform zu rügen. Erklärt die vergebende Stelle, dass sie einer Rüge nicht abhelfen will, hat der Bieter binnen einer Frist von 15 Tagen bei der unter VI.4.1) genannten Stelle einen Nachprüfungsantrag zustellen.