Beschaffung eines HR-Workflowsystems mit integrierter Personalakte

Deutsche Welle, Standort Bonn

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung einer Softwareanwendung (SaaS) in einer Cloud-Umgebung zum Betrieb einer digitalen Personalakte.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-04-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-03-14.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• forcont business technology gmbh

Wer?

• Deutsche Welle, Standort Bonn

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-03-14	Auftragsbekanntmachung
2023-08-28	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2023-03-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Referenznummer: DW-VMS 22/1009
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung einer Softwareanwendung (SaaS) in einer Cloud-Umgebung zum Betrieb einer digitalen Personalakte.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsche Welle, Standort Bonn
Postanschrift: Kurt-Schumacher-Str. 3
Postleitzahl: 53113
Postort: Bonn
Kontakt
Internetadresse: http://www.dw.com/zentraleinkauf 🌏
E-Mail: ze@dw.com 📧
Telefon: +49 2284292342 📞
Fax: +49 2284292350 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y5AYWGKLQ8UT/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://satellite.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y5AYWGKLQ8UT 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-03-14 📅
Einreichungsfrist: 2023-04-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-03-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 055-161340
ABl. S-Ausgabe: 55
Zusätzliche Informationen

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden den Bewerbern alle Unterlagen und Informationen zur Verfügung gestellt, die für eine Entscheidung hinsichtlich einer Beteiligung an dem Vergabeverfahren erforderlich sind. Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs erhalten die für die Aufforderung zur Angebotsabgabe ausgewählten Bewerber die für die Angebotserstellung erforderlichen Vergabeunterlagen. Die Unterlagen des Teilnahmewettbewerbs sowie sämtliche Bewerberfragen und Antworten werden über www.dtvp.de online zur Verfügung gestellt. Bewerber- und Bieterfragen werden vom Auftraggeber zunächst in einer Übersicht gesammelt, anonymisiert und die Antworten allen Bewerbern/Bietern zur Verfügung gestellt. Der Bewerber hat die Möglichkeit, sich über das Bietercockpit zu registrieren. Nur mit der Registrierung können Fragen über das Bietercockpit gestellt werden. Registrierte Bewerber werden automatisch über Neuerungen im Verfahren und Hinweise, z. B. Antworten auf Bewerberfragen informiert. Verzichtet ein Bewerber auf eine Registrierung, muss er sich selbständig informieren, ob die Unterlagen des Verfahrens zwischenzeitlich geändert wurden oder ob Bewerberfragen beantwortet wurden. Unterlässt der Bewerber dies, liegt das Risiko, einen Teilnahmeantrag auf der Grundlage veralteter Vergabeunterlagen erstellt zu haben und daher im weiteren Verlauf vom Verfahren ausgeschlossen zu werden, bei ihm. Hinweis: Die Sachverständige Barbara Duvaud (HR next) hat die Vergabestelle bei der Vorbereitung des Vergabeverfahrens unterstützt. Den Bietern ist bekannt, dass die Vergabestelle für die Verfahrensbegleitung einen Sachverständigen hinzugezogen hat, soweit dies in der Auftragsbekanntmachung ange-geben ist. Bei Teilnahme an dem Verfahren erklärt der Bieter hiermit jeweils sein Ein-verständnis. Bekanntmachungs-ID: CXS0Y5AYWGKLQ8UT

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 705882.35 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung ist die Bereitstellung einer Softwareanwendung (SaaS) in einer Cloud-Umgebung zum Betrieb einer digitalen Personalakte mit den integrierten Modulen einer Dokumentenerzeugung und einer Workflowlösung. Eine weitere Leistung besteht darin, die Daten einer vorhandenen digitale Personalakten in die neue Lösung zu migrieren.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 705882.35 EUR 💰
Dauer: 72 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Deutsche Welle, Standort Bonn Kurt-Schumacher-Str. 3 53113 Bonn

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:

Mindeststandards:

Haftpflichtversicherung

Der Auftragnehmer weist auf Verlangen des Auftraggebers nach, dass er über eine im Rahmen und Umfang marktübliche Industriehaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU verfügt.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Dem Teilnahmeantrag sind zwingend folgende fachlichen Nachweise beizufügen:

- Der AN belegt anhand einer Darstellung folgende Mindestanforderungen der Cloud-Lösung:

a) Standort der Server für Cloud in EU oder Deutschland

b) Dokumente, Meta- (Stamm)daten und Transportwege sind verschlüsselt (z. B. AES 256)

c) Verfahren, dass der Private Key für alle unter b) genannten Daten ausschließlich dem Auftraggeber DW bereit gestellt wird (BYOK). Der Auftragnehmer und Serviceprovider dürfen keinen Zugriff auf den Schlüssel haben. Dies kann z. B. durch einen speziellen verschlüsselten Bereich im Cloud-Speicher der Lösung erreicht werden, für den der AG das Passwort besitzt, oder durch die Einbindung eines zweiten Systems.

- Der AN belegt anhand einer Darstellung, dass es sich bei der angebotenen Software-Lösung (Cloud) um ein integriertes System (ohne Schnittstellen) handelt mit den Modulen Digitale Personalakte, Dokumentenerzeugung, Workflowsystem.

- Der AN bestätigt, dass der Software-Support in deutscher Sprache erfolgt und über eine deutsche Telefon-Nr. erreicht werden kann.

- Der AN belegt anhand von Referenzen eine zertifizierte SAP-Partnerschaft

- Der Anbieter beschäftigte im Jahr 2022 mindestens 50 Personen und bietet die ausgeschriebenen Leistungen (auch ohne BYOK, OZ 1.0) seit mindestens 3 Jahren in Deutschland an.

- Der AN dokumentiert, dass er in Deutschland aktuell mindestens 10 Anwendungen betreibt, die der ausgeschriebenen Leistung (auch ohne BYOK, OZ 1.0) entsprechen. Entsprechende Referenzen und Anwendungsbeschreibungen (grob) sind beigefügt. Mindestens eine Referenz sollte hier zur Kontaktaufnahme genannt werden.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-04-25 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalt
Kontakt
Kontaktperson: Procurement and Travel
Adresse des Käuferprofils: http://www.dtvp.de 🌏
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0Y5AYWGKLQ8UT/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs erhalten die für die Aufforderung zur Angebotsabgabe ausgewählten Bewerber die für die Angebotserstellung erforderlichen Vergabeunterlagen.

Die Unterlagen des Teilnahmewettbewerbs sowie sämtliche Bewerberfragen und Antworten werden über www.dtvp.de online zur Verfügung gestellt. Bewerber- und Bieterfragen werden vom Auftraggeber zunächst in einer Übersicht gesammelt, anonymisiert und die Antworten allen Bewerbern/Bietern zur Verfügung gestellt. Der Bewerber hat die Möglichkeit, sich über das Bietercockpit zu registrieren. Nur mit der Registrierung können Fragen über das Bietercockpit gestellt werden. Registrierte Bewerber werden automatisch über Neuerungen im Verfahren und Hinweise, z. B. Antworten auf Bewerberfragen informiert. Verzichtet ein Bewerber auf eine Registrierung, muss er sich selbständig informieren, ob die Unterlagen des Verfahrens zwischenzeitlich geändert wurden oder ob Bewerberfragen beantwortet wurden. Unterlässt der Bewerber dies, liegt das Risiko, einen Teilnahmeantrag auf der Grundlage veralteter Vergabeunterlagen erstellt zu haben und daher im weiteren Verlauf vom Verfahren ausgeschlossen zu werden, bei ihm.

Hinweis: Die Sachverständige Barbara Duvaud (HR next) hat die Vergabestelle bei der Vorbereitung des Vergabeverfahrens unterstützt.

Den Bietern ist bekannt, dass die Vergabestelle für die Verfahrensbegleitung einen Sachverständigen hinzugezogen hat, soweit dies in der Auftragsbekanntmachung ange-geben ist. Bei Teilnahme an dem Verfahren erklärt der Bieter hiermit jeweils sein Ein-verständnis.

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y5AYWGKLQ8UT

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de 📧
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.bund.de 🌏
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Name: Deutsche Welle, Standort Bonn
Postanschrift: Kurt-Schumacher-Str. 3
Postleitzahl: 53113
Telefon: +49 2284292342 📞
E-Mail: ze@dw.com 📧
Fax: +49 2284292350 📠
Internetadresse: http://www.dw.com/zentraleinkauf 🌏
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Quelle: OJS 2023/S 055-161340 (2023-03-14)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-08-28)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 495773.51 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-08-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-09-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 168-525657
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 055-161340
ABl. S-Ausgabe: 168
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXS0Y5AY1BRXTTAR

Objekt
Umfang der Beschaffung
Beschreibung der Optionen: Zwei Jahre Verlängerungsoptionen.

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bewertungskriterien
Qualitätskriterium (Gewichtung): 100
Preis (Gewichtung): 50.00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-08-23 📅
Name: forcont business technology gmbh
Postanschrift: Markranstädter Straße 1
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04229
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 34148503-305 📞
E-Mail: ausschreibung@forcont.de 📧
Land: Bonn, Kreisfreie Stadt 🏙️
Internetadresse: http://www.forcont.de 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 361767.49 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Quelle: OJS 2023/S 168-525657 (2023-08-28)

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