Beschaffung und Implementierung eines BPMS-Tools einschließlich begleitender Services

Kurze Beschreibung

Die Deutsche Bundesbank beabsichtigt, eine Business Process Management Software (BPMS) als SaaS-Lösung zu implementieren und die dazu notwendigen begleitenden Services (Hosting, Support, Betriebsunterstützung, Schulungen, Unterstützungsleistungen) zu beziehen.

Beschreibung der Beschaffung

Zur Einführung und Nutzung einer BPMS in der Deutschen Bundesbank sollen folgende Leistungsteile mittels EVB-IT Cloudvertrag beschafft werden:
1. Überlassung einer BPMS-Software-as-a-Service, deren Wartung und Pflege,
2. Flexible Nachlizenzierungsoptionen für alle Komponenten der BPMS,
3. Bereitstellung, Konfiguration und voll funktionsfähige initiale Anbindung der Software an IT-Systeme der Deutschen Bundesbank,
4. Durchführung von Schulungen,
5. Supportleistungen für den laufenden Betrieb der Software,
6. Optionale Beratungs- und Unterstützungsleistungen zur Umsetzung und Realisierung von Anwendungsfällen zur Prozessautomatisierung/-ausführung mittels der produktimmanenten Process Engine.
Die detaillierten Leistungsmerkmale sind den Vertragsanlagen Leistungsbeschreibung (Dokument B2) und insbesondere der Bewertungsmatrix (Dokument C51) und dem Kriterienkatalog (Dokument C521) zu entnehmen.
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Die Erbringung der vertraglichen Leistungen a) Bereitstellung des BPMS-Tools (Einrichtung etc., Schnittstellenanbindung, Herstellung der Betriebsbereitschaft) und b) Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von initialen Schulungen beginnt ab Zuschlagserteilung. Davon abweichend beginnt der Vertrag für die Leistungen a) Lizenzen/Hosting/Support, Betriebsunterstützung, Wartung und Pflege, Dokumentation für die SaaS-Anwendung und b) Optionale Leistungen mit dem Tag nach der Erklärung der Abnahme durch den Auftraggeber und hat eine Laufzeit von zunächst 48 Monaten (Mindestvertragsdauer).
Option: Vor Ablauf der Mindestvertragsdauer kann der Vertrag vom Auftraggeber einmalig um weitere 24 Monate verlängert werden.
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Optionale Beratungs- und Unterstützungsleistungen werden auf Abruf nach Bedarf in Blöcken von mehreren zusammenhängenden Tagen oder auch einzeln in Tagen (1 Personentag = 8 h ohne Pause) erbracht. Sie sind grundsätzlich remote in den durch den Auftragnehmer festgelegten Räumlichkeiten innerhalb der EU zu den gewöhnlichen Geschäftszeiten zu erbringen. Vor-Ort-Tätigkeiten an Standorten des Auftraggebers in- oder außerhalb Frankfurts werden nur in Ausnahmefällen erforderlich, der geschätzte Umfang hierfür beträgt maximal 10 % des Auftragsvolumens (in PT).
Der voraussichtliche Bedarf über die maximal mögliche Vertragslaufzeit wird auf rund 1.500 Personentage (Obergrenze) geschätzt (durchschnittlich 250 PT p. a.). Hierbei handelt es sich um eine kalkulatorische Annahme, die dem derzeitigen Planungsstand entspricht. Rückschlüsse auf tatsächliche Inanspruchnahmen lassen sich daraus jedoch nicht ableiten.
Nebenkosten, Reisekosten, Reisezeiten und/oder Materialkosten werden nicht gesondert vergütet. Reisezeiten gelten nicht als Leistungszeiten.
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Das sich der formellen Prüfung anschließende Bewertungsverfahren ist zweistufig. Die Auswahl in der ersten Stufe findet unter Bildung eines Preis-Leistungs-Verhältnisses anhand der Auswertung der Erfüllung der Bewertungskriterien und des Angebotsvergleichspreises statt.
In der zweiten Stufe erhält die Auftraggeberin einen kostenfreien Testzugang auf das Produkt des Bieters für mindestens 15 Arbeitstage (Mo-Fr). Es werden zur Plausibilisierung/Verifizierung bieterseitiger Angaben Produktpräsentationen unter Umsetzung von Use Cases durchgeführt.
Die Produktpräsentation findet voraussichtlich als Vor-Ort-Termin im Zeitraum vom 07.06.2023 bis 16.06.2023 in Frankfurt am Main statt.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

a) Eigenerklärung über die Eintragung im Berufsregister mit Angabe der Registernummer und des zuständigen Amtsgerichtes (gemäß Nr. 5 des Vordruckes 11078 II), ggf. Kopie der Eintragung beifügen (in der Bundesrepublik Deutschland Handelsregister bzw. Handwerksrolle, bei ausländischen Bewerbern Unterlagen gemäß Artikel 58 der Richtlinie 2014/24/EG)
b) Angaben, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber/Bieter in Frage stellt (gemäß Nr. 8 des Vordruckes 11078 II)
c) Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung (gemäß Nr. 9 des Vordruckes 11078 II)
d) Angaben zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft (gemäß Nr. 10 des Vordruckes 11078 II)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Eigenerklärung zum Mindestumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren - alternativ seit Bestehen -, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils der gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen (gemäß Nr. 1 des Vordruckes 11078 II i. V. m. den Angaben der Lfd. Nr. 1 des Dokumentes C4_Eignungskriterien_22-2000000464)
b) Eigenerklärung des Bieters, wonach sich dieser verpflichtet, eine (marktübliche) Versicherung zur Absicherung potentieller Sach-, Personen- und Vermögensschäden (sofern noch nicht vorhanden) spätestens bei einer beabsichtigten Zuschlagserteilung abzuschließen sowie einen entsprechenden Nachweis der Vergabestelle dann vorzulegen (gemäß Nrn. 4 und 7 des Vordruckes 11078 II i. V. m. Nr. 8.6 C5_EVB-IT Cloudertrag_22-2000000464)
c) Angaben zu Insolvenzverfahren und Liquidation (gemäß Nr. 6 des Vordruckes 11078 II)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

a) Eigenerklärung gemäß Vordruck 11029 c: Im Falle des Einsatzes von Unterauftragnehmern ist die Teilleistung anzugeben, welche durch Unterauftragnehmer durchgeführt wird. (Die Verpflichtung gemäß Vordruck 11029 d ist auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle nachzuweisen.)
b) Im Falle einer Bieter-/Arbeitsgemeinschaft sind alle die Leistungen gesamtschuldnerisch ausführenden Mitglieder sowie der bevollmächtigte Vertreter der Arbeitsgemeinschaft zu benennen (gemäß Vordruck 11031).
c) Angaben zu Arbeitskräften (gemäß Nr. 3 des Vordruckes 11078 II)
d) Der Bieter muss einen ausreichenden Sachstand sowie Erfahrungen in dem ausgeschriebenen Aufgabenbereich vorweisen können. Der Nachweis ist anhand von 3 Referenzen, die mit den zu vergebenden Leistungen vergleichbar und nicht älter als 3 bzw. 5 Jahre sind, zu erbringen (gemäß Nrn. 2 und 4 des Vordruckes 11078 II i. V. m. den Angaben den Lfd. Nrn. 2-4 des Dokumentes C4_Eignungskriterien_22-2000000464).
e) Eigenerklärung Kenntnisse und Erfahrungen: Der Bieter erklärt, für die Auftragserfüllung ausschließlich Personen einzusetzen, die über hinreichende Kenntnisse und Erfahrungen zur Erbringung der Leistung gemäß der fachlichen und technischen Anforderungen verfügen. Insbesondere verpflichtet er sich, nur solche Personen einzusetzen, die über die notwendigen Kenntnisse und Erfahrungen zu den Ausgangs- sowie Zieltechnologien, den entsprechenden Tools/Frameworks/Modulen und Systemkomponenten verfügen.
Die Leistungserbringung kann durch mehrere Personen des Auftragnehmers erfolgen. In diesem Fall verpflichtet sich der Auftragnehmer, dass alle geforderten Aufgaben vollumfänglich und qualifiziert durch das eingesetzte Team erfüllt werden (gemäß Lfd. Nr. 5 des Dokumentes C4_Eignungskriterien_22-2000000464).
f) Eigenerklärung Kapazitäten: Der Bieter erklärt, dass er für die Erbringung der Leistungen während der gesamten Vertragslaufzeit ausreichend technische und fachliche Kapazitäten vorhält, um die vereinbarte Leistung unterbrechungsfrei anbieten zu können. Mindestanforderung: Der Nachweis über ausreichend technische und fachliche Kapazitäten ist durch Vorlage von mindestens 5 exemplarischen Referenzprofilen unter Angabe der Schwerpunkte/Kern-kompetenzen hinsichtlich des für die Leistungserbringung notwendigen IT-Implementierungs-Know-Hows zu führen. Der Nachweis gilt als erbracht bei jeweils mindestens dreijähriger umfangreicher praktischer Tätigkeit im vorgenannten Aufgabengebiet. Von der Angabe personenbezogener Daten ist abzusehen (gemäß Lfd. Nr. 6 des Dokumentes C4_Eignungskriterien_22-2000000464).
g) Eigenerklärung Zentrale Ansprechperson/Koordinator/in: Der Bieter erklärt, dass er dem Auftraggeber spätestens zu Vertragsbeginn eine zentrale Ansprechperson (Koordinator/in) zur Abstimmung von Termin- und Leistungsplänen bzgl. der Leistungserbringung benennt. Die Ansprechperson muss die deutsche Sprache in Wort und Schrift inkl. des technischen Fachvokabulars beherrschen. Als Maßstab ist der europäische Referenzrahmen (CEFR) nach Stufe C1 anzusetzen (gemäß Lfd. Nr. 7 des Dokumentes C4_Eignungskriterien_22-2000000464).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Der Auftragnehmer muss über ausreichend Sachverstand und Erfahrungen zur Erbringung der ausgeschriebenen Leistung verfügen. Die Eignung ist gegeben, wenn alle Mindestanforderungen (= Ausschlusskriterien bzw. A-Kriterien) erfüllt sind.

Die Vergabeunterlagen stehen unter https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y636FFQ/documents zum Download zur Verfügung.
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Rechtzeitig angeforderte Auskünfte müssen bis spätestens 23.03.2023 bei der Vergabestelle vorliegen. Danach eingehende Anfragen können grundsätzlich nicht mehr beantwortet werden. Fragen zum laufenden Verfahren sind ausschließlich über die Projektraumrubrik "Kommunikation" der Vergabeplattform DTVP zu stellen. Die Antworten sowie alle weiteren verfahrensrelevanten Informationen werden von der Vergabestelle ebenfalls nur dort bereitgestellt.
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Angebote sind über die Vergabeplattform im entsprechenden Projektraum über das Bietertool im Reiter "Angebote" elektronisch via: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y636FFQ einzureichen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y636FFQ