Denkmalgerechte Herrichtung Stadtschloss Weimar - Beratungs- und Dienstleitungen des Facility Management gemäß § 204 Heft Nr. 16 AHO (März 2010)

Kurze Beschreibung

Die Klassik Stiftung Weimar beabsichtigt bis etwa 2030 das ehemalige Weimarer Residenzschloss (Weimarer Stadtschloss) vollständig instand zu setzen. Ziel der Maßnahme ist es, das Schloss als neue impulsgebende Mitte der Klassik Stiftung zu profilieren. Das Schlossensemble zählt zu den bedeutendsten Bauten der Residenzkultur in Deutschland und gehört zur UNESCO-Welterbestätte "Klassisches Weimar". Das besondere Potential des Schlosses ergibt sich aus der Authentizität des Bauwerks in Verbindung mit seiner hochwertigen wandfesten und mobilen Ausstattung sowie den kultur- und kunstgeschichtlichen Sammlungen, die hier über Jahrhunderte zusammengetragen wurden. Auf Grundlage der Welterbekonvention wird größter Wert auf die Wahrung von Integrität und Authentizität des Denkmals und die mit seiner Kulturgeschichte verbundenen Sammlung sowie die denkmalgerechte Instandsetzung gelegt. Die Baumaßnahme erstreckt sich über einen Zeitraum von 2008-2030. Die Stiftung nutzt die Chance, im Rahmen dieses Bauprojektes Vorsorge zu treffen für die Zeit nach der Baufertigstellung im Sinne der Verbindung von Nutzung und Betrieb und Bauunterhalt. Deshalb werden die beiden Handlungsfelder "Sanierung" und "Facility Management" im Sinne nachhaltiger Bauinstandsetzung und nachhaltiger Betreibung kongruent zusammen gedacht. Um das zu ermöglichen, ist es notwendig, das Facility Management in einem ersten Schritt während der Planungsphase des Projektes als eigene Planungsleistung zu beauftragen, in einem späteren Schritt wird die laufende Betreuung des Facility Management während des Betriebes entweder von der Klassik Stiftung ganz oder teilweise selbst übernommen, alternativ ganz oder teilweise an externe Betreuer delegiert werden. Das gegenständliche Projekt der denkmalgerechten Herrichtung des Residenzschlosses besteht im Wesentlichen aus zwei Teilprojekten, die mit den Projektkürzeln als S40 (Realisierungsvariante) und S100 bezeichnet werden und unter dem Dach des Gesamtprojektes S140 zusammengefasst werden. Die hier ausgeschriebenen Beratungs- und Dienstleistungen umfassen die Planung des Facility Management in Betrachtung des Gesamtschlosses (S140), also beider Teilprojekte, die jedoch zeitlich versetzt umgesetzt werden. Naturgemäß hat das Gebäude als Teil des UNESCO Welterbes seinen Themenschwerpunkt im Bereich der Denkmalpflege, und im Sinne der Verpflichtung, das Gebäude für die Zukunft zu erhalten, im Bereich der Nachhaltigkeit. Weiter müssen für die Planung des zukünftigen Betriebes und für die Erfüllung der Vorgaben des Zuwendungsgebers die Nutzungskosten im Hochbau nach der DIN 18960 erarbeitet werden. Diese zentralen Themenstellungen sind vor dem Hintergrund der Nutzungsänderung des Gebäudes zu sehen: das Schloss war, wie alle anderen Residenzgebäude, ein Wohngebäude mit Wohnräumen, Räume der Repräsentation, der Bewirtschaftung, der Verwaltung usw. Die heutige Nutzung sieht museale Bereiche, Veranstaltungsbereiche, Verwaltungsbereiche und allgemeine Servicefunktion vor. Dazu kommt die zeitgemäße technische Infrastruktur, die die Planung vor erhebliche Herausforderungen stellt. Durch den langen Vorlauf des Projektes sind Grundlagen, die für das Facility Management relevant sind, bereits teilweise erarbeitet. Kurz zusammengefasst, sind folgende Grundlagenarbeiten zu nennen: - Bauaufmaß, - Untersuchung des Tragwerks, - Untersuchung biologischer Schäden, - Denkmalpflegerische Zielstellung. In der Planung, bedingt durch Vorentwurfsstudien für das Gesamtschloss sowie die laufende Planung für die Realisierungsvariante sind Entscheidungen, die ebenfalls für das Facility Management relevant sind, bereits getroffen: - Klima- und Energiekonzept, - Lage der Technikzentralen und der Trassenführung der technischen Ausrüstung, - Grundsätzliche Entscheidungen zum Umgang mit dem Baudenkmal, - Brandschutzkonzeption, - Sicherheitskonzeption (Einbruchschutz), - Barrierefreiheit. Der Nutzerbedarf (quantitative und qualitative Nutzeranforderungen) ist weitgehend ermittelt, es gibt Teilbereiche, für die Entscheidungen noch nicht getroffen wurden, diese sind jedoch im Gesamtgefüge nachgeordnet. Das Facility Management setzt im konkreten Fall also im Schwerpunkt begleitend zur Sanierungsplanung der Bestandsimmobilie auf der Grundlage bereits erfolgter Bestandserfassung und bereits getroffener Grundsatzentscheidungen ein. Damit wird klar, dass im Zentrum der Leistung der zukünftige Gebäudebetrieb mit seinen infrastrukturellen, technischen und wirtschaftlichen Aspekten steht. Dabei geht es nicht nur um die Optimierung des Betriebes, sondern auch um die Vorstrukturierung der notwendigen Ressourcen, um den optimalen Betrieb des Gebäudes mit allen seinen Nutzungen sicherzustellen. Beispielsweise muss die personelle Ausstattung der Stiftung mit entsprechendem zeitlichen Vorlauf geplant und angemeldet werden. Die Stiftung versteht die zu erbringende Leistung so, dass mit Abschluss der Projektphase II - Umsetzungskonzept, die Vorausschau auf notwendige Planungen für den Betrieb möglich ist. Das Bauvorhaben wird von der Bundesrepublik Deutschland und dem Freistaat Thüringen über ein gemeinsames Sonderinvestitionsprogramm finanziert. Die Beauftragung der Bearbeitung der weiteren Projektphasen III Projektumsetzung und IV, Umsetzungscontrolling erfolgt als Option. Die Projektphasen III und IV werden, bedingt durch den gesetzten Projektablauf, zeitlich getrennt für die Teilprojekte S40 und S100 ausgearbeitet. Aufgrund des festgelegten Zeitplanes muss der Antrag im RZBau-Verfahren für S100 im Frühjahr 2024 ausgearbeitet sein. Dafür müssen sowohl die Kostenberechnung für das Teilprojekt S100 vorliegen, als auch die Nutzungskosten nach DIN 18960 für das Gesamtschloss. Für die erfolgreiche Zusammenarbeit ist das Verständnis für den Planungsansatz im Projekt notwendig. Die Klassik Stiftung erwartet das Verständnis für "Integrale Planung", da die Laufzeit des Projektes und die Komplexität der Themenstellungen nur bewältigt werden können, wenn die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten konstruktiv erfolgt, um auf diese Weise belastbare und nachhaltige Lösungen zu erarbeiten, die proaktiv umgesetzt werden. Alle relevanten Normen und Regelwerke zum Facility Management sind in die Definitionen des Leistungsbildes inkludiert bzw. sind zu berücksichtigen, u.a. GEFMA, DIN 276, Din 277, DIN 18960. Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Vergabe von Beratungs- und Dienstleistungen für die Planung des Facility Management gemäß § 204 Heft Nr. 16 AHO (März 2010) für das Gesamtschloss (S140). Die Beauftragung der hier ausgeschriebenen Leistungen erfolgt stufenweise, hierzu wird auf Pkt. II.2.11 dieses Dokuments verwiesen. Im Falle einer Beauftragung muss das angebotene Projektteam sofort und vollumfänglich zur Verfügung stehen. Im Bedarfsfall ist zur Sicherstellung der Termineinhaltung eine Aufstockung der Teamstärke zu sichern/ zu ermöglichen.

Beschreibung der Optionen

Die Vergabe erfolgt stufenweise für Leistungen des Facility Management gemäß § 204 Heft Nr. 16 AHO (März 2010) für die Projektphasen I bis IV. Geplante 1. Phase der Beauftragung: - Projektphase I (Basiskonzept) und II (Umsetzungskonzept). Geplante 2. Phase der Beauftragung (Option): - Projektphase III (Projektumsetzung) und IV (Umsetzungscontrolling). Über einen Zeitraum von ca. 18 Monaten soll vorerst die 1. Phase der Beauftragung (Projektphase I und II) erbracht werden. Die Gesamtlaufzeit einschließlich aller Optionen beträgt ca. 10 Jahre. Zwingender Zwischentermin ist nach 9 Monaten der Abschluss der Projektphase I (einschließlich der Zuarbeit zur Erstellung der RZBau-Unterlage inkl. Erstellung der Nutzungskosten). Der Auftraggeber behält sich vor, optional die Projektphasen III und IV nach § 204 Heft Nr. 16 AHO (März 2010) zu beauftragen. Die Beauftragung weiterer Phasen besteht als Option und kann nur unter dem Vorbehalt der Anerkennung der Ergebnisse der Planung und für den Fall der Verfügbarkeit in Aussicht gestellter Investitions-/ Fördermittel erfolgen. Ein Anspruch auf die Beauftragung der optionalen Leistungsphasen besteht nicht. Der Auftraggeber behält sich, in Abhängigkeit der Verfügbarkeit finanzieller Mittel oder dem Vorliegen von projektsachlichen Gründen, über den gesamten Projektzeitraum das Recht vor, die Beauftragung der weiteren Leistungen einzeln, gegliedert nach Abschnitten und Projektphasen oder anderweitig modifiziert, vorzunehmen. Der Auftraggeber behält sich des Weiteren vor, dem Auftragnehmer ggf. weitere / ergänzende Leistungen zu übertragen, die im inhaltlichen oder räumlichen Zusammenhang mit dem zu planenden Vorhaben stehen. Der Auftraggeber behält sich außerdem vor, in Anwendung von § 132 (2), (3) GWB Teilleistungen getrennt oder an Dritte zu vergeben, wenn besondere fachliche Gründe dafürsprechen. Ein Rechtsanspruch des Auftragnehmers auf Beauftragung weiterer Leistungsphasen bzw. sonstigen Planungsleistungen besteht nicht.