Dienstleistungen im Bereich IT-Unterstützung im Software-Lizenzmanagement

Kurze Beschreibung

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Die Investitionsbank Schleswig-Holstein – das zentrale Förderinstitut des Landes – berät, fördert und finanziert Unternehmen, Privatpersonen und Kommunen in Schleswig-Holstein. Die IB.SH ist seit dem 1. Juni 2003 rechtlich selbstständig. Sie ist eine rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts und besitzt eine Bankerlaubnis der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin). Träger und alleiniger Eigentümer der IB.SH ist das Land Schleswig-Holstein. Bei der IB.SH handelt sich um ein Nichthandelsbuchinstitut.
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Ausgeschriebene Unterstützungsleistungen:
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- Pflege und kontinuierliche Überwachung der Softwarelizenzen der IB.SH
- Durchführung regelmäßiger interner Lizenz-Audits
- Beratung d. Fachbereiche bei der Lizenzbeschaffung
- Unterstützung bei d. Einhaltung der Lizenzbedingungen
- Mitwirkung am Beschaffungsprozess von Softwarelizenzen in Zusammenarbeit mit dem zentralen Einkauf und dem IT-Controlling
- Sicherstellung d. Einhaltung der IT-Strategie in Bezug auf Softwarelizenzen und Softwarewartungsverträge
- Unterstützung b. externen Auditanfragen und der Begleitung von Audits
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Leistungsspezifische Anforderungen:
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Mindestanforderungen an die Qualifikation des eingesetzten Personals (KO-Kriterien):
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- Mitarbeit in mindestens 12 Projekte Bereich der Softwarelizenzen und ihren Metriken, insbesondere im Bereich Adobe, SAP, Microsoft, IBM, Oracle
- Fundiertes Wissen in der Auditabwehr und Auditdurchführung (insgesamt mindestens 10 Projekte, hauptsächlich Oracle und/oder IBM)
- Mindestens 10 Bereits durchgeführte Projekte in Bezug auf die Analyse und ggf. Optimierung der Compliance Situation
- Erfahrung im Lizenzmanagement im Bankenumfeld (mindestens 2 Auftraggeber)
- Erfahrung im Umgang mit Flexera Software Asset Management Produkten (Mindestens 2 Projekte)
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Bieter, die nicht alle Mindestanforderungen (KO-Kriterien) der Leistungsbeschreibung einhalten können, werden aus dem Verfahren ausgeschlossen.
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Einer Schätzung zufolge beträgt der Bedarf 100 Personentage pro Jahr, bei einer Laufzeit von 48 Monaten somit insgesamt 400 Personentage. Ein Anspruch auf Abrechnung eines bestimmten Volumens besteht nicht. Abgerechnet werden nur tatsächlich erbrachte Leistungen.
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Leistungsort, Verfügbarkeit:
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- Hauptsächlich remote - zirka 10Tage pro Jahr vor Ort und 90Tage remote
- Flexible Zeiten der Leistungserbringung von Montag bis Freitag von 09:00 bis 16:00 Uhr in Abstimmung mit der IB.SH
- Voraussichtlich 6 - 10 Stunden pro Woche
- Durch ein Vertretungskonzept der Auftragnehmerin soll sichergestellt werden, dass die Leistung über die gesamte Vertragslaufzeit in gleichbleibender Qualität erbracht werden kann
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Bestandsaufnahme:
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Aufgrund der hohen fachlichen Anforderungen und damit verbundenen komplexen Prozessen im Lizenzmanagement der IB.SH ist für Dienstleister, die im Lizenzmanagement der IB.SH noch keine Leistungen erbracht haben, eine Einarbeitungszeit (Bestandsaufnahme) notwendig.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Die Einarbeitungszeit beginnt am 01. Juni 2024 und umfasst (30 Personentage), zusätzlich zur vereinbarten wöchentlichen Unterstützungsleistung.
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- Die Einarbeitungszeit endet m. einem schriftlichen Bericht d. Dienstleisters
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Rahmenbedingungen und Dauer der Vertragsbeziehung.
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Es wird eine RV für maximal zwei Vertragspartner mit einer Laufzeit v. 48 Monaten geschlossen. Die Leistung ist vom 01.06.2024 bis zum 31.05.2028 zu erbringen. Die Einzelaufträge werden im Bedarfsfall, unter Berücksichtigung der Arbeits- und Projektsituation, Qualifikation und Verfügbarkeit in Rahmen von Mini-Wettbewerben vergeben
Siehe dazu das Muster der RV, das Bestandteil der RV ist.

Beschreibung

Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleiher von Arbeitskräften, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, müssen die gem. § 4 Abs. 1 Satz 1 VGSH erforderlichen Verpflichtungserklärungen mit Einreichung des Angebots abgeben. Die Verpflichtungserklärung zur Zahlung des Vergabemindestlohns ist Bestandteil der Vergabeunterlagen und abzugeben.

Zusätzliche Informationen

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Die Nachforderung von leistungsbezogenen Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen, ist ausgeschlossen. Dies gilt nicht für Preisangaben, wenn es sich um unwesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Ferner werden Preisangaben nicht nachgefordert, wenn es sich um wesentliche Einzelpositionen handelt, deren Einzelpreise den Gesamtpreis verändern oder die Wertungsreihenfolge und den Wettbewerb beeinträchtigen.
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Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

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1.
Eigenerklärung, dass eine Eintragung im Berufs- oder Handelsregister oder ein anderer, vergleichbarer Nachweis für die erlaubte Berufsausübung vorliegt gem. § 44 Abs. 1 VgV.
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Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

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2.
Vorlage der (Konzern-) Jahresabschlüsse (einschl. Gewinn- und Verlustrechnung) des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres des Unternehmens, sowie ggf. (Konzern-) Jahresabschlüsse des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres des Mutterkonzerns, wenn der bewerbende Unternehmensteil eine Tochtergesellschaft darstellt, einschl. GuV Rechnung.
Auf Grundlage des (Konzern-) Jahresabschlusses des letzten abgeschlossenen Geschäftsjahres des Unternehmens erfolgt ein Rating der Bieter gem. dem offiziellen DSGV- oder RSU-Corporate-Ratingverfahren durch den Kreditbereich der IB.SH. Mindestkriterium für Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit ist Nichtüberschreiten von 11 Punkten. Anbieter mit einer DSGV-/ RSU Corporate-Ratingnote von 12 oder schlechter werden aus dem Verfahren ausgeschlossen.
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3.
Eigenerklärung über den Nachweis einer entsprechend bestehenden Betriebshaftpflichtversicherung oder dass diese im Falle eines Vertragsabschlusses entsprechend abgeschlossen wird (gem. § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV).
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Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

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4.
Eigenerklärung (Formblatt), ob im Falle eines Auftrages, der Auftragnehmer Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt. Das Formblatt ist ausgefüllt dem Angebot beizufügen, auch wenn zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe noch keine Verträge mit den Unterauftragnehmern bestehen.
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4a.
Im Fall der Inanspruchnahme von Unterauftragnehmern ist die entsprechende Verpflichtungserklärung (Formblatt) vom Nachunternehmer mit dem Angebot einzureichen.
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5.
Ausführliche Darstellung der Qualifikation des für einen Einsatz bei der IB.SH geplanten Personals des Bieters (d. h. Lebenslauf, Skills, Erfahrung in bisherigen Projekten, Einstufung innerhalb des Unternehmens des Bieters; bei der Beschreibung der Skills und der Erfahrungen ist Bezug zu nehmen auf einzelne Sachverhalte und Mindestanforderungen und insb. ist die Erfahrung im Bankenbereich darzulegen).
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6.
Darstellung der Nachhaltigkeit im Unternehmen (Arbeitswege von Mitarbeitern, Maßnahmen in Bezug auf Fortbildung, Flexible Arbeitsmodelle, Mobilität im Unternehmen, Energiemaßnahmen).
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Zusätzliche Informationen

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Die EU-Richtlinie 24/2014 fordert die barrierefreie Bereitstellung der Vergabeunterlagen (Ausschreibungsunterlagen, Fragen- und Antworten Kataloge, Änderungspakete) für Sie als Wirtschaftsteilnehmer. Wir stellen Ihnen diese Vergabeunterlagen unter www.e-vergabe-sh.de zur Verfügung. Die GMSH ist zentrale Beschaffungsstelle i. S. d. § 120 Abs. 4 GWB. Damit ist sie verpflichtet, bei allen europaweiten Ausschreibungen das gesamte Vergabeverfahren elektronisch abzuwickeln. Das bedeutet für die Bewerber und Bieter, dass Teilnahmeanträge und Angebote nur noch in elektronischer Form über unsere Vergabeplattform
www.e-vergabe-sh.de eingereicht werden können. Die Kommunikation während des Ausschreibungsverfahrens wird ebenfalls nur noch in elektronischer Form
erfolgen. Aus diesem Grund weisen wir darauf hin, dass eine kostenlose Registrierung auf unser Vergabeplattform: www.e-vergabe-sh.de für eine Bewerbung bzw.
Angebotsabgabe zwingend notwendig ist. Nach der Registrierung müssen Sie sich mit der e-Vergabe-Plattform der GMSH verknüpfen. Eine Abgabe der Teilnahmeanträge / Angebote in Papierform ist bei dieser Ausschreibung nicht mehr möglich. Teilnahmeanträge / Angebote, die in Papierform eingehen, dürfen seitens der GMSH bei der Prüfung und Wertung nicht mehr berücksichtigt werden. Für bereits registrierte Wirtschaftsteilnehmer ändert sich der Prozessablauf nicht.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

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Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Im Übrigen sind Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen nach Kenntnis gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. Ein Nachprüfungsantrag ist innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der zuständigen Vergabekammer zu stellen (§ 160 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)).Die o.a. Fristen gelten nicht, wenn der Auftraggeber gemäß § 135 Absatz 1 Nr. 2 GWB den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist. Setzt sich ein Auftraggeber über die Unwirksamkeit eines geschlossenen Vertrages hinweg, indem er die Informations- und Wartepflicht missachtet (§ 134 GWB) oder ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, kann die Unwirksamkeit nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 GWB).
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Beschreibung der Beschaffung

Für den Abschluss einer Rahmenvereinbarung über Objektplanungsleistungen Gebäude und Innenräume für Bauprojekte (Abschnitt E Neue RBBau) und Einfache Baumaßnahmen (Abschnitt D Neue RBBau) in den Liegenschaften (siehe Erfüllungsort) der Verfassungsorgane und obersten Bundesbehörden in Berlin sucht das BBR geeignete Büros. Die Bauaufgaben umfassen die Planung und Durchführung von Erneuerungsmaßnahmen (d.h. Umbau, Sanierung, Modernisierung) im Gebäudebestand für den Deutschen Bundestag (DBT). Die zu bearbeitenden Gebäude der Liegenschaften mit zum Teil repräsentativem Charakter haben ein hohes technisches und komplexes Ausstattungsniveau, unterliegen teilweise dem Denkmalschutz und/ oder besonderen sicherheitstechnischen Anforderungen. Einige Maßnahmen werden im laufenden Betrieb umgesetzt.

Das Honorarvolumen für Objektplanungsleistungen (KG 700) pro Einzelmaßnahme liegt voraussichtlich zwischen ca. 50.000 EUR und ca. 550.000 EUR (netto). Das Gesamtbaukostenvolumen (KG 300-600) aller Baumaßnahmen beträgt nach derzeitiger Einschätzung für Erneuerungsmaßnahmen im Auftrag des BMWSB (Bund): ca. 93,3 Mio. EUR (netto)

Die notwendigen Objektplanungsleistungen für Erneuerungsmaßnahmen im Auftrag des BMWSB (Bund) sollen in einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Büros vergeben werden. Die Aufträge für die jeweiligen Baumaßnahmen sollen objektkonkret grundsätzlich als Einzelaufträge an einen Partner der Rahmenvereinbarung vergeben werden.

Das Bundesamt für Bauwesen und Raumordnung führt das Vergabeverfahren für die Rahmenvereinbarung als Verhandlungsverfahren mit öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme nach den Regelungen der VgV in 2 Stufen durch:
- Stufe 1: Teilnahmewettbewerb
- Stufe 2: Verhandlung zur Rahmenvereinbarung

Als Ergebnis des Vergabeverfahrens sollen bis zu 10 Rahmenvereinbarungspartner zur Verfügung stehen.

- Stufe 3: Einzelbeauftragung:

Entscheidet sich der Auftraggeber dafür, einen Einzelauftrag auf Basis der Rahmenvereinbarungen zu vergeben, führt er bei geschätzten anrechenbaren Kosten bis einschließlich 750.000,00 € netto einer jeweiligen Baumaßnahme einen Preiswettbewerb mit allen Rahmenvereinbarungspartnern durch.

Bei geschätzten anrechenbaren Kosten über 750.000,00 € netto werden weitere Zuschlagskriterien gemäß den objektspezifischen Anforderungen sowie der Preis als Vergabekriterium bei allen Rahmenvereinbarungspartnern abgefragt.
Die Vergabeentscheidung erfolgt anhand der gemäß Anlage B gewichteten Zuschlagskriterien. Bei geschätzten anrechenbaren Kosten unter 750.000,00 € netto gilt allein der Preis als Zuschlagskriterium.

Der Auftraggeber übergibt den Rahmenvereinbarungspartnern die zur Kalkulation der Leistungen notwendigen projektspezifischen Informationen einschließlich der Informationen über den gewünschten Leistungszeitpunkt, fordert sie zur Abgabe eines Angebots binnen einer angemessenen Frist auf und lädt die ausgewählten Rahmenvereinbarungspartner im vorliegenden Fall eines Einzelauftrages über 750.000,00 € netto anrechenbare Kosten zu einem Verhandlungsgespräch ein.

Im Falle eines Einzelauftrags über 750.000,00 € netto anrechenbare Kosten wird eine Auswertungsmatrix übersandt, welche für die Wertung der Angebote zur Anwendung kommt. Grundlage dieser Wertung sind die in der Auswertungsmatrix gewählten Zuschlagskriterien für den Einzelauftrag und deren Wichtung gemäß der Anlage B zur Rahmenvereinbarung, welche gem. § 21 Abs. 5 VgV mit der Bekanntmachung veröffentlicht wird, sowie gegebenenfalls weitere genauer formulierte Bedingungen. Die Wahl der Unterkriterien orientiert sich jeweils an den Rahmenbedingungen für den Einzelauftrag und kann daher variieren.

Zusätzliche Informationen

Die Rahmenvertragslaufzeit beginnt im 2. Quartal 2025. Die Beauftragung der Objektplanungsleistungen (objektkonkret) ist für die Jahre 2025 bis einschließlich 2029 vorgesehen . Die Laufzeit der einzelnen, auf der Rahmenvereinbarung beruhenden Aufträge (objektkonkret), kann über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung hinausgehen.

Bei Rahmenvereinbarungen Höchstwert über die Gesamtlaufzeit: Die Honorarkosten (KG 700) für Objektplanungsleistungen aller Baumaßnahmen betragen nach derzeitiger Einschätzung für Erneuerungsmaßnahmen im Auftrag des BMWSB (Bund): ca. 16,5 Mio. EUR (netto)

- Auftraggeber/in: BMWSB (Bund)
- Nutzer/in: Deutscher Bundestag
- Gebäudenutzung: Plenarbereich, Sitzungssäle, Büro- und Sondernutzungen des Deutschen Bundestags
- Art der Baumaßnahme: Erneuerungsmaßnahmen (d.h. Umbau, Sanierung, Modernisierung) im Gebäudebestand
- Projektkosten (netto) für KG 300-700 gem. DIN 276: Die Projektkosten aller Baumaßnahmen betragen nach derzeitiger Einschätzung für Erneuerungsmaßnahmen im Auftrag des BMWSB (Bund): ca. 124,4 Mio. EUR (netto)
- Projektdauer der Einzelaufträge: voraussichtlich ca. 7 Jahre
- Leistungsbereich: Rahmenvereinbarung für Objektplanungsleistungen Gebäude und Innenräume gem. § 33ff. HOAI, Leistungsphasen 2 - 9, Besondere Leistungen gemäß Einzelbeauftragung
- Beginn/Ende der Leistungserbringung der Einzelaufträge: 2.Quartal 2025 - voraussichtlich 2.Quartal 2032

Hinweise:
Die voraussichtlichen Einzelaufträge umfassen Objektplanungsleistungen. Der genaue Leistungsumfang wird im Einzelauftrag (Stufe 3 – objektkonkret) festgelegt. Der objektkonkrete Einzelauftrag erfolgt stufenweise. Ein Rechtsanspruch - nach Übertragung einer Leistungsstufe - auf Übertragung nachfolgender Leistungsstufen oder Teilen davon besteht nicht. Der Auftraggeber behält sich zudem vor, die Übertragung weiterer Leistungen auf einzelne Abschnitte der Baumaßnahme oder einzelne Leistungsbereiche zu beschränken.

Zusätzliche Informationen

Hinweis 1: Der Vertrag ist erst in der 2. Stufe des Verfahrens einzureichen. Hierzu erhalten die für das Verhandlungsverfahren ausgewählten Teilnehmenden gemäß § 17 Abs. 4 VgV eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes mit allen erforderlichen Unterlagen für die Angebotserstellung.
Hinweis 2: Bei Bietergemeinschaften ist der Bewerbungsbogen für das sich bewerbende Team als Ganzes vorzulegen und auszufüllen. Die Anlagen und geforderten Nachweise sind im Falle einer Bietergemeinschaft durch jedes Mitglied vorzulegen.
Hinweis 3: Die vorgenannten Erklärungen und der Bewerbungsbogen stehen uneingeschränkt und kostenfrei als Formularvordruck im Internet unter der Adresse www.evergabe-online.de zur Verfügung. Es ist ausschließlich der vorgesehene Formularvordruck zu verwenden.
Es besteht keine Pflicht zur Registrierung auf der E-Vergabeplattform. Über Änderungen der Vergabeunterlagen, Nachsendungen, Fragen von Bietenden, Antwortschreiben u.ä. werden Sie jedoch nur bei vorheriger Registrierung automatisch unterrichtet. Andernfalls sind Sie verpflichtet, sich eigenständig die erforderlichen Informationen zu verschaffen.
Das Vergabeverfahren wird elektronisch über die E-Vergabeplattform des Bundes (unter www.evergabe-online.de) durchgeführt.
Der Bewerbungsbogen mit den Erklärungen ist zusammen mit den geforderten Nachweisen innerhalb der Bewerbungsfrist vollständig ausgefüllt elektronisch in Textform gem. § 126b BGB über die E-Vergabeplattform des Bundes (http://www.evergabe-online.info) einzureichen. In Papierform eingereichte Bewerbungen werden nicht berücksichtigt. Eine Unterschrift oder Signatur auf dem Bewerbungsbogen ist nicht notwendig. Der Name der bevollmächtigten Person ist im Unterschriftsfeld jedoch zwingend anzugeben. Ist bei elektronisch in Textform eingereichten Bewerbungen der/die Bewerbende nicht erkennbar, wird die Bewerbung vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.

Die Kommunikation zwischen Bewerbenden/Bietenden und der Vergabestelle erfolgt grundsätzlich über die E-Vergabeplattform. Für die Teilnahme an der elektronischen Auftragsvergabe registrieren Sie sich einmalig kostenfrei unter www.evergabe-online.de. Informationen über die E-Vergabe und die technischen Voraussetzungen für deren Nutzung erhalten Sie unter www.evergabe-online.info. Telefonischen Support zur E-Vergabeplattform leistet die Hotline des BMI, die telefonisch unter der Rufnummer +49(0)228-99610-1234 zu erreichen ist.
Fragen der Bewerbenden sind über den Angebotsassistenten (ANA) der E-Vergabeplattform (als registrierte/r Nutzer/in der E-Vergabe) rechtzeitig vor Ablauf der Bewerbungsfrist zu stellen. Die Antworten werden zeitnah erarbeitet und über die E-Vergabeplattform an alle Bewerbenden versendet.

Soweit der Bewerbung die geforderten Unterlagen und Nachweise nicht beiliegen, sind diese auf Anforderung innerhalb der von der Vergabestelle hierfür benannten Frist über die E-Vergabeplattform des Bundes nachzureichen. Werden die nachgeforderten Unterlagen nicht innerhalb dieser Frist vorgelegt, führt dies zum Ausschluss aus dem weiteren Verfahren.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Zuständig für die Nachprüfung von Vergabeverfahren ist das Bundeskartellamt - Vergabekammern des Bundes Kaiser Friedrich Str. 16 53113 Bonn Tel.: +49 228/9499-0 Fax: +49 228/9499-163 Gemäß § 160 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften innerhalb von 10 Tagen bei der Vergabestelle des Bundesamtes für Bauwesen und Raumordnung, Referat A 4.1, Straße des 17. Juni 112, 10623 Berlin, gerügt werden. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, müssen spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden. Rügen sind in elektronischer Form über die E-Vergabeplattform des Bundes einzureichen. Hilft die Vergabestelle der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o.g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden. Der Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit die Voraussetzungen von § 160 GWB vorliegen. Ferner wird auf die Vorschriften der §§ 134, 135 GWB hingewiesen.