Digital Office | Max-Planck-Gesellschaft z.F.d.W. Generalverwaltung; | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2023-11-06	Auftragsbekanntmachung
2023-11-10	Auftragsbekanntmachung

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von Dienstleistungen für Projekt- und Prozess-Management mit dem Ziel, einen Auftragnehmer zu finden, der den Auftraggeber bei der Implementierung von Digitalisierungsprojekten für administrative Prozesse der Max-Planck-Gesellschaft mit einer professionellen Projekt- und Prozess-Management Expertise sowohl konzeptionell, anleitend für die Mitarbeitenden der MPG sowie operativ in definierten Projekten und Prozessgestaltungen von digitalisierungsfähigen Prozessen begleitet.\nVergabegegenstand ist somit die Beschaffung entsprechender Experten bzw. Expertinnen für die Verstärkung des Digital Office in der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft mit \n- 3 Projekt-Management Experten bzw. Expertinnen für die methodische Entwicklung, Befähigung sowie operative Umsetzung von Digitalisierungsprojekten im administrativen Bereich der MPG\n- 2 Prozess-Management Experten bzw. Expertinnen für methodische und operative Begleitung von Implementierungen der digitalen Fachprozesse der Verwaltung im cross-funktionalen Bereich.\n\nKap. 1.6.2 - Volumina\nDie Projekt-Management-Leistungen sollen durch drei Personen - FTE - erbracht werden, s. Kap. 4.3.3.2.2\n\nPT - Personentage\nMindestabnahme 217 PT\nSchätzmenge 1.083 PT\nMax - Abnahme 1.299 PT\n\nDie Prozess-Management-Leistung sollen durch zwei Personen - FTE - erbracht werden, s. Kap. 4.3.3.2.3 \n\nMindestabnahme 153 PT\nSchätzmenge 763 PT\nMax - Abnahme 916 PT\n\nDie angeforderten Volumina eines FTEs -Full-Time-Equivalents - können auch auf zwei Headcounts aufgeteilt sein. Die Aufteilung darf sich dabei maximal in folgender Relation bewegen: 40-60 oder 50-50, andere Leistungsaufteilung ist nicht zulässig.\n\nVgl. zum Leistungsumfang auch die detaillierte Leistungsbeschreibung in Kapitel 5

Zusätzliche Informationen

Der AG behält sich vor, innerhalb der ersten 3 Jahre dieses Vertrages neue Leistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der ausgeschriebenen bestehen, gem. Paragraph 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb an den AN dieses Hauptauftrages zu vergeben. Für diese Leistungen gelten die vertraglichen Bedingungen dieses Vergabeverfahrens.

Beschreibung der Optionen

Die Basis-Vertragslaufzeit beträgt 2 Jahre, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns 1.02.2024 und endet am 31.01.2026. Sofern der Auftraggeber zum Ablauf der Basisvertragslaufzeit keine Kündigung erklärt, verlängert sich der Vertrag um weitere 11 Monate bis zum 31.12.2026 - s. a. Kap. 1.6.1 der VU.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Aufgrund Zeichenbegrenzung und der derzeitigen Problematik, dass keine Sonderzeichen im Bekanntmachungstext verwendet werden dürfen, wird AUSDRÜCKLICH auf die jeweiligen Kapitel der Vergabeunterlage verwiesen.\n\nKap. 3.3.2.1 Unternehmensdarstellung EK-02-A \nVerlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer \n\nName des Unternehmens Firma, Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten, - Angaben zur Unternehmensgröße d.h. Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36 sowie - falls gegeben - die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist, dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer, Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente.\n- Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens.\n\nKap. 3.3.2.2 Berufs- oder Handelsregistereintragung EK-03-A \nDer Bieter hat zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung\nverfügt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Aufgrund Zeichenbegrenzung und der derzeitigen Problematik, dass keine Sonderzeichen im Bekanntmachungstext verwendet werden dürfen, wird AUSDRÜCKLICH auf die jeweiligen Kapitel der Vergabeunterlage verwiesen.\n\nKap. 3.3.4.1 Qualitätssicherung EK-07-A\nDie Bieter haben zu erklären, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung in ihrem Unternehmen bestehen. \n\nKap. 3.3.4.2 Umweltmanagement EK-08-A \nDie Bieter haben zu erklären, welche Maßnahmen zum Umweltmanagement in ihrem Unternehmen bestehen. \n\nKap. 3.3.4.3 Prozesssicherheit EK-09-A\nDie Bieter haben zu erklären, welche Maßnahmen zum Prozesssicherheit insbesondere für die Verwaltungs- und IT-Prozesse in ihrem Unternehmen bestehen. \n\nKap. 3.3.4.4 Unternehmensreferenzen EK-10-A - EK-11-A\nDer Bieter hat Referenzen in Bezug auf die nachfolgend genannten Leistungsbereiche anzugeben. Die Referenzen müssen in den 3 Jahren vor der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein, der Projektstart darf jedoch vor dem genannten Termin liegen, Mindestanforderung. \n\nFür Projekt-Management EK-10-A\n3 Referenzen für den Leistungsbereich Projekt Management für Digitalisierungsprojekte idealerweise in Gesellschaften aus der Wissenschaft, Lehre und oder anderen Institutionen. Alternativ eignen sich auch Referenzen für den globalen Verwaltungsbereich für dezentral aufgestellte internationale Unternehmen. Anforderungen s. Kap. 3.3.4.4.1\n\nFür Prozess-Management EK-11-A\nDrei relevante Referenzen für den Leistungsbereich Aufbau und operative Begleitung von Prozess-Management im Digitalisierungskontext von administrativen Prozessen, idealerweise in administrativen Bereichen von Organisationen der Wissenschaft, Lehre und oder anderen Institutionen. Alternativ eignen sich auch Referenzen für den globalen Verwaltungsbereich für dezentral aufgestellte internationale Unternehmen. Anforderungen s. Kap. 3.3.4.4.2

Selbstausführungsgebot beachten s. Kap. 2.2.1 der Vergabeunterlage\nFür die kritischen Aufgaben aller in Kapitel 5.2.1 und 5.2.2 aufgeführten Leistungen besteht ein Selbstausführungsgebot. Diese müssen direkt vom Bieter selbst oder im Falle einer BG von einem Teilnehmer der BG ausgeführt werden; eine Eignungsleihe oder ein Subunternehmereinsatz sind in diesen Bereichen nicht zugelassen. Näheres s. Kap. 2.2.1\n \nDer Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß Paragraph 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten hier gegenständlichen Auftrag erhalten hat.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen.\nDer Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung genannten Frist gegenüber den Auftraggebern (bei der oben benannten Kontaktstelle) zu rügen (Paragraph 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben benannten Kontaktstelle) zu rügen (Paragraph 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).\nHilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (Paragraph 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).\nBei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von Dienstleistungen für Projekt- und Prozess-Management mit dem Ziel, einen Auftragnehmer zu finden, der den Auftraggeber bei der Implementierung von Digitalisierungsprojekten für administrative Prozesse der Max-Planck-Gesellschaft mit einer professionellen Projekt- und Prozess-Management Expertise sowohl konzeptionell, anleitend für die Mitarbeitenden der MPG sowie operativ in definierten Projekten und Prozessgestaltungen von digitalisierungsfähigen Prozessen begleitet.
Vergabegegenstand ist somit die Beschaffung entsprechender Experten bzw. Expertinnen für die Verstärkung des Digital Office in der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft mit
- 3 Projekt-Management Experten bzw. Expertinnen für die methodische Entwicklung, Befähigung sowie operative Umsetzung von Digitalisierungsprojekten im administrativen Bereich der MPG
- 2 Prozess-Management Experten bzw. Expertinnen für methodische und operative Begleitung von Implementierungen der digitalen Fachprozesse der Verwaltung im cross-funktionalen Bereich.

Kap. 1.6.2 - Volumina
Die Projekt-Management-Leistungen sollen durch drei Personen - FTE - erbracht werden, s. Kap. 4.3.3.2.2

PT - Personentage
Mindestabnahme 217 PT
Schätzmenge 1.083 PT
Max - Abnahme 1.299 PT

Die Prozess-Management-Leistung sollen durch zwei Personen - FTE - erbracht werden, s. Kap. 4.3.3.2.3

Mindestabnahme 153 PT
Schätzmenge 763 PT
Max - Abnahme 916 PT

Die angeforderten Volumina eines FTEs -Full-Time-Equivalents - können auch auf zwei Headcounts aufgeteilt sein. Die Aufteilung darf sich dabei maximal in folgender Relation bewegen: 40-60 oder 50-50, andere Leistungsaufteilung ist nicht zulässig.

Vgl. zum Leistungsumfang auch die detaillierte Leistungsbeschreibung in Kapitel 5

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Aufgrund Zeichenbegrenzung und der derzeitigen Problematik, dass keine Sonderzeichen im Bekanntmachungstext verwendet werden dürfen, wird AUSDRÜCKLICH auf die jeweiligen Kapitel der Vergabeunterlage verwiesen.

Kap. 3.3.2.1 Unternehmensdarstellung EK-02-A
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer

Name des Unternehmens Firma, Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten, - Angaben zur Unternehmensgröße d.h. Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36 sowie - falls gegeben - die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist, dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer, Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente.
- Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens.

Kap. 3.3.2.2 Berufs- oder Handelsregistereintragung EK-03-A
Der Bieter hat zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung
verfügt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Aufgrund Zeichenbegrenzung und der derzeitigen Problematik, dass keine Sonderzeichen im Bekanntmachungstext verwendet werden dürfen, wird AUSDRÜCKLICH auf die jeweiligen Kapitel der Vergabeunterlage verwiesen.

Kap. 3.3.3.1 Haftpflichtversicherung EK-04-A
Gefordert wird das Vorliegen bzw. der mögliche Abschluss einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Versicherungssummen
- für Personenschäden mindestens 3 Mio. EUR, zweifach maximiert sowie
- für Sach- und Vermögensschäden mindestens 1 Mio. EUR zweifach maximiert

Kap. 3.3.3.2 Umsatzdarstellung EK-05-A und EK-06-A
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über
- den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens EK-05-A
sowie
- den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich Strategische Beratung von Digitalisierung UND Implementierung von Digitalisierungsinitiativen EK-06-A
jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre 2020 - 2022 abzugeben

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Aufgrund Zeichenbegrenzung und der derzeitigen Problematik, dass keine Sonderzeichen im Bekanntmachungstext verwendet werden dürfen, wird AUSDRÜCKLICH auf die jeweiligen Kapitel der Vergabeunterlage verwiesen.

Kap. 3.3.4.1 Qualitätssicherung EK-07-A
Die Bieter haben zu erklären, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung in ihrem Unternehmen bestehen.

Kap. 3.3.4.2 Umweltmanagement EK-08-A
Die Bieter haben zu erklären, welche Maßnahmen zum Umweltmanagement in ihrem Unternehmen bestehen.

Kap. 3.3.4.3 Prozesssicherheit EK-09-A
Die Bieter haben zu erklären, welche Maßnahmen zum Prozesssicherheit insbesondere für die Verwaltungs- und IT-Prozesse in ihrem Unternehmen bestehen.

Kap. 3.3.4.4 Unternehmensreferenzen EK-10-A - EK-11-A
Der Bieter hat Referenzen in Bezug auf die nachfolgend genannten Leistungsbereiche anzugeben. Die Referenzen müssen in den 3 Jahren vor der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein, der Projektstart darf jedoch vor dem genannten Termin liegen, Mindestanforderung.

Für Projekt-Management EK-10-A
3 Referenzen für den Leistungsbereich Projekt Management für Digitalisierungsprojekte idealerweise in Gesellschaften aus der Wissenschaft, Lehre und oder anderen Institutionen. Alternativ eignen sich auch Referenzen für den globalen Verwaltungsbereich für dezentral aufgestellte internationale Unternehmen. Anforderungen s. Kap. 3.3.4.4.1

Für Prozess-Management EK-11-A
Drei relevante Referenzen für den Leistungsbereich Aufbau und operative Begleitung von Prozess-Management im Digitalisierungskontext von administrativen Prozessen, idealerweise in administrativen Bereichen von Organisationen der Wissenschaft, Lehre und oder anderen Institutionen. Alternativ eignen sich auch Referenzen für den globalen Verwaltungsbereich für dezentral aufgestellte internationale Unternehmen. Anforderungen s. Kap. 3.3.4.4.2

Selbstausführungsgebot beachten s. Kap. 2.2.1 der Vergabeunterlage
Für die kritischen Aufgaben aller in Kapitel 5.2.1 und 5.2.2 aufgeführten Leistungen besteht ein Selbstausführungsgebot. Diese müssen direkt vom Bieter selbst oder im Falle einer BG von einem Teilnehmer der BG ausgeführt werden; eine Eignungsleihe oder ein Subunternehmereinsatz sind in diesen Bereichen nicht zugelassen. Näheres s. Kap. 2.2.1

Der Auftraggeber behält sich die Möglichkeit vor, gemäß Paragraph 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV bei Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der hier ausgeschriebenen bestehen, diese innerhalb von drei Jahren nach Abschluss des ersten Auftrags im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb an den Auftragnehmer zu vergeben, der den ersten hier gegenständlichen Auftrag erhalten hat.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen.
Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung genannten Frist gegenüber den Auftraggebern (bei der oben benannten Kontaktstelle) zu rügen (Paragraph 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben benannten Kontaktstelle) zu rügen (Paragraph 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).
Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (Paragraph 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig.