Digitalisierung des ÖGD im Landkreis Donau-Ries

Kurze Beschreibung

Beschreibung der ursprünglichen Beschaffung:
Die Erfahrungen in der Pandemie und der letzten Jahre haben gezeigt, dass es einer nachhaltigen Stärkung des Öffentlichen Gesundheitsdienstes (ÖGD) bedarf, damit dieser seine vielfältigen Aufgaben wahrnehmen und ihnen gerecht werden kann. Daher hat das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) am 22. April 2022 ein Förderprogramm zur „Förderung von Maßnahmen zur Steigerung und Weiterentwicklung des digitalen Reifegrades des öffentlichen Gesundheitsdienstes in Deutschland“ veröffentlicht. Die Förderung hat zum Ziel, den ÖGD insgesamt zu stärken und zu modernisieren. Um dieses Ziel zu erreichen, soll die Digitalisierung des ÖGD gefördert werden. Unter dem Leitbild „Digitales Gesundheitsamt 2025“ soll der ÖGD noch stärker als bisher von digitalen Anwendungen profitieren. Fördervoraussetzung ist unter anderem die Steigerung der digitalen Reife in mindestens zwei Dimensionen um zwei Reifegrade im Rahmen des sog. „Reifegradmodells“. Das Gesundheitsamt des Landkreises Donau-Ries hat erfolgreich einen entsprechenden Antrag auf Förderung gestellt und entsprechende Fördermittel erhalten. Da das Gesundheitsamt (im Zeitpunkt der Antragstellung) in der überwiegenden Zahl der vorgegebenen Dimensionen bislang noch nicht einmal die Stufe 0 erreicht hat hat es sich zum Ziel gesetzt, sich im Projektzeitraum bis 30.09.2024 insb. in folgenden Dimensionen um die geforderten zwei Stufen zu steigern: • Digitalisierungsstrategie• Mitarbeitende • Prozessdigitalisierung• IT-Sicherheit.
Mit Hilfe eines externen Digitalisierungsmanagers (m/w/d), einer zu entwickelnden Digitalisierungsstrategie, und einer Beratung zu effizienten digitalisierten Prozessen und deren Umsetzung sowie einem Arbeitspaket im IT-Sicherheitsbereich sollen für das Gesundheitsamt grundlegende Maßnahmen zur weiteren Digitalisierung erarbeitet werden. Die federführende Rolle übernimmt hierbei der externe Dienstleister, der nicht nur beratend, sondern in Abstimmung mit der amtsinternen Projektleitung auch verantwortlich umsetzend tätig werden soll. Zudem soll er ergebnisverantwortlich die Steuerung des Gesamtprojektes wahrnehmen.

Beschreibung der Änderungen:
Die Projektumsetzung ist inzwischen weit fortgeschritten. Mithilfe des o. g. Auftragnehmers als externem Digitalisierungsmanager wurden u. a. der Ist-Zustand der im Gesundheitsamt laufenden Prozesse erhoben und analysiert, der Soll-Zustand definiert und eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet. Im Rahmen der verlängerten Projektlaufzeit soll nun mit den Restmitteln das bestehende Auftragsverhältnis befristet verlängert und konkrete Maßnahmen im Bereich der IT-Sicherheit umgesetzt und das bewährte externe Digitalisierungsmanagement fortgesetzt werden.

Da die konkreten Maßnahmen im Bereich der IT-Sicherheit noch nicht Gegenstand des ursprünglichen Leistungsumfanges waren, sondern lediglich vorbereitende konzeptionelle Arbeiten und folglich auch noch nicht Inhalt der bisherigen Beauftragung, liegt insofern eine zusätzlich erforderliche Dienstleistung i. S. d. § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB vor. Ein Wechsel des Auftragnehmers wäre dabei sowohl aus wirtschaftlichen und technischen Gründen nicht möglich (§ 132 Abs. 2 Nr. 2 lit. a GWB) und zudem mit erheblichen Schwierigkeiten sowie vss. auch beträchtlichen Zusatzkosten für den Auftraggeber verbunden (§ 132 Abs. 2 Nr. 2 lit. b GWB). Denn kein anderer Anbieter, der erst jetzt gegen Ende des 1. Projektzeitraums involviert würde und nicht über das vorhandene umfangreiche und komplexe Vorwissen bzgl. Prozessen, Zuständigkeiten im Gesundheitsamt Donau-Ries etc. verfügt, könnte realistisch betrachtet ein wirtschaftlicheres Angebot abgeben als der bisherige Auftragnehmer. Die Einbindung eines neuen weiteren Dienstleisters würde zudem zu einem massiven Mehr- und Koordinierungsaufwand auch für den Auftraggeber führen, das Risiko für Datenschutzverletzungen erhöhen und stünde nicht im Verhältnis zum Auftragswert. Das gilt sowohl für die geplanten Maßnahmen im IT-Sicherheitsbereich als auch insbesondere für die Fortsetzung des Digitalisierungsmanagements als Schlüsselelement der Beauftragung.

Darüber hinaus liegen auch die tatbestandlichen Voraussetzungen des § 132 Abs. 2 Nr. 3 GWB vor, wonach eine Auftragsänderung ohne erneute Ausschreibung auch dann zulässig ist, wenn die Änderung aufgrund von Umständen erforderlich geworden ist, die der öffentliche Auftraggeber im Rahmen seiner Sorgfaltspflicht nicht vorhersehen konnte, und sich aufgrund der Änderung der Gesamtcharakter des Auftrags nicht verändert. Dass sich entgegen den urspr. Rahmenbedingungen des Förderprogramms mit festen Förderzeiträumen nun doch die Möglichkeit einer Verlängerung und einer damit verbundenen Weiternutzung von sonst verfallenden Restmitteln ergeben hat, war nicht vorhersehbar. Die Zuständigkeit für die Ausgestaltung des Förderprogramms liegt allein beim Bund und außerhalb jeder Einflusssphäre des Auftraggebers. Wäre diese Möglichkeit bereits von Anfang an bekannt gewesen, hätte eine entsprechende Verlängerungsoption bereits im Rahmen des damaligen Vergabeverfahrens mit berücksichtigt werden können. Die Auftragsänderung ist ferner aus wirtschaftlichen Gründen erforderlich, da so Restmittel aus dem 1. Förderaufruf weiter genutzt werden können. Schließlich ändert sich auch der Gesamtcharakter der Leistung nicht, die weiterhin in einer Beratung und federführenden Unterstützung bei der Digitalisierung des Gesundheitsamts besteht.

Andere zusätzliche Informationen

Die Projektumsetzung ist inzwischen weit fortgeschritten. Mithilfe des o. g. Auftragnehmers als externem Digitalisierungsmanager wurden u. a. der Ist-Zustand der im Gesundheitsamt laufenden Prozesse erhoben und analysiert, der Soll-Zustand definiert und eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet. Im Rahmen der verlängerten Projektlaufzeit soll nun mit den Restmitteln das bestehende Auftragsverhältnis befristet verlängert und konkrete Maßnahmen im Bereich der IT-Sicherheit umgesetzt und das bewährte externe Digitalisierungsmanagement fortgesetzt werden.

Da die konkreten Maßnahmen im Bereich der IT-Sicherheit noch nicht Gegenstand des ursprünglichen Leistungsumfanges waren, sondern lediglich vorbereitende konzeptionelle Arbeiten und folglich auch noch nicht Inhalt der bisherigen Beauftragung, liegt insofern eine zusätzlich erforderliche Dienstleistung i. S. d. § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB vor. Ein Wechsel des Auftragnehmers wäre dabei sowohl aus wirtschaftlichen und technischen Gründen nicht möglich (§ 132 Abs. 2 Nr. 2 lit. a GWB) und zudem mit erheblichen Schwierigkeiten sowie vss. auch beträchtlichen Zusatzkosten für den Auftraggeber verbunden (§ 132 Abs. 2 Nr. 2 lit. b GWB). Denn kein anderer Anbieter, der erst jetzt gegen Ende des 1. Projektzeitraums involviert würde und nicht über das vorhandene umfangreiche und komplexe Vorwissen bzgl. Prozessen, Zuständigkeiten im Gesundheitsamt Donau-Ries etc. verfügt, könnte realistisch betrachtet ein wirtschaftlicheres Angebot abgeben als der bisherige Auftragnehmer. Die Einbindung eines neuen weiteren Dienstleisters würde zudem zu einem massiven Mehr- und Koordinierungsaufwand auch für den Auftraggeber führen, das Risiko für Datenschutzverletzungen erhöhen und stünde nicht im Verhältnis zum Auftragswert. Das gilt sowohl für die geplanten Maßnahmen im IT-Sicherheitsbereich als auch insbesondere für die Fortsetzung des Digitalisierungsmanagements als Schlüsselelement der Beauftragung.

Darüber hinaus liegen auch die tatbestandlichen Voraussetzungen des § 132 Abs. 2 Nr. 3 GWB vor, wonach eine Auftragsänderung ohne erneute Ausschreibung auch dann zulässig ist, wenn die Änderung aufgrund von Umständen erforderlich geworden ist, die der öffentliche Auftraggeber im Rahmen seiner Sorgfaltspflicht nicht vorhersehen konnte, und sich aufgrund der Änderung der Gesamtcharakter des Auftrags nicht verändert. Dass sich entgegen den urspr. Rahmenbedingungen des Förderprogramms mit festen Förderzeiträumen nun doch die Möglichkeit einer Verlängerung und einer damit verbundenen Weiternutzung von sonst verfallenden Restmitteln ergeben hat, war nicht vorhersehbar. Die Zuständigkeit für die Ausgestaltung des Förderprogramms liegt allein beim Bund und außerhalb jeder Einflusssphäre des Auftraggebers. Wäre diese Möglichkeit bereits von Anfang an bekannt gewesen, hätte eine entsprechende Verlängerungsoption bereits im Rahmen des damaligen Vergabeverfahrens mit berücksichtigt werden können. Die Auftragsänderung ist ferner aus wirtschaftlichen Gründen erforderlich, da so Restmittel aus dem 1. Förderaufruf weiter genutzt werden können. Schließlich ändert sich auch der Gesamtcharakter der Leistung nicht, die weiterhin in einer Beratung und federführenden Unterstützung bei der Digitalisierung des Gesundheitsamts besteht.

Text

Entgegen der ursprünglichen Konzeption des Förderprogrammes mit fixem Enddatum der jeweiligen Förderzeiträume informierte das StMGP unerwartet, dass für bereits laufende Projekte des 1. Förderaufrufs nun die Möglichkeit bestünde, beim Projektträger eine kostenneutrale Verlängerung der Projektlaufzeit zu verlangen. Davon sind Konstellationen erfasst, in denen der erste Antrag vom Volumen zu hoch geschätzt wurde und dadurch noch Restmittel übrig sind, die zum Erreichen weiterer digitaler Reifegrade eingesetzt werden können. Da aktuell aus dem 1. Förderaufruf noch Restmittel zur Verfügung stehen, wurde entschieden, diese Möglichkeit auch zu nutzen und eine entsprechende Laufzeitverlängerung bis längstens 30.09.2025 beim Projektträger zu beantragen, die inzwischen auch bewilligt wurde.