Digitalisierung des ÖGD im Landkreis Donau-Ries

Beschreibung der Beschaffung

Die Erfahrungen in der Pandemie und der letzten Jahre haben gezeigt, dass es einer nachhaltigen Stärkung des Öffentlichen Gesundheitsdienstes (ÖGD) bedarf, damit dieser seine vielfältigen Aufgaben wahrnehmen und ihnen gerecht werden kann.
Daher hat das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) am 22. April 2022 den Förderleitfaden zur „Förderung von Maßnahmen zur Steigerung und Weiterentwicklung des digitalen Reifegrades des öffentlichen Gesundheitsdienstes in Deutschland“ veröffentlicht. Die Förderung hat zum Ziel, den ÖGD insgesamt zu stärken und zu modernisieren. Um dieses Ziel zu erreichen, soll die Digitalisierung des ÖGD gefördert werden. Unter dem Leitbild „Digitales Gesundheitsamt 2025“ soll der ÖGD noch stärker als bisher von digitalen Anwendungen profitieren.
Fördervoraussetzung ist unter anderem die Steigerung der digitalen Reife in mindestens zwei Dimensionen um zwei Reifegrade. Das Gesundheitsamt des Landkreises Donau-Ries hat in der überwiegenden Zahl der vorgegebenen Dimensionen bislang noch nicht einmal die Stufe 0 erreicht und hat es sich zum Ziel gesetzt, sich im Projektzeitraum bis 30.09.2024 insb. in folgenden Dimensionen um die geforderten zwei Stufen zu steigern:
• Digitalisierungsstrategie
• Mitarbeitende
• Prozessdigitalisierung
• IT-Sicherheit
Mit Hilfe einer zu entwickelnden Digitalisierungsstrategie, einem Digitalisierungsmanager (m/w/d) und einer Beratung zu effizienten digitalisierten Prozessen und deren Umsetzung sowie einem Arbeitspaket im IT-Sicherheitsbereich sollen für das Gesundheitsamt grundlegende Maßnahmen zur weiteren Digitalisierung erarbeitet werden. Die federführende Rolle übernimmt hierbei der externe Dienstleister, der nicht nur beratend, sondern in Abstimmung mit der amtsinternen Projektleitung auch verantwortlich umsetzend tätig werden soll. Zudem soll er ergebnisverantwortlich die Steuerung des Gesamtprojektes wahrnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die unter III.1.1.) - III.1.3.) verlangten Erklärungen und Nachweise sind ausschließlich unter Verwendung der vom Auftraggeber bereitgestellten Formblätter zu erbringen. Die Nachweise und Erklärungen sind bei Bietergemeinschaften von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft (BG) zu erbringen. Folgende Erklärungen und Nachweise sind von den Bietern/BG einzureichen:

1. Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung/-ummeldung bzw. Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; anderenfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bieters/jedes Mitglieds der BG. Der Auszug aus dem Handelsregister/vergleichbarer Nachweis darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote nicht älter als 6 Monate sein;
2. Erklärungen des Bieters/der BG, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GBW vorliegen (siehe Eigenerklärung zur Eignung)
3. Erklärungen des Bieters/der BG, dass sie ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und zur Zahlung von Beiträgen zur Sozialversicherung nachgekommen sind (siehe Eigenerklärung zur Eignung).
4. Erklärungen des Bieters/der BG, dass ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren weder beantragt noch eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung nicht mangels Masse abgelehnt wurde und sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet (siehe Eigenerklärung zur Eignung).
5. Erklärungen des Bieters/der BG, dass die am Auftrag beteiligten Personen nicht dem in Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 ausgeschlossenen Personenkreis zuzuordnen sind (siehe Eigenerklärung zu EU-Sanktionen gegen Russland).
6. Erklärungen des Bieters/der BG, dass gegenwärtig sowie während der gesamten Vertragsdauer die Technologie von L. Ron Hubbard weder angewendet, gelehrt oder in sonstiger Weise verbreitet noch Kurse oder Seminare nach dieser Technologie besucht werden (siehe Schutzerklärung zu Scientology).
7. ggf. Bietergemeinschaftserklärung;
8. ggf. Nachunternehmererklärung;
9. ggf. Nachunternehmerverpflichtungserklärung (im Falle der Eignungsleihe zur Erfüllung der Anforderungen gem. Ziff. III.1.2.) und III.1.3.) der Bekanntmachung mit dem Angebot einzureichen, im Falle der reinen Nachunternehmerschaft ohne Eignungsleihe erst auf Verlangen des Auftraggebers.

HINWEIS: Der Auftraggeber wird von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bieter vor Zuschlagserteilung darüber hinaus von sämtlichen Nachunternehmern unter Fristsetzung die Erklärungen nach Ziff. III.1.1.) 1.) bis 3.) (siehe vorstehend) sowie einen Versicherungsnachweis nach III.1.2.) 2.) anfordern. Werden diese Unterlagen nicht vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen. Darüber hinaus wird der Auftraggeber von dem für den Zuschlag vorgesehenen Bieter vor Zuschlagserteilung einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a GewO iVm. § 19 MiLoG beim Bundesamt für Justiz anfordern.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber/ Bieter sowie jedes Mitglied einer Bewerber-/ Bietergemeinschaft und jeder Nachunternehmer weist seine Eignung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit mit „Anlage 06_Eigenerklärung zur Eignung“ nach. Dies beinhaltet unter anderem:

Eigenerklärung zum Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des eigenen Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen.

Eigenerklärung zur Anzahl der jahresdurchschnittlich Beschäftigten in den letzten drei Jahren.

Eigenerklärung zum Vorliegen einer, während der gesamten Vertragslaufzeit über gültigen branchenüblichen Haftpflichtversicherung bei einem Versicherungsunternehmen mit Sitz innerhalb der Europäischen Union. Der Nachweis liegt als Anlage in deutscher Sprache anbei. Die Deckungssummen weisen zu Personen-, Sach- und Vermögensschäden die marktübliche Höhe auf.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Erklärungen und Nachweise sind einzureichen (siehe Vergabeunterlagen):

Der Anbieter hat mindestens drei verschiedene Referenzen aus den vergangenen 3 Jahren für vergleichbare Leistungen vorzulegen (Abschluss der Projekte darf nicht VOR 12/2019 liegen), davon mindestens zwei für den öffentlichen Sektor.
Mit den Referenzen müssen Erfahrungen in folgenden relevanten Kompetenzen nachgewiesen werden:
• Entwicklung von Digitalisierungsstrategien unter Berücksichtigung der aktuellen Vorgaben in der DSGVO im öffentlichen Sektor, optimalerweise im Gesundheitssektor
• Schulungs- und Weiterbildungskonzeption im öffentlichen Sektor
• Entwicklung von IT-Sicherheitskonzepten
• Partizipativer Ansatz in der Projektarbeit (im internen und externen Verhältnis)
• Nutzung von Plattformlösungen und digitalen Tools für Vernetzung und Informationsaustausch.
Die Eignung der Bieter wird nachgewiesen durch die ausgefüllten Formulare „Anlage 07_Referenzen“. Eine Referenz kann mehrere Erfahrungsbereiche abdecken.

Der Anbieter hat zudem die Kompetenzen von mind. drei zum Einsatz kommenden Beratern hinsichtlich der Erfüllung der Mindestanforderungen gemäß der Leistungsbeschreibung, Nr. 2, 3 und 5 schlüssig darzustellen. Ein Beleg der Angaben z.B. durch Zertifikate ist mit Angebotsabgabe nicht erforderlich. Der Auftraggeber behält sich aber vor, die Angaben durch entsprechende Nachforderung von Belegen, wie z.B. Zertifikaten und Zeugnissen zu überprüfen.
Die erforderliche Kompetenz wird nachgewiesen durch die ausgefüllten Formulare „Anlage 08_Teamreferenzen“. Eine Referenz kann mehrere Kompetenzen abdecken.

Die Laufzeit des Vertrages beginnt mit Erteilung des Zuschlags.

Zur Abgabe des Angebots sind zwingend die vom Auftraggeber bereitgestellten Formblätter zu verwenden. Diese können unter dem in der Bekanntmachung angegebenen Link abgerufen werden.

Bieterfragen können nur über die Vergabeplattform gestellt werden und werden nur über die Vergabeplattform beantwortet. Bieterfragen, die nach dem 06.02.2023, 12 Uhr eingehen, können nicht mehr beantwortet werden.
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass interessierte Unternehmen im Falle von Bieterfragen und/oder notwendigen Änderungen an den Vergabeunterlagen nur informiert werden können, wenn sie sich freiwillig unter Angabe einer E-Mail-Adresse beim Auftraggeber registriert haben. Interessierte Bieter werden daher gebeten, sich auf der Vergabeplattform zu registrieren. Soweit eine freiwillige Registrierung nicht erfolgt, können keine zusätzlichen Informationen übermittelt werden. Nicht registrierte Bieter sind selber dafür verantwortlich, auf der Vergabeplattform regelmäßig zu prüfen, ob neue Nachrichten vorliegen.
Das Risiko der vollständigen und lesbaren Übermittlung des Auskunftsersuchens trägt der anfragende Bieter. Die Angebote sind fristgerecht (vgl. Ziffer IV.2.2)) und ausschließlich elektronisch, verschlüsselt über die Vergabeplattform einzureichen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.

Kurze Beschreibung

Beschreibung der ursprünglichen Beschaffung:
Die Erfahrungen in der Pandemie und der letzten Jahre haben gezeigt, dass es einer nachhaltigen Stärkung des Öffentlichen Gesundheitsdienstes (ÖGD) bedarf, damit dieser seine vielfältigen Aufgaben wahrnehmen und ihnen gerecht werden kann. Daher hat das Bundesministerium für Gesundheit (BMG) am 22. April 2022 ein Förderprogramm zur „Förderung von Maßnahmen zur Steigerung und Weiterentwicklung des digitalen Reifegrades des öffentlichen Gesundheitsdienstes in Deutschland“ veröffentlicht. Die Förderung hat zum Ziel, den ÖGD insgesamt zu stärken und zu modernisieren. Um dieses Ziel zu erreichen, soll die Digitalisierung des ÖGD gefördert werden. Unter dem Leitbild „Digitales Gesundheitsamt 2025“ soll der ÖGD noch stärker als bisher von digitalen Anwendungen profitieren. Fördervoraussetzung ist unter anderem die Steigerung der digitalen Reife in mindestens zwei Dimensionen um zwei Reifegrade im Rahmen des sog. „Reifegradmodells“. Das Gesundheitsamt des Landkreises Donau-Ries hat erfolgreich einen entsprechenden Antrag auf Förderung gestellt und entsprechende Fördermittel erhalten. Da das Gesundheitsamt (im Zeitpunkt der Antragstellung) in der überwiegenden Zahl der vorgegebenen Dimensionen bislang noch nicht einmal die Stufe 0 erreicht hat hat es sich zum Ziel gesetzt, sich im Projektzeitraum bis 30.09.2024 insb. in folgenden Dimensionen um die geforderten zwei Stufen zu steigern: • Digitalisierungsstrategie• Mitarbeitende • Prozessdigitalisierung• IT-Sicherheit.
Mit Hilfe eines externen Digitalisierungsmanagers (m/w/d), einer zu entwickelnden Digitalisierungsstrategie, und einer Beratung zu effizienten digitalisierten Prozessen und deren Umsetzung sowie einem Arbeitspaket im IT-Sicherheitsbereich sollen für das Gesundheitsamt grundlegende Maßnahmen zur weiteren Digitalisierung erarbeitet werden. Die federführende Rolle übernimmt hierbei der externe Dienstleister, der nicht nur beratend, sondern in Abstimmung mit der amtsinternen Projektleitung auch verantwortlich umsetzend tätig werden soll. Zudem soll er ergebnisverantwortlich die Steuerung des Gesamtprojektes wahrnehmen.

Beschreibung der Änderungen:
Die Projektumsetzung ist inzwischen weit fortgeschritten. Mithilfe des o. g. Auftragnehmers als externem Digitalisierungsmanager wurden u. a. der Ist-Zustand der im Gesundheitsamt laufenden Prozesse erhoben und analysiert, der Soll-Zustand definiert und eine Digitalisierungsstrategie erarbeitet. Im Rahmen der verlängerten Projektlaufzeit soll nun mit den Restmitteln das bestehende Auftragsverhältnis befristet verlängert und konkrete Maßnahmen im Bereich der IT-Sicherheit umgesetzt und das bewährte externe Digitalisierungsmanagement fortgesetzt werden.

Da die konkreten Maßnahmen im Bereich der IT-Sicherheit noch nicht Gegenstand des ursprünglichen Leistungsumfanges waren, sondern lediglich vorbereitende konzeptionelle Arbeiten und folglich auch noch nicht Inhalt der bisherigen Beauftragung, liegt insofern eine zusätzlich erforderliche Dienstleistung i. S. d. § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB vor. Ein Wechsel des Auftragnehmers wäre dabei sowohl aus wirtschaftlichen und technischen Gründen nicht möglich (§ 132 Abs. 2 Nr. 2 lit. a GWB) und zudem mit erheblichen Schwierigkeiten sowie vss. auch beträchtlichen Zusatzkosten für den Auftraggeber verbunden (§ 132 Abs. 2 Nr. 2 lit. b GWB). Denn kein anderer Anbieter, der erst jetzt gegen Ende des 1. Projektzeitraums involviert würde und nicht über das vorhandene umfangreiche und komplexe Vorwissen bzgl. Prozessen, Zuständigkeiten im Gesundheitsamt Donau-Ries etc. verfügt, könnte realistisch betrachtet ein wirtschaftlicheres Angebot abgeben als der bisherige Auftragnehmer. Die Einbindung eines neuen weiteren Dienstleisters würde zudem zu einem massiven Mehr- und Koordinierungsaufwand auch für den Auftraggeber führen, das Risiko für Datenschutzverletzungen erhöhen und stünde nicht im Verhältnis zum Auftragswert. Das gilt sowohl für die geplanten Maßnahmen im IT-Sicherheitsbereich als auch insbesondere für die Fortsetzung des Digitalisierungsmanagements als Schlüsselelement der Beauftragung.

Darüber hinaus liegen auch die tatbestandlichen Voraussetzungen des § 132 Abs. 2 Nr. 3 GWB vor, wonach eine Auftragsänderung ohne erneute Ausschreibung auch dann zulässig ist, wenn die Änderung aufgrund von Umständen erforderlich geworden ist, die der öffentliche Auftraggeber im Rahmen seiner Sorgfaltspflicht nicht vorhersehen konnte, und sich aufgrund der Änderung der Gesamtcharakter des Auftrags nicht verändert. Dass sich entgegen den urspr. Rahmenbedingungen des Förderprogramms mit festen Förderzeiträumen nun doch die Möglichkeit einer Verlängerung und einer damit verbundenen Weiternutzung von sonst verfallenden Restmitteln ergeben hat, war nicht vorhersehbar. Die Zuständigkeit für die Ausgestaltung des Förderprogramms liegt allein beim Bund und außerhalb jeder Einflusssphäre des Auftraggebers. Wäre diese Möglichkeit bereits von Anfang an bekannt gewesen, hätte eine entsprechende Verlängerungsoption bereits im Rahmen des damaligen Vergabeverfahrens mit berücksichtigt werden können. Die Auftragsänderung ist ferner aus wirtschaftlichen Gründen erforderlich, da so Restmittel aus dem 1. Förderaufruf weiter genutzt werden können. Schließlich ändert sich auch der Gesamtcharakter der Leistung nicht, die weiterhin in einer Beratung und federführenden Unterstützung bei der Digitalisierung des Gesundheitsamts besteht.

Text

Entgegen der ursprünglichen Konzeption des Förderprogrammes mit fixem Enddatum der jeweiligen Förderzeiträume informierte das StMGP unerwartet, dass für bereits laufende Projekte des 1. Förderaufrufs nun die Möglichkeit bestünde, beim Projektträger eine kostenneutrale Verlängerung der Projektlaufzeit zu verlangen. Davon sind Konstellationen erfasst, in denen der erste Antrag vom Volumen zu hoch geschätzt wurde und dadurch noch Restmittel übrig sind, die zum Erreichen weiterer digitaler Reifegrade eingesetzt werden können. Da aktuell aus dem 1. Förderaufruf noch Restmittel zur Verfügung stehen, wurde entschieden, diese Möglichkeit auch zu nutzen und eine entsprechende Laufzeitverlängerung bis längstens 30.09.2025 beim Projektträger zu beantragen, die inzwischen auch bewilligt wurde.