Dokumentenmanagementsystem

Stadtverwaltung Frankenthal (Pfalz)

Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-01-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-11-23.

Wer?

• Stadtverwaltung Frankenthal (Pfalz)

Wie?

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Rheinhessen-Pfalz › Frankenthal (Pfalz), Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-11-23	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-11-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagementsystem
Kurze Beschreibung:

Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit rechtssicherer elektronischer Archivierung, elektronische Aktenführung und Workflowfunktionen.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenmanagement 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ✅
Beschreibung
Interne Kennung: #1
Beschreibung der Beschaffung:

Die Stadtverwaltung Frankenthal (Pfalz) plant die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung. Kernstück ist die Implementierung einer DMS-/Archivlösung, welche nach einer Erprobungsphase und den ersten Umsetzungsprojekten schrittweise in der gesamten Verwaltung ausgerollt werden soll. Die einzuführende DMS-Gesamtlösung mit allen ihren Komponenten muss so offen gestaltet sein, dass alle Dokumentarten und -quellen bedient, d. h. im System abgelegt und über das System recherchiert werden können, unabhängig von Format und Medium des ursprünglichen Dokuments. Ebenso muss sich die DMS-Lösung vorzugsweise über offene Schnittstellen kurz- und mittelfristig in bereits vorhandene Fachverfahren integrieren lassen, sofern keine standardisierten Schnittstellen zu den jeweiligen Fachverfahren innerhalb der angebotenen Lösung bereitstehen.

Zusätzliche Informationen: #Besonders geeignet für:selbst#
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Entwicklung von kundenspezifischer Software 📦

Software-Implementierung 📦

Software-Unterstützung 📦

Software-Wartung und -Reparatur 📦

Postleitzahl: 67227
Stadt: Frankenthal (Pfalz)
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Frankenthal (Pfalz), Kreisfreie Stadt 🏙️
Maximale Verlängerungen: 0
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Offenes Verfahren ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-01-15 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2024-01-15 10:00:00 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): Gem. § 55 VgV dürfen Bieter bei der Angebotseröffnung nicht anwesend sein.
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 59
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Eröffnungstermin: 2024-01-15 10:00:00 📅
Zusätzliche Informationen: Gem. § 55 VgV dürfen Bieter bei der Angebotseröffnung nicht anwesend sein.
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Elektronische Zahlung wird verwendet ✅
Zusätzliche Informationen: keine
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: - Angaben zu Arbeitskräften - Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation - Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur Sozialversicherung - Angaben zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft - Absicherung im Schadensfall - Einhaltung Tariftreue bzw. Mindestlohn - Angaben zum Umsatz Einzureichende Unterlagen: - aktueller Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen) - Mustererklärung 1 Tariftreue und Mindestentgelt (LTTG) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen) - Mustererklärung 3 Tariftreue und Mindestentgelt (LTTG) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen) - Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft, nicht älter als 13 Monate (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen) - Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes oder Bescheinigung in Steuersachen, nicht älter als 13 Monate (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen) - Unbedenklichkeitsbescheinigung über die Zahlung der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung (Krankenkasse), nicht älter als 13 Monate (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen)

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

Eignung zur Berufsausübung: - Angabe, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt. - Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. - Auszug aus dem Wettbewerbsregister (wird von der Vergabestelle angefordert) - Eintragung in das Berufsregister Einzureichende Unterlagen: - Eigenerklärung zur Eignung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in das Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (https://amtlichesverzeichnis.ihk.de). Bei Einsatz von Nachunternehmen ist auf gesondertes Verlangen nachzuweisen, dass diese präqualifiziert sind oder die Voraussetzung für die Präqualifikation erfüllen. Nicht präqualifizierte Unternehmen haben als vorläufigen Nachweis der Eignung mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung" vorzulegen. Bei Einsatz von Nachunternehmen sind auf gesondertes Verlangen die Eigenerklärungen auch für diese abzugeben. Sind die Nachunternehmen präqualifiziert, reicht die Angabe der Präqualifizierungsdatenbank und der Nummer, unter der sie geführt werden. Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die der Nachunternehmen) auf gesondertes Verlangen durch Vorlage der in der "Eigenerklärung zur Eignung" genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen. - Handelsregisterauszug, nicht älter als 13 Monate, wenn nicht vorhanden Gewerbeanmeldung (auf Anforderung der Vergabestelle mittels Dritterklärung vorzulegen) - Nachweis der Eintragung in die Handwerksrolle oder IHK (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): z.B. Auszug aus der Handwerksrolle, Handwerkskarte, Bescheinigung der Handwerkskammer oder IHK

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eignung zur Berufsausübung: - Angabe, dass nachweislich keine schwere
Verfehlung begangen wurde, die die
Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt.
- Umsatz des Unternehmens in den letzten drei
abgeschlossenen Geschäftsjahren, die mit der
zu vergebenden Leistung vergleichbar sind.
- Auszug aus dem Wettbewerbsregister
(wird von der Vergabestelle angefordert)
- Eintragung in das Berufsregister

Einzureichende Unterlagen:
- Eigenerklärung zur Eignung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen): Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in das Amtliche Verzeichnis
präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich
(https://amtlichesverzeichnis.ihk.de). Bei Einsatz von Nachunternehmen ist auf
gesondertes Verlangen nachzuweisen, dass diese präqualifiziert sind oder die
Voraussetzung für die Präqualifikation erfüllen.
Nicht präqualifizierte Unternehmen haben als vorläufigen Nachweis der Eignung
mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt "Eigenerklärung zur Eignung"
vorzulegen. Bei Einsatz von Nachunternehmen sind auf gesondertes Verlangen
die Eigenerklärungen auch für diese abzugeben. Sind die Nachunternehmen
präqualifiziert, reicht die Angabe der Präqualifizierungsdatenbank und der Nummer,
unter der sie geführt werden.
Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die
der Nachunternehmen) auf gesondertes Verlangen durch Vorlage der in der
"Eigenerklärung zur Eignung" genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu
bestätigen.
- Handelsregisterauszug, nicht älter als 13 Monate, wenn nicht vorhanden Gewerbeanmeldung (auf Anforderung der Vergabestelle mittels Dritterklärung vorzulegen)
- Nachweis der Eintragung in die Handwerksrolle oder IHK (mit dem Angebot mittels Dritterklärung vorzulegen): z.B. Auszug aus der Handwerksrolle, Handwerkskarte, Bescheinigung der Handwerkskammer oder IHK

Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Einzureichende Unterlagen: - Eigenerklärung Sanktionen-EU (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)

Bedingungen für die Teilnahme
Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 20 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Konkurs

Korruption

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Vergleichsverfahren

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Stadtverwaltung Frankenthal (Pfalz)
Nationale Registrierungsnummer: 073110000000-001-41
Postanschrift: Rathausplatz 2 - 7
Postleitzahl: 67227
Postort: Frankenthal (Pfalz)
Region: Frankenthal (Pfalz), Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabe@frankenthal.de 📧
Telefon: +49 623389391 📞
Art des öffentlichen Auftraggebers
Regional- oder Kommunalbehörde
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Kommunikation
Dokumente URL: https://rlp.vergabekommunal.de/Satellite/notice/CXS0Y5UY19ZDQ1MQ/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://rlp.vergabekommunal.de/Satellite/notice/CXS0Y5UY19ZDQ1MQ 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://rlp.vergabekommunal.de/Satellite/notice/CXS0Y5UY19ZDQ1MQ 🌏
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 59
Maximale Verlängerungen: 0

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXS0Y5UY19ZDQ1MQ Die Teststellung /-präsentation findet im Zeitraum 05.02.2024 bis 14.02.2024 statt. Innerhalb einer Woche nach Submission wird dem Bieter der genaue Termin für die Teststellung /-präsentation mitgeteilt. Der Bieter hat sich den o.g. Zeitraum für die Teststellung /-präsentation freizuhalten.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland-Pfalz beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und Weinbau
Nationale Registrierungsnummer: xxx
Postanschrift: Stiftsstraße 9
Postleitzahl: 55116
Postort: Mainz
Region: Mainz, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: poststelle@mwvlw.rlp.de 📧
Telefon: +49 613116-0 📞
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Die Vergabestelle verweist insbesondere auf die Regelungen des § 160 (Einleitung, Antrag) des Gesetzesgegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), einzusehen z. B. unter: https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__160.html sowie die Regelungen des § 135 (Unwirksamkeit) GWB, einzusehen z. B. unter: https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__135.html und § 134 (Informations- und Wartepflicht) GWB, einzusehen z.B. unter: https://www.gesetze-im-internet.de/gwb/__134.html

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Quelle: OJS 2023/S 227-716766 (2023-11-23)

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