Die Stadt Maintal plant ab der 2. Jahreshälfte 2023 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse.
Gegenstand der Vergabe ist die Erstellung eines Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und den Support.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-04-28.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-03-27.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
Produkte/Dienstleistungen: Datenverarbeitungsdienste📦
Kurze Beschreibung:
“Die Stadt Maintal plant ab der 2. Jahreshälfte 2023 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer...”
Kurze Beschreibung
Die Stadt Maintal plant ab der 2. Jahreshälfte 2023 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse.
Gegenstand der Vergabe ist die Erstellung eines Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und den Support.
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Geschätzter Wert ohne MwSt: EUR 296 400 💰
1️⃣
Ort der Leistung: Deutschland🏙️
Ort der Leistung: Hessen🏙️
Ort der Leistung: Danmark 🏙️
Ort der Leistung: Darmstadt🏙️
Ort der Leistung: Main-Kinzig-Kreis🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 63477 Maintal (Hochstadt)
Beschreibung der Beschaffung:
“Allgemeine Anforderungen an die angebotene DMS-Lösung
Für alle angebotenen Softwarekomponenten stehen durchgängig Anwenderoberflächen,...”
Beschreibung der Beschaffung
Allgemeine Anforderungen an die angebotene DMS-Lösung
Für alle angebotenen Softwarekomponenten stehen durchgängig Anwenderoberflächen, Anwenderdokumentationen inkl. Administrationshandbücher und Anwenderhilfen in deutscher Sprache zur Verfügung.
Der DMS Standard-Client stellt alle folgenden Funktionen zur Unterstützung der Zugänglichkeit zur Verfügung:
• Anpassung Schriftgröße
• Anpassung von Kontrasten zwischen Schrift und Hintergrund
• Eindeutige Fenster- bzw. Seitentitel
• Tastatursteuerung der Funktionen
• Aufruf der Funktionen über Shortcuts
• Integrierte Hilfefunktionen/ integriertes Anwenderhandbuch
Das DMS verfügt über Funktionen zur Verwaltung von individuellen Aktenplänen oder von Standard-Aktenplänen (z.B. KGST-Aktenpläne).
Das DMS verfügt über Funktionen zur Aussonderung von Akten, Vorgängen und Dokumenten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Das DMS stellt eine für Kunden nutzbare Standardfunktion für den Massenexport von Dokumenten und den dazugehörigen Metadaten von allen vorhandenen Dokumenten zur Verfügung.
Das DMS verfügt über eine Rendering Funktion, die das systemunterstützte Konvertieren von Dokumenten in PDF und PDF/A ermöglicht.
Das DMS verfügt über eine integrierte Vorlagenverwaltung auf Basis von MS Word 2016
Support
Der Bieter stellt für alle Komponenten der angebotenen Lösung während der gesamten
Vertragslaufzeit einen deutschsprachigen Support (Muttersprache oder Deutschkenntnisse auf Niveau C2 gemäß den Kriterien des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens) auf allen fachlichen und technischen Kommunikationsebenen zur Verfügung.
Der Support des Bieters ist für alle Komponenten der angebotenen Lösung zumindest an Arbeitstagen in Hessen in der Zeit zwischen 08:30 und 16:30 Uhr (CET) erreichbar.
Eine direkte Kontaktaufnahme mit dem Support via E-Mail und Telefon ist in dem genannten Zeitraum jederzeit möglich.
Die Reaktionszeit des Bieters bei Support-Anfragen für alle Komponenten der angebotenen Lösung mit höchster Priorität (Betriebsverhindernder Mangel) beträgt max. 4 Stunden.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert ohne MwSt: EUR 296 400 💰
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 48
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen: Verlängerungsoption
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auswahlkriterien wie in den Auftragsunterlagen angegeben
Technische und berufliche Fähigkeiten
Auswahlkriterien wie in den Auftragsunterlagen angegeben
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-04-28
12:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2023-05-08 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2023-09-30 📅
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Landes Hessen
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 – 3 (Wilhelminenhaus)
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6151-126603📞
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de📧
Fax: +49 6151-125816 📠
URL: https://rp-darmstadt.hessen.de/infrastruktur-und-wirtschaft/oeffentliches-auftragswesen/vergabekammer🌏
Quelle: OJS 2023/S 065-195556 (2023-03-27)
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
41.5/0004/2023
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenmanagement📦
Ergänzende Informationen Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2023/S 065-195556
Änderungen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: I.3)
Ort des zu ändernden Textes: Kommunikation
Alter Wert
Text:
“Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
URL :...”
Mehr anzeigen Neuer Wert
Text:
“Die Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter
URL :...”
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Quelle: OJS 2023/S 081-244217 (2023-04-20)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-10-04) Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 279381.40 💰
Vergabekriterien
Preis
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2023/S 065-195556
Auftragsvergabe
1️⃣
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-09-27 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 3
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 3
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: D-Velop AG
Postanschrift: Schildarpstraße 6-8
Postort: Gescher
Postleitzahl: 48712
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabe@pubs.d-velop.de📧
Region: Borken🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 279381.40 💰
Quelle: OJS 2023/S 194-606289 (2023-10-04)