Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)
Magistrat der Stadt Maintal
Die Stadt Maintal plant ab der 2. Jahreshälfte 2023 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse.
Gegenstand der Vergabe ist die Erstellung eines Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und den Support.
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-04-28. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-03-27.
AnbieterDie folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer? Wie?- • IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung › Datenverarbeitungsdienste
- • Danmark
- • Darmstadt › Main-Kinzig-Kreis
Geschichte der Beschaffung
| Datum | Dokument |
|---|---|
| 2023-03-27 | Auftragsbekanntmachung |
| 2023-04-20 | Ergänzende Angaben |
| 2023-10-04 | Bekanntmachung über vergebene Aufträge |
Auftragsbekanntmachung (2023-03-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenverarbeitungsdienste
Kurze Beschreibung:
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datenverarbeitungsdienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️
Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot
Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Magistrat der Stadt Maintal
Postanschrift: Klosterhofstr. 4-6
Postleitzahl: 63477
Postort: Maintal
Kontakt
Internetadresse: http://www.maintal.de 🌏
E-Mail: digitalisierung@maintal.de 📧
Telefon: +49 6181/4000 📞
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E41393956 🌏
URL der Teilnahme: https://www.subreport.de/E41393956 🌏
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-03-27 📅
Einreichungsfrist: 2023-04-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 065-195556
ABl. S-Ausgabe: 65
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Geschätzter Gesamtwert: 296 400 EUR 💰
Kurze Beschreibung:
Geschätzter Wert ohne MwSt: 296 400 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Verlängerungsoption
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 63477 Maintal (Hochstadt)
Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-05-08 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-09-30 📅
Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Projekt Digitalisierung
Internetadresse: www.maintal.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E41393956 🌏
Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Landes Hessen
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 – 3 (Wilhelminenhaus)
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6151-126603 📞
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de 📧
Fax: +49 6151-125816 📠
Internetadresse: https://rp-darmstadt.hessen.de/infrastruktur-und-wirtschaft/oeffentliches-auftragswesen/vergabekammer 🌏
Quelle: OJS 2023/S 065-195556 (2023-03-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenverarbeitungsdienste
Kurze Beschreibung:
Die Stadt Maintal plant ab der 2. Jahreshälfte 2023 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse.
Gegenstand der Vergabe ist die Erstellung eines Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und den Support.
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Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datenverarbeitungsdienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️
Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot
Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Magistrat der Stadt Maintal
Postanschrift: Klosterhofstr. 4-6
Postleitzahl: 63477
Postort: Maintal
Kontakt
Internetadresse: http://www.maintal.de 🌏
E-Mail: digitalisierung@maintal.de 📧
Telefon: +49 6181/4000 📞
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E41393956 🌏
URL der Teilnahme: https://www.subreport.de/E41393956 🌏
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-03-27 📅
Einreichungsfrist: 2023-04-28 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 065-195556
ABl. S-Ausgabe: 65
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Stadt Maintal plant ab der 2. Jahreshälfte 2023 die Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS) zur Optimierung ihrer Verwaltungsprozesse.
Gegenstand der Vergabe ist die Erstellung eines Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft. Dazu gehören insbesondere die Überlassung von Standardsoftware auf Dauer sowie mit der Umsetzung verbundene Integrations- und Serviceleistungen wie bspw. die Unterstützung bei der Konzeption, Einrichtung der Software, Dokumentation, Schulung, Pflege, Wartung und den Support.
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Kurze Beschreibung:
Allgemeine Anforderungen an die angebotene DMS-Lösung
Für alle angebotenen Softwarekomponenten stehen durchgängig Anwenderoberflächen, Anwenderdokumentationen inkl. Administrationshandbücher und Anwenderhilfen in deutscher Sprache zur Verfügung.
Der DMS Standard-Client stellt alle folgenden Funktionen zur Unterstützung der Zugänglichkeit zur Verfügung:
• Anpassung Schriftgröße
• Anpassung von Kontrasten zwischen Schrift und Hintergrund
• Eindeutige Fenster- bzw. Seitentitel
• Tastatursteuerung der Funktionen
• Aufruf der Funktionen über Shortcuts
• Integrierte Hilfefunktionen/ integriertes Anwenderhandbuch
Das DMS verfügt über Funktionen zur Verwaltung von individuellen Aktenplänen oder von Standard-Aktenplänen (z.B. KGST-Aktenpläne).
Das DMS verfügt über Funktionen zur Aussonderung von Akten, Vorgängen und Dokumenten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Das DMS stellt eine für Kunden nutzbare Standardfunktion für den Massenexport von Dokumenten und den dazugehörigen Metadaten von allen vorhandenen Dokumenten zur Verfügung.
Das DMS verfügt über eine Rendering Funktion, die das systemunterstützte Konvertieren von Dokumenten in PDF und PDF/A ermöglicht.
Das DMS verfügt über eine integrierte Vorlagenverwaltung auf Basis von MS Word 2016
Support
Der Bieter stellt für alle Komponenten der angebotenen Lösung während der gesamten
Vertragslaufzeit einen deutschsprachigen Support (Muttersprache oder Deutschkenntnisse auf Niveau C2 gemäß den Kriterien des gemeinsamen europäischen Referenzrahmens) auf allen fachlichen und technischen Kommunikationsebenen zur Verfügung.
Der Support des Bieters ist für alle Komponenten der angebotenen Lösung zumindest an Arbeitstagen in Hessen in der Zeit zwischen 08:30 und 16:30 Uhr (CET) erreichbar.
Eine direkte Kontaktaufnahme mit dem Support via E-Mail und Telefon ist in dem genannten Zeitraum jederzeit möglich.
Die Reaktionszeit des Bieters bei Support-Anfragen für alle Komponenten der angebotenen Lösung mit höchster Priorität (Betriebsverhindernder Mangel) beträgt max. 4 Stunden.
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen: Verlängerungsoption
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 63477 Maintal (Hochstadt)
Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2023-05-08 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-09-30 📅
Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Projekt Digitalisierung
Internetadresse: www.maintal.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E41393956 🌏
Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Landes Hessen
Postanschrift: Wilhelminenstraße 1 – 3 (Wilhelminenhaus)
Postort: Darmstadt
Postleitzahl: 64283
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 6151-126603 📞
E-Mail: vergabekammer@rpda.hessen.de 📧
Fax: +49 6151-125816 📠
Internetadresse: https://rp-darmstadt.hessen.de/infrastruktur-und-wirtschaft/oeffentliches-auftragswesen/vergabekammer 🌏
Quelle: OJS 2023/S 065-195556 (2023-03-27)
Ergänzende Angaben (2023-04-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Referenznummer: 41.5/0004/2023
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postanschrift: Klosterhofstraße 4 - 6
Kontakt
Internetadresse: https://www.maintal.de 🌏
Telefon: +49 6181-4000 📞
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-04-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-04-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 081-244217
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 065-195556
ABl. S-Ausgabe: 81
Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: https://www.maintal.de 🌏
Quelle: OJS 2023/S 081-244217 (2023-04-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Referenznummer: 41.5/0004/2023
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben
Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Postanschrift: Klosterhofstraße 4 - 6
Kontakt
Internetadresse: https://www.maintal.de 🌏
Telefon: +49 6181-4000 📞
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-04-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-04-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 081-244217
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 065-195556
ABl. S-Ausgabe: 81
Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: https://www.maintal.de 🌏
Quelle: OJS 2023/S 081-244217 (2023-04-20)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-10-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 279381.40 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-10-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-10-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 194-606289
ABl. S-Ausgabe: 194
Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-09-27 📅
Name: D-Velop AG
Postanschrift: Schildarpstraße 6-8
Postort: Gescher
Postleitzahl: 48712
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabe@pubs.d-velop.de 📧
Land: Borken 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 279381.40 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2023/S 194-606289 (2023-10-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 279381.40 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Niedrigster Preis
Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-10-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-10-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 194-606289
ABl. S-Ausgabe: 194
Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-09-27 📅
Name: D-Velop AG
Postanschrift: Schildarpstraße 6-8
Postort: Gescher
Postleitzahl: 48712
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabe@pubs.d-velop.de 📧
Land: Borken 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 279381.40 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2023/S 194-606289 (2023-10-04)
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