Einführung eines flächendeckenden Dokumentenmanagement-Systems - eAkteSaar

Zweckverband eGo-Saar - Elektronische Verwaltung im Saarland

Gegenstand des zu vergebenden Auftrages ist die Einführung eines flächendeckenden Dokumentenmanagementsystems für die Mitglieder des Zweckverbands eGo Saar.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2024-01-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-11-24.

Wer?

• Zweckverband eGo-Saar - Elektronische Verwaltung im Saarland

Wie?

• Entwicklung von Software für Dokumentenerstellung, Zeichnen, Bildverarbeitung, Terminplanung und Produktivität › Entwicklung von Dokumentenerstellungssoftware › Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware
• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Saarland › Regionalverband Saarbrücken

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-11-24	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-11-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Einführung eines flächendeckenden Dokumentenmanagement-Systems - eAkteSaar
Kurze Beschreibung:

Gegenstand des zu vergebenden Auftrages ist die Einführung eines flächendeckenden Dokumentenmanagementsystems für die Mitglieder des Zweckverbands eGo Saar.

Art des Vertrags: Dienstleistungen
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: #1
Beschreibung der Beschaffung:

Die beteiligten Kommunen möchten gemeinsam ein Dokumentenmanagementsystem mit e-Akte einführen. Die Maßnahme soll der Verbesserung der Arbeitsfähigkeit der Verwaltung dienen. Insbesondere zur Einführung der elektronischen Akte eigentlich bis 2023, für die medienbruchfreie Bearbeitung von Anträgen, elektronischen Rechnungen und anderen Verwaltungsvorgängen ist ein DMS zwingend erforderlich. Zusätzlich soll im Prozess auch die Anforderung des Datenschutzes der DSGVO betrachtet werden, da gerade bei den Kommunen in vielen Bereichen Bürgerdaten verarbeitet werden. Um keine Insellösungen oder eine einseitige Betrachtung zu erzielen, arbeiten die beteiligten Kommunen zusammen, um so z.B. gemeinsame Schulungen oder Workshops zu absolvieren, multifunktionale Nutzung zu erlauben und positive Kosteneffekte bei der Lizenzierung zu erreichen.

Zusätzliche Informationen:

Die vorstehende Angabe der Vertragslaufzeit stellt nur eine vorläufige Schätzung dar und beruht auf der aktuellen Planung des Auftraggebers zum Verlauf des Vergabe- & Planungsablaufs. Je nach tatsächlichem Verlauf kann sich sowohl eine kürzere, als auch eine längere Laufzeit ergeben.

Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen:

Dokumentenmanagement 📦

Entwicklung von Dokumentenverwaltungssoftware 📦

Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Weitere Projektbeteiligte: - Gemeinde Gersheim - Gemeinde Mandelbachtal - Stadt Blieskastel - Gemeinde Kirkel - Gemeinde Kleinblittersdorf - Gemeinde Rehlingen-Siersburg - Gemeinde Wadgassen - Gemeinde Spiesen-Elversberg - Gemeinde Merchweiler - Gemeinde Großrosseln - Gemeinde Bous

Postanschrift: Zweckverband eGo-Saar - Elektronische Verwaltung im Saarland
Heuduckstraße 1
Postleitzahl: 66117
Stadt: Saarbrücken
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Regionalverband Saarbrücken 🏙️
Maximale Verlängerungen: 0
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 5
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/24/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2024-01-05 12:00:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Mindestzeitraum, in dem der Bieter das Angebot aufrechterhalten muss: 105
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen ✅
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Bei der Zahl handelt sich um eine Gewichtung: Gewichtung (Punkte, genau)
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: 1. Eigenerklärung über den Umsatz des Bewerbers in den Jahren 2020 bis 2022 (aus dem Bereich des Dokumentenmanagemensystems). Der Auftraggeber behält ich vor, zum Nachweis der Richtigkeit der Angaben ergänzende Unterlagen anzufordern, z. B. (testierte) Jahresabschlüsse oder Bestätigungen eines Wirtschaftsprüfers oder Steuerberaters. 2. Eigenerklärung zum Bestehen bzw. der Bereitschaft zum Abschluss einer branchenüblichen Vermögensschadenhaftpflichtversicherung Möglicherweise geforderte Mindeststandards: Zu 1.: Der durchschnittliche Jahresumsatz (netto) der Jahre 2020 bis 2022 aus dem Bereich des Dokumentenmanagemensystems) muss mindestens 1.500.000 EUR betragen. Zu 2.:Versicherungssummen für Sach- und Vermögensschäden mindestens 1,5 Mio. EUR, mindestens zweifach im Jahr zur Verfügung stehend.

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Sonstiges: 7. Gesetzliche Ausschlussgründe Eigenerklärung über das Vorliegen oder Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne von §§ 123, 124 GWB sowie ggf. Maßnahmen der Selbstreinigung im Sinne von § 125 GWB. 8. Ausschlussgründe gemäß Verordnung (EU) 2022/576 Eigenerklärung über das Vorliegen oder Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne der Verordnung (EU) 2022/576. II. Nachunternehmer Bewerber haben in dem Nachunternehmerverzeichnis (Teil C, Anlage C02) anzugeben, ob und ggf. welche Teile der Leistung sie an Nachunternehmer weitergeben wollen. Das Nachunternehmerverzeichnis ist auch dann auszufüllen und abzugeben, wenn kein Nachunternehmereinsatz vorgesehen ist. III. Eignungsleihe Sollte ein Bewerber die Eignungskriterien nur dadurch erfüllen können, dass er ein anderes Unternehmen einbezieht (Eignungsleihe), so hat er mit dem Teilnahmeantrag seine Verfügung über die Ressourcen des anderen Unternehmens sowie das Nichtvorliegen gesetzlicher Ausschlussgründe bei diesem Unternehmen mittels einer Verpflichtungserklärung (Teil C, Anlage C03) nachzuweisen. IV. Bewerber-/Bietergemeinschaften Für Bewerbergemeinschaften muss ein gemeinsamer Teilnahmeantrag abgegeben werden. Der Name der Bewerbergemeinschaft sowie ein bevollmächtigter Vertreter sind anzugeben (siehe Teil D der Vergabeunterlagen). Der Auftraggeber weist darauf hin, dass von einer (späteren) Bietergemeinschaft eine gesamtschuldnerische Haftung verlangt wird. Hierzu ist mit dem Teilnahmeantrag die Bewerbergemeinschaftserklärung (Teil C, Anlage C04) in von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft rechtsverbindlich unterzeichneter Form abzugeben. Mit Abgabe eines Erstangebots wird die Bewerbergemeinschaft zur Bietergemeinschaft. Für Bietergemeinschaften muss ein gemeinsames Angebot abgegeben werden. Änderungen an der Zusammensetzung einer Bietergemeinschaft gegenüber der Zusammensetzung als Bewerbergemeinschaft sind unzulässig und können zum Ausschluss des Angebots vom Vergabeverfahren führen. 9. Es ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung nach dem Gesetz über die Sicherung von Sozialstandards, Tariftreue und fairen Löhnen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge im Saarland (Saarländisches Tariftreue- und Fairer-Lohn-Gesetz - STFLG) vom 8. Dezember 2021 (Amtsbl. I S. 2688)STFLG abzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Sonstiges: 7. Gesetzliche Ausschlussgründe
Eigenerklärung über das Vorliegen oder Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne von §§ 123, 124 GWB sowie ggf. Maßnahmen der Selbstreinigung im Sinne von § 125 GWB.
8. Ausschlussgründe gemäß Verordnung (EU) 2022/576
Eigenerklärung über das Vorliegen oder Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne der Verordnung (EU) 2022/576.

II. Nachunternehmer
Bewerber haben in dem Nachunternehmerverzeichnis (Teil C, Anlage C02) anzugeben, ob und ggf. welche Teile der Leistung sie an Nachunternehmer weitergeben wollen. Das Nachunternehmerverzeichnis ist auch dann auszufüllen und abzugeben, wenn kein Nachunternehmereinsatz vorgesehen ist.
III. Eignungsleihe
Sollte ein Bewerber die Eignungskriterien nur dadurch erfüllen können, dass er ein anderes Unternehmen einbezieht (Eignungsleihe), so hat er mit dem Teilnahmeantrag seine Verfügung über die Ressourcen des anderen Unternehmens sowie das Nichtvorliegen gesetzlicher Ausschlussgründe bei diesem Unternehmen mittels einer Verpflichtungserklärung (Teil C, Anlage C03) nachzuweisen.
IV. Bewerber-/Bietergemeinschaften
Für Bewerbergemeinschaften muss ein gemeinsamer Teilnahmeantrag abgegeben werden. Der Name der Bewerbergemeinschaft sowie ein bevollmächtigter Vertreter sind anzugeben (siehe Teil D der Vergabeunterlagen). Der Auftraggeber weist darauf hin, dass von einer (späteren) Bietergemeinschaft eine gesamtschuldnerische Haftung verlangt wird. Hierzu ist mit dem Teilnahmeantrag die Bewerbergemeinschaftserklärung (Teil C, Anlage C04) in von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft rechtsverbindlich unterzeichneter Form abzugeben.
Mit Abgabe eines Erstangebots wird die Bewerbergemeinschaft zur Bietergemeinschaft. Für Bietergemeinschaften muss ein gemeinsames Angebot abgegeben werden. Änderungen an der Zusammensetzung einer Bietergemeinschaft gegenüber der Zusammensetzung als Bewerbergemeinschaft sind unzulässig und können zum Ausschluss des Angebots vom Vergabeverfahren führen.
9. Es ist mit dem Angebot eine Verpflichtungserklärung nach dem Gesetz über die Sicherung von Sozialstandards, Tariftreue und fairen Löhnen bei der Vergabe öffentlicher Aufträge im Saarland (Saarländisches Tariftreue- und Fairer-Lohn-Gesetz - STFLG) vom 8. Dezember 2021 (Amtsbl. I S. 2688)STFLG abzugeben.

Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: 3. Eigenerklärungen über mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare frühere Aufträge. 4. Eigenerklärung zum Personalstand im Jahresdurchschnitt in den Jahren 2020 bis 2022, gegliedert technischer und fachlicher Mitarbeiter 5. Eigenerklärung zum/zur vorgesehenen Projektleiter/ in und stellv. Projektleiter/in unter Angabe von Name, beruflicher Qualifikation und Berufserfahrung in Jahren. 6. Eigenerklärung dazu, ob und ggf. welche Leistungen an Nachunternehmer übertragen werden sollen. Möglicherweise geforderte Mindeststandards: Zu 3.:Es sind mindestens drei abgeschlossene (= abgeschlossene Implementierungsphase beim Auftraggeber) Referenzleistungen über vergleichbare frühere Aufträge vorzulegen. - Der Abschluss der Leistungen des Bewerbers muss nach dem 01.01.2018 liegen. - Mindestens eine der im Übrigen vergleichbaren Referenzen muss dabei speziell für eine öffentliche Verwaltung erbracht worden sein. - Durch die Angabe im Übrigen vergleichbarer Referenzen, die einer öffentlichen Verwaltung zuzurechnen sind, können im Rahmen der Auswahlkriterien (siehe Anlage A02) Punkte erzielt werden. Zu 5.: Die Angaben sind in fachliche und technische Projektleiter/in und die entsprechende Stellvertretung zu unterteilen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Jahresumsatz: Eigenerklärung über den Umsatz des Bewerbers in den Jahren 2020 bis 2022 (aus dem Bereich des Dokumentenmanagemensystems). Der durchschnittliche Jahresumsatz (netto) der Jahre 2020 bis 2022 aus dem Bereich des Dokumenten managemensystems) muss mindestens 1.500.000 EUR betragen.

Haftpflichtversicherung: Eigenerklärung zum Bestehen bzw. der Bereitschaft zum Abschluss einer branchenüblichen Vermögensschadenhaftpflichtversicherung Versicherungssummen für Sach- und Vermögensschäden mindestens 1,5 Mio. EUR, mindestens zweifach im Jahr zur Verfügung stehend.

Technische und berufliche Fähigkeiten

Referenzleistungen: Anzahl der vom Bewerber mit Formblatt C01 vorgelegten vergleichbaren Referenzleistungen, die Projekte innerhalb der öffentlichen Verwaltung betreffen.

Personalstand: Eigenerklärung zum Personalstand im Jahresdurchschnitt in den Jahren 2020 bis 2022, gegliedert technischer und fachlicher Mitarbeiter

Projektleitung: Eigenerklärung zum/zur vorgesehenen Projektleiter/ in und stellv. Projektleiter/in unter Angabe von Name, beruflicher Qualifikation und Berufserfahrung in Jahren.

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

Angaben zum Nachunternehmereinsatz: Eigenerklärung dazu, ob und ggf. welche Leistungen an Nachunternehmer übertragen werden sollen.

Gesetzliche Ausschlussgründe: Eigenerklärung über das Vorliegen oder Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne von §§ 123, 124 GWB sowie ggf. Maßnahmen der Selbstreinigung im Sinne von § 125 GWB.

Ausschlussgründe gemäß Verordnung (EU) 2022/576: Eigenerklärung über das Vorliegen oder Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne der Verordnung (EU) 2022/576.

Abgabe einer Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung nach dem STFLG: Abgabe einer Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung nach dem STFLG

Ausschlussgrund:

Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung

Betrugsbekämpfung

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften

+ 20 weitere

Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens

Einstellung der gewerblichen Tätigkeit

Entrichtung von Steuern

Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten.

Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung

Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren

Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels

Konkurs

Korruption

Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit

Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten

Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs

Vergleichsverfahren

Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen

Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter

Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen

Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge

Zahlungsunfähigkeit

Beschreibung der Ausschlussgründe: Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Zweckverband eGo-Saar - Elektronische Verwaltung im Saarland
Nationale Registrierungsnummer: 10000000-7010000164-05
Postanschrift: Heuduckstraße 1
Postleitzahl: 66117
Postort: Saarbrücken
Region: Regionalverband Saarbrücken 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: mail@ego-saar.de 📧
Telefon: +49 681857420-0 📞
Fax: +49 681857420-99 📠
Art des öffentlichen Auftraggebers
Einrichtung des öffentlichen Rechts
Haupttätigkeit
Allgemeine öffentliche Verwaltung
Informationen zur gemeinsamen Beschaffung
Der Auftrag wird von einer zentralen Beschaffungsstelle vergeben ✅
Kommunikation
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYRUY1925U676/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYRUY1925U676 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXVHYRUY1925U676 🌏
Die Höchstzahl der Bewerber, die zur zweiten Stufe des Verfahrens eingeladen werden, ist festgelegt. ✅
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen ✅
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Gültigkeitsdauer des Angebots: 105
Maximale Verlängerungen: 0

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXVHYRUY1925U676 Keine

Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Saarlandes - beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Verkehr des Saarlandes
Nationale Registrierungsnummer: 10000000-00108010000001-47
Postanschrift: Franz-Josef-Röder-Straße 17
Postleitzahl: 66117
Postort: Saarbrücken
Region: Regionalverband Saarbrücken 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammern@wirtschaft.saarland.de 📧
Telefon: +49 681501-4994 📞
Fax: +49 681501-3506 📠
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Das Vergabeverfahren unterliegt der Nachprüfung in einem Nachprüfungsverfahren gemäß § 155 ff. GWB. Die zuständige Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag an (§ 160 Abs. 1 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Quelle: OJS 2023/S 228-719234 (2023-11-24)

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