Einführung eines Foschungsinformationssystems (FIS) inkl. Hosting Service

Kurze Beschreibung

Ziel dieser Ausschreibung im Wege des europaweiten Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb ist der Abschluss eines Vertrages mit einem (1) Bieter für das Herstellen der Betriebsbereitschaft eines Forschungsinformationssystems (FIS) durch Bereitstellung der Software gegen Miete, Unterstützung bei Datenimplementierung und Konfiguration, Einführung, Inbetriebnahme, Schulung (Online und / oder Vor-Ort), Support sowie Hosting Service für 100 Nutzer über den gesamten Vertragszeitraum. Alle weiteren Anforderungen an das anzubietende Forschungsinformationssystem entnehmen Sie den Vergabeunterlagen insbesondere der Leistungsbeschreibung und dem Anforderungskatalog.

Beschreibung der Beschaffung

Das geforderte Forschungsinformationssystem, muss neben der allgemein erforderlichen Funktionalität, alle mit „A“ gekennzeichneten Anforderungen gem. dem beigefügten Excel-Dokument “A5 - Anforderungskatalog“ erfüllen. Mit Angebotsabgabe ist der Erfüllungsgrad (grüne Spalte) der angebotenen Softwarelösung, wahrheitsgemäß vom Bieter auszufüllen. Die Erfüllung der A-Kriterien (Muss-Anforderungen) ist zwingende Voraussetzung für die Wertung des Angebotes. Die Nichterfüllung der A-Kriterien, führt zum Ausschluss aus dem Verfahren. Die mit „B“ gekennzeichneten Spezifikationen werden gem. dem Dokument "Angebotswertung“ bewertet.

Es findet eine Gliederung in folgende Kategorien statt:

1. Softwarelösung allgemein
Mit acht (8) Muss-Anforderungen
2. Funktionalitäten und Module - Erfassung und Darstellung
Mit sieben (7) Muss-Anforderungen und elf (11) Bewertungskriterien
3. Datenerfassung, Abfrage-, Import- und Exportfunktionen
Mit zwölf (12) Muss-Anforderungen und vier (4) Bewertungskriterien
4. Schnittstellen mit bestehenden Datenbanken und Systemen zur manuellen Ex-
und Importierung
Mit drei (3) Muss-Anforderungen
5. Nutzungsoberfläche und Rechtesystem
Mit drei (3) Muss-Anforderungen und einem (1) Bewertungskriterium
6. Berichtserstattung
Mit drei (3) Muss-Anforderungen und drei (3) Bewertungskriterien
7. Außendarstellung / Open Science
Mit zehn (10) Muss-Anforderungen

Konzept
Vom Bieter ist mit Angebotsabgabe ein Konzept abzugeben. Falls kein Konzept bei Angebotsabgabe vorliegt, muss das Angebot vom weiteren Vergabeverfahren zwingend ausgeschlossen werden. Das Vorgehen zur Bewertung der Angebote und des Konzeptes entnehmen Sie der Anlage „A2 – Wertung der Angebote“.
Die Inhalte und Anforderungen an das Konzept, entnehmen Sie dem Reiter „Konzept“ des beigefügten Excel-Dokuments „A5 - Anforderungskatalog“.

Implementierung
Während des gesamten Prozesses sind regelmäßig (ca. alle 14 Tage) Jour-Fixe bzw. online Status quo Meetings zur Abstimmung und Berichtserstattung, mit dem Auftraggeber durchzuführen. Es muss ein enger Austausch zwischen den Parteien gewährleistet werden.

Schulung
Für Systemadministratoren müssen folgende Tools zur Verfügung stehen - die Preise sind in der jährlichen Lizenzgebühr einzukalkulieren:
- Webinar,
- umfangreiche Dokumentation speziell für Administratoren,
- Helpdesk Zugang

Allen weiteren Nutzergruppen müssen ähnliche, benutzerfreundliche Hilfestellungen zur Verfügung stehen.
Hosting Service
Dem Auftraggeber ist ein Ansprechpartner zu benennen, welcher für alle Anfragen und ggf. Vor-Ort-Termine zur Verfügung steht. Bitte benennen Sie den Ansprechpartner(in) bereits im Teilnahmewettbewerb in der Anlage „T7b - Anlage zur Eignungsprüfung Mitarbeiterprofil".
Das FIS muss für die gesamte Vertragslaufzeit (bei Ausnutzung der Optionen bis max. 2033), gehostet werden.
Hierzu ist eine jährliche Hosting Pauschale anzubieten, welcher u.a. folgende Leistungen umfasst:
- Eine deutsch- und englischsprachige Support-Hotline welche Werktags von 9:00
Uhr – 16:00 Uhr erreichbar ist,
- Customer consulting,
- Bereitstellung von jederzeit zugänglichen Schulungsmaterialien für die
unterschiedliche Nutzergruppen (Admin, User, etc.),
- Betriebshandbuch

Ausführung der Leistung
Die derzeit geplante Einführung des Systems am Leibniz-LSB@TUM sieht ein schrittweises Vorgehen im engen Austausch zwischen den Parteien vor, welches nach Vertragsabschluss ca. 4-6 Monate bis zur vollumfänglichen Betriebsbereitschaft in Anspruch nehmen soll.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Mietzeit des FIS beträgt nach Vertragsabschluss ein (1) Jahr, mit einer auf auftraggeberseitigen Option zur Verlängerung der Laufzeit zu den gleichen Konditionen bis zu neunmal (9 x) jeweils ein (1) weiteres Jahr bis maximal 2033.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Anhand der drei (3) eingereichten Referenzen werden die zur Abgabe eines Angebots aufgeforderter Bewerber auf maximal drei (3) Bewerber beschränkt (§ 51 VgV).
Es sollten nicht mehr als drei Referenzen vorgelegt werden. Denn jede Referenz wird einzeln ausgewertet, die erreichte Punktezahl aller Referenzen wird addiert und durch die Anzahl der eingereichten Referenzen dividiert. Das Endergebnis wird kaufmännisch auf zwei (2) Stellen nach dem Komma gerundet.
Es liegt also im Interesse der Bewerber, nur die besten drei (3) Referenzen einzureichen.
Der Bewerber hat durch das Setzen von Häkchen wahrheitsgemäß anzugeben, welche Leistungsinhalte in der unten aufgeführten Tabelle, mit den vom Bewerber angegebenen Referenzen erfüllte wurden.
Die Leistungsinhalte der jeweiligen Referenz, sind in folgender Anlage wahrheitsgemäß abzuhaken und dem Teilnahmeantrag beizulegen:
- T7c – Anlage zur Eignungsprüfung Referenzen

Zusätzliche Informationen

Das Leibniz-Institut für Lebensmittel-Systembiologie an der Technischen Universität München (Leibniz-LSB@TUM) ist eine rechtsfähige Stiftung des bürgerlichen Rechts mit Sitz in Freising. Ziel unserer Forschungseinrichtung, welche zur Leibniz-Gemeinschaft gehört, ist die Methoden der biomolekularen Grundlagenforschung mit Analysemethoden der Bioinformatik und analytischen Hochleistungstechnologien zu kombinieren, um das komplexe Wechselspiel zwischen menschlichem Organismus und Lebensmittelinhaltsstoffen zu erforschen.
Informationen zu aktueller Mitarbeiterzahl, Veröffentlichungen etc. sind unserer Homepage zu entnehmen: www.leibniz-lsb.de

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eigenerklärung als Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist.
Oder – falls zutreffend – Eigenerklärung des Bewerbers/Mitglied der Bewerbergemeinschaft, dass nach der Maßgabe der jeweiligen Landes-Rechtsvorschriften keine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister für den Bewerber/das Mitglied der Bewerbergemeinschaft bestehen bzw. erforderlich sind.
Bitte füllen Sie hierzu folgendes Formblatt aus:
- T7 - Eigenerklärung zur Eignung (siehe Punkt II Seite 2)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Eigenerklärung zum durchschnittlichen Jahresumsatz bezüglich der ausgeschriebenen Leistung, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Bitte tragen Sie die geforderten Umsätze in das unten genannte Formblatt ein. Der vorgegebene Mindestjahresumsatz mit Dienstleistungen im Zusammenhang mit der ausgeschriebenen Leistung (Einführung und Implementierung eines Forschungsinformationssystems inkl. Hosting Service für ein Jahr) beträgt 150.000 € netto.
- T7 - Eigenerklärung zur Eignung (siehe Punkt III Seite 2)

Eigenerklärung als Nachweis einer bestehenden, aktuell gültigen Betriebshaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren marktüblichen Versicherung mit einer Haftpflichtdeckungshöhe von mindestens 3.000.000 EUR für Sach- und Vermögensschäden je Versicherungsjahr. Oder Falls noch nicht vorhanden – Eigenerklärung, dass im Auftragsfall eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in der geforderten Deckungssumme abgeschlossen und über die gesamte Vertragsdauer aufrechterhalten wird.
Bitte füllen Sie folgende Anlage aus und legen Sie diese dem Teilnahmeantrag bei:
- T7 - Eigenerklärung zur Eignung (siehe Punkt III Seite 3)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Angabe der technischen Fachkraft / Fachkräfte die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen:
Es muss mindestens ein entsprechend qualifizierter und entscheidungsbefugter Mitarbeiter, als Verantwortungsträger für die durchzuführenden Tätigkeiten benannt werden.
Der Bewerber hat bei Bedarf für Vertretung zu sorgen.
Bitte füllen Sie hierzu folgendes Formblatt aus und legen Sie Ihrem Teilnahmeantrag ein anonymes Mitarbeiterprofil vom entsprechenden Mitarbeiter bei:
- T7b – Anlage zur Eignungsprüfung Mitarbeiterprofil

Eigenerklärung, dass das Unternehmen über folgende Zertifizierung verfügt: DIN EN ISO/IEC 27001:2017 bzw. ISO 27001:2013. Die Eigenerklärung ist vom Bewerber und falls ein externes Unternehmen (Subunternehmen) für das Hosting zugezogen wird auch vom externen Unternehmen zu erbringen.
Bitte füllen Sie als Nachweis folgende Eigenerklärung aus und legen Sie diesen Ihrem Teilnahmeantrag bei:
- T7a - Anlage zur Eignungsprüfung Zertifizierung

Nachweis über drei (3) geeignete Referenzen über mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbare Aufträge (Einführung und Implementierung eines Forschungsinformationssystems sowie Hosting Service für ein (1) Jahr mit einem Auftragswert von mindestens 40.000 € netto), in einer Forschungseinrichtung.
Die Referenzaufträge müssen in den letzten höchstens fünf Jahren erfolgreich erbracht worden sein und müssen bereits abschließend implementiert und beim Referenzgeber vollumfänglich nutzungsfähig sein. Werden weniger Referenzen vorgelegt, führt dies zum Ausschluss aus dem Verfahren.
Bitte tragen Sie die geforderten Referenzen in folgende Anlage ein und beachten Sie dazu den folgenden Punkt 1.3:
- T7c – Anlage zur Eignungsprüfung Referenzen

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Nichtvorliegen von Ausschlussgründen:
Bitte füllen Sie hierzu folgende Formblätter aus:
- T7 - Eigenerklärung zur Eignung (siehe Punkt I Seite 1 und 2)
- T8 - Erklärung_Bezug_Russland
- T9 - Schutzerklärung_Scientology

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.