Beschreibung der Beschaffung
Lagerung
- Eine sachgerechte und werterhaltende Einlagerung aller Print-Produkte und CDs/DVDs der BGHW sowie von Produkten, die die BGHW von Dritten bezieht (derzeitiges Mengengerüst siehe 1.), ist sicher zu stellen.
- Lagerkapazitäten sind für Standard-Medien, die aus wirtschaftlichen Gründen üblicherweise in höherer Auflage (5.000/10.000 Exemplare) produziert/gedruckt werden, in ausreichender Größe zur Verfügung zu stellen.
- Vom Auftragnehmer/ von der Auftragnehmerin ist ein IT-gestütztes Warenwirtschaftssystem zu führen. Das Warenwirtschaftssystem erlaubt es, jederzeit den aktuellen Lagerbestand für jeden Titel/jedes Produkt abzurufen, produktbezogene Umschlaghäufigkeiten abzurufen, Mindestbestandsmengen für jedes Produkt festzulegen, bei denen eine Meldung für eine Nachbestellung erzeugt wird. Diese Meldung ist mindestens alle 2 Wochen an die Auftraggeberin weiter zu leiten. Die Auftraggeberin wird als eigene Mandantin geführt.
- Der Auftraggeberin ist ein Online-Zugang zum Abrufen der aktuellen Lagerbestände einzurichten. Alternativ sind die aktuellen Lagerbestände mindestens alle 2 Wochen der Auftraggeberin als Datei zur Verfügung zu stellen.
- Es ist der Auftraggeberin die Möglichkeit einzuräumen, das Lager an Werktagen von montags bis freitags, jeweils zwischen 08:00 Uhr und 17:00 Uhr aufzusuchen, um sich ein Bild zu verschaffen über den Zustand und den Bestand der eingelagerten Titel sowie um außerplanmäßig dringend benötigte Titel abzuholen.
- Die eingelagerten Titel sind vom Auftragnehmer/ von der Auftragnehmerin ausreichend zu versichern. Hierüber ist ein Nachweis zu führen. Hierfür teilt die Auftraggeberin für jeden Artikel einen Proforma-Preis dem Auftragnehmer/ der Auftragnehmerin mit.
Logistik und Versand
- Für die eingehenden Bestellungen erstellt der Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin einen Lieferschein nach den Vorgaben der Auftraggeberin.
- Der Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin stellt die Sendungen entsprechend dem Lieferschein zusammen und sorgt für eine transportsichere Verpackung (z.B. Kartonagen zweiwellig).
- Der Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin überprüft jede zusammengestellte Sendung auf Vollständigkeit und geeignete Verpackung.
- Der Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin stellt sicher, dass auf jedem Lieferschein ein Vermerk aufgebracht wird, mit dessen Hilfe der für die Zusammenstellung der Lieferung verantwortliche Mitarbeiter festgestellt werden kann.
- Lieferungen sind unabhängig von der bestellten Menge durchzuführen. Mindermengenzuschläge sind nicht zulässig.
- Der Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin stellt Brief- und Paketsendungen zur Abholung durch den Vertragspartner der Auftraggeberin bereit. Die Abholzeiten sind mit der Auftraggeberin und dem Vertragspartner der Auftraggeberin im gegenseitigen Einvernehmen festzulegen.
- Der Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin beauftragt den Versand von Paletten mit Speditionen und Express-Sendungen selbstständig. Dabei sind Versandwege so zu wählen, dass bei möglichst niedrigen Lieferkosten eine zuverlässige Zustellung und insgesamt kurze Lieferzeiten gewährleistet werden.
- Die Anlieferung bestellter Titel an BGHW-Standorte hat nach Eingang einer Bestellung bis 12:00 Uhr am darauffolgenden übernächsten Werktag zu erfolgen; bei Eingang der Bestellung nach 12:00 Uhr am dritten Werktag nach Bestelleingang.
- Die Anlieferung bestellter Titel an andere Besteller hat nach Eingang der Bestellung innerhalb von längstens fünf Werktagen zu erfolgen. Begründete eilige Bestellungen sind vorzuziehen und innerhalb von längstens drei Werktagen zuzustellen.
- Express-Lieferungen mit Bestelleingang an Werktagen bis 12:00 Uhr sind innerhalb Deutschlands bis 10:00 Uhr des Folgetages bei dem Besteller zuzustellen. Die Kosten trägt die BGHW, wenn diese die Express-Lieferung beauftragt hat. Der schriftliche Auftrag ist der monatlichen Rechnung als Beleg beizufügen.
- Der Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin ermöglicht werktags auf Wunsch und gegen Aufpreis eine Lieferung per Direktfahrt am gleichen Tag.
- Versandaktionen zum Beispiel im Rahmen von Kampagnen müssen nach Vorlage der Versandliste innerhalb von einer Woche bzw. nach Absprache erfolgen.
Bereitstellung einer Bestellplattform im Internet
- Der Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin stellt der Auftraggeberin eine Bestellplattform zur Verfügung, die die Funktionen einer üblichen Internetplattform zur Bestellung von Waren umfasst.
Hierzu zählen insbesondere:
- eine übersichtliche Artikelpräsentation, die in mindestens 20 Kategorien aufgeteilt werden kann
- eine Darstellung wahlweise durch den Kunden in Galerie- und Listenform
- eine Sortierfunktion wahlweise durch den Kunden nach Titel und Artikelnummer und wahlweise auf- und absteigend
- eine Suchfunktion, die auch die exakte Suche eines Titels erlaubt, der aus mehreren Wörtern besteht
- eine Warenkorbfunktion
- einen Check-out-Prozess, der eine abschließende Prüfung der Bestellung und Änderungen bei der Anzahl der Artikel durch den Kunden ermöglicht und die Zustimmung des Kunden zu den AGB erzwingt
- die Möglichkeit für den Kunden ein Kundenkonto mit Passwortzugang anzulegen mit mindestens 30 unterschiedlichen Lieferanschriften, mit der Möglichkeit vorhergehende Bestellungen einzusehen und für erneute Bestellungen zu nutzen und Kundendaten zu aktualisieren
- die Möglichkeit Kundennummern zu hinterlegen
- Die Auftraggeberin erhält einen Zugang zum Backend der Bestellplattform, um Änderungen in den beschreibenden Artikeldaten vornehmen und Kundendaten editieren zu können.
- Der Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin erstellt zusammen mit der EDV der Auftraggeberin eine Schnittstelle zur Überprüfung der Bestelllegitimation von Kunden die eine Bestellung vornehmen möchten (Überprüfung der Kundennummer).
- Die Pflicht zur Bereitstellung einer Bestellplattform endet dann, wenn die Auftraggeberin eine eigene Bestellplattform auf ihrer Internetseite fertiggestellt hat. Als Kündigungsfrist für die Auftraggeberin wird ein Monat, der auf den Monat folgt, in dem die Kündigung ausgesprochen wurde, vereinbart.
Speditionsleistungen für die Übernahme des Artikelbestandes vom derzeitigen Standort
- Der Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin organisiert die Transportdienstleistung des derzeitigen Lagerbestandes am Standort 47906 Kempen eigenständig und in Absprach mit dem dortigen Betreiber des Lagers.
- Die Kosten trägt die Auftraggeberin entsprechend dem abgegebenen Angebot.
EDV-Leistungen und Abrechnung
- Der Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin garantiert den Datenschutz gemäß separater Vereinbarung.
- Die Auftraggeberin unterhält einen separaten Webshop für besondere Kampagnen und Aktionen, aus dem automatisierte Bestellungen unmittelbar an den Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin gesendet werden. Der Auftragnehmer/ die Auftragnehmerin stellt hierfür eine geeignete E-Mail-Adresse für die Entgegennahme der maschinell erstellten Bestellungen bzw. eine geeignete Schnittstelle zur Datenübertragung zur Verfügung. Das zu verwendende Datenformat und der Aufbau der Bestell-E-Mails wird zwischen dem Auftragnehmer/ der Auftragnehmerin und der Auftraggeberin abgestimmt. Das Hosting dieser E-Mail-Adresse unterliegt den Datenschutzbestimmungen dieser Ausschreibung.
- Sämtliche vom Auftragnehmer/ von der Auftragnehmerin für die Auftraggeberin erbrachten Leistungen sind monatlich abzurechnen. Alle Rechnungsposten mit Ausnahme der pauschal vereinbarten Abgeltungen sind durch geeignete und nachvollziehbare Dokumente zu belegen. Variable Fremdkosten (z. B. Speditionskosten) sind durch Originalbelege oder Kopien davon nachzuweisen.