Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung einer cloudbasierten Lösung (Software) für Elektronische Personalakten sowie dazugehörige Dienstleistungen. Der Leistungsumfang setzt sich neben der Software aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:
1. die Software,
2. die Implementierung (Bereitstellung und Anbindung) der Software,
3. die Digitalisierung der Bestandsakten (das Scannen),
4. das Einbinden der digitalisierten Bestandsakten im Rahmen der Implementierung in die Software "Elektronische Personalakte" und
5. der Betrieb sowie 2nd bzw. 3rd Level Support während und nach der Einführung der Elektronischen Personalakte als Software as a Service (siehe Kapitel 5).
Zunächst soll die Elektronische Personalakte inkl. der dazugehörigen Dienstleitungen als Pilotprojekt neun Instituten und der Generalverwaltung der MPG eingeführt werden. Ein anschließender Rollout der elektronischen Personalakte inkl. der genannten Dienstleistungen (Scannen & Implementierungen bzw. Anbindung) in allen Instituten ist geplant und soll über den hier gegenständlich ausgeschriebenen Vertrag in mehreren Schritten abgerufen werden können.
Nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist dagegen das Scannen der Akten für neue Beschäftigte sowie weiterer Dokumente nach der Einführung der Elektronischen Personalakte.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Angebote über "On-Premises"-Lösungen nicht zugelassen sind!
Für die detaillierte Beschreibung des Vergabegegenstands wird auf die umfassende Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der Vergabeunterlage verwiesen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-04-27.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-02-17.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Elektronische Personalakte 2023 (ePA 2023)
2204.0102.00-01.0303_11/22
Produkte/Dienstleistungen: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung📦
Kurze Beschreibung:
“Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung einer cloudbasierten Lösung (Software) für Elektronische Personalakten sowie dazugehörige...”
Kurze Beschreibung
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung einer cloudbasierten Lösung (Software) für Elektronische Personalakten sowie dazugehörige Dienstleistungen. Der Leistungsumfang setzt sich neben der Software aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:
1. die Software,
2. die Implementierung (Bereitstellung und Anbindung) der Software,
3. die Digitalisierung der Bestandsakten (das Scannen),
4. das Einbinden der digitalisierten Bestandsakten im Rahmen der Implementierung in die Software "Elektronische Personalakte" und
5. der Betrieb sowie 2nd bzw. 3rd Level Support während und nach der Einführung der Elektronischen Personalakte als Software as a Service (siehe Kapitel 5).
Zunächst soll die Elektronische Personalakte inkl. der dazugehörigen Dienstleitungen als Pilotprojekt neun Instituten und der Generalverwaltung der MPG eingeführt werden. Ein anschließender Rollout der elektronischen Personalakte inkl. der genannten Dienstleistungen (Scannen & Implementierungen bzw. Anbindung) in allen Instituten ist geplant und soll über den hier gegenständlich ausgeschriebenen Vertrag in mehreren Schritten abgerufen werden können.
Nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist dagegen das Scannen der Akten für neue Beschäftigte sowie weiterer Dokumente nach der Einführung der Elektronischen Personalakte.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Angebote über "On-Premises"-Lösungen nicht zugelassen sind!
Für die detaillierte Beschreibung des Vergabegegenstands wird auf die umfassende Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der Vergabeunterlage verwiesen.
1️⃣
Ort der Leistung: München, Kreisfreie Stadt🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. Wissenschaften e.V.
Generalverwalung, Hofgartenstr. 8, 80539 München”
Beschreibung der Beschaffung:
“Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage (VU):
Siehe Vergabeunterlage Kap. 1.6.2 sowie Preisblatt Anlage 6!
Bei der Position...”
Beschreibung der Beschaffung
Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage (VU):
Siehe Vergabeunterlage Kap. 1.6.2 sowie Preisblatt Anlage 6!
Bei der Position 1 handelt es sich um ein kalkulatorisches Mengengerüst. Derzeit sind ca. 22.000 Mitarbeiter (mit Arbeitsvertrag) bei der MPG beschäftigt (laut Personalstatistik). Hinzukommen weitere Personengruppen, wie z.B. Gäste (s. Kapitel 5.2.2). Bei den Positionen 2) bis 5) handelt es sich um fiktive Schätzungen. Diese sollen dem Bieter als Hilfestellung bei der Kalkulation der Einzelpreise sowie als Basis für eine einheitliche Wertung dienen; zur Abrechnung kommen nur tatsächlich von der MPG beauftragte und erbrachte Leistungen. Sofern eine Mindestabnahmemenge aufgeführt ist, wird die Abnahme dieser zugesichert.
1.) Jährliche Softwarelizenz / Nutzungsgebühr/ Support incl.
Servicemanagement, gestaffelt von 5.000 bis 25.000 aktive Beschäftigte, siehe dazu Kap. 1.6.2 sowie Preisblatt Anlage 6
2.) Schulungskosten
Schulungskosten KeyUser / Personalsachbearbeiter in den 9
Pilotinstituten & der Generalverwaltung: 5 Schulungstage
Schulungskosten KeyUser / Personalsachbearbeiter für den
Rollout in der Gesamt-MPG (allen anderen Instituten): 20 Schulungstage
3.) Kosten für die Implementierung (je Rolle in Personentagen (PT))
Angabe in: Mindest-/Schätz-/max.Abnahme-Menge:
Projektleiter: 10 / 15 / 17
Projektmitarbeiter Implementierung: 20 / 30 / 33
Projektmitarbeiter Weiterentwicklung/Softwareanpassung: 2 / 5 / 6
Rollout-Support Projektleiter: 10 / 30 / 33
Projektmitarbeiter für Rollout-Support: 2 / 5 / 6
4.) Zusätzlich abrufbare Leistungen
1. Schnittstelle zum SAP HCM System: Festpreis
2. Schnittstelle zum Dokumentenmanagement-System d.3: Festpreis
3. Lizenzen für zusätzliche Tools zum Vereinfachten Scannen
im laufenden Betrieb (Pilotinstitute & Generalverwaltung): 4.000 Beschäftigte
4. Lizenzen für zusätzliche Tools zum Vereinfachten Scannen im laufenden Betrieb (Rollout alle weiteren Institute der MPG): 18.000 Beschäftigte
Service Manager wenn nicht schon in den Lizenzen enthalten: 10 PT
Mitarbeiter Implementierung Change Requests: 15 PT
5.) Scannen der Personalbestandsakten (Menge in Blatt)
Digitalisierung je Blatt (Pilotinstitute & Generalverwaltung): 800.000 Blatt
Digitalisierung je Blatt (Rollout gesamte MPG): 6.000.000
Rücktransport der Akten (Pilotinstitute & Generalverwaltung): 800.000
Rücktransport der Akten (Rollout Gesamte MPG): 6.000.000
Vgl. zum Leistungsumfang auch die detaillierte Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der VU.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): einfache Reichtwertmethode nach UfAB (Z=L/P)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 100,00
Preis (Gewichtung): 100,00
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert ohne MwSt: EUR 1 💰
Dauer
Datum des Beginns: 2023-06-07 📅
Datum des Endes: 2025-08-14 📅
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Dieser Vertrag ist verlängerbar ✅ Beschreibung
Beschreibung der Verlängerungen:
“Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung (geplant 7. Juni 2023).
Leistungsbeginn ist der 15. Juni 2023. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit...”
Beschreibung der Verlängerungen
Der Vertragsbeginn erfolgt mit Zuschlagserteilung (geplant 7. Juni 2023).
Leistungsbeginn ist der 15. Juni 2023. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.
Die Basis-Vertragslaufzeit (Mindestvertragslaufzeit) beträgt zwei Jahre (24 Monate), gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns (Basis-Vertragslaufzeit).
Zum bzw. nach Ablauf der 24-monatigen Basis-Vertragslaufzeit, gerechnet ab dem Zeitpunkt des Leistungsbeginns, steht den Parteien ein ordentliches Kündigungsrecht zu. Will der Auftraggeber von dieser Kündigungsoption Gebrauch machen, muss er den Vertrag gegenüber dem Auftragnehmer schriftlich (Schriftform gemäß § 126 BGB) kündigen. Die Kündigungsfrist beträgt jeweils neun (9) Monate zum Monatsende. (s. Kap. 1.6.1 der VU)
Mehr anzeigen
Zusätzliche Informationen:
“!!! Aufgrund von IT-Sicherheitsaspekten werden Teile der Vergabeunterlagen den interessierten Bietern nur gegen Übersendung der unterzeichneten Erklärung...”
Zusätzliche Informationen
!!! Aufgrund von IT-Sicherheitsaspekten werden Teile der Vergabeunterlagen den interessierten Bietern nur gegen Übersendung der unterzeichneten Erklärung "Selbstverpflichtung Vertraulichkeit" (Anlage 13) übersandt - s. Kap. 1.5.1 der Vergabeunterlage! Diese Unterlagen sind für die Angebotserstellung zwingend notwendig!!!
Losaufteilung (s. Kap. 1.4 der Vergabeunterlage)
Der Vergabegegenstand wird nicht in Lose aufgeteilt.
Es handelt sich hier um eine spezifische Digitalisierung, die Zusatzinformationen bzw. verschiedene Kategorien wie z.B. Dokumenttyp und Dokumenteneigenschaften erfassen muss. Im Wettbewerb zur Elektronischen Personalakte handelt es sich nicht nur um eine reine Archivierung von bestehenden Papierakten, sondern um die Etablierung einer Software, die höchsten Datenschutzerfordernissen gerecht werden muss.
Insofern muss die Digitalisierung eng mit der Software zusammenspielen. Nach einer umfassenden Interessensabwägung wurde festgestellt, dass zur Qualitätssicherung nur eine Gesamtvergabe in Frage kommen kann, da technische Gründe dies gemäß § 97 Abs. 4 Satz 3 GWB erfordern. Unter Abwägung aller Interessen ist die Integration aller Leistungsschritte in einer Hand zur Erreichung des angestrebten Qualitätsniveaus und insbesondere der Abnahmereife zwingend notwendig und muss hinter dem berechtigten Interesse zur Losvergabe zurück stehen. Ausdrücklich und explizit werden Bietergemeinschaften und ggf. auch die Einbeziehung von Unterauftragnehmern zugelassen.
Der AG behält sich vor, innerhalb der ersten 3 Jahre dieses Vertrages neue Leistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen wie der ausgeschriebenen bestehen, gem. § 14 Abs. 4 Nr. 9 VgV im Wege des Verhandlungsverfahrens ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb an den AN dieses Hauptauftrages zu vergeben. Für diese Leistungen gelten die vertraglichen Bedingungen dieses Vergabeverfahrens.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!
Kap. 3.3.1 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A)
Nachzuweisen ist...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlagen (VU)!
Kap. 3.3.1 Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (EK-01-A)
Nachzuweisen ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 oder 124 GWB. Hierzu hat der Bieter unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 1 "Nichtvorliegen von Ausschlussgründen" zu erklären, dass keiner der dort genannten Ausschlussgründe i. S. d. §§ 123, 124 GWB vorliegt. Die Erklärung ist zwingend von jedem Unternehmen einzureichen (vgl. bei bloßem Subunternehmer allerdings Kapitel 2.2.2).
Hinweis auf Einholung der Auskunft nach § 150a GewO bzw. Abfragepflicht nach § 6 WRegG:
Der Auftraggeber ist seit Inkrafttreten des Wettbewerbsregistergesetzes (WRegG) bei Aufträgen ab einem geschätzten Nettoauftragswert von 30.000,- Euro vor der Zuschlagserteilung zur Abfrage von Eintragungen des Bestbieters im Wettbewerbsregister verpflichtet.
Kap. 3.3.2 Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer und Befähigung zur Berufsausübung
Die in diesem Kapitel 3.3.2 geforderten Angaben und Nachweise sind zwingend von jedem Unternehmen (außer einem bloßen Subunternehmer) einzureichen.
3.3.2.1 Unternehmensdarstellung (EK-02-A)
Verlangt werden folgende Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer:
• Name des Unternehmens (Firma), Anschrift, USt-ID-Nummer, Gründungsjahr, Kontaktperson und -daten (Telefon, E-Mail, ggf. Internetadresse),
• Angaben zur Unternehmensgröße (Vorliegen eines Kleinstunternehmens, eines kleinen Unternehmens oder eines mittleren Unternehmens i.S.d. der Empfehlung der Kommission vom 6. Mai 2003 betreffend die Definition der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen [ABl. L 124 vom 20.05.2003, S. 36]) • sowie - falls gegeben - die Angabe des amtlichen Verzeichnisses bzw. Präqualifizierungssystems, in dem der Wirtschaftsteilnehmer erfasst ist (dann Bezeichnung Verzeichnis und Eintragungs- bzw. Zertifizierungsnummer; Angaben zum möglichen Abruf der Dokumente).
• Leistungsspektrum, Haupttätigkeitsgebiet sowie die organisatorische Gliederung des Unternehmens.
Die Angaben sind unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 2 "Unternehmensdarstellung" vorzunehmen.
3.3.2.2 Berufs- oder Handelsregistereintragung (EK-03-A)
Der Bieter hat unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 3 "Berufs- oder Handelsregistereintragung" zu erklären, dass er in einem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist, eingetragen ist, oder über eine gleichwertige Erlaubnis der Berufsausübung verfügt, sofern der Bieter nicht im Berufs- oder Handelsregister eingetragen ist.
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“- Haftpflichtversicherung (EK-04-A ) s. Kap. 3.3.3.1
- Umsatzdarstellung (EK-05-A - EK-06-A) s. Kap. 3.3.3.2” Bedingungen für die Teilnahme
“Kap. 3.3.3.1 Haftpflichtversicherung (EK-04-A)
Gefordert wird das Vorliegen einer Haftpflichtversicherung mit folgenden Versicherungssummen:
• für Personen-...”
Kap. 3.3.3.1 Haftpflichtversicherung (EK-04-A)
Gefordert wird das Vorliegen einer Haftpflichtversicherung mit folgenden Versicherungssummen:
• für Personen- und Sachschäden mindestens fünf (5) Mio. EUR (zweifach maximiert je Versicherungsjahr oder Projektdeckung)
sowie
•für Vermögensschäden mindestens eine (1) Mio. EUR (zweifach maximiert je Versicherungsjahr oder Projektdeckung)
Der Bieter muss unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 4 "Haftpflichtversicherung" erklären, dass er über eine entsprechende Haftpflichtversicherung mit den vorgenannten Mindestversicherungssummen verfügt.
Hinweise:
Vor Zuschlagserteilung wird der Bieter, dem der Zuschlag erteilt werden soll, aufgefordert, den Nachweis über die o. g. Haftpflichtversicherung zu erbringen. Die Aufforderung erhält der Bieter zusammen mit der "Information über die beabsichtigte Zuschlagserteilung" (Mitteilung nach § 134 Abs. 1 GWB). Der Nachweis zur Haftpflichtversicherung ist durch Vorlage der Versicherungspolice oder einer entsprechenden Bescheinigung der Versicherung bzw. Bescheinigung eines Versicherungsmaklers zu erbringen und muss bis zum Ablauf der Informations- und Wartefrist (§ 134 Abs. 2 GWB) der Vergabestelle vorliegen, da ansonsten der Zuschlag nicht erteilt werden darf!
Es wird auf die mit der Eignungsanforderung korrespondierende vertragliche Verpflichtung des künftigen Auftragnehmers zum Abschluss und Nachweis bzw. Aufrechterhalten einer entsprechenden Versicherung im Vertrag (Anlage 1) hingewiesen.
Im Falle einer BG bzw. Eignungsleihe hat jedes Mitglieder der BG bzw. jeder Beteiligte an der Eignungsleihe das Vorliegen der genannten Mindestdeckung zu erklären und vor Zuschlagserteilung nachzuweisen. Es wird insoweit nicht auf die gemeinschaftlich addierten Werte abgestellt. Kann ein Unternehmen den Nachweis nicht führen, führt dies zum Ausschluss des Angebots.
Im Falle eines "bloßen" Subunternehmereinsatzes behält sich der AG vor, vor Zuschlagserteilung, ebenfalls den Nachweis eines entsprechenden Versicherungsschutzes für den jeweiligen Unterauftragnehmer zu fordern.
Kap. 3.3.3.2 Umsatzdarstellung (EK-05-A und EK-06-A)
Zum Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter eine Erklärung über
• den Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A)
sowie
• den spezifischen Jahresumsatz des Unternehmens im Bereich
"Software Elektronische Personalakte (Lizenzen, Implementierung, Support)" (EK-06.1-A)
•spezifischer Jahresumsatz im Bereich
"Scannen von Papierakten (z.B. Personalakten)" (EK-06.2-A)
jeweils bezogen auf die letzten drei (3) abgeschlossenen Geschäftsjahre [2020 - 2022] abzugeben, sofern die entsprechenden Angaben verfügbar sind. Sofern für das Jahr letztes Jahr noch keine abschließenden Zahlen vorliegen, sind ausnahmsweise vorläufige sorgfältige Schätzungen anzugeben und entsprechend zu kennzeichnen.
Mindestanforderung:
Hinsichtlich der geforderten Umsatzzahlen gelten folgende Mindestanforderungen, bei deren Nichterfüllung Bieter als ungeeignet ausgeschlossen werden:
• Gesamtjahresumsatz des Unternehmens (EK-05-A) mindestens: 3 Mio. EUR
• spezifischer Jahresumsatz im Bereich "Software Elektronische Personalakte"
(EK-06.1-A) mindestens: 500.000 EUR
• spezifischer Jahresumsatz im Bereich "Scannen von Papierakten (z.B. Personalakten)" (EK-06.2-A) mindestens: 1 Mio. EUR
Die Angaben sind unter Verwendung der Anlage 5 Abschnitt 5 "Umsatzdarstellung" zu tätigen.
Mehr anzeigen Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“- Zertifizierter SAP-Partner (EK-07-A) s. Kap. 3.3.4.1
- Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl (EK-08-A) s. Kap. 3.3.4.2
- Unternehmensreferenzen (EK-09-A -...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
- Zertifizierter SAP-Partner (EK-07-A) s. Kap. 3.3.4.1
- Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl (EK-08-A) s. Kap. 3.3.4.2
- Unternehmensreferenzen (EK-09-A - EK-11-A) s. Kap. 3.3.4.3
- Spezifische Anforderungen an den Scan-Dienstleister (EK-12-A) s. Kap. 3.3.4.4
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“Kap. 3.3.4.1 Zertifizierter SAP-Partner (EK-07-A)
Der Bieter muss erklären, dass er zertifizierter SAP-Vertragspartner ist.
Kap. 3.3.4.2 Durchschnittliche...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
Kap. 3.3.4.1 Zertifizierter SAP-Partner (EK-07-A)
Der Bieter muss erklären, dass er zertifizierter SAP-Vertragspartner ist.
Kap. 3.3.4.2 Durchschnittliche Beschäftigtenanzahl (EK-08-A)
Um sicherzustellen, dass der Bieter über die erforderlichen personellen Mittel verfügt, um den Auftrag in angemessener Qualität ausführen zu können, muss er Angaben zur Anzahl der Beschäftigten in den letzten drei Geschäftsjahren (2020, 2021, 2022) mit dem Angebot vorlegen.
- Mindestens 60 Gesamt-Mitarbeiter für das Unternehmen inkl. der ggf. eingesetzten Subunternehmen oder ggf. weiterer Mitarbeiter z.B. aufgrund Bietergemeinschaft etc.
Kap. 3.3.4.3 Unternehmensreferenzen (EK-09-A - EK-11-A)
Der Bieter hat zum Nachweis seiner Erfahrungen in den verschiedenen von dem gegenständlichen Auftrag umfassten Leistungsbereichen jeweils folgende Referenzen einzureichen (= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden):
• Zwei (2) Referenzen für den Leistungsbereich "Implementierung von elektronischen Personalakten" bei Unternehmen mit mindestens 10.000 Mitarbeitern bzw. Akten (EK-09-A),
•Drei (3) Referenzen für den Leistungsbereich "Scannen von Akten" mit mindestens 8.000 Mitarbeitern bzw. Akten (EK-10-A),
•Zwei (2) Referenzen bei denen ein "Rollout der elektronischen Personalakte an unterschiedliche Standorte" (z.B. andere Standorte in Deutschland oder im Ausland) enthalten waren (EK-11-A)
Die Referenzen müssen in den drei Jahren vor der Bekanntmachung abgeschlossen worden sein; der Projektstart darf jedoch vor dem genannten Termin liegen
(= Mindestanforderung, bei deren Nichtbeachtung Bewerber als ungeeignet ausgeschlossen werden).
Kap. 3.3.4.4 Spezifische Anforderungen an den Scan-Dienstleister (EK-12-A)
Der Bieter hat die Erfüllung dieser Anforderungen unter Verwendung von Anlage 5 Abschnitt 9 "Spezifische Anforderungen an den Scan-Dienstleister (EK-12-A)" zu erklären.
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Kap. 4.2 Besondere Bedingungen für die Auftragsausführung
Der Auftragnehmer ist bei der Wahl der Personen, die er zur Leistungserbringung einsetzt, frei....”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Kap. 4.2 Besondere Bedingungen für die Auftragsausführung
Der Auftragnehmer ist bei der Wahl der Personen, die er zur Leistungserbringung einsetzt, frei. Das Weisungsrecht und Direktionsrecht bezüglich der vom Auftragnehmer eingesetzten Mitarbeiter verbleibt vollständig und ausschließlich beim Auftragnehmer als deren Arbeitgeber. Die von ihm eigenverantwortlich eingesetzten Mitarbeiter treten in kein Arbeitsverhältnis zum Auftraggeber, auch soweit sie Leistungen in dessen Räumen erbringen. Mitarbeiter des Auftragnehmers werden nicht in den Betrieb oder die Organisation des Auftraggebers eingegliedert. Eine Arbeitnehmerüberlassung im Sinne des Gesetzes zur gewerbsmäßigen Arbeitnehmerüberlassung (Arbeitnehmerüberlassungsgesetz) ist weder vereinbart noch wird sie durchgeführt.
Im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB fordert der Auftraggeber die Einhaltung der folgenden Ausführungsbedingungen. Diese sind als X-Kriterien gekennzeichnet (XK) und stellen Ausschlusskriterien dar (XK-#-A). Die genannten Anlagen sind mit dem Angebot einzureichen.
4.2.1 Datenschutzrechtliche Bestimmungen
Der zukünftige Auftragnehmer hat bei der Auftragsausführung Zugang zu vertraulichen und sensiblen personenbezogenen Daten beim Auftraggeber. Als Anlage zum IT-Beratungsvertrag wird daher ein vorausgefüllter "Vertrag zur Auftragsverarbeitung" mit technischen und organisatorischen Maßnahmen mit dieser Vergabeunterlage veröffentlicht, welche im Falle einer beabsichtigten Zuschlagserteilung mit dem potentiellen Auftragnehmer verpflichtend finalisiert und unterzeichnet wird.
Der Auftraggeber verweist in diesem Zusammenhang außerdem auf die Informationen zur Datenverarbeitung gemäß Art. 13 DSGVO, die auf der Homepage MPG eingesehen werden können unter:
https://www.mpg.de/12083493/informationen-zur-datenverarbeitung
4.2.2 Kommunikation mit dem Auftraggeber (XK-01-A)
Die zur Auftragsausführung vorgesehenen Beschäftigten des Auftragnehmers für die Implementierung und den Support müssen die deutsche Sprache verhandlungssicher in Wort und Schrift und die englische Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen. Im Falle der Zuschlagserteilung werden für die Kommunikation mit dem Auftraggeber während der Vertragslaufzeit ausschließlich Beschäftigte mit sehr guten Kenntnissen (verhandlungssicher in Wort und Schrift) der deutschen Sprache und guten Kenntnissen (fließend in Wort und Schrift) der englischen Sprache eingesetzt. Dies erklärt der Bieter unter Verwendung von Anlage 9 "Kommunikation mit dem Auftraggeber".
4.2.3 "Russland-Sanktionen" (XK-02-A)
Der Bieter erklärt unter Verwendung von Anlage 10 "Russland-Sanktionen", dass kein Zuschlags- und Erfüllungsverbot gemäß Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i.V.m. der Verordnung (EU) 2022/576 für öffentliche Aufträge im Zusammenhang mit russischen Personen, Organisationen und Einrichtungen besteht.
Nach Art. 5k Abs.1 Verordnung (EU) Nr. 833/2014 i.V.m. der Verordnung (EU) 2022/576 ist es verboten, öffentliche Aufträge oder Konzessionen, die in den Anwendungsbereich der Richtlinien über die öffentliche Auftragsvergabe fallen, an folgende Personen, Organisationen oder Einrichtungen zu vergeben bzw. Verträge mit solchen Personen, Organisationen oder Einrichtungen weiterhin zu erfüllen:
a) russische Staatsangehörige,
b) in Russland niedergelassene natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen,
c) juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu mehr als 50% unmittelbar oder mittelbar von Angehörigen, Personen, Organisationen oder Einrichtungen i.S. a) oder b) gehalten werden,
d) natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung von Staatsangehörigen, Personen, Organisationen oder Einrichtungen i.S. a), b) oder c) handeln,
Unterauftragnehmer, eignungsverleihende Unternehmen und Lieferanten, die unter a) bis d) fallen, wenn auf diese mehr als 10% des Auftragswertes entfällt.
Mehr anzeigen Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter
Verfahren Art des Verfahrens
Offenes Verfahren
Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2022/S 120-339796
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-04-27
12:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2023-06-14 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote: 2023-04-27
12:15 📅
Bedingungen für die Öffnung der Angebote (Informationen über die befugten Personen und das Öffnungsverfahren): entfällt
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Zusätzliche Informationen
Auf Kap. 1.5.1 - Selbstverpflichtung Vertraulichkeit wird nochmals hingewiesen!
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern bei der Regierung von Oberbayern
Postort: München
Postleitzahl: 80534
Land: Deutschland 🇩🇪 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:
“Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird...”
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren
Auf die bei Einreichung eines Nachprüfungsantrags bei der zuständigen Vergabekammer einzuhaltenden Fristen und Zulässigkeitsvoraussetzungen wird ausdrücklich hingewiesen.
Der Bieter hat etwaige Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in dieser Bekanntmachung unter IV.2.2 genannten Frist gegenüber den Auftraggebern (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 und 3 GWB). Etwaige sonstige Verstöße gegen Vergabevorschriften haben Bieter innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme gegenüber der Auftraggeberin (bei der oben unter I.1 benannten Kontaktstelle) zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB).
Hilft die Auftraggeberin dem gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften nicht ab, kann der Bieter innerhalb einer Frist von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, einen Antrag auf Einleitung eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB).
Bei Nichteinhaltung der vorgenannten Fristen ist der Bieter mit seiner Rüge präkludiert und ein etwaiger darauf gestützter Nachprüfungsantrag unzulässig."
Mehr anzeigen
Quelle: OJS 2023/S 038-112050 (2023-02-17)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-06-14) Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 0.01 💰
Beschreibung
Beschreibung der Beschaffung:
“Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage (VU): Siehe Vergabeunterlage Kap. 1.6.2 sowie Preisblatt Anlage 6! Bei der Position...”
Beschreibung der Beschaffung
Alle Kapitel- u. Anlagenverweise beziehen sich auf die Vergabeunterlage (VU): Siehe Vergabeunterlage Kap. 1.6.2 sowie Preisblatt Anlage 6! Bei der Position 1 handelt es sich um ein kalkulatorisches Mengengerüst. Derzeit sind ca. 22.000 Mitarbeiter (mit Arbeitsvertrag) bei der MPG beschäftigt (laut Personalstatistik). Hinzukommen weitere Personengruppen, wie z.B. Gäste (s. Kapitel 5.2.2). Bei den Positionen 2) bis 5) handelt es sich um fiktive Schätzungen. Diese sollen dem Bieter als Hilfestellung bei der Kalkulation der Einzelpreise sowie als Basis für eine einheitliche Wertung dienen; zur Abrechnung kommen nur tatsächlich von der MPG beauftragte und erbrachte Leistungen. Sofern eine Mindestabnahmemenge aufgeführt ist, wird die Abnahme dieser zugesichert. 1.) Jährliche Softwarelizenz / Nutzungsgebühr/ Support incl. Servicemanagement, gestaffelt von 5.000 bis 25.000 aktive Beschäftigte, siehe dazu Kap. 1.6.2 sowie Preisblatt Anlage 6 2.) Schulungskosten Schulungskosten KeyUser / Personalsachbearbeiter in den 9 Pilotinstituten & der Generalverwaltung: 5 Schulungstage Schulungskosten KeyUser / Personalsachbearbeiter für den Rollout in der Gesamt-MPG (allen anderen Instituten): 20 Schulungstage 3.) Kosten für die Implementierung (je Rolle in Personentagen (PT)) Angabe in: Mindest-/Schätz-/max.Abnahme-Menge: Projektleiter: 10 / 15 / 17 Projektmitarbeiter Implementierung: 20 / 30 / 33 Projektmitarbeiter Weiterentwicklung/Softwareanpassung: 2 / 5 / 6 Rollout-Support Projektleiter: 10 / 30 / 33 Projektmitarbeiter für Rollout-Support: 2 / 5 / 6 4.) Zusätzlich abrufbare Leistungen 1. Schnittstelle zum SAP HCM System: Festpreis 2. Schnittstelle zum Dokumentenmanagement-System d.3: Festpreis 3. Lizenzen für zusätzliche Tools zum Vereinfachten Scannen im laufenden Betrieb (Pilotinstitute & Generalverwaltung): 4.000 Beschäftigte 4. Lizenzen für zusätzliche Tools zum Vereinfachten Scannen im laufenden Betrieb (Rollout alle weiteren Institute der MPG): 18.000 Beschäftigte Service Manager wenn nicht schon in den Lizenzen enthalten: 10 PT Mitarbeiter Implementierung Change Requests: 15 PT 5.) Scannen der Personalbestandsakten (Menge in Blatt) Digitalisierung je Blatt (Pilotinstitute & Generalverwaltung): 800.000 Blatt Digitalisierung je Blatt (Rollout gesamte MPG): 6.000.000 Rücktransport der Akten (Pilotinstitute & Generalverwaltung): 800.000 Rücktransport der Akten (Rollout Gesamte MPG): 6.000.000 Vgl. zum Leistungsumfang auch die detaillierte Leistungsbeschreibung in Kapitel 5 der VU.
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2023/S 038-112050
Auftragsvergabe
1️⃣
Vertragsnummer: 1
Titel: Elektronische Personalakte 2023 (ePA 2023)
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-06-13 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 2
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 2
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: Centric Cloud Solutions GmbH
Postanschrift: Kronprinzenstraße 30
Postort: Essen
Postleitzahl: 45128
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Essen, Kreisfreie Stadt🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Geschätzter Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 1 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 0.01 💰
Informationen über die Vergabe von Unteraufträgen
Der Auftrag wird wahrscheinlich an Unterauftragnehmer vergeben
Quelle: OJS 2023/S 116-362449 (2023-06-14)