Beschreibung der Beschaffung
1) Logistik
Anlieferung
Die Ware wird durch den AG bedarfsgerecht bestellt und durch unterschiedliche Hersteller und Zulieferer beim AN angeliefert. Der AN nimmt die vom AG bestellte Ware vom Zulieferer entgegen und sendet den Lieferschein per E-Mail-Anhang an den AG. Nach Prüfung des Lieferscheins durch den AG und dessen Bestätigung, dass die Ware in den eShop aufgenommen werden kann, legt der AN die gelieferten Waren im eShop als bestellbar an. Er legt sie mit dem Warenpreis an, den der AG definiert. Alle Waren werden in vom AG definierten Gebindegrößen angelegt.
Zum Beginn der Leistungserbringung werden bereits im aktuell bestehenden Lager in Deutschland lagernde Waren (ca. 180 Paletten) durch den AN in das neue Lager überführt und dort eingelagert und dem Projekt in oben beschriebener Weise zur Verfügung gestellt.
Lagerung
Diese Produkte müssen im Lager auf Europaletten sicher, geschützt vor Witterungseinflüssen und bei über 0°C gelagert werden. Der AG setzt voraus, dass der AN über eine eigene Diebstahlversicherung verfügt und zusätzlich gewährleisten kann, dass die Waren gegen Schäden jeglicher Art versichert sind, sobald sie beim AN angeliefert werden, während sie beim AN lagern und für den Versand vorbereitet werden sowie während des Transports zum Standort.
Verpackung
Die Verpackung der Artikel erfolgt üblicherweise in Paketen, in seltenen Fällen auf Europaletten. Der AN gewährleistet, dass ausschließlich umweltfreundliches, gesundheitlich unbedenkliches und komplett recyclingfähiges Verpackungsmaterial verwendet wird. Auch beim Füllmaterial dürfen nur kompostierbare Kunststoffe oder Recyclingpapier als Polstermaterial verwendet werden. Versandkartons höherer Stärke (z. B. mehrlagige Wellpappe) sowie Polstermaterial sollten nur eingesetzt werden, wenn dies für den Schutz des Produkts unbedingt erforderlich ist. Verpackungsmasse und -volumen müssen auf das Mindestmaß zur Gewährleistung der erforderlichen Sicherheit begrenzt werden. Generell gelten als Mindestkriterien die Grundsätze des Verpackungsgesetzes (VerpackG2) vom 03.07.2021. Weitere Kriterien zur Verpackung können der Anlage 1 entnommen werden.
Versand
Die Produkte werden auf Anforderung der Projektstandorte des Stromspar-Check (ggf. im Einzelfall oder bei Lieferengpässen nach Freigabe durch AG) den Standorten zugestellt. Die Anzahl der Lieferungen je Standort hängt von dem Verlauf des Projekts vor Ort ab und kann stark variieren. Im Schnitt werden pro Monat insg. ca. 500 Pakete versendet. Der Versand von Paletten erfolgt in unregelmäßigen Abständen und in geringen Mengen (im Durchschnitt ca. 1 – 2 pro Jahr an besonders große Standorte). Weitere Kriterien zum Versand können der Anlage 1 entnommen werden.
Retouren
Der AN übernimmt außerdem das Retourenmanagement. Dazu zählt auch die Dokumentation der rückgesendeten Ware und ggf. fachgerechte Entsorgung oder Wiederaufnahme in das Sortiment.
Im Falle von Bruchware werden die Soforthilfen auf Kosten des AG von den Standorten an den AN zurückgesendet. Bruchware sind Soforthilfen, die am Standort kaputt gegangen sind und deshalb ab einer Anzahl von 10 Stück, gesammelt an den AN zurückgesendet werden. Die Artikel müssen vom AN nachweislich fachgerecht entsorgt werden.
Zurückgesendete, nicht beschädigte Ware muss wieder in das Sortiment übernommen werden, damit sie anderen Standorten zur Bestellung zur Verfügung steht. Hat ein Standort zu große Mengen bestellt oder eine Fehlbestellung eingegeben, übernimmt der Standort selbst die Versandkosten für die Rücksendung (Ausnahme Standortschließung, dann übernimmt der AG die Kosten). Im Falle von Fehllieferungen, die der AN zu verschulden hat, trägt dieser auch die Kosten.
Es ist mit durchschnittlich ca. 10 Retourenpaketen pro Monat zu rechnen.
Inventuren
Im Projektverlauf werden drei Inventuren durch den AN durchgeführt (Zeitplan s. unter 2. Zeitplan und Auftragswert).
2. eShop
Die Waren (Soforthilfen und Druckerzeugnisse) werden von den Standorten über ein Online-Bestellsystem (eShop) abgerufen. Hierzu stellt der AN einen eShop zur Verfügung (weitere Details s. Vergabeunterlagen).