LZPD; Beschaffung SAM-Tool einschließlich Implementierungs- und Unterstützungsleistungen

Kurze Beschreibung

Gegenstand des zu vergebenen Auftrags ist die Beschaffung eines Software Asset Management Tools (SAM-Tool) einschließlich Implementierungs- und Unterstützungsleistungen für die Polizei NRW.

Beschreibung der Beschaffung

Das Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste NRW ("LZPD NRW") unterstützt innerhalb der Polizei NRW die Polizeiarbeit vor Ort durch die Entwicklung und Beschaffung modernster Technik und Ausstattung. Das LZPD NRW ist insbesondere der zentrale Servicepartner für alle betrieblichen Belange der IT-Infrastruktur der Polizei NRW. Das LZPD NRW bietet als Landesoberbehörde den Kreispolizeibehörden mit seinen Abteilungen jegliche Form von Unterstützung. Bei dem LZPD ist auch das Zentrale Lizenzmanagement angesiedelt. Das Zentrale Lizenzmanagement hat die Aufgabe, die wirtschaftliche, rechts- und vertragskonforme Nutzung der eingesetzten Softwareassets innerhalb der Polizei NRW zu gewährleisten. Dies umfasst neben dem Corporate Network Polizei (CNPOL) auch zentral und dezentral betriebene Anwendungen und Plattformen für die Polizei NRW. Um die stetig steigenden Anforderungen an die Verwaltung von Softwareassets zu gewährleisten, benötigt das Lizenzmanagement ein dem Stand der Technik entsprechendes Werkzeug. Dieses muss zum einen die technische Infrastruktur der Polizei NRW transparent darstellen können, als auch die - für eine lizenzkonforme Darstellung - erforderlichen kaufmännischen Daten erfassen und in so genannten Lizenzbilanzen zusammenführen können. Dem Teildezernat 11.2 Lizenzmanagement des LZPD wurde die Aufgabenrate des IT- und Software Asset Management für den Bereich der Polizei NRW übertragen. Das SAM-Tool muss neben dem TD 11.2 Lizenzmanagement auch weitere Organisationseinheiten der Polizei NRW bei ihrer Aufgabenwahrnehmung unterstützen. Es ist eine On-Premise-Lösung vorgesehen, die auf den Servern des LZPD zu hosten ist. Mit einem voraussichtlichen Ende des Vergabeverfahrens ist Ende Juni/Anfang Juli 2024 zu rechnen. Mit der Leistungserbringung soll unmittelbar im Anschluss daran begonnen werden. Es wird darauf hingewiesen, dass die Möglichkeit besteht, dass an dem Vergabeverfahren ein Bewerber teilnimmt, dessen Kooperationspartner bereits an der Erstellung der ersten Version der Leistungsbeschreibung mitgewirkt hat. Diese Leistungsbeschreibung wurde jedoch produktneutral erstellt. In der Folge wurde die Leistungsbeschreibung auftraggeberseitig mehrfach überarbeitet und auf die speziellen Anforderungen der einzelnen Fachbereiche angepasst. An diesen Überarbeitungen war der Kooperationspartner des Bewerbers nicht mehr beteiligt. Ferner wurden diesem Kooperationspartner keine polizeiinternen Dokumente übermittelt, die nunmehr im Rahmen dieser Ausschreibung zur Verfügung stehen. Um dennoch einen etwaigen Wissensvorsprung ausgleichen zu können, wird die Teilnahmeantragsfrist um 3 Tage und die Angebotsfrist um 7 Tage verlängert. Diese EU-weite Bekanntmachung leitet den Teilnahmewettbewerb ein. Weitere Informationen sind den auf der Vergabeplattform zur Verfügung gestellten Unterlagen zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Alle geforderten Nachweise und Erklärungen sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft sind sämtliche unter diesem Abschnitt "Eignung zur Berufsausführung" aufgeführten Unterlagen jeweils von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Die unter Abschnitten "Technische und berufliche Leistungsfähigkeit" und "Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit" aufgeführten Unterlagen können für die Bewerbergemeinschaft insgesamt vorgelegt werden. Die Vergabestelle behält sich vor Zuschlagserteilung vor, Führungszeugnisse sowie Gewerbezentralregisterauszüge zu fordern. In jedem Fall erfolgt vor Erteilung des Zuschlags eine Abfrage bei dem Wettbewerbsregister. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Zusätzlich sind diese ins Deutsche zu übersetzen. Folgende Eigenerklärungen und Nachweise sind im Einzelnen erforderlich: 1. Soweit zutreffend: Bewerbergemeinschaftserklärung. Hierfür ist das Formular I "Erklärung der Bewerbergemeinschaft" zu verwenden; 2. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB. Diese Erklärungen können durch die Abgabe des den Vergabeunterlagen beigefügten Formulars II "Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit" erbracht werden; 3. Aktueller Auszug aus dem Handels- oder Berufsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes. Falls keine Eintragungspflicht im Handelsregister besteht, eine formlose Erklärung, weshalb für den Bewerber keine Eintragungspflicht besteht und darüber, wer die vertretungsberechtigten Personen sind. 4. Erklärung zu § 19 Abs. 3 MiLoG. Hierfür ist das Formblatt III "Erklärung zu § 19 Abs. 3 MiLoG" zu verwenden. 5. Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022. Hierfür ist das Formular IV Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 15 der Verordnung (EU) 2022/1269 des Rates vom 21. Juli 2022 zu verwenden. Hierfür ist das beigefügte Formular IV zu verwenden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die unter diesem Abschnitt "wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit" geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bewerber bzw. einer Bewerbergemeinschaft als solcher oder getrennt von jedem Mitglied vorzulegen. Im Übrigen gilt das unter Abschnitt "Eignung zur Berufsausführung" ausgeführte. Geforderte Erklärungen / Nachweise sind: 1. Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von je 1,5 Mio. EUR für Sachschäden (2-fach maximiert), 1,5 Mio. EUR für Personenschäden (2-fach maximiert) und 1,5 Mio. EUR für Vermögensschäden (2-fach maximiert) oder eine entsprechende Absichtserklärung, das ein Abschluss im Falle der Zuschlagserteilung erfolgen wird. Hierfür ist das Formular V "Eigenerklärung zu der Betriebshaftpflichtversicherung" zu verwenden. 2. Erklärung zum Gesamtumsatz des Unternehmens in EUR (netto) jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre und über den Umsatz im Bereich "Software Asset Management". Hierfür ist das Formular VI "Erklärung zu den Umsätzen" zu verwenden und vollständig auszufüllen. Mindeststandards: Ein Mindestgesamtumsatz von 6 Mio. EUR (netto) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren muss im Mittel erreicht oder überschritten worden sein. Andernfalls erfolgt ein Ausschluss.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die unter diesem Abschnitt "technische und berufliche Leistungsfähigkeit" geforderten Erklärungen und Nachweise sind vom Bewerber bzw. einer Bewerbergemeinschaft als solcher oder getrennt von jedem Mitglied vorzulegen. Im Übrigen gilt das unter Abschnitt "Eignung zur Berufsausführung" ausgeführte. Geforderte Erklärungen/Nachweise sind: 1. Eigenerklärung zum Unternehmen, unter Berücksichtigung folgender Punkte: Firma, Hauptsitz und Gründungsjahr des Bewerbers, Geschäftsfelder, Darstellung der Mitarbeiterstruktur einschließlich Nennung der Gesamtzahl aller Mitarbeiter sowie der Mitarbeiterzahl einzelner Berufsgruppen. Für die Darstellung des Unternehmens ist das Formular VII "Eigenerklärung zum Unternehmen" zu verwenden. Soweit erforderlich sind die darin genannten Erklärungen in separaten Nachweisen selbst zu erstellen. 2. Es sind mindestens 3 unterschiedliche Referenzen über (a.) die Implementierung einer SAM-Toollösung, (b.) mit einem Auftragsvolumen von 10.000 Assets, (c.) Durchführung der Erstinbetriebnahme, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und Hands-On-Knowhowtransfer, (d.) Support für eine SAM-Toollösung innerhalb der letzten 5 Jahre ab Datum dieser EU-weiten Bekanntmachung inklusive jeweils einer aussagekräftigen Kurzbeschreibung des Auftragsinhalts einzureichen. Für die Referenzen gilt, dass eine Benennung des Auftraggebers und eines Ansprechpartners sowie die Angabe des Auftragswertes und des Ausführungszeitraumes vorzunehmen ist. Es ist ferner anzugeben, ob die Leistung für einen öffentlichen Auftraggeber oder eine Behörde und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben erbracht wurde (keine Mindestanforderung). Hierfür sind die Formulare VIII "Unternehmens-Referenzen" zu verwenden. 3. Nachweis einer Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 in der jeweils gültigen Fassung oder ein gleichwertiger Nachweis von akkreditierten Stellen aus anderen Staaten (§ 49 VgV) über ein vergleichbares firmeninternes Qualitätsmanagementsystem, welches den Vorgaben der genannten Norm entspricht. Das Zertifikat muss in Kopie vorgelegt werden. Mindeststandards: Alle genannten Anforderungen sind nachzuweisen / einzuhalten.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

1. Ein Bewerber kann andere Unternehmen als Unterauftragnehmer und/oder Eignungsverleiher einsetzen. Diese sind im Angebot unter Verwendung von Formular IX zu benennen. Im Hinblick auf die Einreichung zusätzlicher Unterlagen sind 3 Fälle zu unterscheiden: Fall 1: Für die Benennung eines Unterauftragnehmers ohne Eignungsleihe hat der Bewerber zusätzlich für jeden Unterauftragnehmer einzureichen: die zum Nachweis der Zuverlässigkeit und Gesetzestreue des Unterauftragnehmers unter Abschnitt III.1.1) der EU-weiten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen allesamt mit Ausnahme der Formulare I und IV. Fall 2: Für die Benennung eines Unternehmens als Unterauftragnehmer mit Eignungsleihe bezogen auf die technische oder berufliche Leistungsfähigkeit hat der Bewerber zusätzlich einzureichen: (i) die unter Abschnitt III.1.3) der EU-weiten Bekanntmachung bezeichneten Unterlagen für diesen Dritten in dem Umfang, in dem sich der Bewerber auf die Kapazitäten des Dritten zum Nachweis der Leistungsfähigkeit beruft, (ii) die unter Abschnitt III.1.1) der EU-weiten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen jeweils allesamt auch von diesem benannten Dritten mit Ausnahme der Formulare I und IV, (iii) eine Verpflichtungserklärung von dem Unterauftragnehmer unter Verwendung von Formular X. Hinweis zu Fall 2: Ein Bewerber oder eine Bewerbergemeinschaft kann im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie die einschlägige berufliche Erfahrung die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung, für die diese Kapazitäten benötigt werden, tatsächlich erbringen werden. Fall 3: Für die Benennung eines Unternehmens als Eignungsverleiher bezogen auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit hat der Bewerber zusätzlich einzureichen: (i) Formular VI gemäß Abschnitt III.1.2) der EU-weiten Bekanntmachung, (ii) die unter Abschnitt III.1.1) der EU-weiten Bekanntmachung aufgeführten Unterlagen jeweils allesamt von dem Eignungsverleiher mit Ausnahme der Formulare I und IV, (iii) eine Verpflichtungserklärung von dem Unterauftragnehmer unter Verwendung von Formular XI. Hinweis zu Fall 3: Das Unternehmen wird jedoch in haftungsrechtlicher Hinsicht mit dem Zuschlagsempfänger als Gesamtschuldner behandelt. Es wird darauf hingewiesen, dass ein anderes Unternehmen nicht nur ein selbständiges, von dem Bewerber rechtlich verschiedenes Unternehmen sein kann, sondern hierunter auch ein konzernverbundenes/-angehöriges Unternehmen zu verstehen ist. 2. Angaben zur Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe bzw. Teilnahme aufgefordert werden: 1. "wirtschaftliche Leistungsfähigkeit" [Gewichtung: 20 %], Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren im Mittel, vgl. Abschnitt III.1.2 Nr. 2. Die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit wird bezogen auf beide Unterkriterien anhand des Mittels der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre bewertet. Für dieses Kriterium gilt: Die volle Punktzahl von 5 Punkten erhalten Bewerber, die im Mittel 12,0 Mio. EUR (netto) oder mehr Umsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren erzielt haben. Die Punktzahl von 4 Punkten erhalten Bewerber, die im Mittel 11,0 Mio. EUR (netto) oder mehr Umsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren erzielt haben. Die Punktzahl von 3 Punkten erhalten Bewerber, die im Mittel 10,0 Mio. EUR (netto) oder mehr Umsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren erzielt haben. Die Punktzahl von 2 Punkten erhalten Bewerber, die im Mittel 9,0 Mio. EUR (netto) oder mehr Umsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren erzielt haben. Die Punktzahl von 1 Punkten erhalten Bewerber, die im Mittel 8,0 Mio. EUR (netto) oder mehr Umsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren erzielt haben. 2. "technische Leistungsfähigkeit" [Gewichtung: 80 %], davon "Referenzen des sich bewerbenden Unternehmens im Bereich "Software Asset Management"" Die volle Punktzahl von 5 Punkten erhalten diejenigen Bewerber, die 8 oder mehr ordnungsgemäße Referenzen vorlegen. Die Punktzahl von 4 Punkten erhalten diejenigen Bewerber, die 7 ordnungsgemäße Referenzen vorlegen. Die Punktzahl von 3 Punkten erhalten diejenigen Bewerber, die 6 ordnungsgemäße Referenzen vorlegen. Die Punktzahl von 2 Punkten erhalten diejenigen Bewerber, die 5 ordnungsgemäße Referenzen vorlegen. Die Punktzahl von 1 Punkt erhalten diejenigen Bewerber, die 4 ordnungsgemäße Referenzen vorlegen. Ordnungsgemäß bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die unter Abschnitt "Eignungskriterium technische und berufliche Leistungsfähigkeit, Ziff. 2" benannten Mindestanforderungen erfüllt werden. Die für das jeweilige Kriterium vorgenommene Bepunktung wird mit der dem Kriterium zugewiesenen Gewichtung multipliziert, woraus sich die für das jeweilige Kriterium erzielte Punktzahl ergibt. Es qualifizieren sich höchstens 5 Bewerber für die nächste Runde. Bei Punktgleichstand des Rangs 5 qualifizieren sich 6 Unternehmen. Im Übrigen erfolgt ein Losentscheid unter indirekter notarieller Beteiligung.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Das einzusetzende Personal des Auftragnehmers wird im Rahmen ihrer Tätigkeit Zugang zu Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades "VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH" ("VS-NfD") gemäß Verschlusssachenanweisung des Landes Nordrhein-Westfalen ("VSA NRW") erhalten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Auftragnehmers sowie die von ihm in die Erfüllung eingeschalteten Dritten und deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind über den Umgang mit Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NfD zu belehren. Ihnen ist die Anlage V zur VSA - Merkblatt über die Behandlung von Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades VS-NfD - (Anlage 1 zur Leistungsbeschreibung - Anlage V zur VSA Bund - Behandlung von VS-NfD) auszuhändigen und zu erläutern. Weitere Informationen finden sich im Abschnitt "Zusätzliche Informationen".

Bekanntmachungs-ID: CXP4D6VH5BH


Der Auftragnehmer hat bei dem Umgang mit den Verschlusssachen des Geheimhaltungsgrades "VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH" ("VS-NfD") gemäß Verschlusssachenanweisung des Landes Nordrhein-Westfalen ("VSA NRW") wie folgt vorzugehen: Den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind bei Nichteinhaltung der Vorschriften der VSA NRW die vertraglichen und strafrechtlichen Konsequenzen (insb. der Hinweis auf § 353 b StGB) bekannt zu geben. Die Aushändigung des o.g. Merkblattes und die Belehrung zum Umgang mit Verschlusssachen ist vor dem Einsatz der namentlich zu benennenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch den Auftragnehmer schriftlich nachzuweisen. Alternativ kann die Belehrung zum Umgang mit Verschlusssachen, Aushändigung des o.g. Merkblattes und eine Verpflichtung nach dem Verpflichtungsgesetz durch die Auftraggeberin erfolgen. Der Auftragnehmer muss sich mit der o.g. Regelung und der Durchführung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen (OSiP - Onlineverfahren) der eingesetzten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einverstanden erklären. Sind die für die Auftragserfüllung vorgesehenen Personen nach dem Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) sicherheitsüberprüft, ist das Vorliegen einer gültigen Sicherheitsüberprüfung durch die Vorlage einer entsprechenden Bescheinigung der/des Geheim- bzw. Sicherheitsbeauftragten des Auftragnehmers vor der Aufnahme der Tätigkeit zu belegen. Die Durchführung der Zuverlässigkeitsüberprüfung mit anschließender Verpflichtung ist in diesem Fall nicht erforderlich. Für Mitarbeiter mit unbegleitetem personellem Zugang oder digitalem Zugriff auf die polizeiliche IT-Technik (Zentralkomponenten der polizeilichen Rechenzentren) ist auf gesonderte Aufforderung durch den Auftraggeber eine erweiterte Sicherheitsüberprüfung im Sabotageschutz gem. § 11 Abs 1 Nr. 5 SÜG NRW oder vergleichbar nachzuweisen. Die o.g. Sicherheitsüberprüfungen müssen zu Beginn der Auftragsausführung erfolgt und nachgewiesen sein. Ist für den Auftragnehmer die eigenverantwortliche Durchführung von Sicherheitsüberprüfungen nicht möglich, erklärt der Auftragnehmer gegenüber dem Auftragnehmer seine Bereitschaft zur Aufnahme in die Geheim-/Sabotageschutzbetreuung beim MWIKE NRW (Ministerium für Wirtschaft, Industrie, Klimaschutz und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnisnahme rügen. 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach §160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. 4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die E-Vergabeplattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. Gemäß § 135 Abs. 1 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 GWB verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. Gemäß § 135 Abs. 2 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.