Managed Print Service

Beschreibung der Beschaffung

Bereitstellung von 29 Multifunktionsdrucker in den Räumen der ISB. Das Druckvolumen beträgt derzeit rd. 185.000 Seiten pro Monat.
Der Auftraggeber erwartet:
- Bereitstellung ausschließlich Laserdrucktechnologie
- Erstellung eines Betriebshandbuches
- Wartung
- Implementierung in die vorhandene IT
- Techniker-Einsatz
- Assetmanagement
- Druckermanagement
- Verbrauchsmaterial
Die Vertragsdauer beträgt 60 Monate. Der Vertrag beginnt am 01.07.2023.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

(Vordruck gemäß Dokument "C2 Befähigung zur Berufsausübung")
1. Eigenerklärung zur Eintragung in das Berufsregister ihres Sitzes oder Wohnsitzes oder vergleichbar
2. Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen
3. Eigenerklärung über die Angaben zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung
4. Eigenerklärung über die Angabe zu Insolvenzverfahren und Liquidation
5. Eigenerklärung zur Umsetzung von Artikel 5k Absatz 3 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(Vordruck gemäß Dokument "C3 wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit")
1. Eigenerklärung zu den Angaben über die Umsätze der vergangenen 3 Jahre des Unternehmens:
a) insgesamt
b) für den Tätigkeitsbereich des Auftrags
2. Eigenerklärung zum Betriebshaftpflichtversicherungsschutz
3. Eigenerklärung über die KMU-Definition

zu 1b) 250.000 EUR p.a. (netto, im Durchschnitt)
zu 2) Mindestdeckung von jeweils 3.000.000 EUR für Personen- und Sachschäden sowie 250.000 EUR für Vermögensschäden pro Schadensfall bei doppelter Jahresgesamtleistung

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(Vordruck gemäß Dokument "C4 technische und berufliche Leistungsfähigkeit")
1. Nachweis von maximal 3 Referenzen über Leistungen, die mit der aktuell zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Referenzen dürfen höchstens aus Leistungen der letzten drei Jahren erbracht worden sein.
2. Eigenerklärung über die Berechtigung zur Lieferung durch den Hersteller (Vertriebserlaubnis oder vergleichbar) sowie eine Eigenerklärung über die Lieferketten.
Anforderungen an die Qualität (Ausschluss-Kriterien)
(Vordruck gemäß Dokument "C11 Wertungsmatrix Qualität")
- Dauerrechnungsinhalte Muster ist als Anlage beizufügen
- Volumenabrechnung Muster ist als Anlage beizufügen
- Volumenkontingente Bitte beschreiben Sie die Methode, wie sich Mehrkosten und Nachlässe berechnen.
- Assetmanagement Beschreibung des Assetmanagement-Systems
- Druckmanagementlösung mit Direktdruck und Sicherheitslösung Beschreibung des Druckmanagements
- Wasserzeichen zum Verfolgen vertraulicher Dokumente an einem beliebigen Ort muss einstellbar sein.
- Reports Detaillierte Statistiken über Druckkosten eines Projekts und einer Abteilung.
- "Scan to"-Funktion - Durch einen Klick wird zwischen Zielort der gescannten Dokumente. Auswahl zwischen Anwender-Ordner, Fax-Server oder E-Mail-Adresse gewechselt.
- zentrale Druckvorschau - Möglichkeit, vor dem eigentlichen Druck die Seiten nochmal zu sichten und ggf. anzupassen, um fehlerhafte Ausdrucke zu vermeiden.
- PTS-Zertifikat zur Sicherstellung der Dokumentenechtheit vorhanden. Eine Anlage ist beizufügen.
- Hochverfügbarkeit: Der Auftragnehmer implementiert eine Lösung, welche sicherstellt, dass im Falle eines Ausfalls eines Print-Servers oder einem geschäftskritischen Drucker weiterhin gedruckt werden kann. Die Hochverfügbarkeitslösung für die Office-Print-Server soll aus einem Verbund von zwei identischen Windows-Print-Servern bestehen. Die vollständige Microsoft-Spooler-Konfiguration (inkl. Treiber und deren Einstellungen) des primären Print-Servers wird in zyklischen Abständen (mind. alle 24 Stunden) auf den Backup-Print-Server (Failover-Node) kopiert. Somit ist sichergestellt, dass im Falle eines Fehlers alle notwendigen Druckwarteschlangen auf dem Backup-Print-Server mit korrekten Voreinstellungen verfügbar sind.
- Benutzeroberfläche: Die angebotene Software-Lösung muss über eine graphische Benutzeroberfläche für die Druckwarteschlangen-Überwachung verfügen.
Diese muss benutzerspezifische proaktive Warn- und Fehlermeldungen anzeigen im Falle eines Drucker- oder Warteschlangen-Problems, sowie Werkzeuge für eine schnelle Fehlerbehebung bereitstellen.
Unter anderem eine schnelle Abfrage verschiedener Netzwerkprotokolle zur Verfügbarkeit eines Druckers, sowie Drucker-Status-Abfragen.
- Druckumleitung: Des Weiteren muss es möglich sein, dass Druckaufträge auf ein anderes Druckobjekt sowohl manuell als auch vollautomatisch anhand spezifischer Kriterien umgeleitet werden können.
Die automatische Umleitung von Druckaufträgen soll dabei mindestens mit den Netzwerkprotokollen ICMP und SNMP konfiguriert werden können und Regelwerke müssen benutzerspezifische anpassbar sein.
Für eine einfache Übersicht der gesamten Druckumgebung müssen die Druckobjekte in einer benutzerspezifischen Struktur z. B. nach Standorten oder Abteilungen sortierbar sein.
- MS Active-Directory: Diese Funktionen müssen separat je nach Rolle des Anwenders über ein MS Active-Directory-Objekt (User, Gruppe und OU) auch deaktivierbar sein.
- Druckertreiber: Die Basis der Druckmanagement Lösung ist der Standard Microsoft Spooler. Proprietäre Spooling-Systeme werden nicht zugelassen. Die Druckertreiber für die ausgewählte Drucker-Hardware sind herstellerspezifisch. Herstellerneutrale Druckertreiber sind nicht zulässig.
- Beschreibung der Druckmanagement Helpdesk Lösung ist als Anlage beizufügen.
- Lieferung Anlieferung und fachgerechte Aufstellung der Systeme am jeweiligen Verwendungsort
- Printserver Der Auftraggeber stellt einen lizenzierten Windows-Server zur Verfügung. Update und Backup liegt in den Händen des Auftraggebers. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer einen VPN-Zugang mit entsprechender Berechtigung auf dem Server zur Verfügung. Der Auftragnehmer ist für die Vorbereitung und Konfiguration des Printservers zuständig (Treiberinstallation, Druckobjekte, Einstellungen, etc.)
- Serviceumfang: Der Service umfasst die Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft durch autorisiertes und fachlich qualifiziertes Personal vor Ort (entsprechende Hersteller und Serviceautorisierung ist dem Angebot beizulegen). Er beinhaltet die Dienstleistung, Anfahrt und sonstige Auslagen des Auftragnehmers, sowie alle Originalersatzteile und/oder Komponenten, die erforderlich sind, den kontinuierlichen und störungsfreien Betrieb der Systeme sicherzustellen.
- Der Service Level für den Reparaturservice ist generell die Reaktionszeit innerhalb des auf die Störungsmeldung 2 Stunden-Service vor Ort.
Nach Störungsmeldung (alle Kommunikationswege), muss der qualifizierte Servicetechniker innerhalb von 120 Minuten vor Ort bei der Investitions- und Strukturbank Rheinland-Pfalz sein. Diese Vorgabe gilt in Geschäftszeiten des Auftraggebers (Montag - Donnerstag von 8:00 Uhr bis 17:00 Uhr und Freitag von 8:00 bis 16:00 Uhr).
- Der Einsatz von nicht originalen Ersatz- und Verbrauchsmaterialien ist ausdrücklich nicht erlaubt.
- Qualifikation eingesetztes Personal Wenn mehrere Störungen von verschiedenen Systemtypen auftreten, muss der Techniker vor Ort alle Systeme reparieren können und eine fachliche Ausbildung dafür besitzen.
Eine detaillierte Beschreibung des Serviceprozesses ist als Anlage beizufügen.
- Verbrauchsmaterialversorgung erfolgt innerhalb von zwei Arbeitstagen (Mo-Fr) nach automatisierter Meldung an den jeweiligen Systemstandort bzw. die vom Auftraggeber zu benennende Verwendungsstelle. Zur Verhinderung von Systemstillständen auf Grund von Verbrauchsmaterialmangel sind auf dem Lieferschein sowie auf der Umverpackung für das Verbrauchsmaterial folgende Informationen zwingend erforderlich: Systemtyp, Seriennummer, Standort, Raum, Etage, IP, Host, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort. (Musterlieferschein und Aufkleber Umverpackung ist zwingend beizulegen)
Es dürfen nur Originalverbrauchsmaterialien des jeweiligen Herstellers geliefert werden.
Der Abtransport und die Entsorgung gebrauchter Teile entsprechend den gültigen Abfallgesetzen und den einschlägigen Verordnungen, der Gefahrstoffverordnung und den technischen Vorschriften für Gefahrstoffe ist vom Auftragnehmer kostenfrei vorzunehmen.
- Verschlüsselung Es wird ein Modul verlangt, welches die Daten auf dem MFP verschlüsselt und wieder entschlüsselt. Beim booten des MFP muss ein Integrity Check durchgeführt werden um die Firmware zu prüfen. Auch während der Verwendung muss die Firmware auf Veränderungen geprüft werden. Jede Änderung des Systems muss protokolliert werden. Eine Beschreibung ist beizufügen.
- BSI SYS.4.1 Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte Die Anforderung der BSI SYS.4.1 Drucker, Kopierer und Multifunktionsgeräte müssen vollkommen umgesetzt werden.
https://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Grundschutz/Kompendium_Einzel_PDFs_2021/07_SYS_IT_Systeme/SYS_4_1_Drucker_Kopierer_und_Multifunktionsgeraete_Edition_2021.pdf
- RAL-UZ 205 Alle Systeme müssen nach RAL-UZ 205 (Blauer Engel; oder vergleichbar) zertifiziert sein. Der Nachweis ist dem Angebot beizufügen.
- EnergyStar Richtlinien (oder vergleichbar) Alle Systeme müssen den aktuellen EnergyStar Richtlinien (oder vergleichbar) entsprechen und die
- Entsorgung von Verbrauchsmaterial Der Auftragnehmer muss über ein Entsorgungskonzept für Verbrauchsmaterial selbst oder mit Hilfe eines Partners kostenneutral verfügen. Dieses ist detailliert zu beschreiben.
- Entsorgung gebrauchter Teile Der Abtransport und die Entsorgung gebrauchter Teile entsprechend den gültigen Abfallgesetzen und den einschlägigen Verordnungen, der Gefahrstoffverordnung und den technischen Vorschriften für Gefahrstoffe ist vom Auftragnehmer kostenfrei vorzunehmen.
- CO2-neutrale Herstellung Geräte Das Multifunktionsgerät muss CO2-neutral hergestellt werden bzw. die bei der Herstellung entstehende Menge CO2 muss mittels CO2-Zertifikate kompensiert werden (myclimate.org, climatepartner.com und vergleichbare). Zur Gewährleistung einer optimierten Umsetzung von Nachhaltigkeitsaspekten wird verstärkt auf eine klimaneutrale Produktion sowie Transport, Verwertung und Rohmaterialien geachtet. Aus diesem Grund sollen die Basisgeräte der angebotenen Systeme CO2 neutral in den Punkten Rohmaterial, Produktion, Transport und Verwertung sein bzw. durch einen entsprechenden Kompensationsbeitrag die entstandenen CO2 Emissionen neutralisiert werden. Der Nachweis ist dem Angebot beizufügen.
- CO2-neutrale Herstellung Toner Die Tonerkartuschen müssen CO2-neutral hergestellt werden bzw. die bei der Herstellung entstehende Menge CO2 muss mittels CO2-Zertifikate kompensiert werden (myclimate.org, climatepartner.com und vergleichbare). Der Nachweis ist dem Angebot beizufügen.
- DIN-ISO 14001 (oder vergleichbar) Die DIN-ISO 14001 Umweltmanagement oder eine vergleichbare Zertifizierung muss vorliegen. Der Nachweis ist dem Angebot beizufügen.

1. Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform https://www.dtvp.de/ zum Download zur Verfügung; die Bieter werden gebeten, die Vergabeunterlagen unverzüglich auf Vollständigkeit zu prüfen.
2. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das Deutsche Vergabeportal unter https://www.dtvp.de. Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind. Der Auftraggeber kann von der Beantwortung von Bewerber-/Bieterfragen absehen, welche nicht über das Vergabeportal eingereicht werden.
3. Etwaige Fragen von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 22.02.2023 um 23:59 Uhr über das o. g. Vergabeportal übersendet werden. Der Auftraggeber behält sich vor, danach eingehende Anfragen nicht mehr zu beantworten. Fragen zu dem Vergabeverfahren werden wegen der Gleichbehandlung der Bieter nur in Textform und anonymisiert beantwortet.
4. Für die Angebote sind die hierfür zur Verfügung gestellten Vordrucke zu verwenden, die über das Vergabeportal abgerufen werden können.
5. Angebote sind über die Vergabeplattform im entsprechenden Projektraum über das Bietertool im Reiter "Angebote" einzureichen. Auf andere Art übermittelte Angebote, insbesondere schriftliche Angebote oder Angebote per E-Mail sind nicht zulässig. Angebote dürfen nicht über die Nachrichtenfunktion des Bietertools eingereicht werden.
6. Der Bieter hat sich rechtzeitig mit der Funktion der Vergabeplattform zur Abgabe von Angeboten vertraut zu machen und sich über etwaige Wartungsarbeiten der Vergabeplattform (Downtimes) zu informieren. Es wird darauf hingewiesen, dass ggf. Dateianhänge nur bis zu einer bestimmten Größe hochgeladen werden können. Im Falle von Störungen der Vergabeplattform hat sich der Bieter an den Support des Plattformbetreibers zu wenden und parallel dazu den Auftraggeber zu informieren.
7. Soweit vom Bieter auszufüllende Bestandteile der Vergabeunterlagen mit Unterschrift und Firmenstempel zu versehen sind, gilt bei elektronischer Angebotsabgabe in Textform das Folgende: Anstelle von Originalunterschrift und Firmenstempel ist nur der Name der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, anzugeben. Dies kann auch durch eine eingescannte Unterschrift erfolgen.
8. Die Verfahrenssprache ist deutsch. Es werden daher nur Angaben und Nachweise in deutscher Sprache akzeptiert (ggf. in deutscher Übersetzung).
9. Maßgeblich ist allein der Text der europaweiten Bekanntmachung im Amtsblatt der EU.
10. Der Auftraggeber behält sich vor, von seinem Nachforderungsrecht Gebrauch zu machen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YQN6B4G

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Text

Ergänzung des Abschnitts "III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit" zur Auftragsbekanntmachung aufgrund der begrenzten Anzahl Zeichen:
Gerätespezifische Anforderungen:
(Vordruck gemäß Dokument "C12 Geräteinformationen")
Gerätetyp 1: A4 MFP Farbe
Anzahl: 1
Papierkassette: mindestens 1 x 250 Blatt
Faxkarte: ja
Datensicherheitskit: ja
g/m²: 60 - 163 g/m2
Heftklammererkennung: Nein
Papiereinzug: Mit Duplex-Scan, max. 100 Originale, 50 - 120 g/m², A4, A5, A6, benutzerdefiniert (105 mm x 148 mm - 216 mm x 356 mm)
Finisher inkl. 2-fach/4-fach Lochung: Nein
Broschürenfinisher: Nein
Netzwerkkarte: ja
Druckersprachen : PCL 6 (5c, XL), PostScript Level 3, PDF 1.7, XPS
Kartenleser: ja
Muss Druckermanagementlösung muss kompatibel sein: ja
Drucktechnologie: Ausschließlich Lasertechnologie
S/W oder Farbdruck: Beides
Maximales Papierformat: A4
Mindestgeschwindigkeit schwarz: 35
Mindestgeschwindigkeit farbe: 35
Stromverbrauch/Woche nach DE-UZ 205 (Blauer Engel): kWh
Duplexeinheit: Beidseitiger Druck, 60-163 g/m², A4, A5, benutzerdefiniert (Legal/Folio - A5R)
Scan Arten: USB, Email, SMB
g/m²: Mit Duplex-Scan, max. 100 Originale, 50 - 120 g/m², A4, A5, A6, benutzerdefiniert (105 mm x 148 mm - 216 mm x 356 mm)
Farbscanner: ja
Maße: A4, A5, A6 benutzerdefiniert (105 mm x 148 mm - 216 mm x 356 mm)
Datenblatt: Als separate Anlage beizufügen
Gerätetyp 2: A3 MFP Farbe
Anzahl: 22
Papierkassette: mindestens 2 x 500 Blatt, mindestens 2 x 1500 Blatt
Faxkarte: ja
Datensicherheitskit: ja
g/m²: 52 - 300 g/m2
Heftklammererkennung: ja
Papiereinzug: Automatischer Originaleinzug (mit Duplex-Scan und Ultraschall-Mehrfacheinzugerkennung) 270 Blatt, 35 - 220 g/m2 (Simplex), 50 - 220 g/m2, (Duplex), A6R -A3, Banner bis zu 1.900 mm inkl. Heftklammernerkennung
Finisher inkl. 2-fach/4-fach Lochung: 1000 Blatt
Broschürenfinisher: Nein
Netzwerkkarte: ja
Druckersprachen: PCL 6 (5c, XL), PostScript Level 3, PDF 1.7, XPS
Kartenleser: ja
Muss Druckermanagementlösung muss kompatibel sein: ja
Drucktechnologie: Ausschließlich Lasertechnologie
S/W oder Farbdruck: Beides
Maximales Papierformat: A3+
Mindestgeschwindigkeit schwarz: 40
Mindestgeschwindigkeit farbe: 40
Stromverbrauch/Woche nach DE-UZ 205 (Blauer Engel): kWh
Duplexeinheit: Beidseitiger Druck, 64 - 256 g/m², A6R - SRA3 (320 mm x 450 mm)
Scan Arten: USB, Email, SMB
g/m²: Automatischer Originaleinzug (mit Duplex-Scan und Ultraschall-Mehrfacheinzugerkennung) 270 Blatt, 35 - 220 g/m2 (Simplex), 50 - 220 g/m2, (Duplex), A6R -A3, Banner bis zu 1.900 mm inkl. Heftklammernerkennung
Farbscanner: ja
Maße: A6R -A3, Banner bis zu 1.900 mm
Datenblatt: Als separate Anlage beizufügen
Gerätetyp 3: A3 MFP Farbe
Anzahl: 6
Papierkassette: mindestens 2 x 500 Blatt, mindestens 2 x 1500 Blatt
Faxkarte: ja
Datensicherheitskit: ja
g/m²: 52 - 300 g/m2
Heftklammererkennung: ja
Papiereinzug: Automatischer Originaleinzug (mit Duplex-Scan und Ultraschall-Mehrfacheinzugerkennung) 270 Blatt, 35 - 220 g/m2 (Simplex), 50 - 220 g/m2, (Duplex), A6R -A3, Banner bis zu 1.900 mm inkl. Heftklammernerkennung
Finisher inkl. 2-fach/4-fach Lochung: 1000 Blatt
Broschürenfinisher: Nein
Netzwerkkarte: ja
Druckersprachen: PCL 6 (5c, XL), PostScript Level 3, PDF 1.7, XPS
Kartenleser: ja
Muss Druckermanagementlösung muss kompatibel sein: ja
Drucktechnologie: Ausschließlich Lasertechnologie
S/W oder Farbdruck: Beides
Maximales Papierformat: A3+
Mindestgeschwindigkeit schwarz: 70
Mindestgeschwindigkeit farbe: 65
Stromverbrauch/Woche nach DE-UZ 205 (Blauer Engel): kWh
Duplexeinheit: Beidseitiger Druck, 64 - 256 g/m², A6R - SRA3 (320 mm x 450 mm)
Scan Arten: USB, Email, SMB
g/m²: Automatischer Originaleinzug (mit Duplex-Scan und Ultraschall-Mehrfacheinzugerkennung) 270 Blatt, 35 - 220 g/m2 (Simplex), 50 - 220 g/m2, (Duplex), A6R -A3, Banner bis zu 1.900 mm inkl. Heftklammernerkennung
Farbscanner: ja
Maße: A6R -A3, Banner bis zu 1.900 mm
Datenblatt: Als separate Anlage beizufügen