Mediaagentur (02/MA/2023)

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der zu vergebenden Leistung sind die Beratung zum optimalen Einsatz des Media-Budgets in klassischen und neuen Medien, die Entwicklung von zielgruppenbezogenen Media-Strategien und Ableitung detaillierter Mediapläne auf Basis dieser Strategien sowie der Einkauf und die Abwicklung der Media-Schaltungen, einschließlich der Leistungs- und Erfolgskontrolle auf Basis medienspezifisch relevanter Erfolgskriterien, Reportings und Analysen.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftraggeberin hat die Möglichkeit, bis 6 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit durch schriftliche Erklärung dem Auftragnehmer gegenüber den Vertrag um jeweils weitere 12 Monate zu verlängern, längstens jedoch bis zum 14.10.2027.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Soweit Bewerbungen von mehr als drei geeigneten Bewerbern eingehen, erfolgt die Auswahl derjenigen Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, nach folgenden Auswahlkriterien:
a) Durchschnittliches jährliches Netto-Media- Einkaufsvolumen über alle betreuten Etats (Billings) in den 3 abgeschlossenen Kalenderjahren 2020-2022 - 10 %
b) Durchschnittliche Anzahl der Beschäftigten spezifisch in Mediaplanung, Einkauf und Umsetzung in den letzten 3 abgeschlossenen Kalenderjahren (2020-2022) - 10 %
c) Qualifikation des Projektteams: Abdeckung der in der Leistungsbeschreibung spezifizierten Funktionsbereiche; relevante Branchen- / Berufserfahrung - 20 %
d) Referenz „Typ A“:Planung und Umsetzung einer nachhaltigen, crossmedialen Aktivierung im Dienstleistungsbereich über Kombination von kontinuierlichem „Grundrauschen“ mit temporären medialen Schwerpunkten - 30 %
e) Referenz „Typ B“: Planung, Umsetzung und laufende Optimierung einer Online Performance Kampagne im Bereich GKV, Gesundheitswesen, private Versicherungswirtschaft oder Finanzdienstleistungen - 30 %
Die drei Bewerber, die die meisten Punkte erreicht haben (Rang 1-3), werden zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Falls nach diesen anzuwendenden Kriterien ein Punktegleichstand bei mehreren Bewerbern vorliegt, erfolgt eine Auswahl nach Losentscheid.
Die Bewerber haben die maßgeblichen Referenzen, die bei der Bewertung am Maßstab der vorstehenden Auswahlkriterien zugrunde gelegt werden sollen, in dem Formular „Eigenerklärung Referenzen“ zu benennen. Berücksichtigt werden nur Referenzen, die die entsprechenden Mindestanforderungen siehe Ziff. III 1.3) der Bekanntmachung und „Eigenerklärung Referenzen“) erfüllen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Mit dem Angebot sind abzugeben:
a) Eine Eigenerklärung des Bieters, dass keine Ausschlussgründe, insbesondere nach §§ 123, 124 GWB, vorliegen ("Eigenerklärung zu Ausschlussgründen").
b) Eine Eigenerklärung über die Qualifikation des Projektteams: Es sind der Projektleiter, der Projektassistent sowie die weiteren Mitglieder des für die Leistung verantwortlichen Projektteams zu benennen. Es ist jeweils anzugeben, über welche fachliche Qualifikation und über welche Berufserfahrung das jeweilige Mitglied des Projektteams verfügt. Außerdem ist zu bestätigen, dass das jeweilige Mitglied des Projektteams die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrscht.
Für das Projektteam gelten folgende Mindestanforderungen (Ausschlusskriterium):
- Alle Mitglieder des Projektteams müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen.
- Das Projektteam muss mindestens 6 Personen umfassen.
- Alle Aufgabenbereiche (Projektmanagement und Umsetzungsberatung, Online-Medien – Strategie / Konzeption, Offline-Medien – Strategie / Konzeption, Social Media – Strategie / Konzeption, Media Trends – Strategie / Beratung, SEA – Strategie /
Kundenbetreuung, Media Analyst Offline-Medien, Media Analyst Online-Medien, Monitoring (inkl. Tracking), Online-Medien – Umsetzung und Monitoring, Offline-Medien – Umsetzung und Monitoring) müssen durch jeweils einen für das Projekt verantwortlichen
Experten abgedeckt sein, wobei eine Person mehrere Gebiete abdecken kann, die inhaltlich zueinander passen. Ein Experte definiert sich durch mindestens 3 Jahre Berufserfahrung.
Die Mitglieder des für die Leistung verantwortlichen Projektteams (einschließlich fachlicher Qualifikation, Berufserfahrung und Deutschkenntnissen) sind einem der folgenden Bereiche zuzuordnen:
- Projektmanagement und Umsetzungsberatung
- Online-Medien – Strategie / Konzeption
- Offline-Medien – Strategie / Konzeption
- Social Media – Strategie / Konzeption
- Media Trends – Strategie / Beratung
- SEA – Strategie / Kundenbetreuung
- Media Analyst Offline-Medien
- Media Analyst Online-Medien
- Monitoring (inkl. Tracking)
- Online-Medien – Umsetzung und Monitoring
- Offline-Medien – Umsetzung und Monitoring
Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Erklärungen dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
Von Unternehmen, deren Kapazitäten ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit gemäß § 47 VgV in Anspruch nehmen will, sind die o.g. Erklärungen ebenfalls mit dem Angebot einzureichen.
Von als Unterauftragnehmer vorgesehenen Unternehmen sind die o.g. Erklärungen erst auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Beruft sich ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft zugleich gemäß § 47 VgV auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers, müssen die o.g. Erklärungen von diesem Unterauftragnehmer jedoch bereits mit Angebotsabgabe abgegeben werden (§ 36 Abs. 1 S. 3 VgV).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Dem Angebot sind beizufügen:
> Eigenerklärung Volumen betreuter Mediaetats (Vordruck): Es ist eine Erklärung darüber abzugeben, wie hoch das Netto-Media-Einkaufsvolumen des Bieters in den letzten 3 Kalenderjahren (2020-2022)- in den einzelnen Jahren und im Durchschnitt) beträgt. Als Mindestanforderung gilt: Das durchschnittliche Netto-Media-Einkaufsvolumen (Addition der 3 Jahre durch 3 Jahre geteilt) beträgt mindestens 40 Mio. Euro.
> Eigenerklärung zur personellen Ausstattung: Der Bieter hat zu erklären, wieviel besetzte Vollzeitstellen mit mindestens 30 Wochenarbeitsstunden (á 60 Minuten) er in den Bereichen:
- Projektmanagement und Umsetzungsberatung
- Online-Medien – Strategie / Konzeption
- Offline-Medien – Strategie / Konzeption
- Social Media – Strategie / Konzeption
- Media Trends – Strategie / Beratung
- SEA – Strategie / Kundenbetreuung
- Media Analyst Offline-Medien
- Media Analyst Online-Medien
- Monitoring (inkl. Tracking)
- Online-Medien – Umsetzung und Monitoring
- Offline-Medien – Umsetzung und Monitoring
durchschnittlich in den Kalenderjahren 2020 – 2022 hatte.
> Eigenerklärung Haftpflichtversicherung: Der Bieter erklärt, dass er im Fall der Zuschlagserteilung, spätestens zum Zeitpunkt des Leistungsbeginns, über eine Betriebshaftpflichtversicherung mit den Mindestdeckungssummen je Versicherungsfall für Personenschäden-und Sachschäden mit 2 Mio. EUR, für Vermögensschäden mit 1 Mio. EUR und für Schäden aus der Verletzung datenschutzrechtlicher Bestimmungen 1 Mio. EUR verfügt und diese über die gesamte Vertragslaufzeit bis zum Ablauf der Gewährleistungsfrist aufrechterhalten wird.
Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Eigenerklärungen dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
Von Unternehmen, deren Kapazitäten ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit gemäß § 47 VgV in Anspruch nehmen will, sind die o.g. Eigenerklärungen ebenfalls mit dem Angebot einzureichen.
Von als Unterauftragnehmer vorgesehenen Unternehmen sind diese Eigenerklärungen erst auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Beruft sich ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit zugleich gemäß § 47 VgV auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers, müssen die Eigenerklärungen von diesem Unterauftragnehmer jedoch bereits mit Angebotsabgabe abgegeben werden (§ 36 Abs. 1 S. 3 VgV).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Dem Angebot ist eine Eigenerklärung über bereits erbrachte, mit der hier ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Aufträge der letzten drei Kalenderjahre (2020 - 2022) beizufügen, in welcher der Auftraggeber (Name und Anschrift, Kontaktdaten des Ansprechpartners), der Ort der Leistungserbringung, der Leistungszeitraum, der Nettoauftragswert anzugeben sind. Weiter ist dabei jeweils anzugeben, ob der Bieter die Leistung als Haupt- oder Nachauftragnehmer oder als Mitglied einer Bietergemeinschaft erbracht hat sowie welche besonderen Anforderungen der jeweilige Auftrag stellte („Eigenerklärung Referenzen“). Bietergemeinschaften haben die vorgenannten Eigenerklärungen dem Angebot für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft gesondert beizufügen.
Es sind jeweils mindestens 2 Referenzen zum
1. „Typ A“: Planung und Umsetzung einer nachhaltigen crossmedialen Aktivierung im Dienstleistungsbereich über Kombination von kontinuierlichem „Grundrauschen“ mit temporären medialen Schwerpunkten und zum
2. „Typ B“: Planung, Umsetzung und laufende Optimierung einer Online Performance Kampagne im Bereich GKV, Gesundheitswesen, private Versicherungswirtschaft, Finanzdienstleistungen anzugeben.
Es ist mitzuteilen, welche Referenz des jeweiligen Typs (nur jeweils eine Referenz) der Wertung zugrunde gelegt werden soll.
Von Unternehmen, deren Kapazitäten ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft im Hinblick auf die erforderliche technische oder berufliche Leistungsfähigkeit gemäß § 47 VgV in Anspruch nehmen will, ist die Eigenerklärung Referenzen ebenfalls mit dem Angebot einzureichen. Von als Unterauftragnehmer vorgesehenen Unternehmen ist die Eigenerklärung Referenzen erst auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Beruft sich ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft im Hinblick auf die technische oder berufliche Leistungsfähigkeit zugleich gemäß § 47 VgV auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers, muss die Eigenerklärung Referenzen von diesem Unterauftragnehmer jedoch bereits mit Angebotsabgabe abgegeben werden (§ 36 Abs. 1 S. 3 VgV).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Die Referenzen zu Typ A müssen folgende Mindestanforderungen erfüllen:
Auftragswert:
mindestens 500.000,00 € Gesamtmediabudget im finalen netto (MN3) inkl. Agenturvergütung
Zeitraum:
Projekt mit Umsetzung (i.e. aktiven Mediamaßnahmen) im Zeitraum Januar 2020 – Dezember 2022)
Leistung:
• Erarbeitung und Umsetzung einer mediaübergreifenden Gesamtmediaplanung unter Berücksichtigung der Wechselwirkungen unterschiedlicher Mediagattungen
• Kundengewinnung und -loyalisierung durch die Kommunikation differenzierender Dienstleistungsversprechen an unterschiedliche, voneinander abgegrenzte Unterzielgruppen in relevantem Kontext
• Einsatz sowohl klassischer als auch digitaler Mediagattungen über mindestens drei unterschiedliche Mediagattungen (z.B. Online Display, Print und Funk)
• Kombination von kontinuierlichen Maßnahmen zur medialen Unterstützung („Grundrauschen“) mit temporären medialen Schwerpunkten („Peaks“)
• Umsetzung im Gebiet der Bundesrepublik
Es ist eine Kurzbeschreibung der Leistung beizufügen, aus der die Erfüllung der Mindestanforderungen ersichtlich ist. Diese muss bei Typ "A" mindestens beinhalten:(ggf. auf separatem Blatt)
(a) Ausgangsituation / Geschäftliche Zielsetzungen:
(b) Zielsetzungen der Kommunikation, inkl. Beschreibung der Zielgruppe(n):
(c) Mediaauswahl und Kriterien zur Gewichtung / Budgetverteilung:
(d) Weitere Kernaspekte der Planung (z.B. Kriterien zur Koordination und zeitlichen und geographischen Verteilung der Mediaaktivitäten)
(e) Vorgehensweise bei Definition und Evaluation von Leistungszielen
(f) Vorgehensweise zur laufende Kontrolle, Tracking und Optimierung der umgesetzten Maßnahmen
(g) Ergebnisse inklusive Angaben zur Zielerreichung (Angabe freiwillig und ohne Angabe vertraulicher Daten des Auftraggebers)
>Angaben zur Referenz Typ "B":
Planung, Umsetzung und laufende Optimierung einer Online Performance Kampagne im Bereich GKV, Gesundheitswesen, private Versicherungswirtschaft, Finanzdienstleistungen
Mindestanforderungen an diese Referenzen Typ "B" sind:
Auftragswert:
mindestens 100.000,00 € Gesamtmediabudget im finalen netto (MN3) inkl. Agenturvergütung
Zeitraum:
Projekt mit Umsetzung (i.e. aktiven Mediamaßnahmen) im Zeitraum Januar 2020 – Dezember 2022
Leistung:
• Planung und Umsetzung einer Kampagne mit spezifisch definierten Online Performance Kriterien wie z.B. Portalregistrierungen, Onlineabschlüssen oder vergleichbar
• Zielgruppendefinition unter Berücksichtigung für den Online Bereich relevanter Targeting-Ansätze (z.B. behavioural, kontextuell, interessenbasiert, anlassbezogen u.ä,)
• Referenz aus einer der folgenden Branchen: gesetzliche Krankenversicherungen, Gesundheitswesen, private Versicherungswirtschaft oder Finanzdienstleistung
• Einbindung von Paid Social
• Umsetzung im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland
Es ist eine Kurzbeschreibung der Leistung beizufügen, aus der die Erfüllung der Mindestanforderungen ersichtlich ist. Diese muss bei Typ "B" mindestens beinhalten:(ggf. auf separatem Blatt)
(a) Ausgangsituation / Geschäftliche Zielsetzungen:
(b) Zielsetzungen der Kommunikation, inkl. Beschreibung der Zielgruppe(n):
(c) Auswahl und Kriterien zur Gewichtung / Budgetverteilung der eingesetzten Online Maßnahmen:
(d) Weitere Kernaspekte der Planung (z.B. online-spezifische Targetingansätze)
(e) Vorgehensweise bei der Definition und Evaluation von Leistungszielen – spezifisch Definition der zu optimierenden Online Performance Kriterien
(f) Vorgehensweise zur laufenden Kontrolle, Tracking und Optimierung der umgesetzten Maßnahmen
(g) Ergebnisse inklusive Angaben zur Zielerreichung (Angabe freiwillig und ohne Angabe vertraulicher Daten des Auftraggebers)

Von Unternehmen, deren Kapazitäten ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft im Hinblick auf die erforderliche technische oder berufliche Leistungsfähigkeit gemäß § 47 VgV in Anspruch nehmen will, ist die Eigenerklärung Referenzen ebenfalls mit dem Angebot einzureichen.
Von als Unterauftragnehmer vorgesehenen Unternehmen ist die Eigenerklärung Referenzen erst auf Verlangen der Auftraggeberin vorzulegen. Beruft sich ein Bieter bzw. eine Bietergemeinschaft im Hinblick auf die technische oder berufliche Leistungsfähigkeit zugleich gemäß § 47 VgV auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmers, muss die Eigenerklärung Referenzen von diesem Unterauftragnehmer jedoch bereits mit Angebotsabgabe abgegeben werden (§ 36 Abs. 1 S. 3 VgV).
> Verfahrenssprache ist deutsch, so dass z.B. das Angebot in deutscher Sprache einzureichen ist.
>Es gilt deutsches Recht.
> Rechtsform von Bietergemeinschaften: Ein Angebot von Arbeitsgemeinschaften/anderen gemeinschaftlichen Bietern findet nur Berücksichtigung, wenn im Angebot jeweils alle Mitglieder genannt sind und ein Mitglied als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss u. die Durchführung des Vertrags benannt ist. Außerdem müssen sich die Mitglieder der Bietergemeinschaft für alle im Zusammenhang mit diesem Vertrag entstehenden Verbindlichkeiten zur gesamtschuldnerischen Haftung verpflichten. Das Formblatt "Erklärung der Bietergemeinschaft" ist in dem Fall dem Angebot ausgefüllt u. unterzeichnet beizufügen.
-- Mit dem Angebot sind folgende Erklärungen vorzulegen:
> Eigenerklärung Registerabruf.
> Eigenerklärung EU-Sanktionspaket

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 S. 1 GWB unzulässig, soweit:
1.) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt;
2.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
3.) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;
4.) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.