MEDIUS KLINIKEN - Vergabe Spracherkennungssoftware

Kurze Beschreibung

Die medius KLINIKEN gGmbH ist ein Klinikverbund mit rund 3.000 Beschäftigten an drei Standorten in Kirchheim, Nürtingen und Ostfildern-Ruit. In unseren Häusern behandeln wir jährlich mehr als 46.000 Patienten stationär und über 125.000 Patienten ambulant. Gemeinsam verfügen wir über 1.050 Betten. Mit unseren 23 medizinischen Fachkliniken und 21 zertifizierten Zentren bieten wir ein umfassendes Leistungsspektrum.
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung einer Spracherkennungssoftware.

Beschreibung der Beschaffung

Die medius KLINIKEN gGmbH umfasst die Klinikstandorte in Kirchheim, Nürtingen und Ostfildern-Ruit und ist eine gemeinnützige Gesellschaft des Landkreises Esslingen.
Im Alltag gestaltet sich der Prozess der Patientendokumentation als zeitintensiv und soll mit der angebotenen Lösung einer Spracherkennung optimiert werden. Die Verwendung von Spracherkennung soll in allen Fachbereichen und somit Berufsgruppen applikationsunabhängig einsetzbar sein. Über Mobile Devices (Smartphones, Tablets) und Mikrofone (Diktiermikrofone) sollen die Berufsgruppen ihre Routinedokumentation sprachlich schnell und einfach erfassen können. Dabei geht es primär um die Unterstützung der Brief- und Befundschreibung, aber auch in der Dokumentation von Untersuchungen bzw. Verläufen im Rahmen der Patientenbehandlung.
Gegenstand des vorliegenden Vergabeverfahrens ist eine Spracherkennungssoftware. Das Spracherkennungssystem soll flächendeckend im Unternehmen zur Verfügung stehen. Neben dem allgemeinen medizinischen Wortschatz soll ebenfalls fachbereichsbezogener Wortschatz verfügbar sein.
Das eingeführte Produkt muss den Anforderungen aus dem Abschnitt Automatisierte und sprachbasierte Dokumentation des Fördertatbestand 3 KHZG (§19 Ab2. 1 Satz 1 Nr.3 KHSFV) entsprechen.
Ausgangslage:
Die bisherige Implementierung von Spracherkennung besteht in einem Teil des Unternehmens und ist bisher in zwei Systemen tiefenintegriert (Radiologie und Pathologie). Ca. 90 Prozent der medizinischen Dokumentation erfolgt zeitaufwändig manuell per Tastatureingabe. Die Einführung einer hausweiten Spracherkennung führt zu deutlicher Reduzierung des Zeitaufwands für die Dokumentation, so dass diese auch bei Zeitmangel zeitnah erfolgen kann. Dadurch ist sekundär auch eine Verbesserung der Dokumentation zu erwarten.
Es wird bereits Nuance als Spracherkennungssystem eingesetzt. Dafür werden ein zentraler Nuance Management Server betrieben. Aus technischen Gründen ist nur der Einsatz einer Spracherkennungslösung innerhalb des zentralen Rechenzentrums möglich.
Bei Angebot eines alternativen Produkts müssen die bestehenden Lizenzen kostenneutral umgewandelt werden.
Projektziel:
Das Spracherkennungssystem soll flächendeckend im Unternehmen zur Verfügung stehen. Neben dem allgemeinen medizinischen Wortschatz soll ebenfalls fachbereichsbezogener Wortschatz verfügbar sein.
Das eingeführte Produkt muss den Anforderungen aus dem Abschnitt Automatisierte und sprachbasierte Dokumentation des Fördertatbestand 3 KHZG (§19 Ab2. 1 Satz 1 Nr.3 KHSFV) entsprechen.
Aus hygienischen Gründen soll die Ausstattung mit Eingabegeräten (Handmikrofon/Headset) jeweils personenbezogen erfolgen.
Im Alltag gestaltet sich der Prozess der Patientendokumentation als zeitintensiv und soll mit der angebotenen Lösung einer Spracherkennung optimiert werden. Die Verwendung von Spracherkennung soll in allen Fachbereichen und somit Berufsgruppen applikationsunabhängig einsetzbar sein. Über Mobile Devices (Smartphones, Tablets) und Mikrofone (Diktiermikrofone) sollen die Berufsgruppen ihre Routinedokumentation sprachlich schnell und einfach erfassen können. Dabei geht es primär um die Unterstützung der Brief- und Befundschreibung, aber auch in der Dokumentation von Untersuchungen bzw. Verläufen im Rahmen der Patientenbehandlung.
Die digitale Erfassung der ärztlichen und pflegerischen Dokumentation insbesondere die Brief- und Befundschreibung ist ein essenzieller Bestandteil in der Patientenbehandlung. An mobilen sowie fest installierten Clients erfolgt aktuell die Dokumentation in verschiedenen Applikationen über die Tastatureingabe. Der hierfür benötigte Zeitaufwand soll durch Spracherkennung minimiert und das Handling der Erfassung vereinfacht werden.
Software und Lizenzen
Für alle gelieferten Softwareprodukte sind Bedienungsanleitungen je Software-Modul und nur in deutscher Sprache zu liefern und umgehend nach Installation auszuhändigen.
Lizenzen inkl. 3rd Party u.a. für Datenbanken, Webserver, Datenbank-/Webserver-CALs etc. und Schnittstellen, welche für den in diesem Lastenheft beschriebenen Betrieb des Systems benötigt werden, sind ein verbindlicher Angebotsbestandteil.
Lizenzen, welche vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden müssen (z.B. Virtualisierung) sind zu benennen.
Vom Klinik-Standard abweichende (Server-) Lizenzen oder Wartungsvereinbarungen sind durch den Auftragnehmer ins Angebot mit einzukalkulieren. Eine ggf. später notwendige Lizenzbereitstellung durch den Auftraggeber, welche aus Lizenzgründen des Produktherstellers notwendig werden sollte, ist per Change-Request Verfahren zu dokumentieren und ei-ne Kostenübernahme durch den Auftragnehmer zu gewährleisten.
Alle Lizenzen und Wartungs-/Serviceleistungen sind für eine Grundlaufzeit von drei Jahren mit zwei optionalen Verlängerungsoptionen von je 3 Jahren anzubieten.
Weitere Informationen erhalten die Bieter, welche zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Bewertung der Teilnahmeanträge und somit die Auswahl der Bewerber, die zur Abgabe eines ersten Angebots aufgefordert werden, erfolgt in einem dreistufigen Verfahren.
Stufe 1:
Zunächst wird geprüft, ob die Teilnahmeanträge den formalen Anforderungen genügen. Unvollständige Teilnahmeanträge, die trotz ggf. erfolgter Nachforderung von Unterlagen weiterhin unvollständig bleiben, können nicht berücksichtigt werden.
Stufe 2:
Anschließend wird beurteilt, ob der Bewerber nach den vorgelegten Angaben und Nachweisen grundsätzlich geeignet erscheint, die verfahrensgegenständlichen Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen.
Stufe 3:
Schließlich wird für den Fall, dass mehr als drei grundsätzlich geeignete Unternehmen sich beworben haben, unter den Bewerbern anhand der nachfolgenden Matrix beurteilt, wer unter den als grundsätzlich geeignet eingestuften Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern mit Blick auf die zu erbringende Leistung besonders geeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt werden soll. Bei Punktgleichheit entscheidet das Los.
Durchschnittlicher Jahresumsatz von vergleichbare Leistungen der vergangenen drei Geschäftsjahre im deutschsprachigen Raum
200 Punkte
Durchschnittliche Mitarbeiteranzahl im vergleichbaren Bereich im deutschsprachigen Raum in den vergangenen drei Geschäftsjahre
100 Punkte
Mindestreferenzen 700 Punkte
Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (WL) - Bewertung des durchschnittlichen jährlichen Umsatzes von vergleichbare Leistungen der vergangenen drei Geschäftsjahre im
deutschsprachigen Raum
Durchschnittlicher jährlicher Umsatz von
vergleichbare Leistungen der vergangenen drei Geschäftsjahre im deutschsprachigen Raum über 1.000.000 Euro
200 Punkte
Durchschnittlicher jährlicher Umsatz von
vergleichbare Leistungen der vergangenen drei Geschäftsjahre im deutschsprachigen Raum über 750.000 Euro
150 Punkte
Durchschnittlicher jährlicher Umsatz von
vergleichbare Leistungen der vergangenen drei Geschäftsjahre im deutschsprachigen Raum über 500.000 Euro
100 Punkte
Durchschnittlicher jährlicher Umsatz von
vergleichbare Leistungen der vergangenen drei Geschäftsjahre im deutschsprachigen Raum über 250.000 Euro
50 Punkte
Wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (WL) - Bewertung der durchschnittlichen Mitarbeiteranzahl im vergleichbaren Bereich in den vergangenen drei Geschäftsjahren im deutschsprachigen Raum
Durchschnittlicher Mitarbeiteranzahl im vergleichbaren Bereich im deutschsprachigen Raum in den vergangenen drei Geschäftsjahre über 100 Mitarbeiter 100 Punkte
Durchschnittlicher Mitarbeiteranzahl im vergleichbaren Bereich im deutschsprachigen Raum in den vergangenen drei Geschäftsjahre über 75 Mitarbeiter 75 Punkte
Durchschnittlicher Mitarbeiteranzahl im vergleichbaren Bereich im deutschsprachigen Raum in den vergangenen drei Geschäftsjahre über 50 Mitarbeiter 50 Punkte
Durchschnittlicher Mitarbeiteranzahl im vergleichbaren Bereich im deutschsprachigen Raum in den vergangenen drei
Geschäftsjahre über 25 Mitarbeiter 25 Punkte
Referenzen
Im Rahmen der Referenzbewertung werden die drei Mindestreferenzen hinsichtlich Ihrer
Qualität und Vergleichbarkeit bewertet. Sofern mehr als drei Referenzen eingereicht werden, sind drei Referenzen zu priorisieren. Die Bewertung erfolgt je Referenz. Diese werden
mit dem Gewichtungsfaktor multipliziert und die so ermittelte Punktzahl addiert.
Die Bewertung
sehr gute Qualität und Vergleichbarkeit: 100 % der maximal erreichbaren Punkte
gute Qualität und Vergleichbarkeit: 80 % der maximal erreichbaren Punkte
befriedigende Qualität und Vergleichbarkeit: 60 % der maximal erreichbaren Punkte
ausreichende Qualität und Vergleichbarkeit: 40 % der maximal erreichbaren Punkte
mangelhafte Qualität und Vergleichbarkeit: 20 % der maximal erreichbaren Punkte
ungenügende Qualität und Vergleichbarkeit: 0 Punkte

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Vorbemerkung:
Die Eignung ist für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft gesondert nachzuweisen. Soweit nachfolgend nichts Abweichendes geregelt wird, sind daher alle Eignungsnachweise von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft vorzulegen. Ein Bewerber kann sich zum Nachweis seiner Eignung auf andere Unternehmen stützen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesem Unternehmen bestehenden Verbindungen (Eignungsleihe). Diese Möglichkeit besteht unabhängig von der Rechtsnatur der zwischen dem Bewerber und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen. In diesem Fall ist der Vergabestelle nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens vorlegt wird. Die Unternehmen, auf die sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung nach Ziffer III.1.1) bis III.1.3) hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bewerber auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind für dieses Unternehmen die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 123, 124 GWB vorzulegen.
Vorstehende Ausführungen gelten für die Nachweise nach III.1.2) und III.1.3) entsprechend.
2. Vorzulegende Nachweise, Erklärungen und Dokumente:
Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Unterlagen in Bezug auf Ausschlussgründe einzureichen:
(1) Eigenerklärung, dass die Ausschlussgründe des § 123 GWB nicht vorliegen,
(2) Eigenerklärung über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 124 GWB,
(3) Eigenerklärung gemäß § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG),
(4) Eigenerklärung nach Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014
3. Vorzulegende Nachweise der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung:
(1) Aktueller Auszug der Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Eigenerklärung über den Jahresumsatz in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren
einschließlich des Jahresumsatzes mit vergleichbaren Leistungen;
(2) Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme in Höhe von mind. 1.000.000 EUR für Personenschäden und mindestens EUR 2 Mio. für Sachschäden und Vermögensschäden oder Eigenerklärung des Bewerbers, dass im Auftragsfalle einen entsprechenden Versicherungsschutz in der geforderten Höhe abgeschlossen wird

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

(1) Eigenerklärung über die Beschäftigtenanzahl und die Zahl seiner Führungskräfte und weiterer Mitarbeiter in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren.
(2) Eigenerklärung über mindestens realisierte (abgeschlossene) Referenzen im deutschsprachigen Raum über die Implementierung einer Spracherkennung für die Patientendokumentation (Fertigstellung frühestens 1.1.2019).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Eigenerklärung über mindestens drei realisierte (abgeschlossene) Referenzen im deutsch-sprachigen Raum über die Implementierung einer Spracherkennung für die Patientendokumentation (frühestens seit 1.1.2019).

Es wird darauf hingewiesen, dass das am 1.7.2013 in Kraft getretene Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (LTMG) sowie das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz) Anwendung finden. Die sich hieraus ergebenden Verpflichtungen, insbesondere auch bei dem Einsatz von Nach- und Verleihunternehmen, sind daher zu beachten.
Die Teilnahmeformulare sind unter der in Ziffer I.3) angegebenen Internetadresse abrufbar. Ebenfalls dort abrufbar ist ein Bewerbermemorandum. In diesen Teilnahmeunterlagen sind wesentliche Teile der ausgeschriebenen Leistung sowie der Verfahrensvorgaben bereits dargestellt. Unter der in Ziffer I.3) angegebenen Internetadresse werden auch Antworten auf Bewerberfragen sowie aktualisierte oder weitere Informationen und Unterlagen zu dem Verfahren zur Verfügung gestellt. Interessenten an dem Verfahren müssen sicherstellen, dass sie regelmäßig und insbesondere unmittelbar vor Abgabe ihres Teilnahmeantrags sowie vor Ablauf der Teilnahmefrist prüfen, ob seitens der Vergabestelle zusätzliche Informationen oder Unterlagen zur Verfügung gestellt wurden, welche für die Abgabe des Teilnahmeantrags zu beachten sind.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YMZ69X1

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Es gelten die Bestimmungen des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB).
Hinsichtlich der Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf § 160 GWB verwiesen. Dieser lautet:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat;
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Hinsichtlich der Information nicht berücksichtigter Bieter und Bewerber gelten die §§ 134, 135 GWB. Insbesondere gilt: Bieter deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Das gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Telefax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage.