Beschreibung der Beschaffung
Die Europäische Schule München, mit zwei Standorten in München, beabsichtigte den Abschluss eines Vertrags über Miete und technische Wartung von ausschließlich fabrikneuen Multifunktionssystemen inkl. Software mit einem Wirtschaftsteilnehmer. Die Laufzeit des Vertrags über Miete und technische Wartung der in Teil I Anlage 1 Leistungsverzeichnis - Technische Anforderungen benannten Multifunktionssysteme beläuft sich auf 4 Jahre (48 Monate). Der Vertrag beginnt zum 01.09.2023. Die Vertragsbedingungen für die Miete und die technische Wartung der genannten Multifunktionssysteme waren Teil III Mietvertrag i.V.m. Teil III Anlage 1 Vertrag über die technische Wartung zu entnehmen. Der Vertrag beinhaltete grundsätzliche die folgenden Anforderungen:
- Lieferung von insgesamt 108, ausschließlich fabrikneuen Multifunktionssystemen mit entsprechend definierten Leistungsklassen (LK I bis LK VI):
o LK I - Farbe (Color) - Multifunktionssystem: 4 Systeme
o LK II - Schwarz / Weiß - Multifunktionssystem: 2 Systeme
o LK III - Farbe (Color) - Multifunktionssystem: 7 Systeme
o LK IV - Schwarz / Weiß - Multifunktionssystem: 2 Systeme
o LK V - Farbe (Color) - Multifunktionssystem: 4 Systeme
o LK VI: Schwarz / Weiß - Multifunktionssystem: 89 Systeme
- Das Druck- Kopiergeschwindigkeit pro Minute beträgt je Leistungsklasse mindestens:
o LK I: mind. 60 Seiten DIN A4 / mind. 30 Seiten DIN A3
o LK II: mind. 60 Seiten DIN A4 / mind. 30 Seiten DIN A3
o LK III: mind. 40 Seiten DIN A4 / mind. 20 Seiten DIN A3
o LK IV: mind. 40 Seiten DIN A4 / mind. 20 Seiten DIN A3
o LK V: mind. 30 Seiten DIN A4 o LK VI: mind. 30 Seiten DIN A4
- Alle Multifunktionssysteme mussten mit einem Kartenleser, für die eventuelle Anbindung an das Print Management, ausgestattet sein.
- Die Software für Flottenmanagement war Bestandteil des Vertrages
- Die Software für Printmanagement war Bestandteil des Vertrages
- Die technische Wartung war Bestandteil des Vertrages
- Nachträgliche Änderungen bei IP Adressen sowie die Konfigurationen mussten vom Systemadministrator des Mieters / Auftraggebers eigenständig durchführbar sein oder bei Bedarf vom Vermieter / Auftragnehmer durchgeführt werden (diese Leistung war Bestandteil des Angebotspreises für Multifunktionssysteme und konnte nicht gesondert abgerechnet werden)
- Bereitstellung globaler Treiber (vom Hersteller zertifiziert) für die Anbindung als Netzwerkdrucker ( diese Leistung war Bestandteil des Angebotspreises für Multifunktionssysteme und konnte nicht gesondert abgerechnet werden)
- Printmanagement-Tools bzw. Tools für die Kostenkontrolle und vertrauliches Drucken / mobiles Drucken / Scannen zu Email-Ordner, mussten vom Vermieter / Auftragnehmer angeboten werden. Mit ihnen können regelmäßige Reports über die Auslastung der Geräte bis hin auf Anwenderebene generiert werden. Zudem lassen sich Nutzerkontingente festlegen, um zum Beispiel die Anzahl der gedruckten Farbseiten besser steuern zu können.
Druckaufträge werden dabei zwischenzeitlich auf einem Server (Server OS: Windows Server 2019 / 2022 (VMware vSphere-fähig)) gespeichert und erst nach einer Authentifizierung des Anwenders, zum Beispiel durch eine ID-Karte / PIN, ausgedruckt. Dadurch kann die installierte Geräteflotte jederzeit optimal den aktuellen Bedingungen angepasst werden, um eine möglichst hohe Effizienz zu erreichen (diese Leistung war Bestandteil des Angebotspreises für Multifunktionssysteme und konnte nicht gesondert abgerechnet werden).