Miete von Multifunktionsgeräten inkl. Wartung und Verbrauchsmaterial

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: 1) Angabe der Umsätze mit Unternehmenskunden der letzten fünf Jahre (2018, 2019, 2020, 2021, 2022) über Miete/Leasing/Verkauf von Multifunktionsgeräten (MFG) mit eingeschlossenem 4-jährigen Servicevertrag mit einer Reaktionszeit nach Störungsmeldung am nächsten Werktag.

2) Dok 2.1 Eigenerklärung

3) Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung in Dok 3 Angebotsschreiben

4) Eigenerklärung in Dok 3 Angebotsschreiben über die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft oder wenn es sich um einen ausländischen Bieter handelt, über die Mitgliedschaft/Versicherung in/bei einer vergleichbaren Ein-richtung des Landes bzw. in dem Land, in dem der Bieter ansässig ist.

5) Ihr Unternehmen muss für den Bereich Vertrieb und Service DIN EN ISO 9001 zertifiziert sein. Fügen Sie bitte eine Kopie des aktuellen Zertifikats bei.

Geforderte Mindeststandards:

zu 1) Es wird ein kumulierter Gesamtumsatz der letzten fünf Geschäftsjahre (2018-2022) von mind. 33 Mio. Euro ohne Ust. gefordert.

zu 3) Die RWTH fordert für Sach- und Personenschäden 4 Mio. Euro und für Vermögensschäden 2 Mio. Euro, jeweils kumuliert auf alle Schadensfälle/Jahr. Die Mindestdeckung für Sachschäden pro Schadensfall muss mind. 0,8 Mio. Euro betragen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Sonstiges: Bei Angeboten einer Bietergemeinschaft gilt: Jedes Mitglied für sich muss alle Zuverlässigkeitskriterien erfüllen. Alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft sind im Angebot aufzuführen. Alle Mitglieder bestimmen einen bevollmächtigten Vertreter. Alle Mitglieder haften gesamtschuldnerisch. Nach Zuschlagserteilung nennt der Auftragnehmer ein Konto, auf das mit schuldbefreiender Wirkung gezahlt werden kann.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: 1) Der Bieter muss mind. 5 Referenzkunden vorweisen, die Multifunktionsgeräte entweder gemietet, geleast oder gekauft haben.

2) Bitte nennen Sie die Anzahl Ihrer Vollzeitbeschäftigten, sowie die Anzahl, die davon deutschsprachig sind.

3) Bitte nennen Sie die Anzahl des Fachpersonals sowie Standort/Wohnort, dass für die bei der RWTH vor Ort zu erbringenden Serviceleistungen während der 5-jährigen Vertragslaufzeit tätig werden soll, sowie die Anzahl, die davon deutschsprachig sind.

4) Die Serviceeinrichtung oder die unter 3) angegebenen Servicemitarbeiter haben ein Ersatzteil-/ Ersatzgerätelager vorzuhalten. Bitte geben Sie den Standort und Umfang Ihres Ersatzteillagers an. Bitte erläutern Sie in diesem Zusammenhang Ihr gesamtes Servicekonzept, auch unter Berücksichtigung der vorgegebenen Reaktions- und Wiederherstellungszeiten.

5) Bitte nennen Sie die Anzahl des Fachpersonals, die für den Hotline-Support zuständig sind und die die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen.

6) Bitte geben Sie folgende Betreuungsrelation an: Für die Instandhaltung wie vieler Multifunktionsgeräte ist ein Servicemitarbeiter von Ihnen im Durchschnitt zuständig?

Angabe: 1 Servicemitarbeiter/-in (40 Stunden Arbeitszeit) betreut XX Geräte (bezogen auf mehrere Kunden).

Geforderte Mindeststandards:

zu 1) Die Referenzkunden müssen die unter Ziffer 1-6 genannten Mindestanforderungen kumulativ erfüllen:

1. Vertragsabschluss in den Jahren 2018-2022
2. mind. 200 Multifunktionsgeräte pro Referenzkunde mit mind. 45 ppm
3. mind. 48-monatige Vertragslaufzeit
4. mind. 48-monatiger Wartungsvertrag mit einer Reaktionszeit von 4 Stunden
5. Vertragsgegenstände der Referenzen müssen Geräte des gleichen Fabrikats sein, wie die in dieser Ausschreibung angebotenen Geräte.
6. Bei mindestens 3 der 5 geforderten Referenzen muss eine Abrechnung über mind. 50 Kostenstellen erfolgen.
Unter Kostenstellenabrechnung ist eine Zuordnung der Geräte zu dezentralen Einrichtungen und Abrechnung über diese dezentralen Einrichtungen einer zentralen Organisation zu verstehen

Die Darstellung der Referenz muss in nachprüfbarer Weise durch Name des Kunden, Ansprechpartner beim Kunden, Anschriften, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Ansprechpartners beim Kunden erfolgen. Die RWTH behält sich vor, die Referenzen zu überprüfen. Die Angaben werden vertraulich behandelt. Der Bieter wird gebeten, das Einverständnis der angegebenen Referenzkunden vor Ablauf der Angebotsfrist einzuholen.

zu 2) Mindestanforderungen: 125 Personen, davon 125 deutschsprachig fließend in Wort und Schrift.

zu 3) Mindestanforderung 10 Vollzeitbeschäftigte, davon 10 deutschsprachig fließend in Wort und Schrift.

zu 4) Bitte machen Sie Ihre Angaben auf gesonderter Anlage:

1. Wo ist Ihr Servicestützpunkt für Aachen?

2. Wie viele auf die angebotenen Systeme geschulte
Servicetechniker*innen beschäftigt der Stützpunkt?

3. Wie wird der Einsatz der Servicetechniker*innen gesteuert?

4. Von wann bis wann ist die persönliche Serviceannahme erreichbar?

5. Welche zusätzliche Dokumentation der Servicecalls haben Sie
außer den Bordbüchern?

6. Wie kann der Auftraggeber die zusätzliche Dokumentation der
Servicecalls und die Wartungsprotokolle einsehen?

7. Wie funktioniert Ihr Eskalationsmanagement im Falle der Nichterfüllung
Ihrer Servicezusagen?

8. Welche Tätigkeiten (z.B. Tonertausch) könnten durch vorher
unterwiesenes eigenes Personal des Auftraggebers erfolgen?

zu 5) Mindestanforderung: 8 Vollzeitbeschäftigte, davon 8 deutschsprachig fließend in Wort und Schrift). Die Hotline muss an Werktagen (Montag-Freitag) von 08:00 bis 17:00 Uhr erreichbar sein. Diese Personen dürfen nicht dieselben Personen sein wie in IB) angegebenen Personen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Von jedem Nachunternehmer über den Bieter einzureichen:
a) Dok. 11 Verpflichtungserklärung Nachunternehmer - (vom Nachunternehmer ausgefüllt & unterzeichnet)
b) Eigenerklärung gem. Dokument 2.1.
c) Eigenerklärung über den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung, die versicherten Schadensarten und die vereinbarte Deckungssumme. Die RWTH fordert für Sach- und Personenschäden jeweils eine Mindestdeckung von 1,0 Millionen Euro und für Vermögensschäden 0,5 Mio. Euro, jeweils kumuliert auf alle Schadensfälle/Jahr. Die Mindestdeckung für Sachschäden pro Schadensfall muss mind. 0,5 Mio. Euro betragen.
d) Eigenerklärung über die Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft oder wenn es sich um einen ausländischen Bieter handelt, über die Mitgliedschaft/Versicherung in/bei einer vergleichbaren Einrichtung des Landes bzw. in dem Land, in dem der Fachhandelspartner ansässig ist.
e) Handelsregisterauszug des Nachunternehmers (nicht älter als 01.03.2023).

Bekanntmachungs-ID: CXS0YD8Y1LGQ9YED


Mehrere Bieter können sich zu einer Bietergemeinschaft zusammenschließen. In diesem Fall hat die Bietergemeinschaft mit Einreichung des Angebots (i) sämtliche Mitglieder der an der Bietergemeinschaft beteiligten Bieter namentlich mit Anschrift, Telefon-/Telefaxnummer sowie E-Mail-Adresse zu benennen; (ii) einen bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren sowie den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen und; (iii) eine von allen Mitgliedern unterschriebene Vollmacht mittels einer Bietergemeinschaftserklärung vorzulegen, in der die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder erklärt wird; (iv) eine detaillierte Übersicht einreichen, die darstellt, welches Mitglied für die Erbringung welcher Leistungen/Dienstleistungen verantwortlich ist.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabe unterliegt der Nachprüfung durch die zuständige Nachprüfungsbehörde Vergabekammer Rheinland (vgl. §§ 155 ff. GWB). Nach § 160 Abs. 3 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit (Nr. 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, (Nr. 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (Nr. 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, (Nr. 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.