Migration SAP S/4HANA für die Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH | Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH | Öffentliches Auftragswesen in Deutschland

Datum	Dokument
2023-11-07	Auftragsbekanntmachung
2023-11-10	Auftragsbekanntmachung
2023-11-20	Auftragsbekanntmachung
2023-12-01	Auftragsbekanntmachung

Kurze Beschreibung

Durch die SAP S/4 Migration der AG ist es notwendig eine SAP S/4 Systemumge-bung bereitzustellen, sowie das aktuelle R/3 System in ein Revisionssystem zu über-führen. Zu diesem Zweck wird im Rahmen einer Vergabe eine Dienstleisterin ge-sucht, die die damit verbundenen Aufgaben übernimmt.\n\nDer Auftrag ist in folgende 7 Lose aufgeteilt: \n\n1. Los 1: Migration SAP S/4HANA\n2. Los 2: Migration SAP S/4HANA (Personalwesen)\n3. Los 3: Migration SAP S/4HANA (Personalwesen: Outsourcing Entgeltabrech-nung)\n4. Los 4: Migration SAP S/4HANA (Übernahme von Altdaten aus LOGA3)\n5. Los 5: Migration SAP S/4HANA Los: Sales and Distribution (SD)\n6. Los 6: Bereitstellung einer Integrationsplattform\n7. Los 7: Rahmenvertrag: Digitalisierung SAP naher Prozesse

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung vergibt die AG eine Greenfield Migrati-on von der R/3 Version des SAP-Systems der AG auf die aktuelle Version S/4 HANA. Durch den Umstieg soll das SAP-System zukunftsfähig aufgestellt werden und eine Basis für eine digitale Verwaltung für die AG geschaffen werden.\n\nAufgaben der Auftragnehmenden\nDie AN übernimmt die folgenden Aufgaben:\n1. Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft\n2. Unterstützung Datenbereinigung\n3. Übernahme von Altdaten und andere Migrationsleistungen\n4. Durchführen der Customer Vendor Integration (CVI)\n5. Rollen- und Berechtigungskonzept\n6. Beratung zur SAP-Lizenzierung\n7. Schulungen\n8. Dokumentation\n9. Change Management\n10. Konzeption und Begleitung der Veränderungskommunikation\n11. Konfliktmanagement

Beschreibung der Optionen

Der Vertrag wird für eine Laufzeit von mindestens 2 Jahren beginnend mit Zuschlagserteilung geschlossen. Der Vertrag kann bis zu ein Mal um jeweils 1 Jahr durch einseitige Erklärung der Auftraggeberin verlängert werden. Die maximale Vertragsdauer beträgt bei Inanspruchnahme der Verlängerungsoptionen 3 Jahre.

Beschreibung der Beschaffung

Die AG verwendet zurzeit P&I LOGA3 als Lösung für das Personalwesen. Im Rah-men der SAP S/4HANA Migration soll diese Lösung abgelöst werden und das Personalwesen in SAP integriert werden. Zudem wird für zwei Mandantinnen das Personalwesen im Rahmen der Geschäftsbesorgung abzubilden sein.\n\nAufgaben der Auftragnehmenden\nDie AN übernimmt die folgenden Aufgaben:\n1. Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft\n2. Übernahme von Altdaten und andere Migrationsleistungen\n3. Rollen- und Berechtigungskonzept\n4. Beratung zur SAP-Lizenzierung\n5. Schulungen\n6. Dokumentation

Beschreibung der Beschaffung

Die Entgeltabrechnung der AG wird zurzeit durch einen Dienstleistenden erbracht. Nach der Umstellung auf SAP HCM for S/4HANA On-Premise (H4S4) soll die Entgel-tabrechnung weiterhin durch einen Dienstleistenden erbracht werden. Diese Leistung ist Gegenstand dieser Vergabe.\n\nAufgaben der Auftragnehmenden\nDie AN übernimmt die folgenden Aufgaben:\n1. Durchführung der monatlichen Entgeltabrechnung\n2. Einarbeitung von gesetzlichen und tariflichen Änderungen\n3. Support\n4. Aktualisierungen von Krankenkassen-Datensätze\n5. Aktualisierungen der Lohnsteuertabellen\n6. Pflege steuerliche Freibeträge\n7. Pflege Pfändungstabellen\n8. Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)\n9. Datensatz Krankenkassenmeldung (DSKK)\n10. Elektronische Entgeltersatzleistung (EEL)\n11. Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)\n12. Unterstützung bei der Erstellung und Übermittlung von Statistiken\n13. Erstellung der Verdienstabrechnung\n14. Erstellung der Zahlungsdateien\n15. Erstellung der Meldungen zur Sozialversicherung und Übermittlung\n16. Bereitstellung von Auswertungen\n17. Erstellung und Übermittlung von Bescheinigungen\n18. Leistungsorientierte Bezahlung (LoB)\n19. Bereitstellung der Unterlagen\n20. Archivierung der Unterlagen\n21. Druck, Kuvertierung und Versand

Beschreibung der Optionen

Der Vertrag wird für eine Laufzeit von mindestens 3 Jahren beginnend mit Zuschlagserteilung geschlossen. Der Vertrag kann bis zu zwei Mal um jeweils 1 Jahr durch einseitige Erklärung der Auftraggeberin verlängert werden. Die maximale Vertragsdauer beträgt bei Inanspruchnahme der Verlängerungsoptionen 5 Jahre.

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung vergibt die AG die Übernahme von Altdaten und andere Migrationsleistungen vom bisherigen P&I LOGA3 in das im Aufbau befindliche SAP S/4 HANA HCM (H4S4).\n\nAufgaben der Auftragnehmenden\nDie AN übernimmt die folgenden Aufgaben:\n1. Übernahme von Altdaten und andere Migrationsleistungen

Beschreibung der Optionen

Der Vertrag wird für eine Laufzeit von mindestens 1 Jahr beginnend mit Zuschlagserteilung geschlossen. Der Vertrag kann bis zu ein Mal um jeweils 1 Jahr durch einseitige Erklärung der Auftraggeberin verlängert werden. Die maximale Vertragsdauer beträgt bei Inanspruchnahme der Verlängerungsoptionen 2 Jahre.

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung vergibt die AG eine Greenfield Migration von der R/3 Version des SAP-Systems der AG auf die aktuelle Version S/4 HANA. Durch den Umstieg soll das SAP-System zukunftsfähig aufgestellt werden und eine Basis für eine digitale Verwaltung für die AG geschaffen werden.\nIm Rahmen der Migration soll die bisherige SAP-Systemlandschaft um das Modul Sales and Distribution (SD) erweitert werden.\n\nAufgaben der Auftragnehmenden\nDie AN übernimmt die folgenden Aufgaben:\n1. Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft\n2. Prüfung auf Umsetzbarkeit als eigener Mandant\n3. Migration des Buchungskreises DSMZ in einen eigenen Mandanten (Optional)\n4. Rollen- und Berechtigungskonzept\n5. Beratung zur SAP-Lizenzierung\n6. Schulungen\n7. Dokumentation

Beschreibung der Beschaffung

Die AG plant im Rahmen der bevorstehenden SAP S/4 HANA-Migration auch SAP-nahe Geschäftsprozesse, also Geschäftsprozesse mit SAP-Bezug, die nicht im SAP-Standard umgesetzt werden können, zu digitalisieren. Über eine Integrationsplattform sollen diese Prozesse, inklusive der dazugehörigen Workflows umgesetzt und durchgeführt werden.\n\nAufgaben der Auftragnehmenden\nDie AN übernimmt die folgenden Aufgaben:\n1. Bereitstellung der Integrationsplattform\n2. Wartung und Support\n3. Schulungen zur Integrationsplattform

Beschreibung der Beschaffung

Die AG plant im Rahmen der bevorstehenden SAP S/4 HANA-Migration auch SAP-nahe Geschäftsprozesse, also Geschäftsprozesse mit SAP-Bezug, die nicht im SAP-Standard umgesetzt werden können, zu digitalisieren. Im Rahmen der Vergabe sollen diese Geschäftsprozesse analysiert, ggf. optimiert und in einen digitalen Work-flow überführt werden.\n\nAufgaben der Auftragnehmenden\nDie AN übernimmt die folgenden Aufgaben:\n1. Prozessanalyse\n2. Konzeptionsentwicklung\n3. Umsetzung\n4. Schulungen\n5. Dokumentation

Beschreibung der Optionen

Der Vertrag wird für eine Laufzeit von mindestens 3 Jahren beginnend mit Zuschlagserteilung geschlossen. Der Vertrag kann bis zu ein Mal um jeweils 1 Jahr durch einseitige Erklärung der Auftraggeberin verlängert werden. Die maximale Vertragsdauer beträgt bei Inanspruchnahme der Verlängerungsoptionen 4 Jahre.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Von allen Bietern sind für alle Lose folgende Nachweise und Eigenerklärungen zu erbringen - Ausnahmen für einzelne Lose werden kenntlich gemacht:\n****\nAnforderungen an die Eignung, allgemein\n- Sonstige besondere Bedingungen nach § 128 GWB\n- Angaben, dass zwingende Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB nicht vorliegen, Dokument "Eigenerklärung Eignung" \n- Angaben, dass fakultative Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB nicht vorliegen, Dokument "Eigenerklärung Eignung" \n- Angaben zur Selbstreinigung gemäß § 125 GWB, Dokument "Eigenerklärung \nEignung" \n- Verpflichtungserklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes, Dokument \n"Eigenerklärung Eignung" \n- Antikorruptionserklärung, Dokument "Antikorruptionsklausel HZI" \n- Erklärung zum Ausschluss von Interessenkonflikten, Dokument "Eigenerklärung Eignung" \n- Verschwiegenheitserklärung, Dokument "Eigenerklärung Eignung" \n- Belege der sonstigen Eignung\n- Datenschutzerklärung, Dokument "Datenschutzhinweise HZI"\n- Anlage V Datenschutz IT-Sicherheit Vertraulichkeit \n- Anlage Z Vereinbarung zur Zusammenarbeit\n- Verpflichtungserklärung Insolvenz, Dokument "Eigenerklärung Eignung"\n- Allgemeine Einkaufsbedingungen, Dokument "Allgemeine Einkaufsbedingungen HZI"\n- Besondere Vertragsbedingungen, Dokument "Besondere Vertragsbedingungen HZI"\n- Bieterfragenkatalog (falls einschlägig), Dokument "Bieterfragen&Konkretisierungen"\n- Russland-Sanktion gem. Art. 5k der Verordnung (EU) 2022/576, Dokument \n"Eigenerklärung RUS-Sanktionen"\n\nVon allen Bietern sind für alle Lose folgende Nachweise und Eigenerklärungen zu erbringen - Ausnahmen für einzelne Lose werden kenntlich gemacht:\n****\n1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung\n1.1 Berufs- und Handelsregistereintragung\nNachweis des Eintrags ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechts-vorschrift des Landes, in dem der Bieter ansässig ist (§ 122 Abs. 2 Nr. 1 GWB i.V.m. § 44 VgV). Der Auszug darf nicht älter als 12 Monate sein. Der Nachweis muss dem Angebot zwingend beigelegt werden.\n****

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Von allen Bietern sind für alle Lose folgende Nachweise und Eigenerklärungen zu erbringen - Ausnahmen für einzelne Lose werden kenntlich gemacht:\n****\n2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit\n2.1 Haftpflichtversicherung \nNachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen:\n\n- Personen- und Sachschäden: Mindestens 1.000.000,00 Euro pro Schadens-fall, zweifach maximiert im Jahr\n- Vermögensschäden: Mindestens 500.000,00 Euro pro Schadensfall, zweifach maximiert im Jahr\n\nDie Haftpflichtversicherung muss bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversi-cherer oder Kreditinstitut abgeschlossen worden sein. Die Haftpflichtversicherung muss während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten und nachgewiesen werden. Der Bieter hat zu gewährleisten, dass zur Deckung eines Schadens aus dem Vertrag Versicherungsschutz in Höhe der im Vertrag genannten Deckungs-summen besteht.\n\nEin Versicherungsnachweis über die geforderte Firmenhaftpflichtversicherung bezie-hungsweise eine schriftliche Erklärung des Versicherers zur Erhöhung der Firmenhaftpflichtversicherung im Auftragsfall muss dem Angebot zwingend beigelegt werden.\n****

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Von allen Bietern sind für alle Lose folgende Nachweise und Eigenerklärungen zu erbringen - Ausnahmen für einzelne Lose werden kenntlich gemacht:\n****\n3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit\n3.1 Eigenerklärung Katalog-IT-Sicherheitskriterien\nDas Unternehmen erfüllt die Anforderungen der Eigenerklärung Katalog-IT-Sicherheitskriterien.pdf. Diese ist dem Angebot ausgefüllt beizulegen. \n****\n3.2 Sprachniveau des angebotenen Personals\nDas angebotene Personal muss mindestens über das Niveau C1 in Deutsch und B2 in Englisch (jeweils für die Lose 1, 5, 6 und 7 zusätzlich) des gemeinsamen europäi-schen Referenzrahmens für Sprachen verfügen. Der Nachweis ist per Eigenerklärung zu führen.\n****\n3.3 Referenzen\nDem Angebot ist eine Referenzliste mit jeweils zwei erfolgreich abgeschlossenen, vergleichbaren Projekten der letzten fünf Jahren (gerechnet ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung des Vergabeverfahrens) je Los, mit Ansprechpartner in den Organi-sationen, die eine Leistung beauftragt haben, beizulegen.\nEs müssen die folgenden Angaben genannt werden:\n1. Leistungszeitraum: Projektlaufzeit (mindestens sechs (6) Monate)\n2. Leistungsgegenstand: Vergleichbarer inhaltlicher Leistungsumfang der jeweiligen Lose \n3. Leistungsempfänger: Universitäten und Außeruniversitäre Forschung \n\nBei der Abgabe eines Angebotes für mehrere Lose kann dieselbe Referenz für meh-rere Lose benannt werden, sofern diese den Anforderungen der einzelnen Lose und Referenzen entspricht, die die Auftraggeberin hier festlegt. Die Anforderungen an den Leistungsumfang erhöhen sich dadurch nicht.\n\nBitte beachten Sie, dass zur Überprüfbarkeit der persönlichen Referenzen die Kontaktdaten des Ansprechpartners (Name, Email, Telefonnummer) des Refe-renzgebers angegeben werden müssen.\n\nReferenzen, welche die vorgenannten Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden nicht anerkannt. Der Auftraggeber wird die angegebenen Referenzen stichprobenar-tig überprüfen. Falsche oder fehlerhafte Angaben führen zur Nichtberücksichtigung der angegebenen Referenz. Sofern hierdurch bedingt die geforderte Mindestanzahl an Referenzen unterschritten wird, ist die projektspezifische Eignung nicht nachge-wiesen. \n\nDas Angebot wird in diesem Fall von der Wertung ausgeschlossen.\n\nDer Nachweis erfolgt mittels Erklärung über die erbrachten Referenzen.\n****\n3.4 Bereitstellung von Technischen und organisatorischen Maßnahmen durch den Bieter (TOM)\nDer Bieter hat mit Einreichung seines Angebots die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) in deutscher oder englischer Version bereitzustellen. \n****

Für alle Lose (Los 1 bis Los 7): Die Auftraggeberin behält sich vor, verifizierende Fachgespräche mit den Bietern zu führen, sollten sich im Rahmen der Sichtung der Konzepte Fragen ergeben. Diese Fachgespräche dienen lediglich der Verifizierung des Angebots und fließen nicht in die Wertung mit ein. \n****\n\nFür Los 7: Rahmenvertrag - Digitalisierung SAP naher Prozesse: Hierbei handelt es sich um den Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer.\n****\n\nBestandteile der Vergabeunterlagen, die Vertragsbestandteil werden, auszufüllen zu unterschreiben und mit dem Angebot abzugeben sind:\n1. Angebotsschreiben \n2. Preisblatt (für das jeweilige Los auszufüllen)\n3. Eigenerklärung Eignung \n4. Eigenerklärung Katalog-IT-Sicherheitskriterien\n5. Eigenerklärung zu Unternehmensreferenzen \n6. Eigenerklärung RUS-Sanktionen\n7. Allgemeine Einkaufsbedingungen HZI\n8. Besondere Vertragsbedingungen HZI\n9. Datenschutzhinweise HZI\n10. Bieterfragen&Konkretisierungen (falls einschlägig)\n11. Bestätigung Bietergemeinschaft (falls zutreffend)\n12. Verpflichtungserklärung und Verzeichnis der Leistungen und Kapazitäten anderer Unternehmen (falls zutreffend)\n13. Anlage V Datenschutz IT-Sicherheit Vertraulichkeit\n14. EVB-IT Systemvertrag für das jeweilige Los (bitte die hierfür vorgesehenen gelb markierten Felder ausfüllen) \n15. EVB-IT Dienstvertrag für das jeweilige Los (bitte die hierfür vorgesehenen gelb markierten Felder ausfüllen) \n16. Formular AVV (bitte soweit möglich ausfüllen - Konkretisierungen erfolgen im Rahmen des Vertragsschlusses)\n17. Antikorruptionsklausel HZI\n****\n\nBestandteile der Vergabeunterlagen, die Vertragsbestandteil werden und die beim Bieter verbleiben:\n1. Leistungsbeschreibung für die jeweiligen Lose \n2. Spezifikationen zu den jeweiligen Leistungsbeschreibungen\n3. Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (dieses Dokument)\n4. Anlage Z Vereinbarung zur Zusammenarbeit\n5. Geheimhaltungsvereinbarung (mit Zuschlag)\n6. EVB-IT Systemvertrag-AGB\n7. EVB-IT Dienstleistungs-AGB\n****\n\nBestandteile der Vergabeunterlagen, die vom Bieter zusätzlich einzureichen sind:\n1. Nachweis Berufs- /Handelsregistereintragung \n2. Nachweis Haftpflichtversicherung \n3. TOM’s (deutsch oder englisch)\n4. Konzept für das jeweilige Los \n****

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

1) Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.\n\n2) Insbesondere § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1, Nr. 2 und 3 GWB sowie § 134 Abs. 2 GWB sind zu beachten.\n\n3) Die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit des Vertragsschlusses nach § 135 GWB endet spätestens 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union, vgl. § 135 Abs. 2 Satz 2 GWB.

Kurze Beschreibung

Durch die SAP S/4 Migration der AG ist es notwendig eine SAP S/4 Systemumge-bung bereitzustellen, sowie das aktuelle R/3 System in ein Revisionssystem zu über-führen. Zu diesem Zweck wird im Rahmen einer Vergabe eine Dienstleisterin ge-sucht, die die damit verbundenen Aufgaben übernimmt.

Der Auftrag ist in folgende 7 Lose aufgeteilt:

1. Los 1: Migration SAP S/4HANA
2. Los 2: Migration SAP S/4HANA (Personalwesen)
3. Los 3: Migration SAP S/4HANA (Personalwesen: Outsourcing Entgeltabrech-nung)
4. Los 4: Migration SAP S/4HANA (Übernahme von Altdaten aus LOGA3)
5. Los 5: Migration SAP S/4HANA Los: Sales and Distribution (SD)
6. Los 6: Bereitstellung einer Integrationsplattform
7. Los 7: Rahmenvertrag: Digitalisierung SAP naher Prozesse

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung vergibt die AG eine Greenfield Migrati-on von der R/3 Version des SAP-Systems der AG auf die aktuelle Version S/4 HANA. Durch den Umstieg soll das SAP-System zukunftsfähig aufgestellt werden und eine Basis für eine digitale Verwaltung für die AG geschaffen werden.

Aufgaben der Auftragnehmenden
Die AN übernimmt die folgenden Aufgaben:
1. Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft
2. Unterstützung Datenbereinigung
3. Übernahme von Altdaten und andere Migrationsleistungen
4. Durchführen der Customer Vendor Integration (CVI)
5. Rollen- und Berechtigungskonzept
6. Beratung zur SAP-Lizenzierung
7. Schulungen
8. Dokumentation
9. Change Management
10. Konzeption und Begleitung der Veränderungskommunikation
11. Konfliktmanagement

Beschreibung der Beschaffung

Die AG verwendet zurzeit P&I LOGA3 als Lösung für das Personalwesen. Im Rah-men der SAP S/4HANA Migration soll diese Lösung abgelöst werden und das Personalwesen in SAP integriert werden. Zudem wird für zwei Mandantinnen das Personalwesen im Rahmen der Geschäftsbesorgung abzubilden sein.

Aufgaben der Auftragnehmenden
Die AN übernimmt die folgenden Aufgaben:
1. Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft
2. Übernahme von Altdaten und andere Migrationsleistungen
3. Rollen- und Berechtigungskonzept
4. Beratung zur SAP-Lizenzierung
5. Schulungen
6. Dokumentation

Beschreibung der Beschaffung

Die Entgeltabrechnung der AG wird zurzeit durch einen Dienstleistenden erbracht. Nach der Umstellung auf SAP HCM for S/4HANA On-Premise (H4S4) soll die Entgel-tabrechnung weiterhin durch einen Dienstleistenden erbracht werden. Diese Leistung ist Gegenstand dieser Vergabe.

Aufgaben der Auftragnehmenden
Die AN übernimmt die folgenden Aufgaben:
1. Durchführung der monatlichen Entgeltabrechnung
2. Einarbeitung von gesetzlichen und tariflichen Änderungen
3. Support
4. Aktualisierungen von Krankenkassen-Datensätze
5. Aktualisierungen der Lohnsteuertabellen
6. Pflege steuerliche Freibeträge
7. Pflege Pfändungstabellen
8. Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)
9. Datensatz Krankenkassenmeldung (DSKK)
10. Elektronische Entgeltersatzleistung (EEL)
11. Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
12. Unterstützung bei der Erstellung und Übermittlung von Statistiken
13. Erstellung der Verdienstabrechnung
14. Erstellung der Zahlungsdateien
15. Erstellung der Meldungen zur Sozialversicherung und Übermittlung
16. Bereitstellung von Auswertungen
17. Erstellung und Übermittlung von Bescheinigungen
18. Leistungsorientierte Bezahlung (LoB)
19. Bereitstellung der Unterlagen
20. Archivierung der Unterlagen
21. Druck, Kuvertierung und Versand

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung vergibt die AG die Übernahme von Altdaten und andere Migrationsleistungen vom bisherigen P&I LOGA3 in das im Aufbau befindliche SAP S/4 HANA HCM (H4S4).

Aufgaben der Auftragnehmenden
Die AN übernimmt die folgenden Aufgaben:
1. Übernahme von Altdaten und andere Migrationsleistungen

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung vergibt die AG eine Greenfield Migration von der R/3 Version des SAP-Systems der AG auf die aktuelle Version S/4 HANA. Durch den Umstieg soll das SAP-System zukunftsfähig aufgestellt werden und eine Basis für eine digitale Verwaltung für die AG geschaffen werden.
Im Rahmen der Migration soll die bisherige SAP-Systemlandschaft um das Modul Sales and Distribution (SD) erweitert werden.

Aufgaben der Auftragnehmenden
Die AN übernimmt die folgenden Aufgaben:
1. Erstellung des Gesamtsystems und Herbeiführung der Betriebsbereitschaft
2. Prüfung auf Umsetzbarkeit als eigener Mandant
3. Migration des Buchungskreises DSMZ in einen eigenen Mandanten (Optional)
4. Rollen- und Berechtigungskonzept
5. Beratung zur SAP-Lizenzierung
6. Schulungen
7. Dokumentation

Beschreibung der Beschaffung

Die AG plant im Rahmen der bevorstehenden SAP S/4 HANA-Migration auch SAP-nahe Geschäftsprozesse, also Geschäftsprozesse mit SAP-Bezug, die nicht im SAP-Standard umgesetzt werden können, zu digitalisieren. Über eine Integrationsplattform sollen diese Prozesse, inklusive der dazugehörigen Workflows umgesetzt und durchgeführt werden.

Aufgaben der Auftragnehmenden
Die AN übernimmt die folgenden Aufgaben:
1. Bereitstellung der Integrationsplattform
2. Wartung und Support
3. Schulungen zur Integrationsplattform

Beschreibung der Beschaffung

Die AG plant im Rahmen der bevorstehenden SAP S/4 HANA-Migration auch SAP-nahe Geschäftsprozesse, also Geschäftsprozesse mit SAP-Bezug, die nicht im SAP-Standard umgesetzt werden können, zu digitalisieren. Im Rahmen der Vergabe sollen diese Geschäftsprozesse analysiert, ggf. optimiert und in einen digitalen Work-flow überführt werden.

Aufgaben der Auftragnehmenden
Die AN übernimmt die folgenden Aufgaben:
1. Prozessanalyse
2. Konzeptionsentwicklung
3. Umsetzung
4. Schulungen
5. Dokumentation

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Von allen Bietern sind für alle Lose folgende Nachweise und Eigenerklärungen zu erbringen - Ausnahmen für einzelne Lose werden kenntlich gemacht:
****
Anforderungen an die Eignung, allgemein
- Sonstige besondere Bedingungen nach § 128 GWB
- Angaben, dass zwingende Ausschlussgründe gemäß § 123 GWB nicht vorliegen, Dokument "Eigenerklärung Eignung"
- Angaben, dass fakultative Ausschlussgründe gemäß § 124 GWB nicht vorliegen, Dokument "Eigenerklärung Eignung"
- Angaben zur Selbstreinigung gemäß § 125 GWB, Dokument "Eigenerklärung
Eignung"
- Verpflichtungserklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes, Dokument
"Eigenerklärung Eignung"
- Antikorruptionserklärung, Dokument "Antikorruptionsklausel HZI"
- Erklärung zum Ausschluss von Interessenkonflikten, Dokument "Eigenerklärung Eignung"
- Verschwiegenheitserklärung, Dokument "Eigenerklärung Eignung"
- Belege der sonstigen Eignung
- Datenschutzerklärung, Dokument "Datenschutzhinweise HZI"
- Anlage V Datenschutz IT-Sicherheit Vertraulichkeit
- Anlage Z Vereinbarung zur Zusammenarbeit
- Verpflichtungserklärung Insolvenz, Dokument "Eigenerklärung Eignung"
- Allgemeine Einkaufsbedingungen, Dokument "Allgemeine Einkaufsbedingungen HZI"
- Besondere Vertragsbedingungen, Dokument "Besondere Vertragsbedingungen HZI"
- Bieterfragenkatalog (falls einschlägig), Dokument "Bieterfragen&Konkretisierungen"
- Russland-Sanktion gem. Art. 5k der Verordnung (EU) 2022/576, Dokument
"Eigenerklärung RUS-Sanktionen"

Von allen Bietern sind für alle Lose folgende Nachweise und Eigenerklärungen zu erbringen - Ausnahmen für einzelne Lose werden kenntlich gemacht:
****
1. Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
1.1 Berufs- und Handelsregistereintragung
Nachweis des Eintrags ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechts-vorschrift des Landes, in dem der Bieter ansässig ist (§ 122 Abs. 2 Nr. 1 GWB i.V.m. § 44 VgV). Der Auszug darf nicht älter als 12 Monate sein. Der Nachweis muss dem Angebot zwingend beigelegt werden.
****

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Von allen Bietern sind für alle Lose folgende Nachweise und Eigenerklärungen zu erbringen - Ausnahmen für einzelne Lose werden kenntlich gemacht:
****
2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
2.1 Haftpflichtversicherung
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Deckungssummen:

- Personen- und Sachschäden: Mindestens 1.000.000,00 Euro pro Schadens-fall, zweifach maximiert im Jahr
- Vermögensschäden: Mindestens 500.000,00 Euro pro Schadensfall, zweifach maximiert im Jahr

Die Haftpflichtversicherung muss bei einem in der EU zugelassenen Haftpflichtversi-cherer oder Kreditinstitut abgeschlossen worden sein. Die Haftpflichtversicherung muss während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten und nachgewiesen werden. Der Bieter hat zu gewährleisten, dass zur Deckung eines Schadens aus dem Vertrag Versicherungsschutz in Höhe der im Vertrag genannten Deckungs-summen besteht.

Ein Versicherungsnachweis über die geforderte Firmenhaftpflichtversicherung bezie-hungsweise eine schriftliche Erklärung des Versicherers zur Erhöhung der Firmenhaftpflichtversicherung im Auftragsfall muss dem Angebot zwingend beigelegt werden.
****

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Von allen Bietern sind für alle Lose folgende Nachweise und Eigenerklärungen zu erbringen - Ausnahmen für einzelne Lose werden kenntlich gemacht:
****
3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
3.1 Eigenerklärung Katalog-IT-Sicherheitskriterien
Das Unternehmen erfüllt die Anforderungen der Eigenerklärung Katalog-IT-Sicherheitskriterien.pdf. Diese ist dem Angebot ausgefüllt beizulegen.
****
3.2 Sprachniveau des angebotenen Personals
Das angebotene Personal muss mindestens über das Niveau C1 in Deutsch und B2 in Englisch (jeweils für die Lose 1, 5, 6 und 7 zusätzlich) des gemeinsamen europäi-schen Referenzrahmens für Sprachen verfügen. Der Nachweis ist per Eigenerklärung zu führen.
****
3.3 Referenzen
Dem Angebot ist eine Referenzliste mit jeweils zwei erfolgreich abgeschlossenen, vergleichbaren Projekten der letzten fünf Jahren (gerechnet ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung des Vergabeverfahrens) je Los, mit Ansprechpartner in den Organi-sationen, die eine Leistung beauftragt haben, beizulegen.
Es müssen die folgenden Angaben genannt werden:
1. Leistungszeitraum: Projektlaufzeit (mindestens sechs (6) Monate)
2. Leistungsgegenstand: Vergleichbarer inhaltlicher Leistungsumfang der jeweiligen Lose
3. Leistungsempfänger: Universitäten und Außeruniversitäre Forschung

Bei der Abgabe eines Angebotes für mehrere Lose kann dieselbe Referenz für meh-rere Lose benannt werden, sofern diese den Anforderungen der einzelnen Lose und Referenzen entspricht, die die Auftraggeberin hier festlegt. Die Anforderungen an den Leistungsumfang erhöhen sich dadurch nicht.

Bitte beachten Sie, dass zur Überprüfbarkeit der persönlichen Referenzen die Kontaktdaten des Ansprechpartners (Name, Email, Telefonnummer) des Refe-renzgebers angegeben werden müssen.

Referenzen, welche die vorgenannten Mindestanforderungen nicht erfüllen, werden nicht anerkannt. Der Auftraggeber wird die angegebenen Referenzen stichprobenar-tig überprüfen. Falsche oder fehlerhafte Angaben führen zur Nichtberücksichtigung der angegebenen Referenz. Sofern hierdurch bedingt die geforderte Mindestanzahl an Referenzen unterschritten wird, ist die projektspezifische Eignung nicht nachge-wiesen.

Das Angebot wird in diesem Fall von der Wertung ausgeschlossen.

Der Nachweis erfolgt mittels Erklärung über die erbrachten Referenzen.
****
3.4 Bereitstellung von Technischen und organisatorischen Maßnahmen durch den Bieter (TOM)
Der Bieter hat mit Einreichung seines Angebots die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) in deutscher oder englischer Version bereitzustellen.
****

Für alle Lose (Los 1 bis Los 7): Die Auftraggeberin behält sich vor, verifizierende Fachgespräche mit den Bietern zu führen, sollten sich im Rahmen der Sichtung der Konzepte Fragen ergeben. Diese Fachgespräche dienen lediglich der Verifizierung des Angebots und fließen nicht in die Wertung mit ein.
****

Für Los 7: Rahmenvertrag - Digitalisierung SAP naher Prozesse: Hierbei handelt es sich um den Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer.
****

Bestandteile der Vergabeunterlagen, die Vertragsbestandteil werden, auszufüllen zu unterschreiben und mit dem Angebot abzugeben sind:
1. Angebotsschreiben
2. Preisblatt (für das jeweilige Los auszufüllen)
3. Eigenerklärung Eignung
4. Eigenerklärung Katalog-IT-Sicherheitskriterien
5. Eigenerklärung zu Unternehmensreferenzen
6. Eigenerklärung RUS-Sanktionen
7. Allgemeine Einkaufsbedingungen HZI
8. Besondere Vertragsbedingungen HZI
9. Datenschutzhinweise HZI
10. Bieterfragen&Konkretisierungen (falls einschlägig)
11. Bestätigung Bietergemeinschaft (falls zutreffend)
12. Verpflichtungserklärung und Verzeichnis der Leistungen und Kapazitäten anderer Unternehmen (falls zutreffend)
13. Anlage V Datenschutz IT-Sicherheit Vertraulichkeit
14. EVB-IT Systemvertrag für das jeweilige Los (bitte die hierfür vorgesehenen gelb markierten Felder ausfüllen)
15. EVB-IT Dienstvertrag für das jeweilige Los (bitte die hierfür vorgesehenen gelb markierten Felder ausfüllen)
16. Formular AVV (bitte soweit möglich ausfüllen - Konkretisierungen erfolgen im Rahmen des Vertragsschlusses)
17. Antikorruptionsklausel HZI
****

Bestandteile der Vergabeunterlagen, die Vertragsbestandteil werden und die beim Bieter verbleiben:
1. Leistungsbeschreibung für die jeweiligen Lose
2. Spezifikationen zu den jeweiligen Leistungsbeschreibungen
3. Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (dieses Dokument)
4. Anlage Z Vereinbarung zur Zusammenarbeit
5. Geheimhaltungsvereinbarung (mit Zuschlag)
6. EVB-IT Systemvertrag-AGB
7. EVB-IT Dienstleistungs-AGB
****

Bestandteile der Vergabeunterlagen, die vom Bieter zusätzlich einzureichen sind:
1. Nachweis Berufs- /Handelsregistereintragung
2. Nachweis Haftpflichtversicherung
3. TOM’s (deutsch oder englisch)
4. Konzept für das jeweilige Los
****

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

1) Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist nach § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

2) Insbesondere § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1, Nr. 2 und 3 GWB sowie § 134 Abs. 2 GWB sind zu beachten.

3) Die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit des Vertragsschlusses nach § 135 GWB endet spätestens 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union, vgl. § 135 Abs. 2 Satz 2 GWB.

Für alle Lose (Los 1 bis Los 7): Die Auftraggeberin behält sich vor, verifizierende Fachgespräche mit den Bietern zu führen, sollten sich im Rahmen der Sichtung der Konzepte Fragen ergeben. Diese Fachgespräche dienen lediglich der Verifizierung des Angebots und fließen nicht in die Wertung mit ein.
****

Für Los 7: Rahmenvertrag - Digitalisierung SAP naher Prozesse: Hierbei handelt es sich um den Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem Wirtschaftsteilnehmer.
****

Bestandteile der Vergabeunterlagen, die Vertragsbestandteil werden, auszufüllen zu unterschreiben und mit dem Angebot abzugeben sind:
1. Angebotsschreiben
2. Preisblatt (für das jeweilige Los auszufüllen)
3. Eigenerklärung Eignung
4. Eigenerklärung Katalog-IT-Sicherheitskriterien
5. Eigenerklärung zu Unternehmensreferenzen
6. Eigenerklärung RUS-Sanktionen
7. Allgemeine Einkaufsbedingungen HZI
8. Besondere Vertragsbedingungen HZI
9. Datenschutzhinweise HZI
10. Bieterfragen&Konkretisierungen (falls einschlägig)
11. Bestätigung Bietergemeinschaft (falls zutreffend)
12. Verpflichtungserklärung und Verzeichnis der Leistungen und Kapazitäten anderer Unternehmen (falls zutreffend)
13. Anlage V Datenschutz IT-Sicherheit Vertraulichkeit
14. EVB-IT Systemvertrag für das jeweilige Los (bitte die hierfür vorgesehenen gelb markierten Felder ausfüllen)
15. EVB-IT Dienstvertrag für das jeweilige Los (bitte die hierfür vorgesehenen gelb markierten Felder ausfüllen)
16. Formular AVV (bitte soweit möglich ausfüllen - Konkretisierungen erfolgen im Rahmen des Vertragsschlusses)
17. Antikorruptionsklausel HZI
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Bestandteile der Vergabeunterlagen, die Vertragsbestandteil werden und die beim Bieter verbleiben:
1. Leistungsbeschreibung für die jeweiligen Lose
2. Spezifikationen zu den jeweiligen Leistungsbeschreibungen
3. Aufforderung zur Abgabe eines Angebots (dieses Dokument)
4. Anlage Z Vereinbarung zur Zusammenarbeit
5. Geheimhaltungsvereinbarung (mit Zuschlag)
6. EVB-IT Systemvertrag-AGB
7. EVB-IT Dienstleistungs-AGB
8. Anlagen.zip
9. Prozesse_HCM.zip
10. Migrationskonzept_HZI
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Bestandteile der Vergabeunterlagen, die vom Bieter zusätzlich einzureichen sind:
1. Nachweis Berufs- /Handelsregistereintragung
2. Nachweis Haftpflichtversicherung
3. TOM’s (deutsch oder englisch)
4. Konzept für das jeweilige Los
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