Modernisierung AV-Kommunikationsanlagen Sitzungssäle

Kurze Beschreibung

Das Forum der Kreisverwaltung Viersen, Rathausmarkt 2 soll renoviert und modernisiert werden. Zu den Räumen zählen der Sitzungssaal mit Foyer, sowie die Sitzungszimmer Peterborough, Lambersart, Cambridgeshire und das Limburgzimmer und der Flur um den Sitzungssaal. Die Räumlichkeiten sind aus dem Jahre 1982 und werden für politische Sitzungen des Kreises Viersen und der Stadtverwaltung Viersen genutzt. Die Kreisverwaltung Viersen wird im Zuge der Sanierung des Forums auch den Ausbau der AV-Kommunikationsanlagen (kurz: Medientechnik) vornehmen. Alle Räume sollen mit zukunftsfähiger Bild- und Tontechnik, ergonomischer Steuerung und einer hochwertigen hybriden Videokonferenztechnik ausgestattet werden.

Zusätzliche Informationen

Die Wirtschaftlichkeit der Angebote wird anhand der unter II.2.5 genannten Zuschlagskriterien ermittelt. Die einzelnen Punkte werden wie folgt ermittelt:
Angebotspreis:
In dem Kriterium Angebotspreis werden 10 Punkte als Maximalbewertung vergeben. Der niedrigste Preis erhältdabei 10 Punkte. Alle abgegebenen Preise, die gleich oder größer des 2-fachen des niedrigsten Preises sind, erhalten eine Gewichtung von 0. Im Intervall von 1 bis 2 wird die Punktzahl mittels linearer Interpolation bestimmt.
Bei den nachfolgenden Zuschlagskriterien handelt es sich um qualitative Kriterien, die nach ihrem Zielerfüllungsgrad bepunktet werden. Grundsätzlich wird eine zwischen den Angeboten vergleichende Bewertung vorgenommen. Die Bewertung qualitativer Kriterien erfolgt nach der folgenden Abstufung:
• Hoher Zielerfüllungsgrad der Erwartungen des Auftraggebers, überzeugende Darstellung: 10 Punkte
• Guter Zielerfüllungsgrad der Erwartungen des Auftragsgebers, geringe Abstriche in der Überzeugungskraft der Darstellung: 7,5 Punkte
• Mittlerer Zielerfüllungsgrad der Erwartungen des Auftraggebers, durchschnittliche, plausible Darstellung: 5 Punkte
• Geringer Zielerfüllungsgrad der Erwartungen des Auftraggebers, wenig plausible Darstellung: 2,5 Punkte
• Die Anforderungen des Auftraggebers werden nicht erfüllt oder es erfolgte keine Darstellung/Angabe: 0 Punkte
Methodisches Konzept:
Die Aufgabe der Bieter ist es, mit Angebotsabgabe ein aussagekräftiges Konzeptpapier zu erstellen, aus dem sich die strukturierte Vorgehensweise zur Realisierung der ausgeschriebenen Leistung ergibt. Der Auftraggeber erwartet, durch dieses Papier einen Eindruck über das Vorgehen bei der Erbringung der beschriebenen Leistung und der daraus resultierenden Ergebnisqualität zu erhalten. Die Ausführungen und Schilderungen zum methodischen Konzept sollen über einen Umfang von maximal vier DIN A4 Seiten verfügen. Das Papier wird mit bis zu 60 Punkten bewertet, die mit einer Gewichtung von 20 % in die Bewertung der Wirtschaftlichkeit des Angebotes eingehen. Wird das Konzept nicht eingereicht, erhält der Bieter hierfür 0 Punkte; eine Nachforderung wird nicht erfolgen. Bei der Bepunktung der Schilderungen zur Vorgehensweise im Konzeptpapier legt der Auftraggeber besonderen Wert auf die nachfolgenden Aspekte (eine entsprechende Gliederung des Papiers ist nicht erforderlich), pro Unterkriterium sind bis zu 10 Punkte (insgesamt 60 Punkte) erreichbar:
• Erläuterung der Vorgehensweise (Lösungsansätze zum Bauen im Bestand, zur Integration mit vorhandener Infrastruktur, Integration im laufenden Betrieb, Personalorganisation, Projektleitung, Beschreibung des Ablaufs, Vorgehensweise bei der Programmierung und den Einmessungsarbeiten, Arbeitszeiten, lärmintensive Arbeiten, Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten, etc.) in diesem Projekt
• Sicherstellung von Kosten, Qualität und Terminen
• Umgang mit Nachträgen
• Risikomanagement
• Umgang mit der aktuellen Marktsituation
• Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit der Schilderungen, Qualität des Gesamtpapieres
Terminverlaufsplan:
Neben dem Konzeptpapier ist durch den Bieter ein Terminplan zu erstellen, aus dem der beabsichtigte Terminverlauf bis zur vorgegebenen Fertigstellungsfrist erkennbar ist. Es handelt sich bei dem Terminverlaufsplan im Zuschlagsfall noch nicht um ein freigegebenes Dokument; die Feinterminplanung ist dann mit dem Auftraggeber abzustimmen. Bei der Bepunktung des Terminverlaufsplans legt der Auftraggeber besonderen Wert auf die nachfolgenden Aspekte, pro Unterkriterium sind bis zu 10 Punkte (insgesamt 50 Punkte) erreichbar:
• logische Abfolge der Zeiträume
• Angabe von Meilensteinen
• Detaillierungsgrad der Leistungsschritte
• Personaleinsatzplanung inkl. Qualifikationsniveau
• Angemessenheit der Zeitplanung
Qualifikation des eingesetzten Teams:
Es ist eine Darstellung des im Auftragsfall einzusetzenden Projektteams erforderlich. Insgesamt sind maximal 100 Punkte erreichbar. Bewertet werden die vier operativ im Projekt tätigen Mitarbeiter (inkl. Projektleiter) entsprechend ihrer beruflichen Qualifikation, Erfahrung und persönlicher Referenzen. Es muss deutlich werden, dass mit dem Projektteam der Projekterfolg (Kosten, Termine, Qualität) sichergestellt werden kann. Folgende Unterkriterien werden bewertet:
o Projektleiter
• zwei persönliche Referenzen als Projektleiter über Medientechnik in Konferenzbereichen mit je einem Auftragsvolumen > 100.000 € mit Fertigstellung zwischen 2016 und 2022 (10 Punkte)
• eine persönliche Referenz als Projektleiter über Medientechnik in Konferenzbereichen mit einem Auftragsvolumen > 100.000 € mit Fertigstellung zwischen 2016 und 2022 (5 Punkte)
• keine persönliche Referenz als Projektleiter über Medientechnik in Konferenzbereichen mit einem Auftragsvolumen > 100.000 € mit Fertigstellung zwischen 2016 und 2022 (0 Punkte)
o Teammitglied 1
• MINT-Studium oder technische Ausbildung im Bereich der Medientechnik (5 Punkte)
• Berufserfahrung im Bereich der Medien- oder Veranstaltungstechnik über 10 Jahre (5 Punkte)
• Berufserfahrung im Bereich der Medien- oder Veranstaltungstechnik über 5 und unter 10 Jahre (2 Punkte)
• Berufserfahrung im Bereich der Medien- oder Veranstaltungstechnik über 2 und unter 5 Jahre (1 Punkt)
o Teammitglied 2
• MINT-Studium oder technische Ausbildung im Bereich der Medientechnik (5 Punkte)
• Berufserfahrung im Bereich der Medien- oder Veranstaltungstechnik über 10 Jahre (5 Punkte)
• Berufserfahrung im Bereich der Medien- oder Veranstaltungstechnik über 5 und unter 10 Jahre (2 Punkte)
• Berufserfahrung im Bereich der Medien- oder Veranstaltungstechnik über 2 und unter 5 Jahre (1 Punkt)
o Sonstige Angaben zum Team
• Anzahl der regulären Teammitglieder: 5 oder mehr (10 Punkte)
• Anzahl der Reserve-Teammitglieder für Auslastungsspitzen: 5 oder mehr (10 Punkte)
• Anzahl der Reserve-Teammitglieder für Auslastungsspitzen: 1 bis 4 (5 Punkte)
- Fortsetzung siehe VI.3) -

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123 und 124 GWB; der Auftraggeber behält sich vor, bei Zweifeln an der Richtigkeit der Eigenklärungen Fremdbescheinigungen über das Nichtvorliegen der vorgenannten Ausschlussgründe nachzufordern, Formblatt 124 LD.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

- Eigenerklärung insbesondere im Hinblick auf die zur Verfügung stehenden Mitarbeiter, Formblatt 124 LD
- Nachweis von drei Projektreferenzen vergleichbarer Art (Medientechnik in hybriden Konferenz- und Sitzungsräumen (in öffentlichen Einrichtungen oder in privatwirtschaftlichen Unternehmen) und eingesetzter Technologie (LED-Wand, Diskussionsanlagen, AVoverIP-Signaldistribution)). Der Projektumfang je Referenz muss größer/gleich 100.000 € netto betragen. Der Fertigstellungszeitraum muss zwischen 2016 und 2022 liegen.
- Namentliche Benennung des Projektteams für die Realisierung der Maßnahme. Das Projektteam muss mindestens 3 Personen aufweisen (Projektleiter, Programmierer, Techniker). Der Projektleiter muss mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Projektleiter im Bereich der Medien- oder Veranstaltungstechnik aufweisen und ein MINT-Studium oder eine technische Ausbildung absolviert haben. Dies ist bei Angebotsabgabe durch Einreichen entsprechender Urkunden nachzuweisen.

1. Der AG weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden europaweiten Veröffentlichung im Supplement zum Amtsblatt der EU maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird und der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig, verändert oder mit weiteren Angaben wiedergegeben wird;
2. Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch auf dem o.g. Vergabeportal zur Verfügung gestellt. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das o. g. Vergabeportal. Beteiligte sind daher im eigenen Interesse gehalten, die dort für diese eingerichteten Postfächer regelmäßig auf neue Informationen der Vergabestelle zu kontrollieren;
3. Jeder Bewerber / jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft hat die unter III.1.1 - 1.3) genannten Nachweise und Erklärungen entsprechend vorzulegen.
4. Jeder Bewerber / jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft hat zusätzlich die Eigenerklärung-Sanktionen-EU (unterschrieben) sowie die unter II.2.14) geforderten Unterlagen (Konzepte/Nachweise) mit Angebotsabgabe einzureichen. Ein fehlendes methodisches Konzept wird nicht nachgefordert.
Weiterhin ist zur Pos. 1.08.02.040 - Programmierung Mediensteuerung folgendes mit einzureichen:
Bestandteil dieser Position ist die Abgabe einer Kalkulationstabelle zur Programmierung, aufgeteilt nach Raum und Funktionsbereich. Die Tabelle muss nachvollziehbar den Aufwand der Programmierstunden mit Stunden- und Tagessatz beinhalten. Es sind Informationen zum Aufwand der Einbindung von einzelnen Komponenten wie z. B. Projektionssysteme, Displays, Signalübertragungskomponenten, Audio DSP etc. in der Tabelle aufzuführen.
Darüber hinaus ist darzustellen, mit welchem Stundenaufwand wird ein Static Touchpanel Element, ein Dynamic Touchpanel Element, eine gesamte Touchpanel Seite kalkuliert. Diese Tabelle ist dem Angebot zwingend beizufügen.
5. Fortsetzung zu Ziffer II.2.14) Zusätzliche Angaben:
o Qualifikationsnachweise in Form von Zertifikaten oder Bescheinigungen. Die Person, auf die das Zertifikat ausgeschrieben ist, muss im Projekt tätig sein. Durch den Bieter selbst erstellte Zertifikate werden nicht berücksichtigt.
• Programmierung Steuerungssysteme (10 Punkte)
• Programmierung Monitoring- und Support Systeme (10 Punkte)
• Diskussionsanlagen (10 Punkte)
• Netzwerktechnik (10 Punkte)
• Einbindung W-LAN basierter BYOD-Systeme (10 Punkte)

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann ein Nachprüfverfahren bei der Vergabekammer beantragt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).