Nutzung einer Software-Lösung (Cloud) zur rechtskonformen und automatisierten Umsetzung der Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Überlassung einer geeigneten Software-Lösung für die Einhaltung und Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes, gemäß den gesetzlichen Anforderungen und der hier nachfolgenden Leistungsbeschreibung.
Der Nutzungszeitraum der Softwarelösung beginnt mit Erteilung des Zuschlages und vollzieht sich über 4 Jahre, spätestens mit Ende zum 31.12.2028.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Überlassung einer geeigneten Software-Lösung für die Einhaltung und Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes, gemäß den gesetzlichen Anforderungen und der hier nachfolgenden Leistungsbeschreibung.
Der Nutzungszeitraum der Softwarelösung beginnt mit Erteilung des Zuschlages und vollzieht sich über 4 Jahre, spätestens mit Ende zum 31.12.2028.


Der Ausschreibungsgegenstand umfasst die folgenden Leistungsbereiche:
1. Herstellung der Nutzungs- und Betriebsbereitschaft:
Die Inbetriebnahme erfolgt in beidseitiger Abstimmung zeitnah nach Erteilung des Zuschlages.
2. Schulung der Angestellten des AGs:
Der Angebotsumfang muss inklusive Schulungen von Administrator*Innen und Anwender*innen sein.
3. Dokumentation
Es müssen Benutzerhandbücher in Deutsch und Englisch dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden, die bei Updates aktualisiert werden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Einzureichende Unterlagen:
- 6. Nachweis einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Angabe des Versicherungsunternehmens und der Deckungssumme.
Als Formblatt der Datei 02 Eignungsformblätter mit Teilnahmeantrag

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Sonstiges: Einzureichende Unterlagen:
- 9. Ggfs. Erklärung Bietergemeinschaft (mit dem Teilnahmeantrag mittels Dritterklärung vorzulegen): BGB-Gesellschaft mit gesamtschuldnerischer Haftung mit Listung aller Mitglieder und deren bevollmächtigter Vertreter inkl. Nennung eines bevollmächtigten Vertreters, der die Arbeitsgemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt. Mit dem Teilnahmeantrag / Angebot ist eine von allen Gemeinschaftsmitgliedern rechtsverbindlich unterschriebene Erklärung abzugeben, dass die federführende Firma als bevollmächtigter Vertreter die aufgeführten Gemeinschaftsmitglieder gegenüber dem Auftraggeber vertritt und mit Wirkung für jedes Mitglied für die vertragsgemäße Ausführung der Leistung als Gesamtschuldner haftet.

Als Formblatt der Datei 02 Eignungsformblätter mit Teilnahmeantrag

- 10. Ggfs. Erklärung Unterauftragnehmer (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nur auszufüllen, sofern Teilleistungen an Unterauftragnehmer weitergegeben werden oder sofern sich der Bewerber bzw. Bieter für den Eignungsnachweis auf einen Unterauftragnehmer beruft. In diesem Fall ist eine Abgabe zusammen mit dem Teilnahmeantrag bzw. Angebot erforderlich! Weiterhin ist im Falle der Eignungsleihe eine Verfügbarkeitserklärung (siehe Formblatt Verfügbarkeitserklärung) vom Unterauftragnehmer bereits mit dem Teilnahmeantrag bzw. Angebot einzureichen. Im Falle der Ausführung von Teilen des Auftrags wird diese vor Zuschlagserteilung nachgefordert.

Als Formblatt der Datei 02 Eignungsformblätter mit Teilnahmeantrag
- 11. Ggfs. Verfügbarkeitserklärung zur Erklärung Unterauftragnehmer (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Nur parallel zur "Erklärung Unterauftragnehmer" auszufüllen und vom Unterauftragnehmer zu unterzeichnen, sofern Teilleistungen an Unterauftragnehmer weitergegeben werden (Leistungsausführung durch Unterauftragnehmer) oder sofern sich der Bewerber bzw. Bieter für den Eignungsnachweis auf einen Unterauftragnehmer beruft (Eignungsleihe - siehe Formblatt Unterauftragnehmer). Sollen mehrere Unterauftragnehmer eingesetzt werden, so ist dieses Formblatt mehrfach zu verwenden. Pro einzusetzendem Unterauftragnehmer ist je eine Verpflichtungserklärung abzugeben.

Als Formblatt der Datei 02 Eignungsformblätter mit Teilnahmeantrag

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Eignung zur Berufsausübung: Einzureichende Unterlagen:
- 4. Eigenerklärung zur Eignung nach §§ 123, 124 GWB (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Eigenerklärung, dass die Kenntnis nach
§§ 123, 124 GWB unrichtig ist und die dort genannten Fälle nicht vorliegen - GSI Formblatt
- 2. Unternehmensdarstellung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Mit der Angabe der auf dem GSI Formblatt abgefragten Daten, u.a. Anzahl der Mitarbeiter in den letzten drei Jahren.
Als Formblatt der Datei 02 Eignungsformblätter mit Teilnahmeantrag

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln

Sind im Rahmen eines abzuschließenden Vertrages Vorleistungen erforderlich (Anzahlungen), werden diese nur gegen Vorlage einer unbefristeten, selbstschuldnerischen Bankbürgschaft gezahlt.

GSI/FAIR nimmt grundsätzlich nur Bürgschaften an, die die folgenden Mindestbedingungen einhalten:

- Selbstschuldnerische Bürgschaften unter Verzicht auf die Einrede des §§ 770, 771 BGB
- ausschließlich Bürgschaften nach deutschem Recht
- unwiderrufliche Bürgschaften
- kostenlos für die GSI
- ausgestellt von einer namhaften internationalen, bevorzugt europäischen Bank
- in der Regel unbefristet bzw. eine Frist, die an das Datum des Eigentumsübergangs gebunden ist.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Zusammenfassung einzureichender Unterlagen:

1. 02 Eignungsformblätter mit Teilnahmeantrag - bitte vollständig ausfüllen
bestehend aus

1. Teilnahme - Allgemeine Erklärung im Sinne von § 126b BGB
2. Unternehmensdarstellung
3. Referenzen
4. Eigenerklärung zur Eignung nach §§ 123, 124 GWB
5. Eigenerklärung zu Verstößen gegen das Schwarz ArbG das AEntG, das AufenthG sowie gegen das MiLoG
6. Erklärung Betriebs-/Berufshaftpflicht
7. Erklärung zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen
8. Weitere Angaben zum Bieter
9. Erklärung zur Verordnung (EU) 833/2014
10. Nachweis/ Zertifizierung gemäß BSI C5:2020 und ISO 27001

11. Ggfs. Erklärung Bietergemeinschaft
12. Ggfs. Erklärung Unterauftragnehmer
13. Ggfs. Erklärung Verfügbarkeitserklärung

Bekanntmachungs-ID: CXS0YYEY19VTE28Y


Die Vergabeunterlagen werden elektronisch auf www.dtvp.de bereitgestellt und können dort nach einer kostenlosen Registrierung heruntergeladen werden.

Die Vergabestelle akzeptiert folgende Arten der Angebotsabgabe:
- Elektronisch in Textform

Die Übermittlung der Angebote in elektronischer Form erfolgt fristgerecht über den Vergabemarktplatz DTVP (Deutsches Vergabeportal).

URL: http://www.dtvp.de/Center/

Zur Wahrung der Textform gemäß § 126 b BGB bei Angebotsabgabe müssen die Bieter nachfolgende Angaben machen:

- Bei natürlichen Personen ist der vollständige Name zu nennen (§12 BGB).
- Bei juristischen Personen und Handelsgesellschaften (§ 17 BGB) ist der Firmenname zu nennen und die Rechtsform. Darüber hinaus ist der vollständige Name des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin zu nennen, der/die für die Firma das Angebot abgibt. Das Einfügen eines Firmenlogos reicht nicht aus.
- Bei Bietergemeinschaften sind für jeden einzelnen Bieter die vorstehenden
Angaben zu machen.

Zu beachten ist, dass die Textform des § 126 b BGB im Vergaberecht nur eingehalten ist, wenn die Teilnahmeanträge/ Angebote verschlüsselt übermittelt werden. Eine E-Mail genügt nicht.

Bei fehlerhaften / unvollständigen Angaben, welche die Textform gem. § 126 b BGB verletzen, werden die Angebote ausgeschlossen.

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Wir weisen darauf hin, dass bei etwaigen parallelen Teilnahmeanträgen bzw. Angeboten von verbundenen Unternehmen auf die Einhaltung der Grundsätze des Geheimwettbewerbs zu achten ist; spätestens auf Nachfrage durch die Vergabestelle ist nachzuweisen, dass eine strikte Trennung in personeller, organisatorischer und struktureller Hinsicht bei der Erstellung der Teilnahmeantrags- und Angebotsunterlagen gewährleistet gewesen ist (vgl. z.B. OLG Düsseldorf, Beschluss vom 13.04.2011 VII-Verg 4/11; VK Münster, Beschluss vom 22.04.2015 - VK 1-12/15).
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Hinweis: Wird eines der geforderten Formblätter nicht form- bzw. fristgerecht eingereicht, kann dies zum Ausschluss des Angebotes führen.

Fehlende oder unvollständige Dokumente können durch die Vergabestelle nachgefordert werden; die Bewerber können sich aber nicht darauf verlassen, dass eine Nachforderung erfolgt.
Am Ende fehlende Nachweise führen zum Ausschluss.

Die einzureichenden Unterlagen werden automatisch an den dafür vorgesehenen Stellen bekanntgegeben.

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Unter Beachtung der allgemeinen Grundsätze der Gleichbehandlung und Transparenz hat der Auftraggeber folgende Eignungs- und Zuschlagskriterien festgelegt:

I. Eignungskriterien

Datei 02 Eignungsformblätter und Teilnahmeantrag
Zertifizierung / Nachweis gem. BSI C5:2020 und ISO 27001.

II. Leistungskriterien

Preis : Leistung = 70 : 30

Der Wertungspreis setzt sich zusammen wie folgt:
80% Gesamtpreis (Pos 1) und 20 % Gesamtpreis (Pos 2) des Angebotsformblattes

Leistungskriterien 100 %:
Zusätzlich angebotenen Leistungen: ( 10 P)

Wenn die angebotene Software nicht nur für das LkSG verwendet werden kann, sondern auch z.B. für das Nachhaltigkeitsmanagement, Beschwerdemanagement anderer sozialer, ökologischer und ökonomischer Themen, wird dies zusätzlich berücksichtigt und bewertet.
Bitte führen Sie die Funktionalitäten kurz aus.

- Nachhaltigkeitsmanagementsysteme -3,5P
- Beschwerdemanagementsysteme - 3,5 P
- Konformität zum Hinweisgeberschutzgesetz - 3 P

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Bewerbungen (bzw. Angebote) gegenüber der FAIR/GSI geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 - 3 GWB).
Teilt die FAIR/GSI dem Bewerber / Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der o.g. Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).


Die zuständige Nachprüfungsbehörde ist die

Vergabekammer des Bundes
Villemombler Straße 76
53123 Bonn
Tel.: 0228 9499-0
Fax: 0228 9499-163
E-Mail: vk@bundeskartellamt.bund.de
Internet: http://www.bundeskartellamt.de/SharedDocs/Kontaktdten/DE/Vergabekammern.html

Der Bewerber /Bieter wird aufgefordert, die Teile seines Angebots, die ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, deutlich zu kennzeichnen. Geschieht dies nicht, kann die Vergabekammer im Falle eines Nachprüfungsverfahrens gegebenenfalls von einer Zustimmung auf Einsicht in seine Unterlagen ausgehen (§165 Abs. 3 GWB). Die GSI/FAIR ist als Vergabestelle bei der Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens dazu verpflichtet, die Vergabeakten der Vergabekammer sofort zur Verfügung zu stellen (§ 163 Abs. 2 Satz 3 GWB).
Bieter haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieterschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber (§ 97 Abs. 6 GWB). Sieht sich ein am Auftrag interessierter Bieter durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß innerhalb von zehn Kalendertagen bei der GSI/FAIR zu rügen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB).
Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder der Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Abgabe der Angebote gegenüber der GSI/FAIR geltend gemacht werden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 - 3 GWB).
Teilt die GSI/FAIR dem Bieter mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so besteht die Möglichkeit, innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Mitteilung einen Antrag auf Nachprüfung bei der o.g. Vergabekammer zu stellen (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertrage nach Absendung dieser Information durch die GSI geschlossen werden. Bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist zehn Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch die GSI/FAIR. Nach Ablauf dieser Frist ist ein Zuschlag möglich, auch wenn eine Frist nach § 160 Abs. 3 GWB noch nicht verstrichen sein sollte. Ein Nachprüfungsantrag müsste daher zur Verhinderung eines Zuschlags vor Ablauf der Frist nach § 134 GWB der GSI/FAIR durch die Vergabekammer zugestellt worden sein.
Die Unwirksamkeit einer Beauftragung kann gemäß § 135 Abs. 1 und 2 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information über den Vertragsabschluss, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Vergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.