Organisation und Durchführung von Mitarbeiter*innen und Kleinevents

WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH

Beschaffungsgegenstand ist die Beauftragung der Planung, Organisation und Realisierung von Veranstaltungen rund um das Thema Mitarbeiter*innen- und Kleinevents in Form einer Rahmenvereinbarung, über die bei Bedarf Leistungen abgerufen werden können. Dabei handelt es sich um grundsätzlich um zwei verschiedene Eventformate:
A) Eventformat A - große Events (i.d.R. zwei große Mitarbeiter*innenevents pro Jahr)
B) Eventformat B - kleinere Events
verschiedene kleinere Events (z. B. Nachbarschaftsaktionen, Beteiligungen an Stadtteilfesten, Mieter*innen- und Infoveranstaltungen, kleinere Mitarbeiter*innenevents; ca. 8x im Jahr)
Weiter siehe II.2.4 Beschreibung der Beschaffung

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-02-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-01-06.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2023-01-06 Auftragsbekanntmachung
2023-04-27 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2023-01-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Referenznummer: OV 3604-01-2023
Kurze Beschreibung:
Beschaffungsgegenstand ist die Beauftragung der Planung, Organisation und Realisierung von Veranstaltungen rund um das Thema Mitarbeiter*innen- und Kleinevents in Form einer Rahmenvereinbarung, über die bei Bedarf Leistungen abgerufen werden können. Dabei handelt es sich um grundsätzlich um zwei verschiedene Eventformate: A) Eventformat A - große Events (i.d.R. zwei große Mitarbeiter*innenevents pro Jahr) B) Eventformat B - kleinere Events verschiedene kleinere Events (z. B. Nachbarschaftsaktionen, Beteiligungen an Stadtteilfesten, Mieter*innen- und Infoveranstaltungen, kleinere Mitarbeiter*innenevents; ca. 8x im Jahr) Weiter siehe II.2.4 Beschreibung der Beschaffung
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: WBM Wohnungsbaugesellschaft Berlin-Mitte mbH
Postanschrift: Dircksenstr. 38
Postleitzahl: 10178
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.wbm.de 🌏
E-Mail: vergabe@wbm.de 📧
Telefon: +49 3024713654 📞
Fax: +49 3024713670 📠
URL der Dokumente: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/163579 🌏
URL der Teilnahme: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-01-06 📅
Einreichungsfrist: 2023-02-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-01-11 📅
Datum des Beginns: 2023-04-01 📅
Datum des Endes: 2024-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 008-019176
ABl. S-Ausgabe: 8
Zusätzliche Informationen
1) Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung (siehe Punkt I.3 der Bekanntmachung). Um die Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden, Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten und Angebote elektronisch einzureichen, ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei. Im Zuge der flächendeckenden Einführung der E-Vergabe werden bei Ausschreibungen des WBM Konzerns nur noch elektronische Teilnahmeanträge sowie Angebote zugelassen; 2) Fragen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 03.02.2023, 10:00 Uhr, ausschließlich über die Vergabeplattform Berlin beim Auftraggeber eingehen. Der Auftraggeber informiert die Teilnehmer über eingegangene Fragen und dazu abgegebene Erklärungen über die Vergabeplattform Berlin. Die Vergabestelle empfiehlt allen Interessenten zum täglichen Abruf von aktuellen Informationen der Vergabestelle sowie Antworten auf Interessentenfragen zum Vergabeverfahren den folgenden Link zu nutzen: https://www.wbm.de/unternehmen/ausschreibungen/rss-feed/ 3) Die geforderten Nachweise und Erklärungen sind mit dem Angebot einzureichen. 4) Der Bieter muss sämtliche Angaben zwingend auf dem Bewerberbogen machen. Dieser dient der besseren Vergleichbarkeit und soll dem Auftraggeber die Auswahl erleichtern. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht sachgerecht in den Rubriken enthaltene Angaben nicht zu würdigen; 5) Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft einzureichen. Wenn sich der Bieter zum Nachweis der Eignung eines Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe), sind die geforderten Nachweise auch von den Unterauftragnehmern einzureichen (Bewerberbogen_Eignungsleihe). Mehrfachbewerbungen können auch unter Berücksichtigung der jeweiligen Unterauftragnehmer bei Vorliegen einer Wettbewerbsverzerrung zum Ausschluss der Bieter/der Bietergemeinschaften führen; 6) Die Angaben zu Referenzen von Bietern und Unterauftragnehmern (bei Eignungsleihe) bzw. Mitgliedern einer Bietergemeinschaft können addiert werden; 7) Die Angebote (einschließlich aller Unterlagen und Dokumente) sind in deutscher Sprache einzureichen; 8) Bieter, die ihren Sitz nicht in Deutschland haben, können die abgeforderten Nachweise, Erklärungen und Qualifikationen für natürliche und juristische Personen in vergleichbarer Form nach den Erfordernissen ihres Herkunftslandes nachweisen. Der Nachweis hat in deutscher Sprache zu erfolgen, ggf. sind Dokumente zu übersetzen. Die Übersetzung ist zu beglaubigen; 9) Auf Anforderung des Auftraggebers sind Nachweise zu den Eigenerklärungen einzureichen; 10) Eine Nichteinhaltung der als Ausschlusskriterium gekennzeichneten Kriterien führt zwingend zum Ausschluss. 11) Eine Änderung der Zusammensetzung der Bietergemeinschaft ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Die Bewerber-/Bietergemeinschaft muss nachweisen, dass durch den Austausch von Unternehmen die nachgewiesene Eignung der Bewerber-/Bietergemeinschaft nicht nachteilig geändert wurde. Die vorgenannten Ausführungen gelten entsprechend im Hinblick auf benannte Drittunternehmen, wie Unterauftragnehmer, verbundene Unternehmen und sonstige Dritte, auf die sich der Bewerber im Rahmen seines Angebotes zum Nachweis seiner Eignung berufen hat
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Beschaffungsgegenstand ist die Beauftragung der Planung, Organisation und Realisierung von Veranstaltungen rund um das Thema Mitarbeiter*innen- und Kleinevents in Form einer Rahmenvereinbarung, über die bei Bedarf Leistungen abgerufen werden können. Dabei handelt es sich um grundsätzlich um zwei verschiedene Eventformate:
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A) Eventformat A - große Events (i.d.R. zwei große Mitarbeiter*innenevents pro Jahr)
B) Eventformat B - kleinere Events
verschiedene kleinere Events (z. B. Nachbarschaftsaktionen, Beteiligungen an Stadtteilfesten, Mieter*innen- und Infoveranstaltungen, kleinere Mitarbeiter*innenevents; ca. 8x im Jahr)
Weiter siehe II.2.4 Beschreibung der Beschaffung
Wir suchen kreative und professionelle Agenturen mit mehrjähriger Erfahrung im Bereich Eventmanagement zur strategischen Begleitung und operativen Umsetzung der Veranstaltungen. Hierbei schätzen wir eine transparente Kommunikation sowie eine Arbeitsweise unter dem Aspekt der Nachhaltigkeit.
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Die Höchstmenge, die aus dieser Rahmenvereinbarung abgerufen werden kann, beläuft sich auf insgesamt 500.000 EUR netto über eine maximale Vertragslaufzeit von 4 Jahren.
Beschreibung der Verlängerungen: Option auf dreimalige Vertragsverlängerung um jeweils ein Jahr
Beschreibung der Optionen:
Für den Fall, dass das Vertragsverhältnis mit dem in diesem Vergabeverfahren beauftragten Bieter innerhalb eines Jahres aufgrund von Insolvenz, Kündigung oder anderer vergleichbarer Gründe (bspw. Vertragsaufhebung im gegenseitigen Einvernehmen) beendet wird, behält sich der Auftraggeber vor, die Leistungen unter Einhaltung der angebotenen Preise an einen anderen Bieter dieses Vergabeverfahrens zu vergeben, beginnend mit dem Bieter mit dem nächst-wirtschaftlicheren Angebot.
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Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
1) Erklärung, dass eine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt. Sofern keine gültige ULV-Eintragung bei der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung Berlin bzw. Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis vorliegt, ist die Eintragung in das Berufs-/Handelsregister (Handwerkskammer bzw. IHK) nachzuweisen.
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Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: 2) Erklärung, dass eine gültige Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung vorliegt
Technische und berufliche Fähigkeiten:
3) Erklärung über geeignete Referenzen über ausgeführte Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, aus den letzten vier Jahren mit Angabe einer Kurzbeschreibung der Leistung, des Wertes, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunktes (Leistungszeitraum) sowie des öffentlichen oder privaten Auftraggebers.
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4) Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren und aktuell ersichtlich ist
5) Angabe, welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt
Mindeststandards:
Zu 3) Als Mindestbedingung gilt: Durch den Bieter sind drei geeignete Referenzen nachzuweisen, deren Auftragsausführung innerhalb der letzten vier Jahre lag und die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Darüber hinaus muss es sich bei mindestens einer der drei einzureichenden Referenzen um ein Event für mind. 200 TeilnehmerInnen mit einem Auftragswert größer 10.000 EUR netto gehandelt haben.
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Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
Im Auftragsfall ist der Nachweis einer Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen je Schaden von mindestens 3.000.000,00 EUR für Personen- und Sachschäden (2-fach maximiert), 100.000,00 EUR für Vermögensschäden sowie 20.000,00 EUR für eine Mitversicherung von Bearbeitungsschäden zu erbringen.
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Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Anzahl der in Betracht zu ziehenden Teilnehmer: 3
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2023-05-15 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2023-02-10 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: WBMI Real Estate GmbH Berlin
Land: Berlin 🏙️
Name des öffentlichen Auftraggebers: Berliner Wohn- und Geschäftshaus GmbH BEWOGE
WBF Wohnungsbaugesellschaft Friedrichshain mbH
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: landeseigenes wohnungswirtschaftliches Unternehmen
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/163579 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
1) Die Vergabeunterlagen stehen auf der Vergabeplattform Berlin barrierefrei zur Verfügung (siehe Punkt I.3 der Bekanntmachung). Um die Vergabeunterlagen in bearbeitbarer Form zu downloaden, Informationen über Fragen/Antworten und Änderungen an den Vergabeunterlagen zu erhalten und Angebote elektronisch einzureichen, ist eine Registrierung auf der Vergabeplattform Berlin erforderlich. Die Registrierung ist kostenfrei. Im Zuge der flächendeckenden Einführung der E-Vergabe werden bei Ausschreibungen des WBM Konzerns nur noch elektronische Teilnahmeanträge sowie Angebote zugelassen;
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2) Fragen werden nur beantwortet, wenn sie spätestens bis zum 03.02.2023, 10:00 Uhr, ausschließlich über die Vergabeplattform Berlin beim Auftraggeber eingehen. Der Auftraggeber informiert die Teilnehmer über eingegangene Fragen und dazu abgegebene Erklärungen über die Vergabeplattform Berlin. Die Vergabestelle empfiehlt allen Interessenten zum täglichen Abruf von aktuellen Informationen der Vergabestelle sowie Antworten auf Interessentenfragen zum Vergabeverfahren den folgenden Link zu nutzen: https://www.wbm.de/unternehmen/ausschreibungen/rss-feed/
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3) Die geforderten Nachweise und Erklärungen sind mit dem Angebot einzureichen.
4) Der Bieter muss sämtliche Angaben zwingend auf dem Bewerberbogen machen. Dieser dient der besseren Vergleichbarkeit und soll dem Auftraggeber die Auswahl erleichtern. Die Vergabestelle behält sich vor, nicht sachgerecht in den Rubriken enthaltene Angaben nicht zu würdigen;
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5) Geforderte Nachweise sind auch von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft einzureichen. Wenn sich der Bieter zum Nachweis der Eignung eines Unterauftragnehmers bedient (Eignungsleihe), sind die geforderten Nachweise auch von den Unterauftragnehmern einzureichen (Bewerberbogen_Eignungsleihe). Mehrfachbewerbungen können auch unter Berücksichtigung der jeweiligen Unterauftragnehmer bei Vorliegen einer Wettbewerbsverzerrung zum Ausschluss der Bieter/der Bietergemeinschaften führen;
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6) Die Angaben zu Referenzen von Bietern und Unterauftragnehmern (bei Eignungsleihe) bzw. Mitgliedern einer Bietergemeinschaft können addiert werden;
7) Die Angebote (einschließlich aller Unterlagen und Dokumente) sind in deutscher Sprache einzureichen;
8) Bieter, die ihren Sitz nicht in Deutschland haben, können die abgeforderten Nachweise, Erklärungen und Qualifikationen für natürliche und juristische Personen in vergleichbarer Form nach den Erfordernissen ihres Herkunftslandes nachweisen. Der Nachweis hat in deutscher Sprache zu erfolgen, ggf. sind Dokumente zu übersetzen. Die Übersetzung ist zu beglaubigen;
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9) Auf Anforderung des Auftraggebers sind Nachweise zu den Eigenerklärungen einzureichen;
10) Eine Nichteinhaltung der als Ausschlusskriterium gekennzeichneten Kriterien führt zwingend zum Ausschluss.
11) Eine Änderung der Zusammensetzung der Bietergemeinschaft ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen. Die Bewerber-/Bietergemeinschaft muss nachweisen, dass durch den Austausch von Unternehmen die nachgewiesene Eignung der Bewerber-/Bietergemeinschaft nicht nachteilig geändert wurde. Die vorgenannten Ausführungen gelten entsprechend im Hinblick auf benannte Drittunternehmen, wie Unterauftragnehmer, verbundene Unternehmen und sonstige Dritte, auf die sich der Bewerber im Rahmen seines Angebotes zum Nachweis seiner Eignung berufen hat
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Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber der Vergabestelle innerhalb von einer Frist von 10 Kalendertagen nach erkennen, bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1, 2 und 3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der
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o. g. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder per E-Mail) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 2 GWB).
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2023/S 008-019176 (2023-01-06)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2023-04-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Beschaffungsgegenstand ist die Beauftragung der Planung, Organisation und Realisierung von Veranstaltungen rund um das Thema Mitarbeiter*innen- und Kleinevents in Form einer Rahmenvereinbarung, über die bei Bedarf Leistungen abgerufen werden können. Dabei handelt es sich um grundsätzlich um zwei verschiedene Eventformate: A) Eventformat A - große Events (i.d.R. zwei große Mitarbeiter*innenevents pro Jahr) B) Eventformat B - kleinere Events verschiedene kleinere Events (z. B. Nachbarschaftsaktionen, Beteiligungen an Stadtteilfesten, Mieter*innen- und Infoveranstaltungen, kleinere Mitarbeiter*innenevents; ca. 8x im Jahr) Weiter siehe II.2.4 Beschreibung der Beschaffung
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Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2023-04-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2023-05-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2023/S 085-262186
Verweist auf Bekanntmachung: 2023/S 008-019176
ABl. S-Ausgabe: 85

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
A) Eventformat A - große Events (i.d.R. zwei große Mitarbeiter*innenevents pro Jahr)
B) Eventformat B - kleinere Events
verschiedene kleinere Events (z. B. Nachbarschaftsaktionen, Beteiligungen an Stadtteilfesten, Mieter*innen- und Infoveranstaltungen, kleinere Mitarbeiter*innenevents; ca. 8x im Jahr)

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept für fiktives Event „Sommerfest inkl. Mitarbeiter*innentour“
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept für fiktives Event „Mieter*innenfest zum Einzug"
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20
Kostenkriterium (Name): Durchschnittlicher Stundensatz Agentur
Kostenkriterium (Gewichtung): 25
Kostenkriterium (Name): Gesamtpreis für fiktives Event „Sommerfest inkl. Mitarbeiter*innentour“
Kostenkriterium (Gewichtung): 15
Kostenkriterium (Name): Gesamtpreis für fiktives Event „Mieter*innenfest zum Einzug"
Kostenkriterium (Gewichtung): 10

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2023-03-27 📅
Name: Adam Events Adam & Czyborra GbR
Postanschrift: Hagenauer Str. 6
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10435
Land: Deutschland 🇩🇪
Berlin 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Name: Kompakt B. GmbH
Postanschrift: Gut Maarhausen, Eiler Straße 3L
Postort: Köln
Postleitzahl: 51107
Land: Köln, Kreisfreie Stadt 🏙️
Name: VisionIQ marketing & communication GmbH
Postanschrift: Reinhardtstraße 37
Postleitzahl: 10117
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: https://www.berlin.de/vergabeplattform 🌏
Quelle: OJS 2023/S 085-262186 (2023-04-27)