Organisation und Umsetzung von Events für die Stromnetz Berlin GmbH

Beschreibung der Beschaffung

Die Stromnetz Berlin GmbH beabsichtigt die Vergabe eines Rahmenvertrags über die Organisation und Umsetzung von Events für die Stromnetz Berlin GmbH. Leistungsgegenstand ist die fachliche Beratung bei der Konzeption sowie die Unterstützung bei der Vorbereitung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.
Der Schätzwert der zu vergebenden Leistungen beträgt pro Jahr durchschnittlich 373.750 Euro netto und
für die Vertragslaufzeit inklusive den Verlängerungszeiträumen, also insgesamt 4 Jahre, 1.495.000 Euro
netto. Der Höchstwert der zu vergebenden Leistungen beträgt pro Jahr durchschnittlich 598.000 Euro
netto und für die Vertragslaufzeit inklusive den Verlängerungszeiträumen, also insgesamt 4 Jahre,
2.392.000 Euro netto.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Der Auftraggeber begrenzt die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Teilnahme an der Angebots- und Verhandlungsphase aufgefordert werden, sofern genügend Bewerber ihre Eignung nachgewiesen haben.
Der Auftraggeber plant, - sofern eine ausreichende Anzahl geeigneter Bewerber zur Verfügung steht – fünf Bewerber zur Teilnahme an der Angebots- und Verhandlungsphase aufzufordern. Sofern die Zahl geeigneter Bewerber weniger als fünf beträgt, behält sich der Auftraggeber vor, das Verfahren fortzuführen, indem er alle verbleibenden Bewerber zur Teilnahme an der Angebots- und Verhandlungsphase auffordert, welche über die geforderte Eignung verfügen. Der Auftraggeber darf das Verfahren in diesem Fall auch abbrechen und neu beginnen.
Der Auftraggeber gibt nachfolgend die Auswahlkriterien für die Bewertung der Referenzen an, nach denen bestimmt wird, welche fünf der geeigneten Bewerber zur Teilnahme an der Angebots- und Verhandlungsphase aufgefordert werden. Eine Referenz ist nur dann wertungsfähig, wenn sie die in diesen Teilnahmebedingungen festgelegten Mindestkriterien erfüllt. Die maximal erreichbaren Punktzahlen sind nachfolgend dargestellt.
Kriterium: (a) Referenzen mit einem Beauftragungswert ab “5.000 EUR” - Gewichtung: 37,50 % (maximal 9 Punkte);
Kriterium: (b) Durchschnittlicher Umsatz für vergleichbare Leistungen der Jahre 2018-2022 - Gewichtung: 20,83 % (maximal 5 Punkte);
Kriterium: (c) Referenzen in der Branche - Gewichtung 41,67 % (maximal 10 Punkte).
zu (a) Referenzen mit einem Beauftragungswert ab “5.000 EUR”] (9 Punkte)
Messeauftritt
Nennung von 1 Referenz = 1 Punkt
Nennung von 2 bis 3 Referenzen = 2 Punkte
Nennung von mehr als 3 Referenzen = 3 Punkte
Präsenzveranstaltung mit mehr als 800 Personen
Nennung von 1 Referenz = 1 Punkt
Nennung von 2 bis 3 Referenzen = 2 Punkte
Nennung von mehr als 3 Referenzen = 3 Punkte
Präsenzveranstaltung für Kinder/Jugendliche
Nennung von 1 Referenz = 1 Punkt
Nennung von 2 bis 3 Referenzen = 2 Punkte
Nennung von mehr als 3 Referenzen = 3 Punkte
zu (b) Durchschnittlicher Umsatz pro Jahr für vergleichbare Leistungen der Jahre 2018-2022] (5 Punkte)
<= 1 Mio. EUR = 1 Punkt
> 1 Mio. EUR und <= 3 Mio. EUR = 3 Punkte
> 3 Mio. EUR = 5 Punkte
zu (c) Referenzen in der Branche] (10 Punkte)
Alle Mindestreferenzen wurden in der Branche Energieversorgung erbracht = 10 Punkte
Die Mindestreferenzen wurden in der Branche Versorgung/Entsorgung erbracht = 5 Punkte
Die Mindestreferenzen wurden in der Branche Industrie erbracht = 2 Punkte
Der Auftraggeber wählt auf der Grundlage des ermittelten gewichteten Gesamtpunktwerts – sofern insgesamt vorhanden – jene fünf Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl über alle Referenzen aus.
Für die Ermittlung des Gesamtpunktwertes werden zunächst die vom Bewerber in den einzelnen Auswahlkriterien erzielten Punkte addiert und ein Punktwert für jede Referenz gebildet. Anschließend werden die Punktwerte aller Referenzen addiert und ein Durchschnittswert über alle Referenzen gebildet; der so ermittelte Wert bildet den Gesamtpunktwert.
Bei Vorliegen eines gleichen Gesamtpunktwertes zwischen zwei oder mehr Bewerbern entscheidet der höhere Durchschnittspunktwert (über alle Referenzen) der einzelnen Auswahlkriterien in absteigender Reihenfolge ihrer Gewichtung, d. h. Durchschnittspunktwert für das Auswahlkriterium „Referenzen in der Branche“, Durchschnittspunktwert für das Auswahlkriterium „Referenzen mit einem Beauftragungswert ab 5.000 EUR“, Durchschnittspunktwert für das Auswahlkriterium „Durchschnittlicher Umsatz für vergleichbare Leistungen der Jahre 2018 - 2022“.
Die ausgewählten Bewerber werden anschließend zur Teilnahme an der Angebots- und Verhandlungsphase aufgefordert. Weitere Einzelheiten zum vorgesehenen Verfahrensablauf können den Bewerbungsbedingungen für die Angebots- und Verhandlungsphase entnommen werden.
Der Auftraggeber behält sich vor, geeignete Bewerber, die bereits ausgeschieden sind, zum Verfahren wieder zuzulassen, wenn sich Bewerber zu einem späteren Zeitpunkt aus dem Verfahren zurückziehen oder aus dem Verfahren ausgeschlossen werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung hat der Bewerber die in Formblatt 2 und Formblatt 5 geforderten Angaben und Erklärungen abzugeben beziehungsweise Unterlagen als Nachweis vorzulegen.
Unternehmensdarstellung
Die Darstellung des Bewerberunternehmens beziehungsweise des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft muss Ausführungen zu dessen Standorten, Leistungsportfolios, (anonymen) Kundenportfolios und zur Größe sowie zur Organisation beinhalten.
Die Unternehmensdarstellung ist dem Formblatt 2 als Anlage beizulegen.
Berufs-/ Handelsregisterauszug, Erklärungen und Bescheinigungen (Formblatt 5)
Der Bewerber hat den Nachweis der Eintragung im Handelsregister und/oder Berufsregister des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist, einzureichen. Ein Registerauszug muss zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist inhaltlich aktuell und darf zeitlich nicht älter als sechs Monate sein.
Für Deutschland maßgebliche Register sind: das „Handelsregister“, die „Handwerksrolle“ und bei Dienstleistungsaufträgen das „Vereinsregister“, das „Partnerschaftsregister“ und die „Mitgliederverzeichnisse der Berufskammern der Länder“; für die übrigen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union können die in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2014/18/EG, Abl. L 94 v. 28. März 2014 aufgelisteten Dokumente des jeweiligen Sitzstaates entsprechend als Nachweis eingereicht werden.
Sofern der Bewerber keinen Registerauszug vorlegen kann, ist die in Formblatt 5 geforderte alternative Erklärung abzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bewerber die in Formblatt 6 geforderten Nachweise und Erklärungen abzugeben beziehungsweise Unterlagen als Nachweis vorzulegen:
Haftpflichtversicherung
Es ist der Nachweis einer Haftpflichtversicherung für die aus der gewerblichen Tätigkeit des Bewerbers resultierenden Haftpflichtgefahren für Sach-, Personen- und Vermögensschäden (inklusive Schäden aus datenschutzrechtlichen Verstößen) durch eine gültige Versicherungsbestätigung zu erbringen. Die Versicherung muss die Deckung der vorgenannten Gefahren in Höhe der nachstehend aufgeführten Mindestdeckungssummen umfassen.
Alternativ zur Vorlage des Nachweises einer Versicherung mit den nachfolgend genannten Mindestanforderungen kann eine Erklärung des Versicherers vorgelegt werden, nach der dieser im Auftragsfall bereit ist, eine entsprechende Versicherung abzuschließen. In diesem Fall hat sich der Bewerber zu verpflichten, unmittelbar nach Erhalt des Zuschlages eine entsprechende Haftpflichtversicherung mit den genannten Anforderungen abzuschließen, für die Dauer der Vertragslaufzeit aufrechtzuerhalten sowie die entsprechende Bescheinigung dem Auftraggeber unaufgefordert vorzulegen.
Mindestdeckungssummen
Die Deckungssummen der Versicherung für die ausgeschriebene Leistung müssen je Schadensart und -fall, jeweils maximiert auf das Doppelte pro Jahr, mindestens folgenden Umfang abdecken: Sachschäden 1,0 Mio. Euro, Personenschäden 2,0 Mio. Euro, Vermögensschäden 0,5 Mio. Euro.
Wirtschaftsauskunft
Es ist eine Wirtschaftsauskunft vorzulegen, mit der der Bewerber nachweist, eine Ausfallwahrscheinlichkeit von kleiner 2,0% zu haben. Sofern die im Rating angezeigte Ausfallwahrscheinlichkeit den Wert übersteigt, wird der Bewerber vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Gesamtumsatz und Spezifischer Umsatz
Es sind Angaben zum Gesamtumsatz sowie zum Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des hier zu vergebenden Auftrags für die fünf Geschäftsjahre 2018 - 2022 zu machen.
Falls ein Bewerber erst seit einem Zeitpunkt besteht, der die vollständige Angabe nicht zulässt, sind die entsprechenden Angaben für die Geschäftsjahre seit der Gründung zu tätigen.
Es ist in diesem Fall unter Angabe des Gründungszeitpunkts zu erklären, dass der Bewerber erst nach dem betreffenden Zeitpunkt eines geforderten Nachweises gegründet worden ist.
Mindestanforderungen:
Der Gesamtumsatz des Bewerbers muss pro Jahr mindestens 600.000,00 Euro betragen.
Der Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des hier zu vergebenden Auftrags muss im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr mindestens 600.000,00 Euro betragen. Die spezifischen Umsätze der Jahre 2018 - 2022 sind informativ anzugeben.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bewerber die in Formblatt 7.1 und 7.2 geforderten Nachweise und Erklärungen abzugeben beziehungsweise Unterlagen als Nachweis vorzulegen:
Unternehmensreferenzen
Es wird der Nachweis von Erfahrungen im Bereich der hier zu vergebenden Leistungen durch die Angabe von mit dem hiesigen Vergabegegenstand vergleichbaren Referenzen nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen verlangt:
Leistungsgegenstand
Es werden nur Referenzen berücksichtigt, die dem Leistungsgegenstand entsprechen und somit die Anforderungen an die Vergleichbarkeit der Referenz erfüllen (vgl. nachfolgend (iv)).
Referenzzeitraum
Es werden nur Referenzen berücksichtigt, deren Leistungen in den vergangenen 5 Jahren (2018-2022) erbracht wurden.
Mindestanzahl von Referenzen
Der Bewerber hat mindestens 3 Referenzen vorzulegen.
Vergleichbarkeit der Referenz
Ein Auftrag wird als Referenz berücksichtigt, wenn er nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit der zu vergebenden Tätigkeit vergleichbar ist. Die Vergleichbarkeit wird bejaht, wenn die in Formblatt 7.1 geforderten Angaben der Tabelle zum Abschnitt „Angaben zu der Vergleichbarkeit der Referenzleistungen“ vollständig mit „Ja“ beantwortet werden können und die nachfolgend dargestellten Mindestbedingungen erfüllt sind. Alle Angaben des Bewerbers müssen nachweisbar sein. Der Auftraggeber behält sich eine Überprüfung vor.
Der Auftraggeber legt folgende Mindestanforderungen an die Referenzen fest:
- Events im Sektor Energieversorgung oder Versorgung/Entsorgung oder Industrie
- Umsetzung mindestens eines Messeauftritts mit einer Mindeststandgröße von 5 x 5 m
- Umsetzung mindestens einer Präsenzveranstaltung mit mindestens 800 Personen
- Umsetzung mindestens einer Präsenzveranstaltung für Kinder und/oder Jugendliche
- Konzeptionierung inkl. Ideenfindung für mindestens ein Event im Hinblick auf Energiewende (ein bestimmtes Motto)
Ergänzende Angaben
Der Bewerber ist berechtigt, ergänzende Angaben zur Referenz in einer Anlage zum jeweiligen Formblatt 7.1 zu tätigen, wenn ein oder mehrere geforderte Angaben nicht oder nicht vollständig getätigt werden können und dies zum Verständnis der Referenz aus Sicht des Bewerbers erforderlich ist. Die ergänzenden Angaben dürfen pro Referenz eine DIN A4-Seite nicht überschreiten.
Nachweis
Zum Nachweis hat der Bewerber für jede Referenz das Formblatt 7.1 auszufüllen. Das Formblatt ist mehrfach zu verwenden.
Mit der Angabe der Referenz bestätigt der Bewerber, dass er vom Referenzauftraggeber das Einverständnis eingeholt hat, den Auftrag als Referenz in diesem Vergabeverfahren mit den vom Auftraggeber geforderten Informationen angeben zu dürfen.
Mit der Angabe eines Ansprechpartners und dessen Kontaktdaten des Referenzauftraggebers bestätigt der Bewerber, dass sich der Ansprechpartner des Referenzauftraggebers einverstanden erklärt hat, vom Auftraggeber mittels der angegebenen Kontaktmöglichkeiten kontaktiert werden zu dürfen.
Können die Kontaktdaten nicht/nicht vollständig angegeben werden (z. B. aus datenschutzrechtlichen Gründen) hat der Bewerber auf anderem Weg sicherzustellen, dass eine Kontaktaufnahme mit dem Referenzauftraggeber einschließlich einer entsprechenden Überprüfung ohne Beisein/Anwesenheit des Bewerbers/Bieters möglich ist.
Alle Angaben des Bewerbers müssen überprüfbar sein. Der Auftraggeber behält sich eine Überprüfung vor.
Deutschsprachiger Key-Account-Manager / Ansprechpartner*in
Zugelassen werden nur solche Bewerber, die erklären, dass sie im Auftragsfall einen deutschsprachigen Key-Account-Manager / Ansprechpartner*in einsetzen werden.
Die geforderten Angaben sind in Formblatt 7.2 zu machen. Der Bewerber kann zum Nachweis eigene Anlagen beifügen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

(a) Eigenerklärungen
Die Bewerber haben die in Formblatt 8 enthaltenen Erklärungen wahrheitsgemäß abzugeben.
(b) Selbstreinigung gemäß § 125 GWB und Wiederherstellung der Zuverlässigkeit
Liegt ein Ausschlussgrund nach § 123 GWB oder § 124 GWB vor, wird ein Bewerber nicht ausgeschlossen,
wenn nachweislich Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB durchgeführt wurden.
Auch bei einem Verstoß gegen § 124 Abs. 2 GWB i. V. m. § 19 Abs. 1 i. V. m. § 21 MiLoG, § 124 Abs. 2 GWB
i. V. m. § 21 Abs. 1 i. V. m. § 23 AEntG und § 124 Abs. 2 GWB i. V. m. § 98c Abs. 1 Satz 1 AufenthG wird das
Unternehmen nicht ausgeschlossen, wenn es die Wiederherstellung der Zuverlässigkeit nachweist.
(c) Eigenerklärung Verordnung (EU) 2022/576
Aufgrund der Vorgaben der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 08.04.2022 zur Änderung der
Verordnung (EU) 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in
der Ukraine destabilisieren ist es verboten einen öffentlichen Auftrag an ein Unternehmen zu vergeben, was von
den Sanktionen der Verordnung erfasst ist. Verboten ist ebenfalls die Einbeziehung von Unterauftragnehmern,
Eignungsverleihern und Lieferanten in die Leistungserbringung, wenn diese unter die Sanktionen fallen.

Geforderte Kautionen und Garantien

Abschluss und Aufrechterhaltung während der Vertragslaufzeit einer Betriebs-Haftpflichtversicherung mit wenigstens den in Abschnitt III.1.2) genannten Deckungssummen je Schadensart und -fall.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Dieser Auftrag unterliegt den Vorgaben des Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetzes (BerlAVG),
Abschnitte 3 und 4. Dies umfasst für die Auftragsausführung z.B. die Verpflichtung zur Einhaltung der
jeweils geltenden Mindest- bzw. Tarifentgelte, den Vorgaben gemäß Frauenförderverordnung, Vorgaben
zur Verhinderung von Benachteiligungen sowie entsprechende Kontroll- und Sanktionsrechte. Die
verpflichtenden Inhalte des BerlAVG werden in Form von Besonderen Vertragsbedingungen (BVBs)
verbindliche Vertragsbestandteile.

(A) Der Auftraggeber betreibt das Stromversorgungsnetz des Landes Berlin und trägt somit Verantwortung
für die Aufrechterhaltung einer kritischen Infrastruktur. Das vorliegende Vergabeverfahren steht mit dem
Betrieb des Stromversorgungsnetzes des Landes Berlin in Zusammenhang und beinhaltet die Offenlegung von
Informationen, deren Geheimhaltung der Auftraggeber sicherstellen möchte.
Die Bewerber sind vor diesem Hintergrund zur vertraulichen Behandlung aller im Rahmen des
Vergabeverfahrens zur Verfügung gestellten Informationen verpflichtet. und haben mit der Abgabe des
Formblattes 9 eine entsprechende Erklärung abzugeben. Ein besonderes Geheimhaltungsinteresse besteht
aufgrund von darin enthaltenen sensiblen Informationen bezüglich folgender Verfahrensunterlagen:
- Anlage 4 – Corporate Design Guide
- Anlage 5 – Grafikdateien
Die genannten Unterlagen werden nur denjenigen Interessenten im Teilnahmewettbewerb zur Verfügung
gestellt, welche die als Formblatt 9 beigelegte Verschwiegenheitserklärung unterzeichnen und dem
Auftraggeber über das Vergabeportal zur Verfügung stellen. Im Anschluss erfolgt die Zusendung der
vertraulichen Dokumente.
Es werden vom Auftraggeber nur unterschriebene Verschwiegenheitserklärungen akzeptiert, die unverändert
vom Auftragnehmer gezeichnet werden. Einschränkungen oder Veränderungen jeglicher Form werden nicht
akzeptiert und führen dazu, dass die als vertraulichen Unterlagen nicht übergeben werden und der betreffende
Bewerber/ Bieter nicht am Verfahren teilnehmen kann.
(B) Die Auftragsvergabe steht unter den in der Auftragsbekanntmachung genannten Vorbehalten. Der
Auftraggeber behält sich zudem vor, das Vergabeverfahren aufzuheben/einzustellen wenn:
(i) kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt worden ist;
(ii) ein Gremium des Auftraggebers der Zuschlagserteilung nicht zustimmt (Gremienvorbehalt);
(iii) dem Auftraggeber eine erforderliche Genehmigung nicht erteilt wird.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Rügen wegen erkannter Verstöße gegen Vergabevorschriften sind innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen
zu erheben (vgl. § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der
Bekanntmachung erkennbar sind, müssen bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur
Bewerbung gerügt werden (vgl.§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 GWB). Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst
in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung gerügt werden (vgl.
§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach
Eingang der Mitteilung des Auftraggebers vergangen sind, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen (vgl. § 160 Abs.
3 Satz 1 Nr. 4 GWB).