Outsourcing der Tagespostproduktion der MVV-Gruppe

Soluvia IT-Services GmbH

Gegenstand der Ausschreibung ist die Produktion der täglich anfallenden Geschäftspost der Kunden der Soluvia IT Services. Die Geschäftspost umfasst sowohl Individualbriefe als auch Batchbriefe. Der Druckdatenstrom für die Tagespost wird über ein zentrales Output-Management-System erzeugt und zur Abholung durch den zukünftigen Druckdienstleister bereitgestellt. Das jährliche Produktionsvolumen beläuft sich auf ca. 9.350.000 Seiten DIN A4 und ca. 2.500.000 Briefsendungen. Beförderungsleistungen, insbesondere Briefpostdienstleistungen, sind nicht Bestandteil dieses Vergabeverfahrens.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2023-12-21. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2023-11-27.

Wer?

• Soluvia IT-Services GmbH

Wie?

• Druckereidienste › Digitaldruck
• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

• Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt
• Schleswig-Holstein › Kiel, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2023-11-27	Auftragsbekanntmachung
2023-12-01	Auftragsbekanntmachung
2023-12-15	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2023-11-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Outsourcing der Tagespostproduktion der MVV-Gruppe
Kurze Beschreibung:

Produkte/Dienstleistungen: Digitaldruck 📦
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 350 000 EUR 💰
Sonstige Beschränkungen am Erfüllungsort: Ort im betreffenden Land
Beschreibung
Interne Kennung: #1
Art des Vertrags: Dienstleistungen
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenmanagement 📦
Postanschrift: Uhlenkrog 32
Postleitzahl: 24113
Stadt: Kiel
Land: Deutschland 🇩🇪
Ort der Leistung: Kiel, Kreisfreie Stadt 🏙️
Maximale Verlängerungen: 2
Weitere Informationen zur Verlängerung: 2x Verlängerungsoption zu je 1 Jahr
Vergabekriterien
Preis ✅
Preis (Gewichtung): 50.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umweltschutz I
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umweltschutz II
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Umweltschutz III
Druckqualität
Qualitätskriterium (Gewichtung): 20.0
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Variabler Hüllendruck C6/5-Versandumschlägen
Titel
Los-Identifikationsnummer: LOT-0001

Verfahren
Art des Verfahrens
Verhandlungsverfahren mit vorherigem Aufruf zum Wettbewerb ✅
Rechtsgrundlage: Richtlinie 2014/25/EU
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-12-21 23:59:00 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Höchstzahl der Teilnehmer: 1
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen
Elektronische Rechnungsstellung: Erforderlich
Zusätzliche Informationen:

Der Auftraggeber kann den Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung auffordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen. Der Auftraggeber ist berechtigt, in der Auftragsbekanntmachung oder den Vergabeunterlagen festzulegen, dass er keine Unterlagen nachfordern wird.

Vergabekriterien
Gewichtungsart: Gewichtung (Punkte, genau)
Bedingungen für die Einreichung eines Angebots
Der Vertrag enthält Bedingungen zur Vertragsausführung ✅

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:

1. Eignung zur Berufsausübung: 1.1 Auszug Handelsregister (max. 12 Monate alt) 1.2 (Selbst-)Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §123 GWB vorliegen. 1.3 (Selbst-)Erklärung, dass die ordnungsgemäße Abführung von Beiträgen an die Sozialversicherungsträger stets erfolgte. 1.4 (Selbst-)Erklärung, dass keine Insolvenz oder Liquidation beantragt oder eröffnet ist oder für die Mitglieder der Bietergemeinschaft beantragt oder eröffnet ist. 1.5 (Selbst-)Erklärung, dass alle Angaben in der Bewerbung wahrheitsgemäß erfolgt sind. 1.6 Unternehmensdarstellung einschließlich Darstellung Maschinenpark (maximal 20 Seiten). 1.7 Ausgefüllte technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM´s) zum Datenschutz. Ein Ausschlussgrund ist auch die vorsätzliche Abgabe von unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit im Vergabeverfahren. Es gilt deutsches Recht. Fehlende Nachweise oder Erklärungen können zum Ausschluss des Bewerbers führen. Der AG behält sich vor, fehlende Nachweise nachzufordern.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:

2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: 2.1 Der Bieter muss über eine Betriebshaftpflichtversicherung verfügen (oder sich im Falle des Zuschlags zum Abschluss einer solchen Versicherung verpflichten) mit einer Deckungssumme von - mindestens EUR 1.000.000 für Sachschäden - mindestens EUR 3.000.000 für Personenschäden - mindestens EUR 1.000.000 für Vermögensschäden - alle Werte mindestens 2-fach maximiert pro Kalenderjahr 2.2 Der Bieter muss über ein Bonitätsrating einer anerkannten Wirtschaftsauskunftei (z.B. Creditreform oder Bürgel) mit der Gesamtnote "gut" oder besser (Index 274 oder kleiner) verfügen. Alternativ muss das bezuschlagte Unternehmen eine "Vertragserfüllungsbürgschaft auf erste Anforderung unter Verzicht der Hinterlegung" über EUR 300.000 mit einer Laufzeit von mindestens 4 Jahren zu Gunsten der Soluvia IT-Services GmbH vorlegen 2.3 Der Bieter muss mit vergleichbaren Leistungen in den letzten drei Jahren einen Umsatz von mindestens EUR 500.000,00 p.a. erzielt haben. Ein Ausschlussgrund ist auch die vorsätzliche Abgabe von unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit im Vergabeverfahren. Es gilt deutsches Recht. Fehlende Nachweise oder Erklärungen können zum Ausschluss des Bewerbers führen. Der AG behält sich vor, fehlende Nachweise nachzufordern.

Technische und berufliche Fähigkeiten

3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: 3.1 Der Bieter muss über mindestens 1 Referenz der letzten 3 Jahre verfügen, die nach Art und Umfang mit der angefragten Leistung vergleichbar ist. Vergleichbar ist, wenn folgende Kriterien erfüllt sind - Verarbeitung druckfähiger Datenströme mit variablen Inhalten (z.B. PDF/XML) - mindestens 2.000.000 Sendungen p.a. - mindestens 75% der Briefdokumente müssen 4-farbig im White-Paper-Verfahren erstellt sein - selektive Beilagensteuerung - tägliche Verarbeitung. 3.2 Der Bieter muss über geeignete technische Mindestausstattung verfügen, wie sie sich aus den Fragen zur Leistungsfähigkeit ergeben. 3.3 Der Bieter muss zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe über eine zertifizierte Qualitätssicherung gemäß DIN ISO 9001 oder vergleichbar verfügen. 3.4 Der Bieter muss zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe über eine zertifizierte IT-Sicherheit gemäß DIN ISO 27001 oder vergleichbar verfügen. 3.5 Der Bieter muss über ein Sicherheits-/Notfallkonzept verfügen, das einerseits den Eintritt eines Notfalls durch geeignete Maßnahmen von vornherein verhindert (z.B. Schulung der Mitarbeiter, Vorhalten von Wartungsverträgen für relevanten Maschinenpark etc.) und andererseits bei Eintritt eines Ausfalls sofort geeignete Maßnahmen zur kurzfristigen Widerherstellung der Lieferfähigkeit (u.a. redundanter Maschinenpark, Vorhaltung von Ersatzteilen, Vorhalten eines Backup-Standortes etc.) ermöglicht. Ein Ausschlussgrund ist auch die vorsätzliche Abgabe von unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit im Vergabeverfahren. Es gilt deutsches Recht. Fehlende Nachweise oder Erklärungen können zum Ausschluss des Bewerbers führen. Der AG behält sich vor, fehlende Nachweise nachzufordern.

Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien:

4. UN Global Compact: 4.1 (Selbst-)Erklärung, dass Sie sich zu den Prinzipien des UN Global Compact bekennen. 4.2 (Selbst-)Erklärung, dass die Russland-Sanktionen eingehalten werden. 4.3 Verschwiegenheitserklärung. Ein Ausschlussgrund ist auch die vorsätzliche Abgabe von unzutreffenden Erklärungen in Bezug auf Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit im Vergabeverfahren. Es gilt deutsches Recht. Fehlende Nachweise oder Erklärungen können zum Ausschluss des Bewerbers führen. Der AG behält sich vor, fehlende Nachweise nachzufordern.

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit.
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Siehe Eignung zur Berufsausübung.

Öffentlicher Auftraggeber
Name und Adressen
Name: Soluvia IT-Services GmbH
Nationale Registrierungsnummer: DE 233 994 064
Postanschrift: Uhlenkrog 32
Postleitzahl: 24113
Postort: Kiel
Region: Kiel, Kreisfreie Stadt 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Zentraleinkauf KL.E, Daniel Gusek
E-Mail: einkauf100@mvv.de 📧
Telefon: 06212903965 📞
Haupttätigkeit
Strom
Kommunikation
Dokumente URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXRAYR4YRH0/documents 🌏
Teilnahme-URL: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXRAYR4YRH0 🌏
URL des Beschaffungsinstruments: https://vergabeportal-bw.de/Satellite/notice/CXRAYR4YRH0 🌏
Anhand der Kriterien werden die Bewerber ausgewählt, die zur zweiten Phase des Verfahrens eingeladen werden sollen ✅
Sprache des Beschaffungsdokuments: Deutsch 🗣️
Elektronische Einreichung: Erforderlich
Maximale Verlängerungen: 2

Ergänzende Informationen
Zusätzliche Informationen

Bekanntmachungs-ID: CXRAYR4YRH0 Die Vergabeunterlagen enthalten zum Teil Informationen und Daten, die der Vertraulichkeit unterliegen. Sie können daher nicht frei zugänglich bereitgestellt werden. Zusammen mit Abgabe des Teilnahmeantrags ist eine Verschwiegenheitserklärung abzugeben.

Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium
Nationale Registrierungsnummer: 08-A9866-40
Postanschrift: Durlacher Allee 100
Postleitzahl: 76137
Postort: Karlsruhe
Region: Karlsruhe, Stadtkreis 🏙️
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: 0721 926-8730 📞
Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren:

Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.

Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Quelle: OJS 2023/S 229-723033 (2023-11-27)

Auftragsbekanntmachung (2023-12-01)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 350 000 EUR 💰

Verfahren
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2023-12-29 23:59:00 📅

Änderungen
Neuer Wert
Text:

Änderung Abgabefrist Teilnahmeantrag auf 29.12.2023 Änderung Frist zur Einreichung Fragen auf 23.12.2023 Änderung Vergabekammer von BW in SH

Andere zusätzliche Informationen

Die Abgabefristen für den Teilnahmeantrag, die Einreichung der Fragen sowie die Angaben zur Vergabekammer haben sich geändert

Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: db4f982d-bcb2-45c7-9942-d2d1361dc0e4-01
Quelle: OJS 2023/S 233-733940 (2023-12-01)

Auftragsbekanntmachung (2023-12-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 1 350 000 EUR 💰

Öffentlicher Auftraggeber
Objekt
Art des Vertrags: Dienstleistungen

Ergänzende Informationen
Bekanntmachungsangaben
Bevorzugtes Datum der Veröffentlichung: 2023-12-15+01:00 📅

Änderungen
Neuer Wert
Text:

Formatierungen wurden angepasst in Excel Tabelle Dokument mit Antworten zu den eingegangenen Fragen wurde hochgeladen

Andere zusätzliche Informationen

Formatierungen wurden angepasst in Excel Tabelle Dokument mit Antworten zu den eingegangenen Fragen wurde hochgeladen

Hauptgrund für die Änderung: Korrektur – Beschaffer
Angaben zu Änderungen
Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung: 82c6835f-d3e1-42b5-a06e-2ced250f6361-01
Quelle: OJS 2023/S 243-765591 (2023-12-15)

Neue Beschaffungen in verwandten Kategorien 🆕

Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit (>20 neue Beschaffungen)

Druckereidienste und verbundene Dienstleistungen des Druckgewerbes (9)

Druckereidienste (2)

Digitaldruck (1)