Portal- und CRM-Einführung e-netz Südhessen AG

Kurze Beschreibung

Die e-netz ist Verteilnetzbetreiber mit Hauptsitz in Darmstadt und betreibt in Gebieten Südhessens und angrenzenden Regionen das Elektrizitäts- und Erdgasnetz auf Verteilnetzebene. Die e-netz versorgt rund eine Mio. Menschen in 63 Kommunen Südhessens über mehr als 14.000 Kilometer lange Energienetze mit Strom und Erdgas.
Die e-netz Südhessen AG plant den Einsatz eines Customer-Relationship-Management-Systems samt Anschluss an ein Kundenportal. Durch deren Einsatz sollen die Geschäftsprozesse für Eigenerzeugungsanlagen im Leistungsbereich bis 125 kW beim Antrag auf Netzzusage und Einspeisevergütung weitestgehend automatisiert werden. Hierdurch sollen Fehleingaben durch den Portalanwender minimiert, die Bearbeitungszeiten deutlich beschleunigt und die Mitarbeiter der e-netz somit entlastet werden. Ebenfalls soll der Anlagenbetreiber automatisch über den Status der Anfrage auf dem Laufenden gehalten werden.

Beschreibung der Beschaffung

Die e-netz ist Verteilnetzbetreiber mit Hauptsitz in Darmstadt und betreibt in Gebieten Südhessens und angrenzenden Regionen das Elektrizitäts- und Erdgasnetz auf Verteilnetzebene. Die e-netz versorgt rund eine Mio. Menschen in 63 Kommunen Südhessens über mehr als 14.000 Kilometer lange Energienetze mit Strom und Erdgas.
Die e-netz Südhessen AG plant den Einsatz eines Customer-Relationship-Management-Systems samt Anschluss an ein Kundenportal. Durch deren Einsatz sollen die Geschäftsprozesse für Eigenerzeugungsanlagen im Leistungsbereich bis 125 kW beim Antrag auf Netzzusage und Einspeisevergütung weitestgehend automatisiert werden. Hierdurch sollen Fehleingaben durch den Portalanwender minimiert, die Bearbeitungszeiten deutlich beschleunigt und die Mitarbeiter der e-netz somit entlastet werden. Ebenfalls soll der Anlagenbetreiber automatisch über den Status der Anfrage auf dem Laufenden gehalten werden.
Die Umsetzung und Inbetriebnahme muss innerhalb von sechs Monaten nach Beauftragung erfolgen.
Es wird eine On Premise Lösung beschafft.
Anforderungen an das zu beschaffende System sind unter anderem:
Portal:
- Das Portal stellt die fachlich beschriebenen Anforderungen als Standardfunktionalität zur Verfügung.
- Der Aufbau ist modular und es können jederzeit weitere Funktionen freigeschaltet werden.
- Die Erweiterung um individuelle Funktionen ist möglich. Hiermit sind explizit auch Spezialsysteme beinhaltet, die eine Anbindung an das Portal benötigen, ohne Schnittstelle zum CRM-System.
- Die Anbindung an unterschiedliche Drittsysteme wie z.B. weitere-CRM-Systeme (z. B. NewIS), SAP wird unterstützt.
CRM:
- Ein internes Frontend ist als Web-Client ausgeprägt, welches auch auf Mobilgeräten komfortabel nutzbar ist Dieses basiert auf einer Standardlösung, die kontinuierlich weiterentwickelt wird.
- Gleichzeitiges Öffnen mehrerer Datensätze in Fenstern/Tabs ist möglich.
- Benutzeroberflächen sind mittels strukturierbarer Favoriten frei einrichtbar.
- Integration einer Business-Prozess-Management-Engine (BPM), welche die Modellierung und die Ausführung sowohl technischer als auch interaktiver Prozesse ermöglicht.
- Das CRM soll flexibel über Release-sicheres Customizing erweiterbar sein.
- Das Customizing muss dabei auch durch die e-netz selbst durchgeführt werden können.
- Allgemeines Aktivitäten-Management im Standard.
- Integration in die E-Mail-Lösung (Exchange / Outlook)
- Integriertes Vorgangs-/Ticketmanagement.
- CTI-Komforttelefonie integrierbar.
- Energiewirtschaftliches Datenmodell (speziell für VNB) im Standard.
- Release-sichere individuelle Erweiterung des Datenmodells muss möglich sein.
- Die individuelle Erstellung und Anpassung von Bereichs- und Prozessmasken müssen möglich sein.
- Integrierte Auswertungsfunktionen basierend auf einer leistungsfähigen Suchen-Funktion.
- Frei konfigurierbare Infoboard-Dashboards in Kacheltechnologie mit umfangreichem Kachel-Pool.
- Integrierte GEO-Analyse mit Kartendarstellung inkl. GEO-Kodierung von Adressen. Adressbasierte Informationen sollen auf der Karte nach individuellen Kriterien selektiert werden können.
- Die Umsetzung eines individuellen Berechtigungskonzepts muss möglich sein.
- Integrierte Testplattform für automatisiert laufende Oberflächentests im Webclient.
- Integrierte Verwaltung von Dokumenten und Dateien in unterschiedlichen Formaten. Für gängige Formate sollte eine Vorschaufunktion enthalten sein. Die Zuordnung von Dokumenten zu verschiedensten Datenbereichen, wie z.B. Geschäftspartnern, Ansprechpartnern, Angeboten, Verträgen, Projekten, etc. ist möglich, auch per Drag & Drop.
Aufgrund des dringenden Bedarfs ist ein unverzüglicher Projektstart nach Beauftragung erforderlich.
Mit dem Auftragnehmer wird ein EVB-IT Systemvertrag geschlossen werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Heimatlandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bewerbers.
Der Auszug aus dem Handelsregister/vergleichbarer Nachweis darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate sein;
2) Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen;
3) ggf. Bewerbergemeinschaftserklärung;
4) ggf. Erklärung zum Nachunternehmereinsatz;
5) ggf. Nachunternehmerverpflichtungserklärung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Eigenerklärung über Bestehen einer Haftpflichtversicherung mit einer Versicherungssumme von mindestens 5 Mio. € Euro für Personen- und Sachschäden und 100.000 Euro für Vermögensschäden jeweils je Schaden und Kalenderjahr und Bestehen einer Cyberversicherung,
bzw. Erklärung über die Bereitschaft eine Haftpflichtversicherung mit den vorgenannten Deckungssummen im Auftragsfall abzuschließen.
Das Einreichen einer Versicherungsbescheinigung ist NICHT erforderlich.
2) Angabe des Nettogesamtumsatzes des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren;
3) Angabe des Nettoumsatzes des Bewerbers mit vergleichbaren Leistungen (vergleichbare IT-Leistungen) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1)
Darstellung von min. 5 vergleichbaren Referenzen des Bewerbers für IT-Projekte aus den Jahren 2018 - 2022. Dabei müssen mindestens drei der Referenzen ein CRM Projekt betreffen und mindestens zwei eine Errichtung eines Kundenportals. Vergleichbar sind dabei nur Referenzprojekte mir VNB-spezifischen Prozessen.
Zudem müssen die nachfolgenden Besonderheiten jeweils mindestens einmal in den eingereichten Referenzprojekten erfüllt worden sein. Es ist dabei auch möglich, dass ein Referenzprojekt mehrere
Besonderheiten erfüllt.
Nachzuweisende Besonderheiten der Referenzprojekte:
- Agiles Projekt
- Projekt für einen Sektorenauftraggeber
Zu den Referenzen sind die folgenden Angaben zu machen:
- Angabe der einschlägigen Besonderheiten,
- kurze Beschreibung des Referenzprojekts,
- Name und Adresse des Referenzauftraggebers,
- Zeitraum der erbrachten Leistungen,
- Angabe zur Größe des Auftrages, Angabe zum Auftragsvolumen in EUR netto.
2)
Angabe des geplanten Projektleiters und seines Stellvertreters mit folgenden Angaben:
- Name
- Qualifikation
- Einschlägige Berufserfahrung
3)
Angabe der Mitarbeiterzahl des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (pro Jahr)
4)
Angabe der Mitarbeiterzahl des Bewerbers der folgenden Bereiche in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (pro Jahr):
- IT-Projektleiter
- Projektingeniuere
- Software-Entwickler

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Rechtsform der Bietergemeinschaft, an die der Auftrag vergeben wird: gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass die Bildung einer Bietergemeinschaft unzulässig ist, sofern damit eine wettbewerbsbeschränkende Vereinbarung gemäß § 1 GWB getroffen wird.

Zur Abgabe des Teilnahmeantrags sind zwingend die vom Auftraggeber bereitgestellten Formblätter zu verwenden. Diese können über den Download (vgl. Ziffer I.3) abgerufen werden.
Bewerberfragen können nur über die Vergabeplattform gestellt werden und werden nur über die Vergabeplattform beantwortet. Bewerberfragen, die nach dem 17.03.2023 12:00 Uhr eingehen, können nicht mehr beantwortet werden.
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass interessierte Unternehmen im Falle von Bewerberfragen und/oder notwendigen Änderungen an den Vergabeunterlagen nur informiert werden können, wenn sie sich freiwillig unter Angabe einer E-Mail-Adresse über die Vergabeplattform registriert haben. Interessierte Bewerber werden daher gebeten, sich auf der Vergabeplattform registrieren zu lassen. Soweit eine freiwillige Registrierung nicht erfolgt, können keine zusätzlichen Informationen übermittelt werden. Das Risiko der vollständigen und lesbaren Übermittlung des Auskunftsersuchens trägt der anfragende Bewerber.
Die Teilnahmeanträge sind fristgerecht (vgl. Ziffer IV.2.2) und ausschließlich elektronisch, verschlüsselt über die Vergabeplattform einzureichen
Der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag auf Grundlage der Erstangebote zu vergeben, ohne in Verhandlungen einzutreten (vgl. § 15 Abs. 4 SektVO).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.