Projektsteuerung ISEK-Umsetzung (Gesamtkoordination und Fördermittelmanagement)

Kurze Beschreibung

Die Kreisstadt Olpe hat in einem umfangreichen Kommunikationsprozess zwischen 2018 und 2021 ein integriertes städtebauliches Entwicklungskonzept (ISEK) für das Zentrum von Olpe erarbeitet, auf dessen Grundlage u.a. mit dem Neubau des Rathauses mit Bürgersaal und Museum auf einer innerstädtischen Brachfläche ein neues Quartier westlich der Altstadt entstehen soll. Weitere umfangreiche Maßnahmen, wie die Offenlegung der Bigge und Schaffung neuer, innerstädtischer Freiflächen (Bigge-Promenaden) gehören zu dem insgesamt 23 Hauptmaßnahmen umfassenden Konzept. Das Gesamtvolumen beträgt 27. Mio. EUR brutto, wobei (v.a. Städtebau-) Fördermittel zum Einsatz kommen.
Gegenstand des zu vergebenden Auftrags sind Projektsteuerungsleistungen zur erfolgreichen und strukturierten Umsetzung des ISEK Innenstadt Olpe sowie das Fördermittelmanagement. Derzeit wird von einer Projektlaufzeit in vier Leistungsstufen bis einschließlich 2030 ausgegangen.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des zu vergebenden Auftrags ist nicht die Steuerung von Einzelprojekten. Vielmehr soll der Auftragnehmer die Umsetzung des ISEK Innenstadt Olpe als Gesamtprojekt übergreifend über alle Einzelprojekte steuern. Er hat dabei insbesondere das Gesamtprojekt vorausschauend zu leiten und eigeninitiativ alle notwendigen Unterstützungsleistungen für den Auftraggeber vorzunehmen und ihn umfassend und proaktiv zur Umsetzung des Gesamtprojekts, insbesondere auch hinsichtlich der Akquise und Verwendung von Fördermitteln von Land, Bund und EU zu beraten. Siehe im Übrigen die im elektronischen Projektraum bereitgestellten Unterlagen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Bei ausreichender Anzahl geeigneter Bewerber/ Bewerbergemeinschaften werden mindestens 3, höchstens 5 Bewerber/ Bewerbergemeinschaften zur Abgabe eines Angebots aufgefordert. Die Bewerberauswahl erfolgt in einem dreistufigen Verfahren:
1) Stufe: Es wird geprüft, ob der Teilnahmeantrag alle geforderten Angaben und Unterlagen enthält. Fehlende Angaben und Unterlagen sind auf Verlangen des Auftraggebers innerhalb einer Frist von 6 Kalendertagen nachzureichen. Teilnahmeanträge, die auch bei Ablauf der Nachfrist noch unvollständig sind, werden nicht berücksichtigt;
2) Stufe: Es wird geprüft, ob der Bewerber/ die Bewerbergemeinschaft nach den von ihm/ ihr eingereichten Angaben und Unterlagen grds. geeignet erscheint, die zu vergebenden Leistungen vertragsgerecht auszuführen, insbesondere die festgelegten Mindestanforderungen an die technische Leistungsfähigkeit (Ziffer III.1.3) erfüllt. Soweit sich ein Bewerber/ eine Bewerbergemeinschaft zum Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit/ fachlichen Eignung auf die Fähigkeiten und Kapazitäten anderer (auch verbundener) Unternehmen bezieht und insoweit für diese die geforderten Nachweise vorlegt, hat er/ sie mit der Bewerbung nachzuweisen, dass ihm/ ihr im Auftragsfall die Mittel dieser Unternehmen grds. zur Verfügung stehen, § 47 Abs. 1 VgV. In Bezug auf die Kriterien für die einschlägige berufliche Erfahrung (Referenzen) können die Bewerber jedoch nur die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn diese im Auftragsfall die Arbeiten ausführen beziehungsweise die Dienstleistungen erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden (§ 47 Abs. 1 Satz 3 VgV);
3) Stufe: Überschreitet die Anzahl geeigneter Bewerber/ Bewerbergemeinschaften die Anzahl der Bewerber/ Bewerbergemeinschaften, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden soll, wird eine differenzierte Eignungsprüfung vorgenommen, um den Bewerberkreis zu reduzieren. Diese Prüfung erfolgt anhand der Angaben zur Referenzlage gem. Ziff. III.1.3) der Bekanntmachung. Es werden diejenigen Bewerber/Bewerbergemeinschaften am weiteren Verfahren beteiligt, die anhand ihrer Referenzangaben nachweisen können, im Vergleich zu ihren Mitbewerbern über eine noch größere Erfahrung mit der Durchführung von Leistungen zu haben, die mit den zu vergebenden Leistungen (vgl. Ziff. II.1.4) und Ziff. II.2.4)) nach Art und Umfang möglichst vergleichbar sind. Dabei werden nur solche Referenzen aus dem Zeitraum der letzten 5 Jahre (ab 01/2018) betrachtet, welche Projektsteuerungs-/Projektmanagementleistungen im Zusammenhang mit der Umsetzung von Regional-/Stadtentwicklungskonzepten betreffen. Die Referenzen werden im Hinblick auf den Grad ihrer Vergleichbarkeitmit den zu vergebenden Leistungen jeweils wie folgt bepunktet:
- Maßnahme gefördert mit Städtebaufördermitteln von Bund und/oder Land NRW: 30 Punkte,
- Projektorganisation/ -koordination: 20 Punkte,
- Termin- und Fristenüberwachung: 15 Punkte,
- Fördermittelmanagement (Vorbereitung der Förderantragstellung, Synchronisierung der Mittelabrufe mit der Kostenverfolgung): 30 Punkte,
- Dokumentation und Berichtswesen: 5 Punkte
Je Referenz sind damit max. 100 Punkte erzielbar. Bewertet werden auch die zur Erfüllung der Mindestanforderungen an die Referenzlage gem. Ziff. III.1.3) benannten Referenzen. Es werden nur die 5 Referenzen mit der höchsten Punktzahl bei der Bewerberauswahl berücksichtigt und diejenigen maximal 5 Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert, welche nach dem Ergebnis der Bepunktung die ersten 5 Rangplätze belegen.

Beschreibung der Optionen

Mit Vertragsschluss werden zunächst nur die Leistungen für die Leistungsstufe 1 (01.06.2023 bis 30.11.2024) fest beauftragt. Die optional vorgesehenen Leistungen für die Leistungsstufe 2 (01.12.2024-31.08.2026) sowie der Leistungsstufe 3 (01.09.2026-31.08.2028) und Leistungsstufe 4 (01.09.2028-31.12.2030) sind erst auf gesonderten Abruf auszuführen. Eine mögliche Beauftragung der Leistungsstufen 3 und 4 steht zudem unter dem Vorbehalt der ausstehenden Bewilligung dieses Leistungszeitraums (2026-2030) durch den Fördergeber. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf eine Anschlussbeauftragung.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Jeder Bewerber/jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft hat zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit mit dem Teilnahmeantrag im Rahmen eines vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsbogens (siehe hierzu unter Ziff. VI.3) folgende Angaben zu machen:
1) Angaben zum Brutto-Umsatz in den letzten 3 Kalenderjahren (2020, 2021, 2022), getrennt nach Jahren;
2) Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen i. H. v. mindestens 5 Mio. EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden, zweifach maximiert pro Jahr durch Fremdbescheinigung des Versicherungsgebers (nicht älter als 3 Monate, Kopie ausreichend) oder Bereitschaftserklärung eines Versicherungsgebers, im Auftragsfall eine entsprechende Versicherung abzuschließen (Kopie ausreichend).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber/ jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft hat zur Beurteilung der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit mit dem Teilnahmeantrag im Rahmen eines vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsbogens (siehe hierzu unter Ziff. VI.3) folgende Angaben einzureichen:
1) Angaben zu in den letzten 5 Jahren (seit 01/2018) erbrachten Leistungen vergleichbarer Art (Projektsteuerungs-/ Projektmanagementleistungen im Zusammenhang mit der Umsetzung von insbes. öffentlich geförderten Stadttentwicklungsprojekten), mit möglichst konkreten Angaben insbesondere:
- zu den im Einzelnen erbrachten Leistungen (z. B. Kosten- und Finanzierungsplanung, Fördermittelmanagement, Dokumentation und Berichtswesen),
- inwieweit die jeweiligen Leistungen selbst/ in einer Arbeitsgemeinschaft oder durch Nachunternehmer ausgeführt wurden,
- dem betreuten Projekt,
- dem Leistungszeitraum,
- dem Projekt- und Fördervolumen,
- dem Auftraggeber nebst Ansprechpartner und Kontaktdaten.
2) Angaben zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl insgesamt sowie speziell im Bereich Projektsteuerung in den letzten 3 Kalenderjahren (2020, 2021, 2022);

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu Ziff. 1: Der Bewerber/ die Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft muss/müssen gemeinsam mindestens 2 Referenzaufträge in den letzten 5 Jahren (seit 01/2018) nachweisen, welche jeweils sämtliche folgende Mindestanforderungen erfüllen:
- Projektsteuerungs-/Projektmanagementleistungen im Zusammenhang mit der Umsetzung eines Stadt- und/oder Regionalentwicklungskonzepts,
- Einsatz von Städtebaufördermitteln des Bundes und Landes NRW,
- Projektvolumen mindestens 5 Mio. EUR,
- Erstellung eines Förderantrags.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Das im Auftragsfall eingesetzte Personal muss über eine mindestens dreijährige Berufserfahrung auf dem Gebiet des Projektmanagements zur Umsetzung von Regional-/Stadtentwicklungskonzepten verfügen. Besondere Bedingungen folgen außerdem aus dem TVgG-NRW und Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, in der Fassung des Art. 1 Ziff. 15 der Verordnung (EU) 2022/1269 vom 21.07.2022.

1) Am Auftrag interessierte Unternehmen haben sich anhand eines vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsformulars um Teilnahme am Verhandlugsverfahren zu bewerben. Das Bewerbungsformular wird ausschließlich elektronisch über den unter Ziff. I.1 bezeichneten Projektraum zur Verfügung gestellt. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über den o. g. elektronischen Projektraum. Zur Teilnahme an der Kommunikation ist eine Registrierung erforderlich.
2) Der Teilnahmeantrag enthält neben Erklärungsvordrucken zu den unter Ziff. III.1) geforderten Angaben eine Abfrage von Angaben zur Person des Bewerbers (Unternehmensdarstellung/ Firmenprofil), Vordrucke einer Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von zwingenden und fakultativen Ausschlussgründen i. S. d. §§ 123, 124 GWB sowie den Vordruck einer Bewerbergemeinschaftserklärung. Der Teilnahmeantrag mit den unter Ziff. III.1) geforderten Angaben und Unterlagen zur Beurteilung der Eignung ist bis zu dem unter Ziff. IV.2.2) genannten Termin ausschließlich elektronisch über den Projektraum (Bietertool) einzureichen. Bewerbungen, die verspätet oder nicht formgerecht (d. h. nicht elektronisch) eingehen, können nicht berücksichtigt werden;
3) Etwaige Fragen von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 10 Kalendertagen vor Ablauf der Bewerbungsfrist über das o. g. Vergabeportal übersendet werden.
4) Nach Art. 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, in der Fassung des Art. 1 Ziff. 15 der Verordnung (EU) 2022/1269 vom 21.07.2022 ist es öffentlichen Auftraggebern bis auf weiteres verboten, im Anwendungsbereich der EU-Vergaberichtlinien mit folgenden Personen, Organisationen oder Einrichtungen einen Vertrag zu schließen oder sie in einem Umfang von mehr als 10% des Auftragswerts als Unterauftragnehmer, Lieferant oder auf sonstige Weise am Auftrag zu beteiligen:
a) russische Staatsangehörige, in Russland ansässige natürliche Personen oder in Russland niedergelassene juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen,
b) juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, deren Anteile zu über 50 % unmittelbar oder mittelbar von einer der unter Buchstabe a genannten Organisationen gehalten werden, oder
c) natürliche oder juristische Personen, Organisationen oder Einrichtungen, die im Namen oder auf Anweisung einer der unter Buchstabe a) oder b) genannten Organisationen handeln. Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung abzugeben, wonach der Bewerber/ sämtliche Mitglieder einer Bewerbergemeinschaft sowie Unternehmen, auf deren Kapazitäten sich der Bewerber/ die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis der Eignung beruft, keiner der vorgenannten Personen, Organisationen oder Einrichtungen zuzurechnen ist.
5) Im elektronischen Projektraum werden neben dem Bewerbungsvordruck ein Leistungsbild zum vorgesehenen Projektsteuerungsvertrag, das ISEK Innensdtadt Olpe, eine Kosten- und Finanzierungsübersicht sowie Projektsteckbriefe bereitgestellt. Die weiteren, erst für die Ausarbeitung eines Angebots benötigten Vergabeunterlagen werden nur den im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerbern mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt;
6) Mehrfachbewerbungen, als Einzelbewerber sowie als Mitglied einer/mehrerer Bewerbergemeinschaften sind nicht zulässig. Ein Austausch von Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft nach Aufforderung zur Angebotsabgabe bedarf der Zustimmung des Auftraggebers, die grds. nur bei gleicher fachlicher Qualifikation erteilt wird. Entsprechendes gilt für einen Austausch von vorgesehenen Nachunternehmern, auf die sich ein Bewerber/ eine Bewerbergemeinschaft im Teilnahmeantrag zum Nachweis seiner/ihrer Eignung im Auftragsfall berufen hat.
7) Der Auftraggeber behält sich vor, das Vergabeverfahren mangels eines ausreichenden Wettbewerbs einzustellen, wenn nach dem Ergebnis des Teilnahmewettbewerbs weniger als 3 geeignete Bewerber/Bewerbergemeinschaften für eine Aufforderung zur Angebotsabgabe zur Verfügung stehen. Ebenso behält er sich vor, im Teilnahmewettbewerb nicht berücksichtigte Bewerber/ Bewerbergemeinschaften entsprechend ihrer Rangfolge bis zur Höchstzahl von fünf Verfahrensteilnehmern nachträglich, als Nachrücker am weiteren Verfahren zu beteiligen, soweit einzelne im Teilnahmewettbewerb ausgewählte Bewerber/ Bewerbergemeinschaften mitteilen, von der Abgabe eines Erstangebots abzusehen.
8) Bei Widersprüchen zwischen verschiedenen Bekanntmachungstexten ist allein der im EU-Amtsblatt veröffentlichte Text maßgeblich.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YYV69B1

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit ein Verstoß gegen Vergabebestimmungen nicht rechtzeitiggegenüber dem Auftraggeber gerügt wurde oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilungdes Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (vgl. zur Antrags- und Rügefrist imEinzelnen § 160 Abs. 3 GWB).