Beschreibung der Beschaffung
Zur Implementierung des Prozessmanagements wurden in der Kreisverwaltung erste wichtige Grundsteine gelegt. Als Standardnotation / Modelliersprache wurde BPMN 2.0 ausgewählt, für die Darstellung der Prozessmodelle hat sich die Kreisverwaltung Paderborn auf die Ver-wendung des bausteinbasierten Dialektes PICTURE-BPMN festgelegt. Eine Fachsoftware wurde mit der Prozessplattform der PICTURE GmbH bereits beschafft und in Betrieb genommen. In der Prozessplattform sollen Prozesslandkarten, ein vollständiges Prozessregister sowie Pro-zesssteckbriefe und Prozessmodelle erfasst und kontinuierlich gepflegt werden. Erste Rahmenbedingungen des Prozessmanagements wer-den durch den Entwurf von Rollen-, Schulungs- und Kommunikationskonzepten und der Erstellung eines Handbuches vorgegeben. Der Fo-kus liegt nun auf der Identifizierung und Abbildung aller Prozesse in einem Prozessregister. Auf Grundlage dieses Registers soll eine Filte-rung und Priorisierung der Prozesse möglich sein, die anschließend und vorrangig zu optimieren sind.
Los 1 - Prozessmanagementeinführung in der allgemeinen Verwaltung der Kreisverwaltung Paderborn (ausgenommen Gesundheitsamt)
Für die allgemeine Verwaltung Paderborn soll für die ca. 2000 Prozesse eine Prozesslandkarte erstellt, ein vollständiges Prozessregis-ter aufgestellt und erste Prozesse modelliert werden.
Die Einführung des Prozessmanagements soll in Phasen erfolgen. In einer ersten kurzen Phase (ca. ein Monat) soll die Projektplanung erfolgen, eine Prozesslandkarte für die Kreisverwaltung Paderborn erstellt werden, welche einen strategischen Überblick und den Rahmen für Detailinformationen bietet.
Des Weiteren soll ein Kommunikationskonzept entwickelt werden und Informationsveranstaltungen – gezielt für Führungskräfte – durchgeführt werden.
Kerninhalt der zweiten Phase ist die Erstellung eines vollständigen Prozessregisters. Hier erfolgt die Durchführung von Screening-Interviews, die Feststellung der vorhandenen Prozesse und die Erstellung der Prozesssteckbriefe. Diese Phase sollte möglichst nur wenige Monate andauern (max. 6 Monate). Erwartet wird hierzu die Zurverfügungstellung von Referenzinformationen in Form einer Referenzliste, um die Fertigstellung des Prozessregisters zu vereinfachen, zu beschleunigen und die beteiligten Mitarbeitenden / Führungskräfte des Kreises Paderborn bestmöglich zu unterstützen. Diese Referenzliste sollte möglichst alle in einer Kreisverwaltung von vergleichbarer Größe zugeordneten und anfallenden Prozesse enthalten, so dass lediglich ein Abgleich mit den tatsächlich vorliegenden Prozessen erfolgen muss. Für die Erfassung der Metadaten und Attribute als Inhalte der Prozesssteckbriefe soll die bei der Kreisverwaltung Paderborn bereits ausgearbeitete Screening-Liste herangezogen werden.
Im Anschluss beginnt mit der dritten Projektphase die Prozessmodellierung. In Interviews / Workshops werden die Prozessabläufe gemein-sam mit den Prozessdurchführenden (den Fachexperten des Kreises Paderborn, die mit den Prozessen arbeiten) aufgenommen und im Nachgang nach den vorhandenen Standards in der Plattform modelliert. Die Begleitung der Interviews und Workshops durch den Auftraggeber und Unterstützung bei der Modellierung gestaltet sich in unterschiedlichem Umfang (siehe unten folgende Auflistung). Für die Pro-zessmodellierung werden weitere Mitarbeitende durch den Auftraggeber geschult und als Multiplikatoren eingebunden, so dass die externe Unterstützung des Bieters hier auf ca. 15 % gesenkt werden kann.
Die abschließende Qualitätssicherung der Prozesse erfolgt im Zentralen Prozessmanagement der Kreisverwaltung Paderborn.
Konkret werden für das Los 1 folgende Leistungen erwartet:
a) in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden des Kreises Paderborn (Zentrales Prozessmanagements -1,5 Stellenanteile im Amt 10 / Zentrale Dienste) – Beteiligung des Auftragnehmers 50%:
Erstellung einer Prozesslandkarte für die Kreisverwaltung Paderborn (ausgenommen Gesundheitsamt)
Erstellung eines vollständigen Registers der ca. 2000 Prozesse unter Heranziehung der durch den Auftragnehmer zur Verfü-gung gestellten Referenzliste
Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Screening-Interviews zur Erfassung der Prozesse für das Prozessregister (pro Interview ca. 1,5 Tage)
es wird von ca. 54 Interviews mit den jeweiligen Sachgebietsleitungen ausgegangen
Erstellung Prozessteckbriefe
Erstellung Kommunikationskonzept
Durchführung von Infoveranstaltungen für Führungskräfte des Auftraggebers
b) in Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden des Kreises Paderborn (Zentralen Prozessmanagements - 1,5 Stellenanteile im Amt 10 / Zentrale Dienste) - Beteiligung des Auftragnehmers ca. 15%:
Modellierung erster Prozesse (ca. 60 / Jahr), davon sind insgesamt
geschätzte 60% zu dokumentieren (ca. 1-3 Tage/Prozess)
geschätzte 25% organisatorisch zu optimieren (ca. 3-6 Tage/Prozess)
geschätzte 15% digital zu optimieren (ca. 3-6 Tage/Prozess).
Der Leistungszeitraum beginnt mit Zuschlagserteilung (vsl. Mai 2023). Der Vertrag endet spätestens 12 Monate nach Vertragsbeginn, soweit der Auftraggeber nicht von seinem einseitigen, in seinem freien Belieben stehenden Optionsrecht (Gestaltungsrecht) zur einmaligen Verlängerung des Vertrages für
• Los 1 um höchstens 24 Monate Gebrauch macht.
Die Ausübung des Vertragsverlängerungsoptionsrechts seitens des Auftraggebers bedarf der Schriftform. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Verlängerung des Vertrags.
Für die Prozessdokumentation ist die Prozessplattform der PICTURE GmbH einzusetzen und dabei die Fachsprache PICTURE-BPMN zur nutzen. Dabei sind die für die Kreisverwaltung Paderborn festgelegten Modellierungsstandards zu berücksichtigen.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung (b-Unterlagen).