Rahmenvereinbarung byte: Digitalschmiede Bayern

Beschreibung der Beschaffung

Durchführung eines Fellowship-Programm zur Entwicklung digitaler Prototypen für die bayerische öffentliche Verwaltung in Zusammenarbeit mit Studierenden, Promovierenden bzw. Absolventen (vorläufiger Arbeitstitel: „Digitalschmiede Bayern“).

Als Digitalisierungspartner der Bayerischen Staatsregierung unterstützt und berät die byte die staatliche Verwaltung bei der Entwicklung und Umsetzung digitaler Produkte und Services.

Die byte – die Bayerische Agentur für Digitales beabsichtigt im Rahmen dieses Vergabeverfahrens verschiedene Leistungen, u. a. die Feinkonzeption und die Durchführung eines Fellowship-Programms unter dem Arbeitstitel „Digitalschmiede Bayern", in welchem digitale Prototypen für die Verwaltung nach agilen und nutzerzentrierten Arbeitsmethoden entwickelt werden, zu vergeben. Das Programm verfolgt dabei drei Ziele:

1. Wissensvermittlung an die Fellows und Mitarbeitende aus der Verwaltung zur methodischen Entwicklung digitaler Lösungen in der Verwaltung,
2. Entwicklung von validierten Prototypen für digitale Lösungen,
3. Begeistern und Gewinnen von Digitaltalenten für die öffentliche Verwaltung.

Im Zentrum der unter dieser Rahmenvereinbarung zu erbringenden Leistungen stehen die Feinkonzeption sowie die operative Durchführung des Programms jeweils nach Abruf.

Bestandteil der nach Abruf zu erbringenden Leistungen ist auch die Bewerbung bei und Auswahl von passenden Teilnehmenden sowie die Durchführung von Workshops, das Coachen der Projektteams und die Durchführung von Events. Auch die Pflege der Website und die Weiterentwicklung der Kommunikation und Bewerbung des Programms gehören zu den zu erbringenden Aufgaben.

Auf Basis der Rahmenvereinbarung kann die byte Einzelaufträge (EZA) an den Partner im Wege des Abrufs nach Angebotsabgabe vergeben. Eine Verpflichtung zum Abruf von Leistungen aus dieser Rahmenvereinbarung besteht nicht.

Die Regelungen in der Rahmenvereinbarung gelten auch für die darunter abgerufenen EZA, soweit in den EZA keine abweichenden Regelungen getroffen werden.

Die byte ruft die im Rahmen eines EZA zu erbringenden Leistungen beim Partner in Textform ab. Nähere Einzelheiten zum Prozedere und den zu erbringenden Leistungen ergeben sich aus dem Dokument 02_Leistungsbeschreibung_byte_Digitalschmiede und dem Dokument 03_Rahmenvertrag_byte_Digitalschmiede.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

- A.1: Als Anlage ist der Auszug (Kopie) aus dem Handelsregister bzw. Berufsregister des Staates, in dem das Unternehmen niedergelassen ist, soweit das Unternehmen zur Eintragung verpflichtet ist, oder ein vergleichbarer Nachweis der erlaubten Berufsausübung (soweit erforderlich) beigefügt. Der beigefügte Auszug ist (gerechnet vom Schlusstermin für die Einreichung des Angebotes) nicht älter als sechs Monate.

- A.2: Bieter erklärt, dass bei ihm keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften vorliegen, werden in einer Anlage nähere Angaben gemacht, um der Auftraggeberin die Prüfung der Ausnahmetatbestände des § 123 Abs. 5 GWB, eine Entscheidung über die fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB bzw. eine Prüfung der Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB zu ermöglichen.

- A.3: Bieter erklärt, dass bei ihm keine Ausschlussgründe gemäß § 21 des Arbeitnehmerentsendegesetzes, § 98 c des Aufenthaltsgesetzes, § 19 des Mindestlohngesetzes und § 21 des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes, soweit diese Vorschriften jeweils anwendbar sind, vorliegen. Soweit Tatbestände nach den vorgenannten Vorschriften vorliegen, macht der Bieter in einer Anlage nähere Angaben, um der Auftraggeberin die Prüfung der Eignung, insbesondere der Zuverlässigkeit, und eine Entscheidung über die Eignung zu ermöglichen.

- A.4: Bieter erklärt, dass er gegenwärtig sowie während der gesamten Vertragsdauer die Technologie von L. Ron Hubbard nicht anwendet, lehrt oder in sonstiger Weise verbreitet, keine Kurse oder Seminare nach dieser Technologie besucht und Beschäftigte oder sonst zur Erfüllung des Vertrags eingesetzte Personen keine Kurse oder Seminare nach dieser Technologie besuchen lässt sowie dass nach seiner Kenntnis keine der zur Erfüllung des Vertrags eingesetzten Personen die Technologie von L. Ron Hubbard anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten oder Kurse oder Seminare nach dieser Technologie besuchen sowie dass zur Erfüllung des Vertrags eingesetzte Personen, die die Technologie von L. Ron Hubbard anwenden, lehren oder in sonstiger Weise verbreiten oder Kurse oder Seminare nach dieser Technologie besuchen, von der weiteren Durchführung des Vertrags unverzüglich ausgeschlossen werden.

- A.5: Bieter erklärt,
1.) dass er nicht zu den in Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 über restriktive Maßnahmen angesichts der Handlungen Russlands, die die Lage in der Ukraine destabilisieren, genannten Personen oder Unternehmen gehört, die einen Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift aufweisen,
a) durch die russische Staatsangehörigkeit des Bewerbers/Bieters oder die Niederlassung des Bewerbers/ Bieters in Russland,
b) durch die Beteiligung einer natürlichen Person oder eines Unternehmens, auf die eines der Kriterien nach Buchstabe a zutrifft, am Bewerber/Bieter über das Halten von Anteilen im Umfang von mehr als 50%,
c) durch das Handeln der Bewerber/Bieter im Namen oder auf Anweisung von Personen oder Unternehmen, auf die die Kriterien der Buchstaben a und/oder b zutrifft.

Der Bieter erklärt weiter, dass 2.) die am Auftrag als Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Unternehmen, deren Kapazitäten im Zusammenhang mit der Erbringung des Eignungsnachweises in Anspruch genommen werden, beteiligten Unternehmen, auf die mehr als 10 % des Auftragswerts entfällt, ebenfalls nicht zu dem vorgenannten in der Vorschrift genannten Personenkreis mit einem Bezug zu Russland im Sinne der Vorschrift gehören.

Bieter erklärt schließlich 3.), dass er während der gesamten Laufzeit der Rahmenvereinbarung und etwaiger Einzelaufträge sicherstellen wird, dass die Vorgaben der Ziffer 1 und der Ziffer 2 eingehalten werden und er dies der byte auf Verlangen nachweisen wird. Andernfalls kann dies dazu führen, dass die byte die Rahmenvereinbarung oder etwaige
Einzelaufträge kündigen muss.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Die Bieter haben Ihre Eignung durch vollständige Einreichung der nachfolgend geforderten Angaben (B.1 bis B.5) nachzuweisen. Soweit bei bestimmten Anforderungen Mindestanforderungen vom Bieter zu erfüllen sind, werden diese als solche bezeichnet. Wenn die Bieter diese Mindestanforderungen nicht einhalten, erfolgt ein Ausschluss. Die Abgabe einer fahrlässig/vorsätzlich irreführenden Erklärung/Information unter B.1 bis B.5 bzw. einer schwerwiegenden Täuschung diesbezüglich können zum Ausschluss von diesem Vergabeverfahren führen bzw. berechtigt die byte nach Vertragsschluss zur Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Frist. Weitergehende Rechte der byte bleiben unberührt.

B.1.1: Der Jahresgesamtumsatz in der EU (netto) des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (gerundet auf 1.000 €) wird wie im Formblatt gefordert angegeben.

B.1.2: Der Jahresgesamtumsatz in EU (netto) des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren mit Leistungen, die vergleichbar mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag sind, wird wie im Formblatt gefordert angegeben. Als vergleichbar im Sinne dieser Vorgabe gelten nur solche Leistungen, deren Gegenstand es war, menschzentrierte Designmethoden anzuwenden, um Problemräume zu analysieren und Prototypen zu entwickeln. Geforderter Mindestumsatz (Durchschnitt der letzten drei netto Geschäftsjahres-Umsätze in der EU) mit vergleichbaren Leistungen: 400.000,00 €

B.2.1: Die Anzahl (angegeben als FTE) von sozialversicherungspflichtigen Festangestellten oder vergleichbar angestellten Mitarbeitern in der EU, die für den Bieter in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (im jährlichen Mittel, aufgeschlüsselt jeweils einzeln auf die angegebenen Geschäftsjahre), Leistungen in Festanstellung erbracht haben, werden wie im Formblatt gefordert angegeben.

B.2.2: Die Anzahl (angegeben als FTE) von sozialversicherungspflichtigen Festangestellten oder vergleichbar angestellten Mitarbeitern in der EU, die für den Bieter in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren (im jährlichen Mittel, aufgeschlüsselt jeweils einzeln auf die angegebenen Geschäftsjahre), Leistungen in Festanstellung erbracht haben, die vergleichbar mit dem hier ausgeschriebenen Auftrag sind, werden wie im Formblatt gefordert angegeben. Als vergleichbar im Sinne dieser Vorgabe gelten nur solche Leistungen, deren Gegenstand es war, menschzentrierte Designmethoden anzuwenden, um Problemräume zu analysieren und Prototypen zu entwickeln. Geforderte Mindestanzahl an sozialversicherungspflichtigen Festangestellten in Deutschland oder vergleichbar angestellten Mitarbeitern in der EU (Durchschnitt der Anzahl als FTE der letzten drei Geschäftsjahre in der EU), die Leistungen erbracht haben, deren Gegenstand es war, menschzentrierte Designmethoden anzuwenden, um Problemräume zu analysieren und Prototypen zu entwickeln: 10,0 FTE

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

B.3: Referenzen:

Es sind mindestens drei Referenzprojekte einzureichen:
- eins davon von öffentlichen Auftraggebern im Sinne von Artikel 2 I, Nr.1 der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates
- eines davon im Rahmen eines Fellowship Programms, d. h. es muss erkenntlich sein, dass es sich um Kooperationsprojekte mit Hochschulen bzw. unter Beteiligung von Projektmitgliedern handelt, die der Definition der "Fellows" entsprechen (siehe Dokument 02_Leistungsbeschreibung_byte_Digitalschmiede, Abschnitt 1.2.2).
Die Anforderung ist auch erfüllt, wenn ein Referenzprojekt beiden Kriterien entspricht.

Die Projekte müssen abgeschlossen sein, dürfen nicht älter als vier Jahre sein, müssen eine Mindestlaufzeit von 3 Monaten gehabt haben und in Art und Aufbau mit einem Projekt innerhalb eines Batches vergleichbar sein (siehe Dokument 02_Leistungsbeschreibung_byte_Digitalschmiede, Abschnitt 1.1).

Ein eingereichtes Projekt gilt dann als Referenzprojekt,
wenn von den folgenden 6 Kriterien mindestens drei erfüllt sind:
(1) die Bedürfnisse von Nutzern wurden systematisch und empirisch erhoben
(2) basierend auf Customer Insights wurden Hypothesen bezüglich des Wertversprechens des Produkts generiert
(3) Prototypen der Neu- oder Weiterentwicklung des Produktes wurden erstellt
(4) die Prototypen wurden Nutzertests unterzogen
(5) mindestens drei Iterationen aus Prototyp und Nutzertest wurden durchgeführt
(6) ein Minimum Viable Produkt wurde in den Markt eingeführt bzw. an einen Marktteilnehmer übergeben.

Die Vergabestelle behält sich vor, insbesondere die Aussagen zur erfolgreichen Projektabwicklung beim Ansprechpartner des Referenzkunden zu verifizieren. Je Referenzprojekt ist ein Ansprechpartner auf Auftraggeberseite angegeben (inkl. Auftraggebername, ggf. Sparte/Abteilung, Vorname, Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer), der projektleitend tätig war. Die genannten Ansprechpartner sind im Zeitraum der Angebotsprüfung (siehe Ausschreibungs-Bekanntmachung) für telefonische und/oder schriftliche Rückfragen erreichbar.

In der Angabe eines Ansprechpartners einer Referenz ist die Erklärung, dass wir das Einverständnis der Kontaktaufnahme durch die byte eingeholt haben, schlüssig enthalten. Ablehnung des Kontaktgesuchs oder Nicht-Erreichbarkeit von Ansprechpartnern kann zum Ausschluss des Bieters führen, weil die betroffene Referenz nicht gewertet werden kann!

Für die Darstellung der Referenz und Benennung des Ansprechpartners ist zwingend das Formblatt
"05_Formblatt_Referenzen.docx"" zu verwenden.

B.4: Bieter reicht als Anlage eine entsprechende gültige Versicherungsbestätigung (Kopie) seiner Betriebshaftpflichtversicherung mit Angabe der versicherten Risiken und der jeweiligen Deckungssummen ein. Es handelt sich hierbei um eine Mindestanforderung.

B.5: Bieter erklärt, dass als Maßnahme der Qualitätssicherung eine Datenschutzbeauftragter im Sinne des Art. 37 DSGVO bestellt wurde. Dies gilt auch, wenn eine rechtliche Verpflichtung gemäß Art. 37 DSGVO nicht besteht. Es handelt sich hierbei um eine Mindestanforderung.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

(1) Etwaige Vergabeverstöße muss der Bewerber/Bieter gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnisnahme rügen.
(2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 2 GWB spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Abgabe der Bewerbung oder der Angebote gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, sind nach § 160 Abs. 3 Nr. 3 GWB spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbungs- oder Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber zu rügen.
(4) Ein Vergabenachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB innerhalb von 15 Kalendertagen nach der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, bei der Vergabekammer einzureichen.